第三章--销售与应收管理子系统-概述.ppt

第三章第三章 销售与收款循环的核算与管理销售与收款循环的核算与管理1第一节第一节 销售与收款管理销售与收款管理业务概述业务概述2 销售是企业价值实现的关键环节，是企业会计信销售是企业价值实现的关键环节，是企业会计信息系统的重要构成部分。息系统的重要构成部分。销售以及与销售有关的应收销售以及与销售有关的应收账款的核算和管理账款的核算和管理是该子系统要解决的基本问题。是该子系统要解决的基本问题。销售业绩的好坏直接关系到企业的发展和存亡，销售业绩的好坏直接关系到企业的发展和存亡，销售业务需要销售业务需要销售、仓库管理和财务部门销售、仓库管理和财务部门协同的完成。协同的完成。为了达到对销售与应收账款事前、事中和事后的管理为了达到对销售与应收账款事前、事中和事后的管理必须建立一个必须建立一个集业务处理与核算为一体的销售与应收集业务处理与核算为一体的销售与应收子系统。子系统。3一、销售与收款业务一、销售与收款业务（一）（一）基本环节基本环节 在销售和收款系统中业务大体分为以下几个基在销售和收款系统中业务大体分为以下几个基本环节：本环节：销售报价销售报价销售合同签订销售合同签订商品发货商品发货销售开票销售开票财务结算财务结算4（二）业务（二）业务涉及的企业主要部门涉及的企业主要部门在销售和收款系统中业务同时涉及部门众多，在销售和收款系统中业务同时涉及部门众多，除客户外，还包括以下部门：除客户外，还包括以下部门：销售部销售部信用审核部信用审核部仓储部仓储部发运部发运部开单部开单部财会部等财会部等5（三）销售与收款业务流程图（三）销售与收款业务流程图 6二、销售与收款核算与管理子系统二、销售与收款核算与管理子系统u（一）核算和管理的特点（一）核算和管理的特点 1 1、业务频繁，数据量大、业务频繁，数据量大2 2、数据的真实性、准确性要求高、数据的真实性、准确性要求高 3 3、销售活动参与者众多，数据的实时性要求高、销售活动参与者众多，数据的实时性要求高 4 4、业务内容及核算方法比较复杂，可靠性要求、业务内容及核算方法比较复杂，可靠性要求高高 5 5、信息加工的深度要求较高，应具备一定的统、信息加工的深度要求较高，应具备一定的统计功能，为销售分析预测提供基础数据计功能，为销售分析预测提供基础数据 6 6、应具备资料、档案管理的特点、应具备资料、档案管理的特点 7 7、同其他子系统联系紧密、同其他子系统联系紧密 7（二）销售与收款子系统的目标（二）销售与收款子系统的目标在在ITIT环境下环境下 ,销售与收款子系统的主要目标如下几销售与收款子系统的主要目标如下几方面方面 ：在系统的在系统的初始设置方面初始设置方面完成用户完成用户自定义功能自定义功能的要求的要求 在信息在信息采集采集方面，能够方面，能够全面、准确全面、准确地收集销售信息地收集销售信息的要求的要求在信息记录、加工和处理方面的要求在信息记录、加工和处理方面的要求 在信息传递和流程管理方面的要求在信息传递和流程管理方面的要求 在资料管理、风险控制方面，实行价格管理与信用在资料管理、风险控制方面，实行价格管理与信用管理，防范经营风险的要求管理，防范经营风险的要求 关于信息查询、输出方面，做到多角度销售分析，关于信息查询、输出方面，做到多角度销售分析，提供销售决策支持信息的要求提供销售决策支持信息的要求关于与其他会计子系统集成使用方面的要求关于与其他会计子系统集成使用方面的要求 8（三）（三）销售管理系统的流程分析销售管理系统的流程分析9（四）收款管理流程分析（四）收款管理流程分析10第二节 销售与收款子系统功能结构设计 11主要内容 1、销售与收款子系统的数据编码设计 2、数据文件设计 3、销售与收款子系统的总体结构设计 12一、销售与收款子系统的数据编码设计一、销售与收款子系统的数据编码设计产品代码设计产品代码设计 产品编码要想详细反映出各种产品的类别、品种、序产品编码要想详细反映出各种产品的类别、品种、序号、规格等情况，建议采用群码的方式编制：号、规格等情况，建议采用群码的方式编制：#类别类别品种品种规格规格序号序号客户代码设计客户代码设计由于每个企业客户数量不同、地区分布不同、客户所处由于每个企业客户数量不同、地区分布不同、客户所处行业差异，客户代码通常采用群码的编码方式行业差异，客户代码通常采用群码的编码方式#国家国家 地区地区 行业行业 企业序号企业序号13二、主要数据文件设计二、主要数据文件设计客户档案文件销售报价单文件 销售合同文件 销售发票文件 销售文件 应收、预收账款文件 收款单文件 14（一）客户档案文件（一）客户档案文件1.1.