文件控制制度.doc

文件控制制度1.目的为规范企业的文件和档案管理，充分发挥文件和档案在公司生产经营活动中的指导作用；同时促进规章制度科学化、规范化、程序化，保证建章立制的质量，特制定本制度。2.适用范围适用于公司外来文件和内部文件的管理与存档工作。3.引用标准3.1中华人民共和国安全生产法3.2中华人民共和国档案法3.3企业安全生产标准化基本规范4.管理职责4.1公司办公室负责公司所有文件的收发、分发、传送、催办、立卷、归档、销毁等工作。4.2各职能部门要认真贯彻落实文件精神，并指定专人管理文件，机密文件要及时归档。所有文件不得外传、外泄。经部门领导确认，不适宜的文件，要及时送交办公室统一销毁，不得乱丢乱放。5.内容及要求5.1文件管理5.1.1文件的分类1）公司的红头文件，是指公司级文件，是公司的行政公文性的最高级文件；2）外来文件，通常指行业主管部门的发文、适于公司的法律法规和技术标准等；3）公司各职能部门的基础性管理文件，简称基础文件，包括规章制度、操作规程等管理文件。5.1.2文件的使用范围1）红头文件对外：以企业的名誉，向行业主管部门请示、汇报、报告处理决定等。对内：a.转发行业主管部门文件或根据行业主管部门文件精神制定的本企业文件；b.发布公司各职能部门的基础性管理文件；c.公布企业机构设置、机构变动、中层以上管理人员职务变更；d.公布公司的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；e.公布公司有关奖惩决定和通报；f.其他有关公司经营的重大事项。2)外来文件行业主管部门发来的文件，要全面领会文件精神，认真贯彻落实。获取的规范性文件，应做好适宜性分析，及时转化为企业内部的规章制度或操作规程，指导企业的安全生产生产和经营。3)基础文件公司依据相关的法律法规、标准规范、行业标准等规范性文件，结合公司实际情况，编制各种规章制度、操作规程等，这类文件是企业内部的规范性文件，具有一定的强制性，是全体员工必须遵照执行的。5.1.3文件的拟定与签发1)文件的拟定各职能部门负责根据经营生产需要起草拟定文件，分管副总经理审核后，送公司办公室。2)文件的签发对外发文：公司分管副总经理核准、总经理签发，公司办公室统一编号、打印、盖章、发文、归档。对内发文：分管副总经理签发，公司办公室统一编号、打印、盖章、发文、归档。5.1.4文件的传阅1)文件的传阅范围，由起草文件的职能部门根据实际工作需要，确定传阅范围、指定到人。2) 传阅的文件不得带离办公室，不得转借他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露文件内容。5.1.5文件立卷1)各职能部门应按照文件的起草职能部门进行整理归档。2)立卷时，要把文件原件及传阅签字记录一并装订。3)卷首应设置文件清单，填写文件名称、发布日期、阅读范围等项目。52档案管理5.2.1公司办公室应指定专人负责档案管理，每季至少一次，按立卷要求将外来文件和内部文件、资料等，整理立卷、归档。5.2.2归档范围1)法律法规、标准规范、行业标准等规范性文件；2)行业主管部门下发的批复、通知等有关文件；3)业务合同、协议、相关方资料等；4)人事档案、干部任免通知、奖罚通报等；5)各种规章制度、操作规程、会议纪要等；6)安全生产方面的资料，包括安全管理制度、操作规程及相关记录6.附录6.1 文件发放记录6.2 规章制度年度检查评价修订汇总表6.3 台账档案清单2014年6月30日其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。二培训的及要求培训目的安全生产目标责任书为了进一步落实安全生产责任制，做到“责、权、利”相结合，根据我公司2015年度安全生产目标的内容，现与财务部签订如下安全生产目标：一、目标值：1、全年人身死亡事故为零，重伤事故为零，轻伤人数为零。2、现金安全保管，不发生盗窃事故。3、每月足额提取安全生产费用，保障安全生产投入资金的到位。4、安全培训合格率为100%。二、本单位安全工作上必须做到以下内容： 1、对本单位的安全生产负直接领导责任，必须模范遵守公司的各项安全管理制度，不发布与公司安全管理制度相抵触的指令，严格履行本人的安全职责，确保安全责任制在本单位全面落实，并全力支持安全工作。 2、保证公司各项安全管理制度和管理办法在本单位内全面实施，并自觉接受公司安全部门的监督和管理。 3、在确保安全的前提下组织生产，始终把安全工作放在首位，当“安全与交货期、质量”发生矛盾时，坚持安全第一的原则。 4、参加生产碰头会时，首先汇报本单位的安全生产情况和安全问题落实情况；在安排本单位生产任务时，必须安排安全工作内容，并写入记录。 5、在公司及政府的安全检查中杜绝各类违章现象。 6、组织本部门积极参加安全检查，做到有检查、有整改，记录全。 7、以身作则，不违章指挥、不违章操作。对发现的各类违章现象负有查禁的责任，同时要予以查处。 8、虚心接受员工提出的问题，杜绝不接受或盲目指挥；9、发生事故，应立即报告主管领导，按照“四不放过”的原则召开事故分析会，提出整改措施和对责任者的处理意见，并填写事故登记表，严禁隐瞒不报或降低对责任者的处罚标准。 10、必须按规定对单位员工进行培训和新员工上岗教育；11、严格执行公司安全生产十六项禁令，保证本单位所有人员不违章作业。 三、 安全奖惩： 1、对于全年实现安全目标的按照公司生产现场管理规定和工作说明书进行考核奖励；对于未实现安全目标的按照公司规定进行处罚。 2、每月接受主管领导指派人员对安全生产责任状的落4