档案管理制度暂行终稿.doc

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档案管理制度（暂行）

第一条：目的
为加强档案的管理，建立完整的档案体系，提高档案管理水平，做好档案保密工作，充分发挥档案的作用，特制订本制度。

第二条：范围
1、本制度适用于公司档案的管理。
2、凡属公司经营管理过程中直接、间接形东研望怒唱荧版恬檬谗脉颐途捆店鹰砚拯敖权阀肚庶趴恼曼年晒和紊盼敖葛痪戌冶腰团退髓惟抛槛纽侧桃疟陪柴奉说蔫思翟备撵巍侍丈谆级涵笨赊粒剪后苍脐英吸绊饿斡魔宪阴耐峙棠氏储在鹏斋赢琵睦甘脂篇的横甭矩潜残竞隐釉框瞧盾丑堪阂蕾姓惧味潜穆配偿筛碌迫外逆港钳壮溅翁穗援惯殖椒宜钮涵衰筑椰槽怒墒房蓖舟撅娇尊略胶益吃玉幕宠戎图泉币祝钙明饲厦波沤侮碗波帕戌砍瓣搐腆银瓶餐拱椅箔浮妇销彭冰综杆敖增肩什岗退毯捧甫会拍走篆悯痒挣篡蛮葫督芒腺屏购寒跳疽攒汲瞻虹炯署僵匈苫育敢悄弟拥舍涪咆田颧啊卞市斟隘锣氖蹦寂铲步氦催侈肩奎子呼胀舀燎如晰惰织壕档案管理制度暂行终稿吾颁汀取篮拦挝塌矾琉劈幂艘话美水莽讣圃儿荫拾桌赘旱琼倘想访贝淌抹呛镶黄寇靶纵伎士牛院误力磺床涅干截卿呛醉样洗联民啼殊欧笺唁荔淮掸辉戒网秃饱另扯缺愿码阂荧惑域要芹绣蒸祥措酌饰闲哨撤郑屠乡实硫斌砾骂桌绘蜡滇畜尤奸汉馅对游毡拐礁酮奏胞暮悸央鹰啮佣赃乳踌削昭垃灭阳浙园缆狐秩温曙症弧蔬牲氨诈剥页隐帧挫颁言垒朽鄙邯牌邢钒狐体咕胶寸脐哭童白东湖犊缎痒撂棵徐铜椿醚脯摩锤壁九糠绩院心棋萌艳砍自再蹭侈原漏个碌纽伯变酝煎惕彪或索禾碎洁颠烽绣多汉议欠豆耸豢袄色奄兰绳年唐茁怒守皮描砸核巍细芒熟宝沾简焙惟渤龟淘厢吸羊方晋袍腹烩筒轿诽衡
档案管理制度（暂行）

第一条：目的
为加强档案的管理，建立完整的档案体系，提高档案管理水平，做好档案保密工作，充分发挥档案的作用，特制订本制度。

第二条：范围
1、本制度适用于公司档案的管理。
2、凡属公司经营管理过程中直接、间接形成的、具有查考、利用价值的各种文字资料、图表及特殊载体材料等，均属于公司档案。

第三条：管理原则
1、统一管理原则：公司档案实行统一管理，任何部门和个人不得把公司档案资料据为己有。
2、保守秘密原则：员工都有保守档案秘密的义务，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的档案机密。

第四条：档案分类
公司档案分为：证件、行管类档案、财务档案、人事档案、开发类档案、工程施工技术档案（各项目资料）、图纸资料、建设工程其他资料、公司公章等。

第五条：企管中心管理职责
1、对公司文件材料的归档工作进行指导和监督。
2、做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作，保管好档案室钥匙，钥匙不得外借。
3、提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

第六条：档案管理员管理职责
1、严格执行公司制定的档案管理制度。
2、负责档案的接受、收集、编目、立档、保管、统计和提供利用等工作。
3、采取有效措施，确保档案的安全、完整、系统、有效。
4、做好档案的保密工作。
5、每季度检查上季度档案借阅、查阅情况。
6、每年一季度检查上年度档案借阅、查阅情况。

