房地产公司保密制度.doc

保密制度第一章 总则第1条 根据国家相关规定，结合公司知识产权管理及具体情况，为保障公司整体利益和长远利益，使公司长期、稳定、高效地发展，适应激烈的市场竞争，同时也为保守公司秘密，维护公司的合法权益不受侵犯，保证公司正常经营管理秩序，特制定本制度。第2条 公司秘密是关系公司权利和权益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围人员知悉的事项。第3条 适用范围1、 本制度适用于公司全体员工。2、 公司全体员工包括董事办、营销管理中心、策划中心、行政人事中心、分公司、项目组的管理层人员、项目组的销售人员等（以下统称“各部门”，简称“工作人员”），都有保守公司商业秘密的义务。第4条 公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。第5条 公司机密分为绝密、机密、秘密三个等级1、 绝密是最重要的公司秘密，一旦泄露会对公司的权益造成特别严重的损害。2、 机密是重要的公司秘密，一旦泄露会对公司的权益造成严重的损害。3、 秘密是一般的公司秘密，泄露会对公司的权益造成损害。第6条 公司秘级的确定 1、 公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝秘级；2、 公司规划，财务报表，统计资料，重要会议记录，公司经营情况为机密级；3、 公司人事档案,合同,协议,员工工资性收入,尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级；4、 属公司秘密事项但不能标明密级的,通过口头通知,传达接触范围的人员。5、 不在以上范围内但需保密的文件定级由董事办协商确定。第7条 保密范围公司秘密是指不为公众所知晓、能为公司带来经济利益、具有实用性且由公司采取保密措施的技术信息和经营信息。1、 本制度所称的不为公众所知晓，是指该信息不能从公开渠道直接获取。2、 本制度所称的能为公司带来经济利益、具有实用性，是指该信息具有确定的可应用性，能为公司带来现实的或者潜在的经济利益或者竞争优势。3、 本制度所称的公司采取保密措施，包括订立保密协议、建立保密制度及采取其他合理的保密措施。4、 本制度所称的技术信息和经营信息，包括内部文件，如设计、程序、管理诀窍、客户信息、客源情报、竞品信息、营销策略内容等。第8条 公司秘密包括但不限于以下事项1、 公司重大决策中的秘密事项。2、 公司尚未付诸实施的经营战略，经营方向，经营规划，经营项目及经营决策。3、 公司内部掌握的合同，协议，意向书及可行性报告，重要会议记录。4、 公司财务预、决算报告及各类财务报表。统计报表。5、 公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。6、 公司员工人事档案，薪资待遇，劳务性收入及资料。7、 公司对外活动（包括外事活动）中的秘密事项以及对外承担保密义务的事项。8、 维护公司安全和追查侵犯公司利益的经济犯罪中的秘密事项。9、 客户及其网络的有关资料。10、 其他经公司确定为应保密的事项。一般性决定、决策、通告、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。第二章 保密措施第9条 各密级知晓范围1、 绝密级董事办成员及与绝密内容有直接关系的工作人员。2、 机密级总监级别以上管理人员以及与机密内容有直接关系的工作人员。3、 秘密级部门经理级别以上管理人员以及与秘密内容有直接关系的工作人员。第10条 公司员工必须具有保密意识，做到不该问的绝对不问，不该说的绝对不说，不该看的绝对不看。第11条 行政人事中心负责人负责领导保密的全面工作，各部门负责人为本部门的保密工作负责人，各部门及下属单位必须设立兼职保密员。第12条 如果在对外交往与合作中需要提供公司秘密，应先由公司董事批准。第13条 严禁在公共场合、公用电话、传真上交谈、传递保密事项，不准在私人交往中泄露公司秘密。第14条 公司员工发现公司秘密已经泄露或可能泄露时，应立即采取补救措施并及时报告董事办，董事办应立即作出相应处理。