企业会议管理制度.doc

*有限公司会议管理制度第一章 总则第1条 目的公司会议的规范化、制度化是公司建立正常工作秩序，强化管理要求的主要途径。 为实现公司战略目标，提高公司的办公质量和工作效率，建立健全决策机制，提升公司运营水平，进一步规范会议内容和程序，特制订本制度。第2条 适用范围本制度适用于公司及各部门、门店的工作会议和专业会议，如公司领导工作例会、总经理办公会、周例会、公司营销例会、公司专项会议、部门例会等。第3条 管理职责 行政部是公司会议的管理部门，负责公司组织召开的总经办和各类行政会议组织和会议管理。各职能部门及门店负责各分管会议的会议组织和会议管理。第二章 公司各类会议及其安排第4条 公司会议类型公司会议类别分为：公司会议、部门会议、门店会议会议类别会议类型组织部门会议时间参会对象公司会议年会行政部元月所有员工年度总结计划会行政部元月公司及门店主管级以上人员半年度述职会人力资源部七月部门经理、店长、总监、副总季度经营分析会行政部四、十一月店长、总监 、副总月度经营分析、工作报告会行政部每月第二周六总监、副总月度营销工作会运营部26日运营部、店长、市场部总经理办公会总经理不定期周工作报告会行政部周六下午2点总监、副总其它工作专题会不定期部门会议月度总结计划会各部门25日部门内员工周例会各部门周六部门内员工其它工作专题会各部门不定期部门内员工门店会议月度总结计划会各门店2日门店主管级以上员工周例会各门店周一门店主管级以上员工日例会各门店每天门店主管级以上员工其它工作专题会各门店不定期4.1、年会4.1.1、公司年会每年举行一次，于每年元月（春节前）举行；4.1.2、公司年会由行政部发起并组织，各部门、各门店全员参与。4.1.3、行政部按公司总经理室要求确定年会主题、举办形式、流程，各部门、各门店按行政部下发年会要求文件组织参加。4.1.4、公司年会的主要内容是：a、各部门、各门店表演春晚节目；b、年度各项表彰；C、团拜聚餐；4.1.5、行政部组织后期年会视频合成，并存档；4.2、公司年度总结计划会4.2.1、公司年度总结计划会每年召开一次，于每年的元月召开。4.2.2、.公司年度总结计划会出席人员为公司总经理、副总经理、分管总监、部门经理、部门主管、门店店长、门店经理；会议由行政部组织并主持。4.2.3、公司年度总结计划会的的主要内容是：a、公司总经理进行年度公司总结及下年度工作规划报告；b、各部门、各门店负责人进行本年度工作总结报告，对照年度工作目标，汇报完成情况并进行经营总结分析；提出需要公司协调解决的问题和工作建议，报告下年度工作目标及计划； c、与会人员针对公司下年度工作目标及计划，讨论有关议题并给出解决问题的建议；d、其它拟定的讨论议题。4.2.4.由行政部负责组织和记录，议定事项形成公司年会工作会议纪要，由行政部起草，经行政部经理审核后，由总经理签发。4.3、公司半年度述职会4.3.1、公司半年度述职会每半年召开一次，于每年的七、元月进行。4.3.2、.公司半年度述职会由人力资源部组织进行，公司决策层、经营层以会议形式对相关中高层管理人员在述职期间职责履行情况、成功原因、不足之处、改进建议等进行审议和直接沟通而推行的一项正式制度，是述职双方在持续沟通中的一种正式形式，它与其他沟通形式互相补充。4.3.3、述职人员范围：总经理、副总经理、各职能部门分管总监、各经营门店负责人。4.3.4、述职顺序：在向同一对象述职时遵循先下级后上级、先其他部门负责人后财务负责人的顺序，述职人员同时是下级的述职对象时，应先接受下级述职，后自己述职。述职人员兼职时应就所有职责内容一并述职，如不同职责述职对象不同， 应尽可能安排述职对象一起出席述职会议，否则应向不同述职对象分别述职。4.3.5、公司半年度述职会的主要内容是：a、述职人陈述职守，报告职责范围内的工作报告履行职责情况、重点在于展示履行职责的思路、过程和能力； b、评估小组根据述职内容及半年度部门工作成绩进行客观评价与建议； 、4.3.6、述职人员的述职报告及述职对象的评价与建议由人力资源部保管，作为对述职人员考核与奖惩的依据之一。4.4、公司季度经营分析会会议主持人通报重要事项；各部门负责人报告本部门上月工作情况，对照上月会议安排，逐条逐项检查落实完成情况，提出需要公司协调解决的问题和工作建议，提出本月工作安排方案； 与会人员讨论有关事项；会议主持人安排和部署下周公司整体工作并宣布议定事项。4.公司领导工作例会由行政部负责组织和记录，议定事项形成公司领导工作例会会议纪要，由行政部起草，经行政部经理审核后，由总经理或主持会议的其他公司领导签发。第八条 总经理办公会1.总经理办公会不定期召开，由总经理根据需要决定召开，总经理办公会议题由公司领导成员提出，或由公司各部门提出建议后，由总经理确定；公司领导成员对议题如有意见或建议，可在会前提出。2.总经理办公会研究决定公司重大事项，主要内容：a. 审议公司的发展战略、中长期规划、年度计划，审批重大投资项目、资产重组和对外合作项目；b. 