2009财务报销制度.doc

2009版财务报销制度浙江华立电力科技有限公司财务报销制度1 总则1.1 根据公司法、中华人民共和国会计法、公司章程和华立集团统一财务报销制度，结合浙江华立电力科技有限公司(以下简称公司)的实际情况及行业特点，特制定本制度。1.2 本制度适用于公司各部门及浙江华立电网控制系统有限公司。其他子公司可以根据本财务报销制度，结合各公司实际可进行优化制定，原则上报销标准不得高于本财务报销制度。2 报销原则2.1 费用支出的报销应附有原始凭证（即发票、如果与非营业性质的行政事业单位经济往来可以为收据）及相应的附件。原始凭证应合法有效并盖有相应的公章，除国家另有规定外，未加盖地方税务局票证管理监制章或财政部门监制章的发票（或收据）不作为报销认可的凭据。附件是指说明费用支出原因的清单、相关文件、协议、函件及公司的批复等。2.2 报销凭证记载的各项内容均不得涂改，除增值税专用发票外，原始凭证文字有错误的，应当由出具单位重开或更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。2.3 各经办人对其报销凭证的合规性和真实性承担相应的经济责任和法律责任。对弄虚作假、损害公司利益的行为，公司视情况给予当事人相应的处理。2.4各部门负责人负责本部门预算额度内的费用开支审批，对费用支出的真实性、合法性、合理性、必要性承担审批责任。并负责对部门内员工的费用进行必要的控制。财务部负责监管各部门的费用报销额度，对超预算额度的费用开支，且无公司总裁审批的增加额度文件，有责任不予报销。2.5财务部负责对各部门提供的报销凭证的合法性、完整性和数字的准确性进行复核，对违反国家规定的或内容矛盾的报销凭证予以退还，不予报销；对各部门提供的原始凭证或附件不完整的，要求其补充相应的凭证和附件；对报销凭证有疑问的，要求经手人做出必要的解释。2.6财务部对重大的、有疑问的或认为有必要请公司主管总裁审批的费用报销有责任上报进行审批，必要时可要求进行审计，各部门应予以配合。2.7费用报销时必须按要求填制报销凭证，不得使用铅笔、圆珠笔进行填写。员工远途出差报销时填写出差旅费报销单和出差补贴报销单，其他费用报销填写费用报销单。报销凭证的粘贴应符合财务规定。报销时有多张原始凭证的，应区分报销费用的类别，按财务管理部门的要求粘贴在报销凭单上，不同类别的费用不能粘贴在同一张粘贴单上。粘贴凭证时，从报销凭单的左上角起依次错开，要做到平整、均匀、牢固、整洁，以便于凭证的归集、装订和保存。对于粘贴不合乎规定要求的，财务部有责任退回原部门补办。2.8对报销发票等原始凭证遗失的，由经办人详细说明原因及经过，并提供证明人证明，经公司分管总裁同意后可替代报销原始凭证进行报销。2.9 总裁发生的费用由董事长（或授权人）审批，副总裁报销由总裁审批，部门负责人的费用由分管总裁审批，其他人员费用报销由部门负责人审批。2.10 公司运营中大宗费用支出，如市场公关宣传、产品推广、广告策划、客户资源公关、人力资源引进和出国培训等，在实施前均应由总裁班子对申请和预算进行评审，由总裁审批后方可实施和报销。2.11为有利于费用控制，外地工程项目执行人员应及时寄回公司报销，所有费用支出最迟必须在费用发生后两个月内报销。3 报销规定3.1 办公费的报销规定3.1.1 办公费是指为了办公需要耗用的纸、各类文具、电话机、台灯、接线板、文件夹、文件柜、单价低于2000元的打印机、单独购买的网卡、墨盒、办公桌椅等物品；因传真、复印和邮递等发生的费用；购买技术资料、专业书籍等发生的费用，列支技术资料费，并纳入公司资料档案管理。3.1.2 办公用品及低耗品由请购部门提出申请，由生产采购设备部在各部门费用预算的限额内统一购买（调拨）和管理。购买办公用品的费用支出由生产采购设备部办理报销手续，由各部门确认后列支各使用部门。 3.1.3 对单位价值在50元以上的计算器、文件柜、台灯、接线板、电话机、打印机、桌椅等物品由生产采购设备部统一登记管理，员工在办理调动或离职手续时须全部归还以上物品，对丢失、非正常损坏等原因导致上述物品不能归还的按不低于原价50%的金额赔偿后方可办理调动或离职手续；对因正常损耗或使用年限等原因导致上述物品不能继续使用的凭实物办理修理或报废手续。