物业管理公司合同管理制度.doc

合同管理制度
第一节 总则
　　第一条 为加强合同管理，减少失误，提高经济效益，根据《合同法》及其他有关法规的规定，结合我公司的实际情况，制订本制度。
　　第二条 公司各部门、各项目及下属分公司对外签订的各类合同一律适用本制度。
　　第三条 合同管理是企业管理的一项重要内容，搞好合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义。各级领导干部、法人委托人以及其他有关人员，都必须严格遵守、切实执行本制度。各有关部门必须互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信誉”为核心的合同管理工作。
第二节 合同的签订
　　第四条 签订合同，必须遵守国家的法律、政策及有关规定。
　　第五条 对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人。法人委托人必须对本企业负责，对本职工作负责，在授权范围内行使签约权。超越代理权限和非法委托人均无对外签约，但经总经理特别授权并发给委托证明收的例外。
　　第六条 签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。包括：对方单位是否具有法人资格、有否经营权、有否履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限。做到既要考虑我公司的经济效益，又要考虑对方的条件和实际能力，防止上当受骗，防止签订无效经济合同，确保所签合同有效、有利。
　　第七条 签订合同，必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。
　　第八条 签订合同，如涉及公司内部其他部门、项目的，应事先在内部进行协商，统一平衡，然后签约。
　　第九条 合同除即时清结者，一律采用书面格式，并必须采用统一的合同文本。
　　第十条 合同对方当事人权利、义务的规定必须明确、具体、文字表达要清楚、准确。
　　合同内容应注意的主要问题是：
　　1.部首部分，注意写明供需双方的全称、签约时间和签约地点。
　　2.正文部分，注意：产品名称应具体写明标的物、牌号、商标、生产厂家、型号、规格、等级、花色、是否成套产品等；技术质量要求要明确、具体；数量要明确计量单位、计量方法、正负尾差、合理称差及自然损耗率等；运输方式及运费负责应具体明确；交（提）货期限、地点及验收方法应明确；价金必须执行现行的国家定价或国家指导价、市场调节价；违约责任有法定违约金的按规定写明，法律没规定或规定不具体的，应具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法。
　　3.结尾部分，注意：双方都必须使用合格的印章------公章或合同专用章，不得使用财务章或业务章等不合格印章；注明合同有效期限。
第十一条 签订合同，除合同履行地在我公司所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在区、县人民法院管辖。
　　第十二条 签订购货合同应以现货为主，付款尽可能采用支票或托收承付。
　　第十三条 任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订经济合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。
第三节 合同的审查批准
　　第十四条 合同在正式签订前，必须按规定上报总经理审查批准后，方能正式签订。
　　第十五条 合同审批权限如下：
1. 各部门、各项目及下属分公司对外签订的合同，按规定必须上报公司总经理审查批准。
　　2..法律顾问负责对下列合同进行审查：总经理委托审查的合同；内容复杂、较难掌握，各企业要求提供法律帮助的合同。法律顾问主要负责审查合同条款、内容的合法性、严密性、可行性，提出意见供决策部门参考。
　　第十六条 合同审查的要点是
　　1.合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本《制度》规定；当事人的意思表示是否真实、一致，权利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定。
　　2.合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。
　　3.合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。
　　第十七条 根据法律规定或实际需要，合同还应当或可以呈报上级领导见证、批准，或报工商行政管理部门鉴证，或请公证处公证。
　　第十八条 合同的审批程序如下：
　　1.申报。各企业的法人委托人在授权范围内对外签订合同，应事先填写“合同签订申请表”（一式二份），报总经理审批的（凡先经领导口头同意签约的，签约后需补办手续），申请表应由公司领导签署意见，随同合同初稿及有关资料、附件等一并上报。
　　2.审核。对送审的合同，应按本《制度》规定的审批权限，由运营部、法律顾问认真审阅，必要时可报请上级公司相关部门进行调查研究，将最后调研结果上报总经理作为审批参考：批准与不批准；通知申报单位补报材料或进一步谈判。（应提出谈判的具体要求和注意事项）。
　　总经理在“申请表”上批写意见后，“申请表”一份及合同初稿留底，另一份“申请表”连同其他材料发还申请单位，由合同承办人按批准的意见办理。