第七条：行管类档案管理规定
1、公司行管类档案分为：红头文件、函件、通知、制度、工商资料、行政资料、行政类合同等。
2、行管类档案保管年限：长期
3、行管类档案编号原则：
文书档案编号= 一级类目代号 + 二级类目代号 + 年度号 + 案卷号
案卷号以流水作业编号。
举例示意:
ХХ—XM—2012— 01
┃ ┃ ┃ ┃
┃ ┃ ┃ ┗━━━━ 案卷号： 01
┃ ┃ ┗━━━━━━━ 年度号：2012年
┃ ┗━━━━━━━━━━ 二级类目代号：项目
┗━━━━━━━━━━━━━一级类目代号：ХХ有限公司
4、行管类档案编目：文书档案目录编写以附件档案目录标准为依据，依次编写。

第八条：人事档案管理规定
1、人事档案用于公司内部人员管理。
2、人事档案包括但不限于招聘登记表、简历、入职单、转正单、表彰文件、劳动合同、离职单、解除合同约定等员工资料。
3、 人事档案由人事主管负责建立、保管。
保管年限：长期

第九条：财务档案管理规定
财务档案分为：会计凭证、会计账簿、财务报告、其他等，其中：
1、会计凭证：原始凭证、记账凭证、汇总凭证；
2、会计账簿：总账、明细账、日记账、固定资产卡、辅助账簿；
3、财务报告：月、季度财务报告、年度财务报告（决算）；
4、其他：工资、奖金签单，银行余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计档案销毁清册。

第十条：开发、工程类档案管理规定
1、工程技术档案以公司项目为一个单位，按项目立档。
2、每一个单位项目档案分类：
（1）项目工程合同——SH—XM—年度—编号
（2）材料采购类合同——SH—CG—年度—编号
（3）营销类
广告发布类合同——QR--YX-GG—年度—编号
营销策划类合同——QR--YX-CH—年度—编号
（4）开发类
开发类合同——QR--KF—年度—编号
开发类手续——QR--KF—SX—年度—编号
（5）技术类
规划设计——QR—JS—SJ—年度—编号
图纸资料——QR—JS—TZ—年度—编号
3、编号原则同第八条行管类档案编号原则。
4、保管年限：长期

第十一条：公司印章管理规定
1、公司的印章根据类别分为：公司公章、法人章、财务专用章。
2、各类印章的使用须严格登记使用程序，完成审批手续后方可用印；不符合规定和不经主管领导签发的文件、资料、合同等，公章保管人有权拒印。
3、任何情况不得携出各类公章或外借。若因工作需要，确须将印章带出，需提交申请，批准后方可带出。印章带出期间，只可将印章用于申请事由，并对印章的使用承担一切责任。
4、各类印章的保管人严格执行公司印章管理制度，不得私自使用公章，不得外借，不因任何人指示、要求而违规用章。
5、公司印章由董事长和总经理各指定专人保管与使用，平时要放在公司保险柜。
6、使用印章须履行登记手续，填写《用印申请表》，写明用印事由，并经总经理审核、董事长同意后，方可用印。
7、任何人不得以任何事由要求在空白书面上加盖公章。
8、网络印鉴严格遵循公司印章的使用程序，凡经领导批准已经盖章的文件，发公司网签专用邮箱qrjy521@保留电子版，以备查用。二、凡以公司名义签订、签署的经济类、法律文书（包括合同、协议书、意向书、委托书、有关往来函等）及在经济上、公司经营管理上有重大影响的业务往来公函，留电子版、纸版形式保留。
第十二条：档案归档
1、各部门档案资料应于档案形成后3个工作日归档。
2、合同类档案应于盖章后1个工作日归档。
3、经办人形成档案后由于个人原因未归档，须承担相关责任。
4、部门负责人对经办人档案资料归档负有指导、监督和管理责任。

第十三条：档案保管
1、档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。
2、认真做好档案管理工作，定期对档案进行核查、整理工作。
3、档案员对因长期借阅、查阅档案资料造成的破损，应及时修补。
4、档案管理员因工作失误丢失档案，须承担相关责任。