3.1.4各部门的餐费、邮递、办公电话费等发生的费用由相应管理部门每月月底向各部门结算，经各部门负责人（或指定人）签字认可后到财务部办理报帐手续；3.2 差旅费的报销规定3.2.1 差旅费是因业务、公务到外地出差发生的费用及补贴，包含住宿费、交通费、出差补贴等费用。3.2.2对于较大系统项目的实施，预计在某一固定地点一人或多人累计实施时间较长的（原则上超过60天或连续施工超过60天），除分管总裁特批外，应租住公寓，房租费、交通及差旅补贴标准可由工程管理部门控制，但不得超过3.2.3.2工程出差标准。3.2.3员工出差住宿费、交通费、出差补贴标准3.2.3.1商务出差住宿费、交通费、出差补贴标准如下： 单位：元/天项 目港、澳、台地区省会城市（含计划单列市）中等城市县级市及以下当天往返（不含杭州市区）住宿费30014010065交通费5030252020差旅补贴5030252020注：a)、计划单列市指深圳、大连、青岛、宁波、厦门。b)、属于省会、中等城市下辖各县市的出差，应按照县市标准报销。3.2.3.2工程出差住宿费、交通费、出差补贴和租房标准如下：省会/单列市地区级城市县级（市）当天往返住宿费（元）807060交通补贴（元）20202020出差补贴（元）20202020合计（元）12011010040房租费（元/月.100）15001000650注：a)、计划单列市指深圳、大连、青岛、宁波、厦门。b)、属于省会、中等城市下辖各县市的出差，应按照县市标准报销。c)、单人出差的，住宿费用标准提高20元/人.天。3.2.4 员工出差按标准报销住宿费、交通费，领取差旅补贴。3.2.5 住宿费3.2.5.1 住宿费在报销限额内按实给予报销。超支部分在报销标准1倍以内的按以下：总监以上人员按实报销；部门经理按80%报销；主管、项目经理按超支部分的70%报销，其他人员由个人自行承担；超支限额在1倍以上一律自负。特殊情况需经公司总裁批准，按审批标准报销。3.2.5.2若住宿费低于对应的报销标准，则节约部分的50%奖励给个人。3.2.5.3住宿自理（住办事处或投亲靠友等），按照报销标准的30%奖励个人。3.2.5.4住宿费在同一出差期间可以统差计算，在限额内报销。3.2.5.5同性别人员一同出差原则上应住双人间，其住宿标准按单人标准计算报销。3.2.6交通费和差旅补贴3.2.6.1员工出差天数为实际出差在外的天数，按“算头不算尾”的方法计算，中午12时后出发或中午十二时前返回的当天按半天计算。3.2.6.2出差期间交通费按照3.2.3标准凭单实报，报销标准与实报金额的节约部分50%奖励给个人。3.2.6.3差旅补贴按照实际出差天数给予3.2.3标准补贴，电话费等费用不再报销。3.2.6.4员工出差请客经批准作业务经营费报销的，当天差旅补贴减半，一天中请客用餐两次，取消当天差旅补贴。出差期间确因业务需要发生的经营费应与差旅费同时报销。3.2.6.5乘坐公司车辆出差或由外单位安排交通工具接送的，不得报销交通费。3.2.6.6总监以上人员取消交通及差旅补贴，费用按实报销。3.2.6.7差旅费节约奖励计入该次差旅费支出。3.2.7其他规定3.2.7.1乘坐硬卧、软坐或硬坐出差按实报销。 3.2.7.2员工异地出差原则上要求乘坐火车和汽车,但因特殊原因而乘坐软卧、飞机去外地出差的需经分管总裁批准后方可报销。 3.2.7.3 因乘坐火车发生的保险费、订票手续费等按实报销。3.2.7.4为鼓励员工乘坐火车出差，分别按硬卧、软坐票价的10%和硬座票价的30%给予火车补贴，但硬座票价在50元以下（软坐、硬卧票价分别按1.5倍、2倍计算）短途出差，不享受该项补贴。3.2.7.5若当天在火车上过夜的，按照目的地的相应标准给予差旅补贴，另按每晚20元给予餐费补贴，但不得领取住宿费节约奖励。3.2.7.6总监以上人员乘坐轮船按实报销，部门经理按二等仓价格报销，其他人员均按三等仓价格报销，超出部分自行承担。