　　上述审批程序，一般为1-2天。特殊情况，经批准或授权的可不受审批程序的约束。
第四节 合同的履行
　　第十九条 合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。
　　第二十条 合同履行完毕的标准，应经双方约定的合同条款或法律规定为准。没有约定或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。
　　第二十一条各部门、各项目及下属分公司负责人及签约人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理汇报。否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。
第五节 合同的变更、解除
　　第二十二条 在合同履行过程中碰到困难的，各部门、各项目及下属分公司首先应尽一切努力克服困难的，尽力保障合同的履行。
　　如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。
　　第二十三条 对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制。
　　第二十四条 变更、解除合同，必须符合《合同法》的规定，并应在公司运营部办理有关手续。
经公司领导批准，在达成合同变更、解除协议后，应报运营部备案。
第二十五条 变更、解除合同，一律必需采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律作废。
　　第二十六条 变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。
　　第二十七条 因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免负责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。
　　第二十八条 以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。
第六节 合同纠纷的处理
　　第二十九条 合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按《合同法》等有关法规和本《制度》规定妥善处理。
　　第三十条 合同纠纷由签约各部门、各项目及下属分公司负责处理。涉及内部几个部门、项目及下属分公司的，可以协商或由公司确定一个主负责人处理。签约人对纠纷的处理必须具体负责到到底。
　　第三十一条 处理合同纠纷的原则是：
　　1.坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。
　　2.以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本企业合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。
　　3.因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。
　　第三十二条各部门、各项目及下属分公司在处理纠纷时，应加强联系，及时沟通，积极主动地做好应做的工作，不互相推诿、指责、埋怨，统一意见，统一行动，一致对外。
　　第三十三条 法律顾问处理合同纠纷的范围是：
　　1.董事会、总经理交办的；
　　2.经各部门、各项目及下属分公司处理解决不了的；
　　3.其他应由法律顾问处理的。
　　第三十四条 提请处理合同纠纷的程序是：
　　1.承办人填写“合同纠纷申报表（一式二份），按本《制度》规定报批。
　　2.审批单位可依据情况，在1天内作出；由上级主管、法律顾问、总经理或董事长负责处理。
　　3.法律顾问对经协商仍无法解决或认为有必要的合同纠纷，经总经理同意，可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。
　　第三十五条 合同纠纷的提出，加上由我方与对方当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够时间。
　　第三十六条 凡由法律顾问处理的合同纠纷，有关各项目、部门、分公司必须主动提供下列证据材料（原件或影印件）：
　　1.合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等；
　　2.送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证；
　　3.货款的承付、托收凭证，有关财务账目；
　　4.产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告；
　　5.有关违约的证据材料；
　　6.其他与处理纠纷有关的材料。
　　第三十七条 对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方法人公章或合同专用章。
　　第三十八条各部门、各项目及下属分公司对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，应复印若干份，分别送与该纠纷处理及履行有关的部门收执，各部门应由专人负责该文书执行的了解或履行。