审议决定公司年度财务预决算和内部利润分配方案及弥补亏损方案；c. 审议公司业绩考核、薪酬分配方案和基本工资制度；d. 研究公司内部管理体制、组织机构设置与调整方案；e. 研究公司重大改革方案和部署；f. 审议通过公司重要规章制度； g. 研究决定公司生产经营和管理中的重大问题；h. 讨论公司年度工作报告，听取公司各部门的工作汇报；j. 总经理认为应研究审议的其他问题。3.总经理办公会参加范围为：公司领导成员；根据会议议题，公司相关部门负责人参加。总经理主持会议；总经理办公会议出席人员为公司领导成员，列席会议人员为各部门负责人。4.总经理办公会议定事项形成总经理办公会纪要，由行政部根据会议记录起草，报总经理签发。5.总经理办公会讨论的有关文件原则上会前要送达与会人员阅研。6.总经理办公会的材料、记录、纪要均为公司涉密文档，由行政部妥善保存，并于下一年度的二月底前归档。查阅会议材料、记录、纪要须经公司行政部经理批准。第九条 周例会1、会议时间：时间为每周五（下午14：00）。2、会议主持人：公司总经理，总经理若因公出差无法主持时，则由副总经理或指定人员代行主持。3、会议参加人：副总经理、行政经理、各部门经理。4、列席人员：视需要可让其他有关人员出席。5、会议内容：a.各部门经理分别向总经理提交上周工作总结及下周工作计划。b.各部门负责人对上周工作计划落实情况进行汇报，行政经理针对计划完成情况进行考核。未完成计划任务的详细说明原因，并根据考核标准进行考核；对完成有困难的工作集体协商，并寻找具体解决办法。总经理根据部门提报计划，安排、布置本周工作任务，明确各项工作的具体承办人、完成时间及指导部门间相互配合。c. 对工作中出现的问题及时跟踪改进，对工作中的失误找出原因并及时改正、总结。d.会议记录人：行政经理。第十条 公司专项会议公司专项会议是公司领导依据公司工作部署和要求，按照工作分工或受总经理委托，就专项工作召开的办公会议。专项会议由总经理或其他公司领导成员召集和主持，有关部门负责人参加。会议由专项工作主办部门负责组织和记录，行政部配合。会议议定事项形成专项会议纪要，由专项工作主办部门起草，经行政部审核，报主持会议的公司领导签发。第十一条 公司销售例会1.公司销售例会每月召开一次，于每月的25日至次月5日之间召开，具体日期由销售总监决定。2.公司销售例会由销售总监主持，销售部经理、销售主管和区域销售专员、销售助理、电话销售专员参加，总经理根据需要出席。销售总监因故不能出席时，授权销售经理或销售主管主持。行政部负责人列席会议。3.公司销售例会的主要内容是：会议主持人通报公司总体市场情况；销售部经理或销售主管总结公司当月销售工作情况；提出本月工作安排方案；区域销售专员、销售助理、电话销售专员汇报上月工作情况，提出本月工作方案；与会人员讨论有关事项；会议主持人对下一工作月度销售工作进行预测，研判行业发展趋势及销售工作的对策，宣布下月销售工作安排；总经理通报重要事项并提出工作要求。公司销售例会期间，销售总监与管区域销售专员个别谈话，进行指导，销售部经理、销售主管参加；同期，由销售部经理或销售主管主持，对销售人员进行培训、考试和考核。4.公司销售例会由销售部负责组织和记录，议定事项形成公司销售例会纪要，由销售部起草，经销售部经理或销售主管审核后，报销售总监或其他会议主持人签发，副本送行政部备案。第十二条 部门例会1.部门例会，由各部门自行安排，或由各部门负责人根据工作需要决定，但必须服从公司统一安排，开会时间、参会人员等，不得与公司会议冲突。2.部门例会由各部门负责人主持，该部门全体员工参加。3.部门例会的主要内容是：部门负责人传达公司会议精神，通报公司近期总体工作安排和面临的问题；每名员工汇报上月工作情况，提出工作中遇到的困难和问题、解决建议和本月工作安排；与会人员讨论有关事项；部门负责人提出部门下周工作要点、具体安排和有关要求。4.部门例会由部门负责人指定一名员工负责记录，会议记录应载明会议主持人、议题、发言概要、工作要点及时限要求。第十三条 公司及部门其它临时性会议，另行安排确定。第四章 会议计划与统筹第十四条 每月28日前，行政部应与各部门协调确定下月计划召开的各类公司级会议，统一报总经理审批后，会同公司领导工作例会、部门例会，编制公司月度会议计划，于月底前发放给公司领导和各部门负责人。第十五条 凡行政部已列入月度会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时会议时，会议主办部门应提前2天完成会议提议和报批手续，并报请行政部调整会议计划。未经行政部同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。第十六条 会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：总经理办公会、公司领导工作例会、公司销售例会、部门会议。第十七条 因处置突发事件而召集的紧急会议不受本规定限制。