采购流程动作控制卡.doc

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浙江华悦木业有限公司
文件编号：
HY-G-052-249
页码： 1/1

编制部门：
总裁办
撰写人：张引苗
审核人：
核　准：
文件名称:
物料申购动作控制卡（试运行）
生效日期：
2012.11.17

10

项目
失控点
责任人
表单
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项目
失控点
责任人
表单
控制点设计摘要
规范物料申购流程
生产计划对物料申购量不稳定，采购中心很难满足物料需求

采购
中心
《物料需求单》《物料申购单》《物料交货控制表》
运作流程
《采购申请下单流程》
执行标准

物料需求部门填写《物料需求单》：
1. 各部门须指定人员申购物料（物料申购员），按照计划填写《物料需求单》。
2. 物料申购员将《物料需求单》提交给部门经理确认签字后；提交到中心总监/副总签字审核，然后提交到以下物料申购部门：
⑴ 庆元梦天所有物料的需求统一提交到梦天PMC部，由梦天PMC统一下单到采购中心梦天采购科，由梦天采购科对接华悦接单下单科。
⑵ ① 华悦生产计划所需物料和生产辅料统一提交到PMC部；
② 华悦所有信息类物料需求统一到总裁办信息科申购；
③ 所有销售促销类物料统一到品牌运营部申购；经部门经理签字确认后统一下单到采购中心下接单单科；
④ 所有直营工程类物料统一到产品部申购；
⑤ 所有办公用品和劳保用品统一到人力资源部后勤科申购；
⑥ 所有渠道工程物料由工程科申购；
⑦ 设备及机修配件类，由设备动力科直接申购；
⑶ 物料申购员每日要将申购的物料信息在公司共享文件里录入《物料采购管制表》。
⑷ 若采购中心在实际采购中出现交期问题可与物料需求部门经理协商，确定到货日期，双方达成一致协议签字后，抄送一份至核算管控部和物料申购部门，可以不视为延期交货；若协商达不成一致意见，则物料需求部门要投诉到核算管控部，提交《物料采购管制表》信息，经部门经理签字后提交到核算管控部。谎报、虚报每次乐捐10元。
⑸ 若需求物料采购到公司以后2个月内未领用的，造成积压，则抵充需方的利润。
注：① PMC部必须在每月10日前将下月大宗物料的需求计划提交到采购中心，要求注明分批到货的时间及要求，月度计划应与实际申购准确率不小于80%。
② 如为紧急采购按周为时间单位报所需材料，要求注明紧急采购的原因，每月物料申购部门紧急采购不可超过10%（不包括机修配件），
③ 以订单为单位的物料需求单，以订单为单位进行申购。

物料申购部门：
1、 物料申购部门接到《物料需求单》后，先核实库存：
① 库存物料若能满足需求部门，直接反馈信息给需求部门；
② 若库存物料不能满足需求部门，则依据实际库存拟定《物料申购单》，经部门经理审核，中心总监/副总审批后，提交到采购中心接单下单科，经采购中心接单下单科签字确认申购信息后；抄送一份给核算管控部。
采购中心：
1. 接单下单科：采购中心接到《物料申购单》后，签字确认申购单信息；下单科先到仓库确认库存，时限为4个小时。
⑴ 若有库存，则通知物料申购部门；
⑵ 若无库存或库存不够，下单科根据所需物料公司与供应商有无采购合同作出判断：
① 所需物料与供应商有采购合同，则直接由下单员与供应商联系下单，并跟进至物料到库。
② 所需物料与供应商没有采购合同，则转到采购中心开发科，开发新的供应商。
③ 无论有无合格的供应商，采购中心下单科都要将采购信息反馈到申购部门，并接受申购部门关于采购进度的询问。
（3）采购中心接单下单科要与PMC部将下一年的大宗物料申购制定相应的计划。
核算管控部：
1. 核算管控部依据物料申购部门提交的《物料申购单》对《物料采购管制表》进行审核，若申购信息未经采购中心签字确认，延迟交货由物料申购部门承担，并按内部交易价交易；经双方确认申购单未按计划交易，则内部交易价每延迟一天，降3个点的原则确定内部交易价。
2. 若延迟交货，采购中心和物料需求部门达成一致协议，没抄送到核算管控部，可视为协议无效。
备案执行：
1.经审批的《物料申购单》，存根由物料需求部门存档，物料申购部门、采购中心接单下单科、核算管控部、各一联。
制约
1、 物料申购部门对物料需求部门的《物料需求单》进行审核；并对需求的物料是否被合理使用进行稽核。
2、 核算管控部对物料申购部门部提供的《物料申购单》和物料需求部门的《物料采购管制表》中的数据进行审核；
3、 核算管控部对采购中心物料价格的异动和物料到货是否及时进行稽核。
责任
未按以上标准执行或执行未达要求，处相关责任人10元/次。
备注：
所有的控制卡都必须经过相关人员正式的研讨、会签后才能生效、执行，违者撰写人、审核人各乐捐5元/次。
会签栏

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浙江华悦木业有限公司
文件编号：
HY-G-052-249
页码： 1/1

编制部门：
总裁办
撰写人：张引苗
审核人：
核　准：
文件名称:
物料申购动作控制卡（试运行）
生效日期：
2012.11.17

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项目
失控点
责任人
表单
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