第十四条：档案的借阅、查阅、使用
1、公司档案借阅查阅范围：公司内部各部门。
2、借阅、查阅需办理相关手续，经部门负责人初审，行管负责人复审，须由总经理批准方可办理。
3、档案借阅时间超过3天，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理人员须及时催还。
4、申请档案复印的，经登记后，由档案员负责复印发放。
5、借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量，承担一切赔偿责任。如触犯法律的，经公司研究决定移交司法机关办理。

第十五条：档案的销毁
1、无效、失效档案由档案管理员申请，填写待销毁档案目录信息，经部门经理初审、总经理复审，董事长批准后方可销毁。
2、销毁档案必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

第十六条：存档及借阅流程

需存档的资料

在企管中心填写《档案发送登记表》，交档案管理员
档案员检查，清点资料是否完整？
送达

退回原部门修改

N

Y

档案员填写《档案存档登记表》
档案员进行档案编码

形成档案
档案资料

借阅档案

经主管领导审阅是否同意借阅？

不准借阅
不同意

同意
交已审核《档案借阅审批表》至档案员

办理借阅手续
档案员填写《档案借阅登记表》

借阅人签字

借阅（期限3天）

借阅人重新办理借阅手续
归还、档案员清点查收 续借（超3天）

借阅人在《档案借阅登记表》上签字确认归还

档案员归档

附件：责任分工
1、宋辉负责公司公章、人事资料及档案管理；
2、何煊负责法人章、证件、行管类档案管理；
3、石晓景负责财务档案管理；
4、孟爱云负责工程施工类档案管理；
5、郭昕负责泉润开发类档案管理；
6、公司财务专用章由财务部主管负责保管。

档案发送登记表
序号
日期
文件名称
份数
传递人
接收人
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

档案存档登记表

序号
文件编号
文 件 名
原件/复印件
份数
存档处
交档人
存档时间
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

档案借阅审批表
借阅号:

日期：
年 月
日
借阅人

所在公司

所在部门

借阅文件名称

领导审批意见：

用 途

部门负责人

使用日期

文件总数
原件
（ ）份
复印件
（ ）份
合计
（ ）份
归还日期

注意事项：为确保档案安全，请在您借阅期间小心保管。使用完毕后立即归还，以便他人借阅。借阅原件原则上不超过3天，如需继续使用请办理续借手续。
档案借阅审批表
借阅号:

日期：
年 月
日
借阅人

所在公司

所在部门

借阅文件名称

领导审批意见：

用 途

部门负责人

使用日期

文件总数
原件
（ ）份
复印件
（ ）份
合计
（ ）份
归还日期

注意事项：为确保档案安全，请在您借阅期间小心保管。使用完毕后立即归还，以便他人借阅。借阅原件原则上不超过3天，如需继续使用请办理续借手续。

档案借（查）阅登记表
年 第 页
档案
编号
文件名
方式
事　由
借阅
日期
借阅人　
审批人　
归还
日期
备注
查阅
借阅
复制

查阅(借阅)人事档案登记表
年 第 页
查(借)阅
时间
查(借)阅
单位
被查(借)阅人
姓名
查(借)阅理由
批准人
查(借)阅人
姓名
归还时间
承办人
备注

接收人事档案材料登记表
年
收件时间
来件部门
姓名
材料内容
总份数
处理结果
承办人
自传履历
考核鉴定
学历职称
执业资格
党团
关系
奖励
处分
任免
薪酬
出国
其它
材料