　　对于对方当事人在规定期限届满时没有执行上述文书中有关规定的，承办人应及时向总经理和法律顾问汇报。
　　第三十九条 对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，由法律顾问配合各项目、部门、分公司向人民法院申请执行。
　　第四十条 在向人民法院提交申请执行书之前，有关单位应认真检查对方的执行情况，防止差错。
　　执行中若达成和解协议的，应制作协议书并按协议书规定办理。
　　第四十一条 合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关单位，并将有关资料汇总、归档，以备查考。
第七节 合同的管理
　　第四十二条 本公司对合同实行二级管理、专业归口制度，法人委托书制度，公章、法人专用章制度及基础管理制度。
　　第四十三条 本公司经济合同的二级管理具体是：
　　公司由总经理总负责，分管经理具体负责，归口管理部门为法律顾问室。
　　各部门、各项目及下属分公司一级由项目经理、副经理、部门主管负责，归口管理人为运营部合同档案管理专员；各法人委托人具体负责各自授权范围的合同签订、履行工作。
第四十四条 在总经理的监督管理下：
公司主管小区物业的分管经理负责审核物业服务合同。
　　公司主管前期的分管经理负责审核前期预算及合同。
　　公司主管采购的分管经理负责审核供货采购方面的引进、合资、合作合同。
　　公司主管工程的分管经理负责审核房地产、建设合同、物业工程合同。
　　第四十五条 法律顾问室的主要职责是：
　　1.负责检查各类合同的合法性，实行法律监督；对公司审批或签订的合同负责把关，对审批的合同负责抽查，提供法律帮助；
　　2.负责对法人委托人和有关人员进行法律培训、考试、提高法人委托人的法律素质；
　　3.负责考评各企业的合同管理工作，总结交流经验教训，提高合同管理水平；
　　4.配合各企业办理合同的报批、见证、鉴证和公证等事项；
　　5.配合各企业处理合同纠纷；
　　6.参与特定合同的审核等工作。
　　第四十六条运营部的主要职责：
　　1.负责管理本公司签订的合同档案；
　　2.负责审查本公司签订的合同的合法性、完整性和可行性；对须报请公司或上级主管机关审批、见证、签证或公证的合同，办理申报手续，提出初步意见；
3.根据法律及本《制度》的规定，制定本企业合同管理的实施细则及流程，采取切实措施，搞好合同管理工作；
　　4.负责协助公司领导、法律顾问处理本公司合同纠纷；对合同资料的汇总、分类、归档、保管及合同台帐的设立、统计、上报等基础管理工作。
　　第四十七条 法人委托人的主要职责是：
　　1.在授权范围内负责参与谈判、签订合同，既不能违章越权，也不能消极推诿；
　　2.负责所签合同的草拟及项目上报合同文本的初审工作；
　　3.对报请上级领导审批的合同，办理申报手续，提出本人意见；
　　4.对所签合同的全面履行具体监督，履行中发现问题应立即上报、并协助项目积极想办法解决，对发生的合同纠纷负责协助有关部门处理好；
　　5.负责保管好本人所签合同的一切资料；合同签订完毕后应立即将资料报财务、档案室归档、运营部。
　　第四十八条 凡具备下列条件的，可以发给法人委托证书：
　　1.政治思想好。能自觉遵守国家的法律政策，遵守公司各项规章制度；能拒腐蚀，不贪污贿，不假公济私、损公肥私。
　　2.业务工作好。熟悉本职工作，能够良好地完成本人的业务工作，并以公司利益为重，择优签约，严格履约，节约资金，增加收益，取得一定成绩，无遗留问题。
　　3.法律意识强。对《合同法》等经济法规认真学习，初步掌握并能运用有关法规。
　　第四十九条 公司根据各部门、项目和下属公司实际情况，决定法人委托人的设置及数额，具体人选由本公司负责人确定。
　　第五十条 法人委托书于每年终重新审核一次。审核的主要内容是：法人委托人在本年度的工作、学习及思想情况，取得什么成绩，发生什么问题，有无违纪行为等。审核后，法定代表人可根据情况分别作出：维持授权范围、变更授权范围、撤销授权及吊销法人委托书等决定。
　　第五十一条 法人委托证书应妥善保管，防止遗失。不准将法人委托证书转借他人或用作其他证明，否则，除吊销其法人委托证书外，还要追究相应的责任。
　　第五十二条 法人委托人工作调动时，应向所在企业公司交销其法人委托证书。
　　第五十三条 签订合同法人章、公司专用章制度。公司各部门、项目及下属公司对外签订合同，对方当事人在合同上所加盖的印章严格把关，除企业的公章外，一律使用合同专用章，其他印章一律不准代替使用。否则，财务部门有权拒绝办理结算手续，由此所引起的责任由有关人员承担，情节严重者予以处罚。
　　第五十四条 法人章、公章由财务部统一刻制、编号、保管；严禁任何人私自刻制、使用。 各部门、项目、下属公司使用时请提前在请章登记表上登记并经公司总经理签字批准后方可使用。
　　第五十五条 法人章、公章应严格按授权的范围使用，不准混用、代用或借用。
　　第五十六条 法人章、公章应妥善保管，若有遗失，除立即登报声明作废外，还要追究有关人员的经济责任和行政责任。
　　第五十七条 公司各部门、项目、下属公司都必须认真做好合同档案管理和基础工作。具体如下：
　　1.建立合同档案。每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥善保管。
2.建立合同管理台帐。应根据合同的不同种类，建立合同的分类台帐和总台帐。必须设一个总台帐。其主要内容包括：序号、合同编号、合同名称、合同单位、合同期限、合同标的、合同金额、履行情况及备注等。台帐应逐日填写，做到准确、及时、完整。