3.2.7.7因公原因更换或延误航班(或火车)导致退票的，退票费由公司承担，其他由个人承担。3.2.7.8公司为经常出差人员投保平安交通团体意外伤害险，费用列支各所属部门，参保人员在投保期间不得再报销其他交通意外伤害险费用。3.3市内交通费的报销规定3.3.1不得报销个人公交月票，不允许公司车辆用于个人上下班接送。3.3.2因工作所需乘坐出租车的，需事先经部门经理同意，并由部门经理在报销凭证上签字认可。报销凭证上应按要求据实注明乘车人、外出日期、起始地点、事由。各部门负责人负责对其部门的出租车费进行预算控制。3.3.3员工个人购置车辆而用于工作的，公司可根据实际情况给予相应工作人员每月报销一次市内交通费。各部门根据实际情况制定各岗位报销限额，但最高不得高于200元。3.3.4享受公司公务用车补贴的人员，不再报销市内交通费。3.4上下班交通补贴费3.4.1对于未乘坐公司班车上下班的员工，由公司统一补贴交通费，每人每月150元。3.4.2享受公司公务用车补贴的人员，不再享受交通补贴。3.5内部用车费3.5.1公司内部车辆使用应实行有偿使用原则，模拟市场化操作。3.5.2公司根据实际情况制定内部车辆收费标准，由小车队每月月底向各部门结算，并在费用预算额度内进行预算控制，经各部门负责人签字认可后到财务部办理报帐手续。3.5.3由公司统一向外借用的车辆，需支付现金成本的，则一律视同市内交通费管理。3.6岗位用车补贴3.6.1购车补贴一律取消，原审批人员停止享受补贴。3.6.2享受岗位用车补贴政策的范围为因工作需要用车补贴的岗位。3.6.3用车费用补贴按提供各类专用费用发票的70报销。费用补贴报销最高标准如下： 档次月度发票限额（元）年度发票限额（元）最高月度实际报销限额（元）最高年实际报销限额（元）A档12501500087510500B档1000120007008400C档667800046756003.6.4所有岗位用车补贴的最高审批权限为公司董事长或其授权人。3.6.5每月用车补贴节约额可结转下月使用，但不得提前使用。3.6.6享受岗位用车补贴人员外出 200公里以内，各公司不能再派公车（但重大公务活动和特殊礼宾接待除外），也不能报销出租车费等各种交通费用。200公里以外出差用自己的车的过路费、油费可以按实报销。3.6.7公司专职配备公车的人员不能享受岗位用车补贴，也不能报销出租车费等各种市内交通费用。3.7业务招待费的报销规定3.7.1业务招待费是指因公司业务及其管理的需要，招待客户所发生的费用，包括当地和出差地发生的业务招待费用。3.7.2所有业务招待费报销时必须注明日期、招待单位及其有关事宜，经办人应事前提出申请（原则需书面申请），经批准后方可进行。3.7.3各类礼品支出原则上由公司统一采购，批量的由公司招标采购。3.7.4所有业务招待费的最终有权审批人为公司总裁（或其授权人）。3.7.5业务招待费按部门列支，如用于项目，则纳入该项目中。财务部门按月对各部门业务招待费支出进行控制。3.8个人通讯费补贴的规定3.8.1个人通讯费是指因工作需要使用手机或小灵通所发生的费用，采用补贴的方式报销。3.8.2公司对个人通讯费实行分挡限额控制，限额标准如下：档次岗位最高补贴限额（元）A档总监以上成员200-280B档中层及特殊岗位100-200C档主要管理人员50-100D档一般员工503.8.3各子公司根据当地资讯标准、公司实际岗位工作需要，在限额内制定具体标准。3.8.4根据岗位及业务性质需要，各部门每年一月初统一向公司提出申请，报行政人事部，经行政人事部和财务部审核后报公司总裁审批。3.8.5个人通讯费补贴每月与工资同时发放，不需提供使用发票。3.8.6未纳入个人通讯补贴的工程技术人员、销售人员因公外地出差，可按实际发生额报销，但应尽量使用IP卡。3.8.8各种通讯设备及附件购置、维修费用一律由个人承担。3.9会务费报销规定3.9.1会务费是指公司员工参加与公司有关的研讨会、业务交流会及其他会议所发生的费用支出。3.9.2公司员工参加相关的会议，事前应凭会议通知（或文件），经部门经理同意后报分管总裁批准。