第五章 会议准备第十八条 会议通知遵照以下规定：1、已列入月度会议计划表的会议，月中无调整的，不再另行通知，由会议主办部门按计划表直接通知参会人员；2、属下列情况之一者，按“谁主办，谁通知”的原则进行会议通知：a.未列入月度会议计划而临时提拟的会议；b.虽然已列入月度会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明；c.其它主办人认为应另行通知的情况。3、会议通知期一般应提前一天以上通知对象为与会人和会务服务提供部门；4、会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知。第十九条 会议的其它准备工作遵照以下规定： 1、会议主办部门应提前准备好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）；落实并布置会场，准备好会议所需的各种设施、用品等；2、公司召开的公司级会议会务服务统一归口行政部负责。3、各部门召开会议需用公司会议室的，应向行政部书面提出，由行政部统筹安排。第六章 会议组织第二十条 会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则第二十一条 会议主持人须遵守以下规定：1、主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。2、主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。3、会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。4、属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。5、主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。第二十二条 参会人员须遵守以下规定：1、应准时到会，并在会议签到表上签到；2、会议发言应言简意赅，紧扣议题；3、遵循会议主持人对议程控制的要求；4、属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；5、遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场；6、做好本人的会议纪录。第二章 会议要求第二条 会议应根据实际工作需要召开，着眼于有效沟通、协调公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作。第三条 会议应注重质量，提高效率。会前应做好充分准备，做到充分沟通，心中有数；对议而不决的事项提出解决的原则与方法；各类会议力求精干、高效，工作进展和安排应明确、具体、量化，杜绝空谈和形式主义。第四条 讲求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻，落实，力求取得具体成果。 第五条 严格会议纪律。会议主办部门应加强会议管理，做好会议安排；与会人员应认真准备、准时参会，不得缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务需要请假的，须向会议主持人请假，同时指定专人代为参会。第七章 会议记录公司各类会议均应设专用记录本进行会议记录并确定专人负责记录。会议记录应遵守以下规定：第二十三条 以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要；第二十四条 会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性；第二十五条 对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样；第二十六条 会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于会议次日呈报会议主持人审核签名；第二十七条 负责会议考勤记录，并报会议主持人核准；第二十八条 做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的会议签到表的考勤记录报考勤人员。第八章 会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档第二十九条 公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，并由行政部存档备查；第三十条 各部门的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，同时将一份副本送行政部统一归档备查；第三十一条 会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。