第15条 董事办及各部门必须安装防盗门窗、严格保管钥匙，非本部人员得到获准后方可进入，离开时要落锁，清洁卫生要有专人负责或者在专人监督下进行。第16条 备有电脑、复印机、传真机的部门都要依据本制度制定本部门的保密细则，并严格执行。第17条 文档管理人员、保密人员出现工作变动时应及时办理交接手续，交由主管领导签字。第18条 司机对领导在车内的谈话要严格保密。第19条第三章 保密环节第20条 各要害部位保密安全管理制度1、 要害部位范围：董事办、营销管理中心、策划中心、行政人事中心、分公司、项目组。2、 保密安全管理要求： 1) 根据“谁主管、谁负责”原则，部门负责人应该对本部门要害部位管理负全面责任；2) 与本职工作无关人员不得随意进入要害部位，因工作关系需经单位领导同意后，才能借阅有关资料和进行公务活动；3) 贵重物品、现金、票证落实专人负责，责任人要认真做好保管、使用、防火、防盗、防潮、防爆及保密工作，对要害部位认真按安全保卫保密要求落实人防、物防、技防措施，防范于未然；4) 建立要害部位管理呈报制度，要害部位安全值班及交接班登记制度，要害部位管理责任追究制度，并建立要害部位处置突发事件预案；5) 建立各要害岗位保密安全责任制，开展经常性安全保卫保密检查，针对存在隐患及时整改不留后患；6) 按规范要求对要害部位做防爆措施及安全用电。结合业务工作中涉及公司秘密的各个环节，制定严格的保密防范措施，并组织实施；7) 加强计算机系统的保密安全管理。对涉密与非保密计算机予以明确区分，涉密机必须完全与局域网脱离连接，并禁止上因特网以防泄密。并采取身份认证、存储传输加密、加强保密防范。3、 责任追究： 要害部位管理责任人或部门因失职或管理不善造成事故的，按照保密制度相关条款予以经济处罚等方式对责任人及部门进行处罚，可直至追究泄密刑事责任。 第21条 档案保密管理制度1、 建设综合档案实行统一管理原则。各部门新增档案材料，由各部门工作人员负责收集本部门在工作中形成的有保存价值的文件材料送交档案室，进行鉴定、编号、归档，并按规范程序办理移交手续。2、 档案存储必须具备卫生的环境和良好防范措施。3、 定期进行库存档案的清理核对工作，做到账、档、卡相符，对破损或载体变质的档案要进行修补和复制，保证档案的完整。4、 应根据档案级别制定的档案分类编号办法和保密规定，严格、科学、规范地进行档案分类编号，确定保管期限和档案鉴定工作。5、 借阅文件时应填写“申请借阅单”，并由主管领导签字。6、 借阅档案资料要注意保护和保密，不得擅自复印、拍照，更不得涂改或在档案上做任何标记、抽换、损坏，必须保证档案的整洁，不得丢失泄密，如发现丢失泄密现象，应按保密规定立即向相关部门或保密机构报告，并采取相应防范措施。7、 档案管理不得擅自扩散的范围： 1) 经公布的档案工作统计数字；2) 正在研究、尚未做出结论的干部调配、薪资福利、内部评议问题；3) 涉及个人隐私的部分。 8、 对秘密档案资料应严加管理，严格传递、借阅手续。如需借阅须经领导批准，并在档案规定范围内查阅，不准带出，不准摘抄，不得檀自扩大利用范围，以确保档案的安全。9、 档案销毁应经鉴定小组批准后指定专人监销，要保证两人以上参加，并做好登记。第22条 送阅、传阅文件保密管理制度1、 呈送领导人指示的文件，应进行登记编号，领导人批示后，应退还部门或会签传阅。2、 传阅文件一律采取直传方式，经管文件的人员应逐件登记送、阅文人，阅后退回，要清点份数，阅文人之间不得横向传阅。3、 传阅夹内的文件，不许随意抽取。若因工作需要，必须经收发人员同意，并办理借阅手续。不得擅自扩大文件的传阅范围。4、 传阅文件必须注意保存与爱护，不得污损或丢失。5、 凡发给领导私人圈阅的各类文件，在年终必须按保密规定清退。第23条 文件打印1、 文件由原稿提供单位领导签字，签字领导对文件内容负责，文件内不得出现对公司不利或不该宣传的内容，同时确定文件编号、保密级别、发放范围和打印份数。2、 打印部门要做好登记，打印、校对人员的姓名应反映在发文单中，保密文件应由董事办负责打印。3、 打印完毕，所有文件废稿应全部销毁，电脑存盘应消除或加密保存。