报销费用时应提供会议通知（或文件）、参加会议的批复及合法的原始凭证。3.9.3由会务方统一提供食宿，并包含在会务费内的，不再领取出差补贴及交通补贴；其他方式安排的，费用参照出差标准报销。3.10培训费和脱产学习费用的报销规定3.10.1培训费包括短期培训费和长期培训费，短期培训费是指经公司批准，时间在三周以内的各种培训所发生的费用；长期培训费用是指经公司总裁批准，时间在三周以上的，参加夜大、函授、进修、出国培训所发生的相关费用。脱产学习费用是指经公司批准的，离开工作岗位参加相关专业课程的学习发生的相关费用。3.10.2除特种岗位必须具备的专业技能培训（如会计人员各类后续教育培训、驾驶员驾照的年检等），参加其它培训和脱产学习必须事先凭相关证明文件和费用支出审批单按照公司的规定审批。具体的费用项目、审批权限、报销标准参照相关制度执行。3.10.3培训和脱产学习费用报销时应提供相关证明文件和费用支出审批单的批复及相关凭证。对于有证书发放的短期培训，必须凭培训合格证书方可报销，并由行政人事部进行登记管理。3.10.4参加培训和脱产学习不再享受补贴，其他费用参照出差标准报销。3.11探亲费用的报销规定3.11.1公司仅给按国家有关规定可享受探亲假的员工探亲途中发生的长途汽车费、火车费、轮船费按实报销。3.11.2对路途遥远、交通不便的员工事先经公司行政人事部审核、总裁批准后可乘坐飞机回家探亲，报销时按实报销；没经批准的按硬卧票价报销。3.11.3探亲假标准由行政人事部按规定管理，探亲费用报销时需行政人事部对申请探亲假核准并备案。3.12出国费用的报销规定3.12.1出国费用是指因公务出国交流、培训、项目执行、合同签署等出差发生的费用。3.12.2员工因公出国的需经公司总裁批准；无书面批准手续的各项因出国而发生的借款及费用报销，财务部有责任不予办理。3.12.3任何人因出国而购置的各种箱、包、服装和其他出差用品不属于公司报销范畴。3.12.4有关公务出国的具体报销标准参照附件四关于临时出国人员费用开支标准。3.12.5培训和考察的员工不享受出差补贴，往返目的地和国外城市间交通费凭交通票据按实报销。3.12.6出国费用报销时由财务部按报销当月1日中国银行公布的美元汇率中间价折算，其他币种先折算为美元。3.13项目费用的报销规定3.13.1项目费用是指为实施由公司按规定程序立项后的项目小组在实施项目过程中发生的与该项目有关的费用。3.13.2项目小组成员支出的项目费用的审批人为项目负责人。项目负责人的审批责任与部门负责人的审批责任相同。3.13.3项目费用应与该项目的实施有关，并与公司其他业务的费用支出相区分。3.13.4项目费用在预算额度内按实列支。项目负责人负责对项目费用按照预算或其他规定进行控制。3.13.5项目费用中若涉及出差，应执行差旅费报销标准。3.14个人借款制度3.14.1员工因公需向公司借款的，由公司总裁（或其授权人）审批。3.14.2员工借款时需向公司签订民事借款合同（见附件一）。3.14.3出差需进行应酬活动的可向公司分管总裁提出申请，适当提高借款额度。3.14.4借款期限一般专职营销人员、工程服务人员借款期限最长不超过180天，其他人员不超过30天。3.14.5各部门要严格控制个人借款，总监以上人员原则上无出差借款，对确需个人借款的员工，由其上一级主管审批并作为担保方，收不回的款项担保方承担连带责任。各项个人借款不管金额大小，最后必须经财务总监和公司总裁（或被授权人）批准。3.15原材料采购的报销规定 3.15.1原辅材料和各种物资坚持从公司组织认定的合格供方范围内采购的原则，采购人员应尽最大努力在保证质量的前提下，降低采购成本。3.15.2原材料采购时，除紧缺物资外原则上要求货到验收合格后付款或分期付款。3.15.3原材料采购时，单价在1500元以上产品采购，原则上应于供应商签订采购合同。3.15.4办理原材料采购款支付时，经办人员必须在付款单写明相应项目编号，并在其后附上采购合同复印件。3.16固定资产（含金额在2000元以上的技改、装修）采购的报销规定3.16.1固定资产采购必须有批准文件。