本制度自下发之日起生效行，望各部门、各项目严格照此执行。

合同签订审批流程
一、相关业务部门根据业务需要提出签署合同要求，同时拟定相关合同文本，有固定范本需使用固定格式。
二、与合同相对人对合同标的物进行价格谈判，项目负责人、分管经理、运营服务部、生态公司预算或结算人员均要参加，我方参与谈判人员不得少于三人，最后价格才可以生效，否则视为无效价格谈判。
三、合同中要将所要完成的合同标的写清楚，相关法律条文符合法律要求，律师将对相关法律条款进行审核。
四、对合同相对人进行资格审核，需提供：
(1) 法人委托书（如需要委托人）
(2) 营业执照正副本复印件
(3) 税务登记证
(4) 组织机构代码证
(5) 身份证
(6) 与业务相关的资质。
以上2、3、4项均在有效期内并复印三份加盖公章，法人委托书还需要加盖法人章。
五、合同内容中要求提供的附件或者相关附加合同生效文件的均需要完备，否则视为无效合同。
六、签署合同审批表（后附样表），逐空填写，不得漏项，无法填写空格请予以说明，确实无法填写的，可以勾去。工程合同、加工承揽合同在签订合同同时还需签署廉政、安全及相关协议书。
七、履行合同相关内容。
八、完成合同要求工作内容后，出具合同结算书，填写合同结算表（后附样表），逐空填写，不得漏项，签署结算协议。
九、质保到期，验收合格后，出具质保到期验收单。
(以上审批流程见附表、详图)

用款申请表填写说明

一、对所有签署合同的款项均需要填写用款申请表。
二、申请拨款金额均要严格按照合同要求及实际工作量的多少决定，多申请视为无效申请，退回重写。
三、用款申请表要逐空填写，不得漏项，无法填写空格请予以说明，确实无法填写的，可以勾去。同时后附合格发票，并且用款申请表中的经办人及请款部门负责人也须在发票后签字。
四、工程或相关业务完成后，须出具相关验收合格报告及签署结算协议方可支付扣除质保后结算额。
五、质保到期验收合格，出具质保到期验收单后，可申请支付质保金。

供货商评审控制流程
1 目的
对提供产品或服务的供货商进行评价与选择，确保供货商所提供的产品质量。
2 范围
提供价款在2000元以上的材料、物品和服务的供货商的评价、选择及控制。
3 职责
3.1 公司各项目/部门负责权限内供方的选择，并对其进行定期的评价，确保合格。
3.2 公司运营部协同上级公司相关部门人员及各项目/部门共同对相关专业供方进行选定，并将评价结果和选择结果上报公司总经理批准，根据实际情况拟定合同条款。
3.3 公司各项目对供方的的选定和评价结果须经项目经理及主管领导核准。
4 定义 无
5 方法及过程控制
5.1 选择供方
5.1.1 公司对影响物品质量或服务质量且符合以下条件的供方必须在评价后，方可由其为公司或顾客提供物品或服务。
5.1.2 供方作为正式的法人，条件符合以下条件之一的，应参加我司的选择评价和复评：
5.1.2.1提供物品/服务覆盖我司管理范围的30%以上；
5.1.2.2提供物品/服务的金额超过2000元/次；
5.1.2.3提供物品/服务的次数在10次以上/年。
5.1.3 根据供方提供物品/服务对质量的影响程度，应从以下几个方面有选择的进行评价：
5.1.3.1营业执照、资质证书、经营许可证的具备条件；
5.1.3.2了解社会及其它客户对其能力的评价及后续服务的反映；
5.1.3.3内部管理情况（同等条件下优先选择ISO9001认证的供方）；
5.1.3.4现场调查、考察记录；
5.1.3.5必要时考虑物品、服务试用结构；
5.1.3.6价格因素；
5.1.3.7特殊要求，如政府指定企业、重要设备部件的型式试验报告等；
5.1.3.8其他要求。
5.1.4 选择方式
5.1.4.1选择供方的项目/部门根据各自情况将需求以签呈形式提出申请，并经项目经理及主管负责人核准后递交运营部；
5.1.4.2运营部按上述条款内容对供方进行评价，并结合生态公司预结算部相关人员，参与对供方提供价格等主要方面资格的评价，评价意见及合格与否的结果应填写在《供方评价表》中经总经理批准后，方可成为合格供方,合格供方应在至少三家以上供应商中择优而定。
5.1.4.3参与谈判方：选择供方的项目/部门负责人、分管经理、生态公司结算部相关人员、运营部、提供物品/服务的拟定供方
5.2 供方行为的监督
5.2.1 运营部根据总经理审批意见，拟定与供方合作的合同、协议，经公司法律顾问审核后，确定有关正式文本。
5.2.2 执行部门根据已签署的相关文件要求供方具体实施。
5.2.3 在供方为公司提供物品/服务时，运营部应根据相关文件和标准的要求对其进行抽查，填写相关记录，并保存供方相关的重要质量记录。
5.2.4 如发现问题，执行部门应在2日内会同供方查明原因，并在5日内通知供方,要求其限期整改，同时还应对整改情况进行跟踪验证，整改合格可继续使用，否则可依据合同、文件等要求解除其合格供方资格。
5.3 合格供方的评审
5.3.1 对供方的评审周期按合同签定情况执行，对没有规定评审周期的供方进行评审的频次不得低于1 次/年。
5.3.2 评审的对象为合格供方中的供方，对社会信誉好的大企业在条件允许的情况下积极要求对方配合评审。
5.3.3 项目（或部门）应根据以下原则对供方进行评审，填写《合格供方年度评审记录》，并报运营部审核，审核通过后，上报总经理审批。
5.3.4 评审内容是供方当年提供物品/服务的实际状况，包括供给的质量、品牌、及时性、价格、后续服务、环境影响等方面的评审。
5.3.5 评审依据是对其进行的检查记录及整改记录、供方合同及合同执行情况等资料。

运营服务部
2010年11月1日