内业资料管理制度.doc

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各部室应明确规定档案责任人，档案责任人（档案员）对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。第四条 各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。第五条 各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等工程图纸文字技术资料、质量资料由项目工程部负责归档。第六条 各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档，副本原件由办公室归档，其他部门备份存档并由运行维护部实行电脑化管理。第七条 归档资料必须符合下列要求： 1、 文件材料齐全完整；2、 根据档案内容合并整理、立卷；3、 根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。 第八条 档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分管领导。第九条 由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定，提交档案报告，并根据有关规定的酌情处置。第十条 加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。工程档案管理制度第一条 为了确保项目部工程资料的完整和安全，特制定以下规定。第二条 适用范围1、 施工图及报批文件；2、 主体及配套工程概算、预算，工程招、投标文件，工程合同，设备报价书；3、 工程进度表、设计及工程变更意见、工程联络通知书、竣工图、工程决算书；4、 施工规范及标准、工程定额、施工图集等；5、 市场调查报告、项目策划及广告、销售策划方案、销售进度统计表；6、 业主投诉意见及整改报告等。第三条 文件归档1、 财务部保存：项目资金预算、合同原件、工程预算书、决算书、工程策划预算；2、 行政办保存：合同原件、预算复印件定标后、决算复印件及其它所有文件；3、 工程部门在施工期间保存：施工图、变更及工程联络通知复印件、预算复印件（定标后）、各项报批文件副本、合同副本或复印件、施工规范及标准、工程定额、施工图集、根据竣工图修改说明的施工图、业主投诉复印件、整改报告复印件（有关物业管理文件如年度预算、收支报表、业主情况、应收应付统计、设备维修计划、物料消耗统计、采购成本、管理费、服务反馈信息、意外情况处理等按物业管理规定）；4、 由政府相关部门存档备案的资料，由工程部门整理按照政府部门规定办理，同时，作出说明交行政办备案；5、 归档时间：工程、销售、后勤等部门在接受或自行完成各项文件次日前办理归档交接手续；工程部门在施工期间保存的文件在工程结束后一周内整理归档；6、 所有归档资料必须附有目录，记录文件名、页数、份数、未归档文件的去处、完好程度等。第四条 文件保管1、 文件须设专人保管，确保文件不丢失、不损坏、不泄露机密；2、 各部门接受文件后须立即进行登记，登记内容包括：编号、文件名、文件出处、正副本份数、页数、送交报批单位及份数；3、 文件须存放地应安全可靠、通风干燥，防霉、防潮、防鼠及虫害；4、 每项工程资料须单独集中存放、查取方便；5、 保管人员对接收的资料必须进行检查，归档资料应完好无缺，无涂改、涂写，整齐、有序；第五条 发放与借阅1、 工程预算、招投标文件、公司经营预算、销售策划及预算、业主情况等均为一级保密文件，以上文件须由主管领导及以上领导批准，方可借阅或复制。若需复制，须由保管人执行；2、 设计、预算、施工、验收、检验技术规范、标准等，在施工期间工程技术人员可以借阅，工程结束后一周内，交还项目部保存。3、 除以上文件，原件为一份的其它文件，一般不准借阅，只能查阅。确因工作需要且又不便于复制或复制成本较高的，须由行政办主任批准后，限期借阅，最长不超过两天；4、 不按规定办理手续者，保管员有权拒绝借阅或查阅；5、 所有人员借阅或查阅文件必须按照以上规定办理登记手续。第六条 责任及处罚1、 保管和借阅人员必须遵守保密制度，必须对资料的完整、完好负责；2、 对泄露公司机密者给予撤职、降薪甚至开除处理；3、 丢失或损坏重要文件者，根据情节轻重分别给予警告、记过、撤职、降薪处理，无法弥补的，给予开除处理；4、 不及时归档者，给予警告处理；5、 对直接责任者处理的同时，要追究其主管的领导责任；6、 保管人员未履行职责发放或丢失文件须负全部责任。第七条 附则1、 本制度自2013年07月15日起开始执行，有关未尽事宜，由行政办负责解释。2、 若有违反，直接责任人员按绩效考核管理办法考核，给公司造成损失者，并需承担赔偿责任，情节严重，屡教不改者予以辞退。合同管理制度第一章 总 则第一条 为加强合同管理，避免失误，提高经济效益，根据合同法及其他有关法规的规定，结合项目部的实际情况，制订本制度。第二条 项目部对外签订的各类合同一律适用本制度。第三条 合同管理是企业管理的一项重要内容，搞好合同管理，对于项目部经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义。各级领导干部、法人委托人以及其他有关人员，都必须严格遵守、切实执行本制度。各有关部门必须互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信誉”为核心的合同管理工作。 第二章 合同的签订第四条 合同谈判由相关部门负责人组织，经项目经理或受权副经理批审。第五条 签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定。对外签订合同，必须是法定代表人或法人委托人，法人委托人必须对本企业负责。