谈问题公文分析修改的技巧和方法.doc

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谈问题公文分析修改的技巧和方法

（广东省广州市番禺区农业中等专业学校 周大山 邮政编码：511400）

内容摘要：首先通过实例来阐述问题公文即病文主体部分常见的错误，然后试图归纳出问题公文即病文分析修改的技巧和方法。
关键词：问题公文 分析修改 技巧 方法

问题公文（简称“病文”）分析修改通常是指对公文主体部分的分析修改，即对标题、主送机关、正文、附件、落款等方面存在问题进行分析修改。如果题目中写明“分析”，则仅仅分析出问题来；如果写明“修改”，则要写出修改后的公文来。
为了更直观地阐明这个问题，下面通过两个病文来进行具体说明。
病文1：
××县税务局重建税务所办公楼的请示报告

××地区税务所、城建局、国土局、物资局：
我局所属的××区、××区、××三个税务所因受灾被洪水淹毁。现决定重建三个区税务所办公楼三幢。建筑面积五百平方米，用作办公室和职工宿舍，共需资金五十万元人民币，扩征土地三亩，钢材×吨、水泥×吨。
特此报告。
县税局
199×年×月

病文2：
××市人民政府前往加拿大进修的请示

××省科技干部局、××局长：
××大学成立于一九九×年，由于专业设置多：有涉外会计、国际金融、国际贸易等八个专业。而教师数量有限、质量伪劣。目前虽从各地调进部分教师，但仍不能满足教学需要。为此，××大学决定通过各种渠道培训教师。
现加拿大××学院邀请我市××大学青年教师郑××、李××于一九九八年三月前往加拿大进修一段时间（邀请书见附件）。进修期间由加拿大提供包括学费、食宿、医药、保险等费用的奖学金。
经研究，我们原则批准同意××大学派郑、李二人前往加拿大进修。××大学是新办学校，急需师资，尤其缺国际贸易、国际金融专业的教师。郑、李二人已通过托福考试，具备出国条件，且专业对口。
今后如有可能，亦望多派研究生给××大学，以充实其师资力量。
以上请示，务必于一九九七年十二月底前答复，勿误。

附件：邀请书
市府
97年10月×日

从病文1和病文2中，我们可以分析到：
一、公文标题存在三个方面的错误：
1、文种选用错误。在病文2中，标题文种应用“函”行文。
2、文种混用。在病文1中，“报告”和“请示”是两个文种，根据实际情况，应用“请示”行文。
3、事由不明确。在病文1和病文2中，都存在这个问题。应分别改为“关于重建税务所办公楼的请示”和“关于拟派郑××等教师前往加拿大进修的函”。
二、主送机关存在两个方面的错误：
1、主送机关多头请示。在病文1中，应主送一个机关。
2、主送机关直接送领导者个人。在病文2中，应删去“××局长”。
三、正文存在七个方面的错误：
1、原由不明确。病文1，原由过于简单，受灾情况应写具体些。病文2，“函”的写作要求“开门见山，直叙其事”，应删去第一段的内容。
2、主旨不明确。病文1，请示事项所需资金由哪个部门解决不清楚。病文2，正文的进修时间和进修专业不明确，应写为“进修时间1年，郑××进修国际贸易专业，李××进修国际金融专业”。
3、主旨不单一。病文1，违反请示“一文一事”的原则。建办公楼、职工宿舍、扩征土地等，都应分别行文。病文2，“函”要求“一函一事”。应删去“今后如有可能，亦望多派研究生给××大学，以充实其师资力量。”这一段。
4、语言表达有语病。公文的语言要求做到明晰、准确、简朴、庄重。而在病文1中，既是请求帮助解决困难就不应该用“决定重建”。在病文2中，如“教师数量有限、质量伪劣”，“原则批准同意”等都不符合公文语言的特点。
5、正文数目字的使用不符合规定。病文1和病文2中的数字都应该改为阿拉伯数字。因为《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）第25条规定：“公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。”
6、结束语使用错误。病文1，应改为“以上请示如无不妥，请批复”。在病文2中，应删去“以上请示，务必于一九九七年十二月底前答复，勿误”这一段，改为“可否，请复函。”
7、公文结构不合理。在病文2中，“经研究我们原则批准同意××大学派郑、李二人前往加拿大进修”句应移到此段末尾。
四、落款存在三个方面的错误：
1、发文机关名称没有写全称。病文1，发文机关名称应改为“××县税务局”。病文2，发文机关名称应改为“××市人民政府”。
2、缺少印章。《办法》第十条规定，公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。
3、成文日期没有用汉字小写数字书写全称。病文1，应改为“一九九×年×月×日”。病文2，应改为“一九九七年十月×日”。

上述两个病文不可能穷尽病文分析修改主体部分的错误类型，在平时的学习中，我们还会遇到以下一些错误：
比如，有两则公文的标题这样写：
①关于印发××市长《在××会议上的讲话》的通知
②转发市人民政府关于实施统一屠宰定点的若干规定的通知
很明显，标题书名号使用不当。应改为：①关于印发××市长在××会议上的讲话的通知 ②转发《市人民政府关于实施统一屠宰定点的若干规定》的通知
因为《办法》第十条规定：“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”
又如，有一则会议通知公文的主送机关这样写道：
③各乡、镇人民政府、县属各局（行）、厂矿：
④各乡、镇人民政府负责同志，县属各局（行）、厂矿负责同志：
显然，前者是主送机关标点符号使用错误。因为“各乡、镇人民政府”是属于上下级关系，“县属各局（行）、厂矿”是属于直属关系，在两者间应用逗号，而不应用顿号。后者是主送机关收文对象不明确。因为单位“负责同志”、“负责人”、“领导同志”有几个，是都来，还是只来一个？主送机关不明确，无法执行。
再如，有一则会议通知，其正文的事项部分分别这样写道：“（一）会议时间（二）会议地点（三）会议主题（四）参加人员（五）报到的时间和地点（六）会议费用（七）其他事项”等。很明显，这是属于正文结构层次序数的使用不符合规定。因为《办法》第25条规定，结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
通过上面的分析，我们可以总结出问题公文即病文分析修改的技巧和方法：
第一步：判断文种用得是否正确。第二步：回忆该文种的结构由几部分构成。第三步：根据该文种的结构，来具体分析每部分的错误。那么，病文分析修改主体部分常见的错误究竟有哪些呢？根据上面得出的结论，现归纳如下：
◇标题常见的错误：
1、文种选用错误。 2、文种混用。 3、事由不明确。 4、书名号使用不当。
◇主送机关常见的错误：
1、多头请示。 2、直接送领导者个人。 3、标点符号使用错误。
4、收文对象不明确。
◇正文常见的错误：
1、原由不明确。 2、主旨不明确。 3、主旨不单一。 4、结束语使用错误。
5、语言表达有语病：不明晰、不准确、不简朴、不庄重。
6、正文数目字的使用不符合规定。 7、结构层次序数的使用不符合规定。
◇落款常见的错误：
1、发文机关名称没有写全称。 2、缺少印章。
3、成文日期没有用汉字小写数字书写全称。

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