作用作用2.结构结构3.存储策略存储策略4.存存储储方方式式：数据库形式数据库形式用于存储所有客户的固定信息，用于存储所有客户的固定信息，以及所欠账款综合以及所欠账款综合动态信息动态信息；文件中每个记录对应一个客户；文件中每个记录对应一个客户；15 2 2、结构、结构 包含以下若干字段：包含以下若干字段：客户编码、客户名客户编码、客户名称、客户简码、行业称、客户简码、行业类型、联系人、联系类型、联系人、联系地址、电话、传真、地址、电话、传真、E-MAILE-MAIL地址地址 、发货、发货地址、开户银行、银地址、开户银行、银行账号、纳税人登记行账号、纳税人登记号、注册资本、偿债号、注册资本、偿债能力级别、信用级别、能力级别、信用级别、信用额度、价格级别、信用额度、价格级别、扣率、客户付款条件、扣率、客户付款条件、应收累计金额、已收应收累计金额、已收累计金额、期初应收累计金额、期初应收账款余额、期末应收账款余额、期末应收账款余额、本期应收账款余额、本期应收账款、本期收回账款；账款、本期收回账款；客户档案主文件的数据结构客户档案主文件的数据结构序序号号项项 目目说说 明明序序号号项项 目目说说 明明1 1客户编码客户编码9 9应收累计金额应收累计金额2 2客户名称客户名称1010已收累计金额已收累计金额3 3客户地址客户地址1111期初应收账款期初应收账款余额余额4 4客户电话客户电话1212期末应收账款期末应收账款余额余额5 5纳税人登纳税人登记号记号1313本期应收账款本期应收账款6 6开户银行开户银行1414本期收回账款本期收回账款7 7联系人联系人8 8信用级别信用级别16在日常业务处理过程中在日常业务处理过程中销售合同、销售发销售合同、销售发票、出库单、收款单票、出库单、收款单等单据需要频繁使用等单据需要频繁使用客户基本信息，可以直接参照客户基本信息，可以直接参照客户档案文客户档案文件的相关记录生成件的相关记录生成，保持各类单据所记载，保持各类单据所记载的客户信息完全一致；的客户信息完全一致；“信用级别信用级别”和和“偿债能力级别偿债能力级别”字段，字段，用来用来动态动态反映客户的信用程度和偿债能力，反映客户的信用程度和偿债能力，信用政策将运用于编制销售合同、销售发信用政策将运用于编制销售合同、销售发票环节，实施信用控制；票环节，实施信用控制；3、存储策略17客户付款条件：客户付款条件：由现金折扣比率和最长的信用期间构由现金折扣比率和最长的信用期间构成。企业针对当前的销售业务，确定成。企业针对当前的销售业务，确定客户在不同期间的付款可以获取的现客户在不同期间的付款可以获取的现金折扣比率及最长的信用期间。客户金折扣比率及最长的信用期间。客户付款条件运用于销售管理过程，有利付款条件运用于销售管理过程，有利于应收款项的催收工作于应收款项的催收工作；18“应收累计金额应收累计金额”字段是记账时根据字段是记账时根据赊销业务的销售发票赊销业务的销售发票自动累计得出；自动累计得出；“已收累计金额已收累计金额”字段内容是根据字段内容是根据收收款凭证款凭证自动累计得出；自动累计得出；“期末应收账款余额期末应收账款余额”字段内容是根字段内容是根据据“期初应收账款余额期初应收账款余额+本期应收账款本期应收账款-本期收回账款本期收回账款”计算得出；计算得出；19每笔销售业务发生时，系统每笔销售业务发生时，系统动态更新动态更新客户档案文件中的本期及累计应收或客户档案文件中的本期及累计应收或已收款信息，通过已收款信息，通过查询客户档案查询客户档案可以可以便捷了解客户的欠款状况和信用管理便捷了解客户的欠款状况和信用管理执行力度。执行力度。该文件以该文件以“客户代码客户代码”为索引关键字为索引关键字建立索引文件。建立索引文件。20（二）销售报价单文件（二）销售报价单文件 记录企业向客户提供货品、记录企业向客户提供货品、规格、价格、结算方式等规格、价格、结算方式等信息信息 1.1.作用作用2.结构结构3.存储策略存储策略4.