第六条 签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。第七条 签订合同必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。第八条 合同除即时清结者外，一律采用书面格式，并必须采用统一合同文本。第九条 合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。第十条 合同内容应注意的主要问题是： 1、部首部分，要注意写明双方的全称、签约时间和签约地点； 2、正文部分：产品合同应注明产品名称、技术标准和质量、数量、包装、运输方式及运费负担、交货期限、地点及验收方法、价格、违约责任等；3、结尾部分：注意双方都必须使用合同专用章，原则上不使用公章，严禁使用财务章或业务章，注明合同有效期限。 第十一条 签订合同：除合同履行地在我方所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在市人民法院管辖。第十二条 任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时谋取私利，违者依法严惩。第十三条 合同在正式签订前，必须按规定上报公司相关领导审查批准后，方能正式签订。第十四条 合同原则上由部门负责人具体经办，拟订初稿后必须经分管副经理审阅后按合同审批权限审批。重要合同必须经法律顾问审查。第十五条 合同审查的要点是：1、合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定。 2、合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。 3、合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。第十六条 根据法律规定或实际需要，合同还应当报工商行政管理部门鉴证，或请公证处公证。第三章 合同纠纷的处理第十七条 合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按合同法等有关法规和本制度规定妥善处理。第十八条 合同纠纷由有关业务部门与法律顾问负责处理，经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。第十九条 处理合同纠纷的原则是： 1、坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。2、以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本公司合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。 3、因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。 第二十条 在处理纠纷时，应加强联系，及时通气，积极主动地做好应做的工作，不互相推诿、指责、埋怨，统一意见，统一行动，一致对外。第二十一条 合同纠纷的提出，加上由我方与当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够的时间。第二十二条 凡由法律顾问处理的合同纠纷，有关部门必须主动提供下列证据材料。 1、合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、传真、图表等； 2、送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证； 3、货款的承付、托收凭证，有关财务帐目； 4、产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告； 5、有关方违约的证据材料； 6、其他与处理纠纷有关的材料。 第二十三条 对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方单位公章或合同专用章。第二十四条 对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书、仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，应复印若干份，分别送与对该纠纷处理及履行有关的部门收执，各部门应由专人负责该文书执行的了解或履行。第二十五条 对于当事人在规定的期限届满时没有执行上述文书中有关规定的，承办人应及时向主管领导汇报。第二十六条 对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，可向人民法院申请执行。第二十七条 在向人民法院提交申请执行书之前，有关部门应认真检查对方的执行情况，防止差错。执行中若达成和解协议的，应制作协议书并按协议书规定办理。第二十八条 合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关单位，并将有关资料汇总、归档，以备考。第四章 合同的管理第二十九条 本公司对合同实行二级管理、专业归口制度，法人委托书制度，基础管理制度。第三十条 本公司合同管理具体是： 项目部由项目经理总负责，归口管理部门为办公室；各部门具体负责各自授权范围内的合同谈判、拟稿及履行工作。第三十一条 公司所有合同均由办公室统一登记编号、经办人签名后，按审批权限分别由项目经理或其他书面授权人签署。第三十二条 办公室会同有关部门认真做好合同管理的基础工作。具体如下： 1、建立合同档案； 2、建立合同管理台帐；3、填写“合同情况月报表”。 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