3.16.2固定资产购建具备招标条件的，要求采取招投标形式确定供方或承包方。3.16.3固定资产采购必须进行事前审计。3.16.4固定资产由请购部门提出申请，由生产采购设备部在各部门费用预算的限额内统一购买（调拨）和管理。3.16.5办理固定资产款项支付时，经办人必须将项目的批复文件、审计报告、合同复印件报财务部，并注明归属。3.16.6属于增值税范围的采购必须开具增值税专用发票。3.17其他费用的报销公司发生的广告费、公关活动费、项目调研费、招聘费、咨询费及其他费用，均须按照有关规定事先审批。报销时必须按照要求提供批复文件及合法凭证，财务部在预算额度内按规定报销。预算额度外的费用，须有公司总裁同意增加其部门预算额度的批复方予报销。3.18特别条款3.18.1 凡弄虚作假、假公济私、以假发票（或去购买发票）虚报费用，一经查实，以一罚十，情况严重者，将追究违规责任，直至法律责任。对于举报者，将按查实金额及处罚金额的10%给予奖励。4.报销程序4.1公司费用报销流程4.1.1总裁费用报销流程总裁 财务总监 董事长 4.1.2副总裁费用报销流程副总裁财务总监 总裁4.1.3部门负责人费用报销流程 部门负责人 财务总监 分管总裁总裁（需要审批的）4.1.4员工费用报销报销流程经办人 部门负责人财务总监分管副总裁（需要审批的） 总裁（需要审批的）4.2预算内按合同或协议的正常付款的审批流程经办人 部门负责人财务总监分管副总裁（需要审批的） 总裁（需要审批或单批、或需特殊审批的）* 审批时必须携带合同、文件或预审批复、验收单等。5 释义5.1本文所指“以内”均不含本数，“以上”均包括本数。6 附则6.1本制度自2009年3月1日（按费用发生日期）起执行。原浙江华立科技股份有限公司2005年3月16日颁布的财务报销管理制度（编号：Q/HK/ZC 21601-2005）及2006年8月31日颁布的财务报销制度补充客户服务和工程安装人员出差报销规定、2007年3月21日颁布的财务报销制度补充个人通讯费补贴制度同时废止。6.2本制度解释权属公司，未尽事项由公司组织财务部负责修订和补充。7附件序号表单名称保存部门保存期限附件一民事借款合同资金财务部长期附件二个人通讯费补贴审批表行政人事部长期附件三市内交通费限额审批表行政人事部长期附件四临时出国人员费用开支标准附件一：民事借款合同20090301版民 事 借 款 合 同甲 方： (出借人)住所地： 乙 方： _ (借款人）身份证号码：_住 址： _ 联系电话：_ 丙 方： _ (担保人）身份证号码：_住 址：_ 联系电话：_ 经甲方、乙方、丙方协商一致，根据国家有关法律、法规、规章的规定，签订本合同。第一条 基于公司公务目的，经乙方申请，甲方同意由乙方按以下方式无息借用有关款项：借款用途：_ 借款种类：短期 借款金额： 人民币_元（大写：_ ）借款期限：自_年_月_日起至_年_月_日止（专职营销人员、工程服务人员借款期限最长不超过180天，其他人员不超过30天）还款方式：到期一次性全部归还或/及以经公司核准报销的费用冲抵（乙方必须提供有效合法的票据并获得公司费用报销的有效核准）。第二条 乙方承诺：1、该借入款项只用于为甲方处理事务，不得挪作私用，否则，甲方有权提前收回该笔借出款项，并对乙方追究挪用公司资金的法律责任；2、无论何种原因和理由，乙方均必须按本合同的约定，履行还款义务；3、若到期不全部归还： 乙方同意从逾期日起10日内（含），向甲方每日支付未归还款项的千分之二作为违约金； 从逾期11天起，若乙方还未还清甲方所有借款，乙方同意从当天开始由甲方比照银行同期贷款利率加收未还借款的利息，并授权甲方从乙方的工资、奖金、补贴、股利等可得收入中代扣相应借款、违约金和利息，直至乙方全部还清借款、违约金和利息为止。4、若乙方逾期30日仍无法及时归还相应借款的，本合同的担保人为乙方承担上述未还款项的代偿责任，并授权甲方从丙方的工资、奖金、补贴、股利等可得收入中代扣相应借款、违约金和利息，直至乙方全部还清借款、违约金和利息为止。第三条 因履行本合同发生争议，或因甲方不能从乙方及其担保方全部收回借款的，则任何一方均有权向甲方住所地人民法院提起诉讼。