公司体系文件管理规定.doc

公司体系文件管理规定3.文件分类：3.1质量管理体系文件：包括质量手册、程序文件、作业指导书、岗位职责、质量记录表格汇编。3.2临时文件：新增或因更改需试运行的文件（如：ISO9000质量管理体系中有的文件申请作废后，必须立即启用临时文件；新增工作流程，原ISO9000文件无规定）。3.3内部文件：属于公司保密性文件或不具有共性（如仅本部门使用）、不宜纳入质量管理体系文件或临时文件的类别。3.4临时、季节性或阶段性的活动方案、通知、通报、报告、决定、培训资料等一般不属于本范畴。4.3.1行政部对文件进行排版、编号：1） 文件编号方法： 质量手册：RB（HZ）QM 程序文件：RB（HZ）QP-XX 质量手册代号 流水号 惠州天虹缩写 程序文件代号 惠州天虹缩写作业指导书：RB（HZ）-WI-XX-YY 岗位职责：RB（HZ）-WI-ZZ-XX 流水号 流水号 部门缩写 岗位职责代码 作业指导书代码 作业指导书代码 惠州天虹缩写 惠州天虹缩写质量记录表格：RB（HZ）-QR-XX-YY 流水号 部门缩写 质量记录代码 惠州天虹缩写2） 部门缩写：为该部门汉语拼音缩写，如： XZ-行政 RS-人事 QH-企划PG-品管 CW-财务 TP-统配中心 SC-商场3） 文件修改状态的标识方法： 0未修改；1第次修改；2 第次修改； 第次修。 4）文件版本状态的标识方法： 第一次版本 第二次版本 第三次版本 第四次版本 5）文件的批准日期为文件的实施日期。4.3.2文件的审核、批准：1） 审核：质量手册由管理者代表审核；程序文件、作业指导书及质量记录表格由部门经理审核，重大情况由总经理审核。2） 批准：质量手册由总经理批准；程序文件、作业指导书及质量记录表格由管理者代表批准，重大情况由总经理批准。4.4文件发放： 4.4.1行政管理部负责质量管理体系的文件的发放：3)发放文件应制作文件封面：封面内容应包括文件类型、文件版本号、发放编号、批准时间等，并应加盖“受控”印章。4)作废文件由行政管理部以发放说明通知销毁，行政管理部保存前一次作废文件，加盖“作废”印章（或注明“作废”字样）。4.5文件保管、使用：4.5.1文件保管：1） 行政管理部记录文件发放情况：包括文件发放编号、发放部门、发放时间、文件管理员；各部门文件管理员如有变动，应及时通知行政管理部。2） 各部门文件管理员按上述要求记录本部门文件保管使用情况；各部门文件管理员如有变动，应及时通知行政管理部文件管理员。3） 文件管理员负责相关文件的归档、保管，确保使用文件版本的有效。4） 文件破损严重时，使用部门应到行政管理部办理更换，文件的编号仍沿用原文件编号，行政管理部应将回收的破损文件销毁。5） 文件不慎丢失时，使用人必须做出书面说明（必要时应做出检讨）方能补领文件。4.5.2文件使用：1） 各部门应建立借阅登记本，员工借阅文件时，应作好记录。2） 不得使用未受控的文件：当文件使用人未领到需要日常工作使用的文件时，应向发放部门申请，不得借用文件复印；一经发现，由行政部管理收回销毁。4.6评价文件适用性：运行中文件规定不能满足实际工作需要时，应提出修改申请。4.6.1日常工作中，由使用部门提出申请，说明更改原因和内容（通过更改/换版申请单或“9-异地店ISO9000文件会签流程”流程）；如变化情况仅涉及本部门，可以经部门经理或主管总经理批准试运行3-6个月后，根据情况提出对ISO9000文件的修改。5.4.1文件管理员对文件进行排版、编号：1） 文件编号：临时文件编号为：LS（HZ）- XX- YY 流水号部门缩写内部文件编号为：NB（HZ）- XX- YY 流水号部门缩写2） 文件修改状态的标识方法：只使用状态号对文件进行识别。0未修改；1第次修改；2 第次修改； 第次修。3） 临时文件、内部文件转为ISO9000体系文件后，该编号可作为另一新的临时文件编号。5.4.2文件的审核、批准：1） 审核：临时文件、内部文件由部门经理（或项目负责人）审核；重大情况由主管总经理审核。2） 批准：临时文件、内部文件由部门经理批准；重大情况由主管总经理批准。3） 需要对外保密的文件由主管总经理审核、批准。5.6文件保管、使用：5.6.1 文件保管：1） 行政管理部文件管理员记录临时文件、内部文件的发放。2） 各部门文件管理员如有变动，应及时通知行政管理部；文件严重破损时，使用部门应到行政部办理更换。3） 各部门文件管理员按照条款“4.5.1 文件保管”的要求对文件进行归档、保管。5.6.2临时文件、内部文件使用：按条款“4.5.2 文件使用”要求。5.7 评价文件适用性：5.7.1临时文件运行时间一般为三至六个月，各部门文件管理员应跟进本部门临时文件的修改情况。其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。二培训的及要求培训目的安全生产目标责任书为了进一步落实安全生产责任制，做到“责、权、利”相结合，根据我公司2015年度安全生产目标的内容，现与财务部签订如下安全生产目标：一、目标值：1、全年人身死亡事故为零，重伤事故为零，轻伤人数为零。2、现金安全保管，不发生盗窃事故。3、每月足额提取安全生产费用，保障安全生产投入资金的到位。4、安全培训合格率为100%。二、本单位安全工作上必须做到以下内容： 1、对本单位的安全生产负直接领导责任，必须模范遵守公司的各项安全管理制度，不发布与公司安全管理制度相抵触的指令，严格履行本人的安全职责，确保安全责任制在本单位全面落实，并全力支持安全工作。 2、保证公司各项安全管理制度和管理办法在本单位内全面实施，并自觉接受公司安全部门的监督和管理。 3、在确保安全的前提下组织生产，始终把安全工作放在首位，当“安全与交货期、质量”发生矛盾时，坚持安全第一的原则。 4、参加生产碰头会时，首先汇报本单位的安全生产情况和安全问题落实情况；在安排本单位生产任务时，必须安排安全工作内容，并写入记录。 5、在公司及政府的安全检查中杜绝各类违章现象。 6、组织本部门积极参加安全检查，做到有检查、有整改，记录全。 7、以身作则，不违章指挥、不违章操作。对发现的各类违章现象负有查禁的责任，同时要予以查处。 8、虚心接受员工提出的问题，杜绝不接受或盲目指挥；9、发生事故，应立即报告主管领导，按照“四不放过”的原则召开事故分析会，提出整改措施和对责任者的处理意见，并填写事故登记表，严禁隐瞒不报或降低对责任者的处罚标准。 10、必须按规定对单位员工进行培训和新员工上岗教育；11、严格执行公司安全生产十六项禁令，保证本单位所有人员不违章作业。 三、 安全奖惩： 1、对于全年实现安全目标的按照公司生产现场管理规定和工作说明书进行考核奖励；对于未实现安全目标的按照公司规定进行处罚。 2、每月接受主管领导指派人员对安全生产责任状的落