第九章 会议跟进第三十二条 会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分工由主办部门跟进落实，会议主持人另有指定的，从主持人指定； 第三十三条 会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准；第三十四条 行政部负责会议议定事项的督办和催办，定期检查会议决议、纪要及会议记录及落实情况，并将督办和催办情况报告会议主持人，并将作为考核当事人工作的依据；第三十五条 部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。第十章 公司级会议的保密第三十六条 与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论的有关情况向外泄露。第三十七条 会议议决事项，应严格保密，除按规定履行职责需要外，与会人员不得外传会议讨论和议决情况。第三十八条 故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小作出相应处罚。第十一章 管理权责和处罚第三十九条 行政部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。第四十条 会议主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。第四十一条 迟到、早退、缺席1、迟到：参会人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到；2、早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束前5分钟提前离开会场的，计为早退;3、缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。第四十二条 处罚1、无正当理由迟到、早退每次处10元的罚款；2、无正当理由缺席每次处以20元的罚款；3、凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。第十二章 附则第四十三条 本制度由行政部负责解释。第四十四条 凡本制度未明确规定的奖惩，按奖惩管理制度有关规定执行。第四十五条 本制度经总经理签字批准后生效，自颁布之日起执行。会议通知谨定于年月日午时分 于召开 会议，请准时参加！随本通知送提案书 份，若有提案请填写后于开会前提交。此致 先生（女士）具体事宜请与 先生（女士）联系地址：电话：召集人会议考勤表会议名称： 年 月 日 序号姓 名签 名签到时间备 注12345678910111213141、会议实行签到制度，不准代签、补签，否则一律按缺勤处理。2、本考勤表会议结束后交行政部留存，并作为绩效考核和处罚的依据。3、缺席、病假、迟到、早退、事假请注明在备注栏。会 议 纪 要富士重工司字（2011）1期 签发人： 时 间：2011.09.19 上午09：3010：30 地 点：参会人员：缺 席：主 持： 记 录：会议内容： 主题词：会议纪要发 送：各部门负责人存 档：行政部 5771001803090012095 5790368228596330825771001803090012386 5761373997357606965771001803090013594 5780775799025155125771001803090012387 5771649826018180515771001803090012138 5721311921589183265771001803090012359 5790368223610760535771001803090012356 5761352861437917425771001803090012355 57508786970469327917088100343355274 10122994432583337917088100343355275 10186673293883200817088100343356107 10158115250150052217088100343356108 10100018005987173217088100343354295 10107419414268701717088100343356184 10187866086962880217088100343356185 10177583117408667417088100343356109 10108601437357284617088100343356110 10115220721601491617088100343355237 10102704160570270917088100343355238 10122936486142541417088100343356169 10186220440263571817088100343354928 101760654089788804