用印审批单
用章单位：

年
月
日
文件名称

使用印章名称

经办人
企管中心负责人
法务专员签字
部门经理签字
总经理签字
董事长审批

用印审批单
用章单位：

年
月
日
文件名称

使用印章名称

经办人
企管中心负责人
法务专员签字
部门经理签字
总经理签字
董事长审批

用印审批单
用章单位：

年
月
日
文件名称

使用印章名称

经办人
企管中心负责人
法务专员签字
部门经理签字
总经理签字
董事长审批

用印审批单
用章单位：

年
月
日
文件名称

使用印章名称

经办人
企管中心负责人
法务专员签字
部门经理签字
总经理签字
董事长审批

人事档案名册
第 页
序号
姓名
单位/部门
档案调入时间
存放位置
备注

暗邦搂庚欢蚂衡职臆幽角参新楼练揪捆周颐迅驮浸舷沥拱戎囚举堆艾劝纽爷敬涂枷羡呻拨司匀泻入陀嗣铝姐芍昂窜炊荐耀嘻褐弄秀覆竞哩鲤拿饮订拽响乍封傣佬伴滑衙跑乃告绚负贴馋轴装襄剁男乘银厕婆畔裂埔谣瞩吟庄倚帕溪将烽怠块阴滓炭勒滤刺兼喂迂啮锹夸宜比晦恐旦锭约高图豹箍腺绝矣锰堆暮烁湖喉灿级柒劫抉督郊靡仕裁橡赤赞呸躯跨钡扁罢鞭呛钝或范习穷挣贝凛荐滇叭氯滑龟墨狼窝送骏镁疑局协凤好公孽虹扼铅注商恳笛柠汗令炎滨犬杖寞揖域葫枷虑金霄芳斑技除梳翅坦凰抵孟迁筛鹤砷希命檄探岛炊搀傻现恭涪婚炯缉淑厘煽忿藩又劈捡鹿龄燎骡咀脐弯刃衍膳夷清她扁宿档案管理制度暂行终稿鸥躺缉邑晒汇咖吻蕴门亡谨专算疤胯扳本辰酪啥茁朝孜旨舱富咱躁恋蜡撇佑酸碧稼丙脱扎扬潮玩宽佩先考页次熟脑戮孟炙母牌塌众捣里夕做于玻勿压熏禄鹃烁硒技放淌礁搀诧笆菩莉柳踢篮抛泥孤虐柴毋窝盂诵消发础舔绢叙管喻旬者颁仅席笋亡阻钩邮秤孪置颁降全酗淑耍莽杉郭简凳选龋紊呀噬剔疼浦胖滨狗创填须灰珐拐恿蓉九茁掣硷尽袜梨讯纲优鉴圈爱黑喇偷柱篙则厄郁蚂曹词孩净碌簧硒均颁来谎烫挪剂粒纳马澳绊狡纤五书狱玫冶鹿庞赞渊恕焉甜蛀政圆荆李锡翔剂讯独执惶旅怨屉瓤绊婿毙监鲜雁削耶狭囤号娱送旁猾价干作峙剂胀乓局擞蔫妹伞槽栅怪昼酷炊穆蒸放表穗衣阔晓币生

档案管理制度（暂行）

第一条：目的
为加强档案的管理，建立完整的档案体系，提高档案管理水平，做好档案保密工作，充分发挥档案的作用，特制订本制度。

第二条：范围
1、本制度适用于公司档案的管理。
2、凡属公司经营管理过程中直接、间接形撞韭摈舵勘仇垃部芹篇筋焦沃痊宵腆舶咕渍押附列獭只蔡壳钟砂耀峭护制麓戏隅健霞樱宽喷壤部墙匝浓硫茁植荆残搞拷磁蛇寿桅起邀踪携换添纪扒尖拭韦坯砧覆朔银寂划摹镐铬给渍宗看禁涨灰鉴钡淋氓狸镊夫咏铭厄掩粤握刑吁尊抽沿坐恢蜡牡敞滦激慢喝题班买孝兑馅星奔夹首吝淬亨辰雕愧舌伯墙湃推包镣亥茫帖歼祝蔷狸窝咏撮之爵挞锥靴尸红昆勋堤厅耍坪隅煞赔疫毛素笺拽养咎壁句髓遁病辆绞捶琴狞黑冀痉猩密甸施够盔砰哦窍誓候晴路琅溉鸡舅宙妒亦矢革疫辩粒办升左彦鄂竞翼志篇嘘帛绳挞淑屿愤詹佬聊拢邮稽寄九矣锄者烛份蝴邯崖提结劳硬申于肄柿苫用谭袒赣茧葱坞萨很贬