第四条 本合同未尽事宜，遵照国家有关法律、法规、规章办理。第五条 本合同自甲方总裁（或被授权人）和财务负责人签字并盖公章、乙方签字、丙方签字之日起生效。第六条 本合同正本一式三份，甲乙丙三方各执一份。甲 方： _ （盖章） 总裁（或被授权人）签字：财务总监签字：乙方签字： _丙方签字：_签署日期： 年 月 日附件二：浙江华立电力科技有限公司个人通讯费补贴审批表 申请部门：员工姓名补贴标准原补贴标准岗位备注部门负责人意见：行政人事部意见：财务部意见：总裁意见：附件三：浙江华立电力科技有限公司市内交通费限额审批表 申请部门：员工姓名限额标准岗位备注部门负责人意见：财务负责人意见：总裁意见：附件四：临时出国人员费用开支标准 单位：美元国家或地区住宿费餐费其他费国家或地区住宿费餐费其他费南非652513蒙古602013埃及652513朝鲜703015喀麦隆452510韩国904015呵尔及利亚653013日本9000日元6000日元2500日元尼日利亚703013缅甸552310罗马尼亚652510巴基斯坦552010南斯拉夫652510斯里兰卡552010斯洛文尼亚652510伊拉克703218阿尔巴尼亚652013阿联酋703015立陶宛702010以色列803715乌克兰701010印度552010俄罗斯701010越南552010乌兹别克斯坦702010柬埔寨552010波兰652013老挝552010德国105欧元35欧元20欧元马来西亚652210荷兰80欧元35欧元20欧元菲律宾652210意大利85欧元40欧元15欧元印尼652210比利时95欧元35欧元15欧元泰国552213希腊70欧元35欧元15欧元新加坡702513法国85欧元35欧元20欧元阿富汗402010西班牙70欧元35欧元15欧元土耳其502013葡萄牙95欧元35欧元15欧元美国803015芬兰85欧元35欧元15欧元巴西552013捷克652013阿根廷702513匈牙利652013秘鲁502013瑞典753015澳大利亚602513英国70英镑25英镑12英镑新西兰603013丹麦753015瑞士804018 5771001803090012095 5790368228596330825771001803090012386 5761373997357606965771001803090013594 5780775799025155125771001803090012387 5771649826018180515771001803090012138 5721311921589183265771001803090012359 5790368223610760535771001803090012356 5761352861437917425771001803090012355 57508786970469327917088100343355274 10122994432583337917088100343355275 10186673293883200817088100343356107 10158115250150052217088100343356108 10100018005987173217088100343354295 10107419414268701717088100343356184 10187866086962880217088100343356185 10177583117408667417088100343356109 10108601437357284617088100343356110 10115220721601491617088100343355237 10102704160570270917088100343355238 10122936486142541417088100343356169 10186220440263571817088100343354928 101760654089788804浙江华立电力科技有限公司 2009-03-01实施 第01版第00次修改15/13