第24条 文件发送和E-mail使用1、 文件打印完毕，由文印室专门人员负责转交发文部门，并作登记，不得转交无关人员。2、 发文部门下发文件时应认真做好发文记录。3、 保密文件应由发文部门负责人或其指定人员签收，不得交给其他人员。4、 对于剩余文件应妥善保管，不得遗失。5、 发送保密文件时应由专人负责，严禁让试用期员工发送保密文件。6、 公司禁止员工在工作期间登陆个人E-mail。员工在上班期间，应用公司的个人邮箱传递信息。第25条 文件复印1、 原则上保密文件不得复印，如遇特殊情况需由董事批准方可执行。2、 文件复印应做好登记。3、 复印件只能交给部门主管或其指定人员，不得交给其他人员。4、 一般文件复印应有部门负责人签字，注明复印份数。5、 复印废件应即时销毁。第26条 文件借阅借阅保密文件时必须经借阅方和提供方领导签字批准，提供方负责做到专项登记，借阅人员不得摘抄、复印或向无关人员透露，确需摘抄、复印时，要经提供方领导签字并注明。第27条 传真件1、 传递保密文件时，不得通过公用传真机。2、 收发传真件时应做好登记。3、 保密传真件的收件人只能为部门主管负责人或其指定人员。第28条 录音、录像1、 录音、录像应由指定部门整理并确定保密级别。2、 保密录音、录像材料由董事办负责存档管理。第29条 客人活动范围1、 保安部应加强保密意识，无关人员不得在机要部门出入。2、 客人到公司参观、办事，必须遵循有关出入公司管理规定，无关人员不得进入公司。3、 客人到公司参观时，不得接触公司文件、货物和营销材料等保密件。第30条 会议保密管理制度1、 召开秘密程度较高的重要会议，会前应与行政人事中心联系，共同采取安全保密措施，并对与会人员进行保密教育，规定保密纪律。2、 涉及公司秘密内容的会议，应选择具备安全保密条件的会议场所，严禁使用无线话筒传达密件和向室外扩音。3、 所有重要会议均由董事办协助相关部门做好保密工作。4、 会务组应认真做好到会人员签到及材料发放登记工作。5、 凡传达秘密文件，定要按文件规定和上级指标办理，不得擅自扩大传达范围。6、 严禁无关人员进人会场范围，对需要列席会议的人员，应将名单呈报主管会议的领导审定。7、 凡规定不准记录的会议内容，与会人员不得记录，并不得携带录音设备进入会场录音。8、 严禁复印会议秘密文件、资料， 确因工作需要复制的，必须经过批准，并标明密级，到指定地点复制。9、 会议期间复制的秘密文件，必须统一编号，登记分发，发给与会人员的文件，必须妥善保管，不得遗失。10、 与会人员不得以任何形式对外泄露会议秘密内容， 新闻部门不得公开报道会议秘密事项。11、 会议录音、摄像人员由董事办指定。12、 会议结束后，要对会议场所进行保密检查，查看有无遗失的文件、资料、笔记本等。 第31条 保密岗位工作职责为加强对保密工作的领导，切实落实保密工作责任制，严格保守公司的秘密，保障各部门工作顺利进行。特制定保密岗位工作职责如下： 领导岗位保密工作职责 1、 认真执行公司保密制度的规定、把保密工作列入布置、检查、总结工作的内容。要对所属工作人员经常进行保密教育，真正做到业务管到哪里，保密工作也要管到哪里。 2、 禁止用普通电话和无线移动电话交谈保密事项。3、 阅批文件要认真做到“人离文入柜”。 阅读完毕的文件、资料随时退还相关部门责任人。对记有秘密事项的笔记本、办公用纸等，要妥善保管，定期清理。4、 参加会议接到的秘密文件、资料，用后要及时交给工作人员登记保管，不准擅自扩大传阅、传达范围。 5、 不准将涉密文件、资料带回家中； 按照有关规定确需在家中办公、阅读文件的部门责任人；不准让家属、子女、亲友阅读秘密文件、资料。6、 本人发生泄密问题后，要及时向公司高层主管报备，并采取补救措施；下级发生泄密问题后，要及时汇报，设法补救，不准掩盖包庇。 网络管理岗位保密工作职责1、 台式计算机要采取切实有效的保卫保密措施，要根据电磁波辐射情况和客观环境，对主机或机内部件加以屏蔽，检测合格后，再开机工作。2、 各部门要有一位领导主管办公自动化工作，确定专人负责台式计算机的应用管理。3、 凡秘密数据的传输和存贮均应采取相应的保密措施；录有文件的软盘信息要妥善保管，严防丢失。4、 严禁私自将存有涉密文件的软盘带出办公区，因工作需要必须带出办公区的要经领导批准，并有专人妥善保管。