存存储储方方式式：数据库形式数据库形式212 2、销售报价单文件结构、销售报价单文件结构将销售报价单文件可以拆分成两个文件：将销售报价单文件可以拆分成两个文件：一个文件用于保存报价单的固定信息；一个文件用于保存报价单的固定信息；另一个文件用于保存报价单的变动信息另一个文件用于保存报价单的变动信息报价单固定信息文件包含下面若干字段：报价单固定信息文件包含下面若干字段：报价单号、销售方式、单据日期、客户代码、报价单号、销售方式、单据日期、客户代码、部门代码、职员代码、客户付款条件；部门代码、职员代码、客户付款条件；报价单变动信息文件包含下面若干字段：报价单变动信息文件包含下面若干字段：字段名称、报价单号、产品代码、税率、销售字段名称、报价单号、产品代码、税率、销售数量、销售报价、销售金额数量、销售报价、销售金额22233、销售报价单文件存储策略“报价单号”字段：报价单的固定信息文件和变动信息文件，可以通过此字段进行联接，其值是唯一的。“销售报价”字段：从存货档案获取存货销售价格，同时考虑客户适用折扣率以及批量购买引起的价格折扣因素，系统自动生成销售报价，如销售报价=销售单价客户适用折扣率批量折扣率。“销售金额”字段：为含税金额。文件以“报价单号”为索引关键字，建立索引文件。24（三）销售合同文件（三）销售合同文件 该文件用于存储所有签署该文件用于存储所有签署的合同的的合同的固定信息固定信息，以及，以及合同执行过程中的合同执行过程中的综合动综合动态信息；态信息；1.1.作用作用2.结构结构3.存储策略存储策略4.存存储储方方式式：数据库形式数据库形式252 2、销售合同文件结构、销售合同文件结构将销售合同文件拆分成两个文件：一个文将销售合同文件拆分成两个文件：一个文件用于保存销售订单的固定信息；另一个件用于保存销售订单的固定信息；另一个文件用于保存销售订单的变动信息；文件用于保存销售订单的变动信息；销售合同文件可以参照销售合同文件可以参照销售报价单销售报价单生成，生成，销售报价单的信息销售报价单的信息自动传递给销售合同文自动传递给销售合同文件件中；中；文件中每个记录对应一个合同信息；文件中每个记录对应一个合同信息；26销售合同固定信息文件结构包含下面字段：销售合同固定信息文件结构包含下面字段：合同编号、销售方式、签订日期、付款期限、合同编号、销售方式、签订日期、付款期限、客户代码、客户付款条件、部门代码、销售人客户代码、客户付款条件、部门代码、销售人员代码、交货地点、交货日期、违约责任；员代码、交货地点、交货日期、违约责任；销售合同变动信息文件结构包含下面字段：销售合同变动信息文件结构包含下面字段：合同编号、产品代码、增值税率、计量单位、合同编号、产品代码、增值税率、计量单位、销售单价、销售数量、销售税金、合同金额销售单价、销售数量、销售税金、合同金额上述两个文件可以通过上述两个文件可以通过“合同编码合同编码”进行联接；进行联接；273 3、销售合同文件存储策略、销售合同文件存储策略根据此文件可以按合同不同类别、按合同归属根据此文件可以按合同不同类别、按合同归属的部门输出正在执行的合同信息表，历史合同的部门输出正在执行的合同信息表，历史合同信息表等。信息表等。固定信息文件以固定信息文件以“合同编码合同编码”作为索引关键字作为索引关键字建立索引文件；变动信息文件以建立索引文件；变动信息文件以“合同编码合同编码”+“+“产品代码产品代码”作为索引建立索引文件。作为索引建立索引文件。28（四）销售发票文件（四）销售发票文件 销售发票是在销售开票过程中销售发票是在销售开票过程中用户所开据的原始销售单据，用户所开据的原始销售单据，包括包括增值税专用发票、普通发增值税专用发票、普通发票等票等。销售发票是确认和计量。销售发票是确认和计量主营业务收入、应交销售税金、主营业务收入、应交销售税金、应收账款的依据；应收账款的依据；销售业务的数据处理环节是以销售业务的数据处理环节是以销售发票开始的；销售发票开始的；1.1.作用作用2.结构结构3.存储策略存储策略4.存存储储方方式式：数据库形式数据库形式292 2、销售发票文件结构、销售发票文件结构同一客户开具的一张销售发票可以包含多同一客户开具的一张销售发票可以包含多种存货的销售信息，因此，与销售报价单种存货的销售信息，因此，与销售报价单和销售合同相对应，销售发票文件可以拆和销售合同相对应，销售发票文件可以拆分成分成固定信息和变动信息固定信息和变动信息两个文件；两个文件；销售发票固定信息文件结构包含以下字段：销售发票固定信息文件结构包含以下字段：发票号、合同编号、开票日期、预计收款发票号、合同编号、开票日期、预计收款时间、销售方式、计税方式、结算方式、时间、销售方式、计税方式、结算方式、结算号、运输单号、出库单号、客户代码、结算号、运输单号、出库单号、客户代码、客户付款条件、部门代码、销售人员代码、客户付款条件、部门代码、销售人员代码、仓库代码、发货地址、开户银行、银行账仓库代码、发货地址、开户银行、银行账号、纳税人登记号、制单人、审核标志、号、纳税人登记号、制单人、审核标志、转账标志、核销标志；转账标志、核销标志；30销售发票销售发票变动信息文件变动信息文件结构包含以下字段：结构包含以下字段：发票号、产品代码、计量单位、增值税发票号、产品代码、计量单位、增值税率销售单价、销售数量、销售金额、销项率销售单价、销售数量、销售金额、销项税额、代垫运费、收款合计；税额、代垫运费、收款合计；313、销售发票文件存储策略 