5、 要按照机要人员的条件配备涉及国家秘密的计算机工作人员，计算机工作人员要提高警惕，严格遵守保密纪律和有关规章制度，自觉做好保密工作。6、 存有文件的计算机如需送到机关外维修时，要将涉密文件拷贝后，对硬盘上的有关内容进行必要的技术处理，外请人员到机关维修存有涉密文件的计算机。要事先征求有关领导批准，并做相应的技术处理，采取严格的保密措施，以防泄密。7、 加入广域或局域互联网的计算机，必须使用加密机，由市保密局组织统一定购、安装和培训。保密机的维修由市保密局负责，各单位无权自行处理。不准向任何无关人员介绍保密机的使用技术。8、 禁止用计算机打游戏、浏览非法网页、网站等，以防“计算机病毒感染”。9、 在计算机网络上传递信息，必须明件明传，明问明答；密件密传，密问密传，严禁明密混用。10、 台式计算机要在交接班是清晰交接，严格实行交接登记，对保密资料不得泄露。 数据管理岗位保密工作职责1、 纸质资料需及时存档，存档应有专门的档案柜进行分类存放，档案柜钥匙不得随意交给他人，其他部门人员需查阅档案需进行登记，并确定其查阅权限后方可借阅，并需限期归还。2、 数据管理人员办公电脑为专用电脑，电脑需设置密码，密码严禁外泄其他人员，其他人员不可在未经批准或数据管理人员不在场的情况下使用。3、 数据管理人员应配置专用U盘，该U盘应固定存放地点，并上锁存放。U盘不可外借其他部门人员使用，不可私自将U盘带离办公区域。4、 数据管理人员不得通过网络将数据随意传递发送给非本公司人员或公司内部无数据查阅权限的员工。5、 严禁在任何公开场合谈论与工作、项目相关的数据问题。6、 公司员工数据权限设定：所有需要调取销售数据的人员均须销售部负责人同意且通知数据管理人员后才可有以下查阅权限：1) 置业顾问只能调取个人客户数据；2) 各销售组长只能调取本小组内成员数据；3) 营销经理（营销主管）可以调取全部销售数据；4) 策划部门可以调取除联系方式、身份证号码以外的全部销售数据；5) 其他人员未经相关领导批准不得私自调取任何销售数据。 销售岗位保密工作职责1、 必须做好资料保密工作，销售人员未经部门负责人同意，不得随意将销控、价格表、客户资料等带出售楼部，不得私自翻阅柜台资料，不得私自索取销控资料、认购书资料、客户资料、报表、认购卡等。2、 销售人员对来访、来电客户资料、认购书资料必须妥善保管，严禁外泄或买卖。3、 严禁外泄楼盘内部资料、信息，严格执行公司签发的统一口径。4、 公司内部资料不得给客户翻阅。5、 各类申请报告是公司的内部文件，上级的批复意见不得给客户查看。6、 不能把销售资料随意放在公共区域，以防被别人拿走，导致机密泄露。第32条 保密协议1、 公司要按照有关法律规定，与相关工作人员签订保密协议。2、 保密协议一经双方当事人签字盖章，即发生法律效力，任何一方违反协议，另一方都可以依法向仲裁机构申请仲裁或向人民法院提起诉讼。第33条 员工离职规定1、 员工离开公司时，必须将有关本公司技术信息和经营信息的全部资料交回公司。2、 员工离开公司时，公司需要以书面或者口头形式向该员工重申保密义务，并可以向其新任职的单位通报该员工在原单位所承担的保密义务。第四章 违纪处理第34条 公司对违反本制度的员工，可视情节轻重，分别给予教育、经济处罚和纪律处分。情节特别严重的，公司将依法追究其刑事责任。对于泄露公司秘密，尚未造成严重后果者，公司将给予警告处分，处以200元至1000元的罚款。第35条 利用职权强制他人违反本制度者，公司将给予开除处理，并处以500元以上的罚款。第36条 泄露公司秘密造成严重后果者，公司将给予开除外理，并处以1000元以上的罚款，必要时依法追究其法律责任。第五章 附则第37条 本制度由行政人事部负责制定，行政人事部负责人审阅后报董事会批准。第38条 本制度由行政人事部负责解释，自发布之日起实行。本规定未尽事宜，按国家相关法律规定办理。合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用文件中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责第39条12