固定信息文件中每个客户对应一笔销售业固定信息文件中每个客户对应一笔销售业务，既务，既每个发票每个发票为一个记录；为一个记录；变动信息中，变动信息中，每种商品每种商品对应一个记录；对应一个记录；固定信息文件以固定信息文件以“发票号发票号”为关键字建立为关键字建立索引文件；索引文件；变动信息文件以变动信息文件以“发票号发票号”+“+“产品（商产品（商品）代码品）代码”作为关键字建立索引文件。作为关键字建立索引文件。两个文件以两个文件以“发票号发票号”字段进行联接。字段进行联接。32（五）销售文件（五）销售文件 销售文件系统是根据销售文件系统是根据销售发票文件记账生成的销售发票文件记账生成的；该文件用来存储每笔销售业务的详细数据；该文件用来存储每笔销售业务的详细数据；有关销售的统计分析数据均可由此数据文件加工处有关销售的统计分析数据均可由此数据文件加工处理生成；理生成；销售文件结构包含下面若干字段：销售文件结构包含下面若干字段：产品代码、产品名称、规格型号、销售日期、合产品代码、产品名称、规格型号、销售日期、合同编号、销售发票号、客户代码、摘要、销售部门同编号、销售发票号、客户代码、摘要、销售部门代码、销售人员代码、销售方式、结算方式、销售代码、销售人员代码、销售方式、结算方式、销售单价、销售数量、销售收入、销售税金、适用税率、单价、销售数量、销售收入、销售税金、适用税率、实收金额、销售成本、销售费用、销售利润、销售实收金额、销售成本、销售费用、销售利润、销售收入累计、销售成本累计、销售费用累计、销售税收入累计、销售成本累计、销售费用累计、销售税金累计、销售利润累计；金累计、销售利润累计；33（六）应收、预收账款文件（六）应收、预收账款文件 用于存储每笔赊销业务形成的应收账款及预收账款用于存储每笔赊销业务形成的应收账款及预收账款信息；信息；该信息由该信息由销售发票文件记账以及销售发票文件与收销售发票文件记账以及销售发票文件与收款单文件核销款单文件核销后生成后生成 ；利用该文件可以生成销售发票信息列表、客户欠款利用该文件可以生成销售发票信息列表、客户欠款发票列表、逾期未收款明细表、应收账款账龄分析发票列表、逾期未收款明细表、应收账款账龄分析表等表等 ；应收、预收账款文件结构包含以下字段：应收、预收账款文件结构包含以下字段：客户代码、客户名称、发票号、业务发生日期、客户代码、客户名称、发票号、业务发生日期、结算单号、摘要、预计收款时间、应收金额、已收结算单号、摘要、预计收款时间、应收金额、已收金额、应收余额、应收或预收标识、核销标志；金额、应收余额、应收或预收标识、核销标志；34（七）收款单文件（七）收款单文件 用来存储收款单信息，记录企业所收到的客户款项；用来存储收款单信息，记录企业所收到的客户款项；每张收款凭证为一个记录；每张收款凭证为一个记录；该文件提供生成应收账款明细账所需的收款信息，该文件提供生成应收账款明细账所需的收款信息，款项性质包括应收款、预收款、其他费用等；款项性质包括应收款、预收款、其他费用等；收款单文件结构包含以下字段：收款单文件结构包含以下字段：收款单号、收款日期、销售发票号、客户代码、结收款单号、收款日期、销售发票号、客户代码、结算方式、进账单号、运输单号、结算单号、是否拒算方式、进账单号、运输单号、结算单号、是否拒付、拒付金额、收款总计、收回货款、代垫费用、付、拒付金额、收款总计、收回货款、代垫费用、交款单位、审核标志、转账标志、核销标志；交款单位、审核标志、转账标志、核销标志；35三、销售与收款子系统的总体结构设计三、销售与收款子系统的总体结构设计 基础设置基础设置 销售与收款日常业务处理销售与收款日常业务处理自动转账自动转账 销售核算及结账销售核算及结账 统计与分析输出统计与分析输出系统维护系统维护 36销售与收款子系统的总体结构图销售与收款子系统的总体结构图 37