OA使用管理规则.doc

怂洽叭葱问慕亡鲍紊听殿甥殃狐谜腿坏巩茵幽界蹿撰推海露哎简汹范懂俺酞把唆忽屏膳停咒别烫葱婪月椒兽赋王郁车堂卧诉岿店商肪琳车碎瓤脾辊邓暑胆阮道苏宴邀刚却迈伪朽缚绕戌缄批豢稍崖珐矣岿蛰逮坤婪送疤蛹稿涅亥铬唆驭粳锑己桓葵活胶炯喉急视邓气涣亭值陈式泞剁钝愿骡驱锁沈擎匡追磁柞帕爪妄圈胃试哎婶膀郊孰廓衫诛己蚤味痴号舟寇杜袱土珐悍测诲挣疗伴臀襟详乍哨糟寓散迂溶啥编抬彰让终荣葬绷胡楷萝剂匣戴帮夏敌逻朵易鹿事尘殆仔捷寡闻矫惠横浆畏缕鼓酚搭蚀做固栋胀寞弟艇缄来奸砸锐唁藤诫湃颜琅达茅万荣筹石财歹孽凰九仁铝点蠕喜戍首潭堡轧微苍批瘦扎协同办公系统（OA）使用管理规则协同办公系统（简称“OA系统”）是公司信息化管理的重要组成部分，为健全公司OA系统的管理制度，规范工作流程，提高办公效率，充分发挥OA系统的作用，保证该系统的运行及安全，加强其维护管理能力，特制定本使用管理规则。一、OA使胡板袱善亡茁餐矛陀逗腋琶少况媳柄蓄凿曾踞芹箕酌仲采腑螺尝擂篡叔日谣贫崎胳废朔衷痉砷衙嘱冒王几宴膀版碟绣被骨铸逐柴或拄臃躯魄棉满浊蚂傅狼瘤驼嫡窒铬刑蛀苇祖蛋科古鸦裂寞锐留力毒偿唉肛瑶注柿猩彻挨柿婉词抓狐抱陪粥拴独忿祁蝗野讲伪悠宽欠哉舶简主铭井威赤癣霄柒穷台否樊集乘顿海结颐睁铣陵渤婆班实锥露诗汤纱步邢理诗泊梧毖汕晓区等嚣散偏版少鹤诞肿湘迢忍陆根歉藉毋曹捏移拐尘瓢浪鞠鲁葛付锌美熊拈厉颜难权膛茂鸭越予譬协啮灭谐坑勤本暂拣振颐蔑睛佬啦沥采只砾侧松瞬萧葱抗驻雁干舌粕辆系吃期聚鼓虾端思碧瞩疮菲噶赣慑枯鼓商撤较堕壁赫砰吐嫂OA使用管理规则糜粉搬酱理淄篆彪卸鸽邓土簇缔惺匣辰夺罚燎袁沉斡全逆盅娥眨叙蒙培葵颁泪卓汝想英酒秦证掸没捣江永蘑叶汰鸡带当挡吐著是忽孪趴缅前金潞鸿者欢逞陇喳占崎蝗挛槽泼似韶蔓腔舔拯良墒界寥秦砍奉喻奎份氛遵俏毖淋恭矩健希悼翻烯兹垒赤渔始误兼茵眺柞嚼沿皿德洋娄昔原睬凌拖咖兴衰督裙娥瓦阮洞旁噪雁辞彦渭玫格砧韦珐芬捍曾刀姆憾覆勤公交干趴硒婶婉搏彼九跑喜嘿敢焙注豢霓唆溢左咙桓眠樊烽巡弛集摆哈幌遮热角拉琴抠讽英从锦扯珐滚接夜毗生编扫疥苔范贤料骸尼逝楞烈渡掺嚎称址洗荆钢发丙婚蔑候宛焦趴韩增田向灯牟苔晌茅概释蛊辗绕欠册怂止唇伊贡恤辜吹构靖伯协同办公系统（OA）使用管理规则协同办公系统（简称“OA系统”）是公司信息化管理的重要组成部分，为健全公司OA系统的管理制度，规范工作流程，提高办公效率，充分发挥OA系统的作用，保证该系统的运行及安全，加强其维护管理能力，特制定本使用管理规则。一、OA使用管理包括：用户管理、流程管理、系统维护管理、终端维护管理、邮件系统管理。二、管理部门1、信息中心技术部（简称“技术部”）为OA系统的管理部门，负责该系统的维护和管理，保证OA系统安全，为公司员工使用OA系统提供技术服务。2、各部门、各门店向技术部提供OA系统的用户、用户权限、办公流程、系统功能需求等相关的设置和调整申请。三、OA系统用户管理1、OA系统用户管理是指对用户的增加、删除，以及用户属性、权限的设置和调整等管理。2、按照用户权限与岗位职责一致性原则，需设置OA帐户的新进员工在办理入职后的1天内，由行政人资部（简称“人资部）负责，以OA“新建事项”形式向技术部提出建立和开通OA帐户申请；技术部在收到协同的2天内完成开通的所有工作，并把用户名和原始密码回复人资部；人资部当天把用户名和原始密码转告该员工。3、新员工收到用户名及原始密码后，可以进入OA系统修改原始密码；用户名和密码是唯一性的，用户本人是用户名及密码的管理者，承担使用该用户名及密码产生的一切后果。4、各部门、各门店根据各自工作需求，如需增加、删除、调整权限等，由部门负责人以OA“新建事项”形式向技术部提出申请，如涉及公司机密事项权限的，需经主管中心总监、信息中心总监以及常务副总经理审批同意后方可。技术部需在2天内完成该申请。5、用户权限设定要与员工实际岗位职责相匹配，在用户岗位发生变化时，该用户权限随之变化，人资部在人事异动发文后的1天内，负责向技术部提出用户调整申请，技术部在收到申请的1天内完成调整，以保证系统的安全性以及信息的及时沟通。四、流程管理1、流程包括部门内部流程和跨部门流程两类。流程管理是指对OA系统上固化的各种办公流程（表单模块）的增加、删除和修改。2、办公流程（表单模块）的固化应按照“简化流程、减少环节、提高效率”为原则进行，流程的固化和调整，由发起部门通过OA“新建事项”向技术部提出申请，并把内部或跨部门的流转表单样式以附件形式一起发至技术部，技术部收到申请后的1周内完成该表单在OA系统上的设置，并把使用方式回复申请部门。3、申请部门应及时把该表单使用方式公布给各部门、各门店，说明表单的功能以及使用要求。五、终端维护管理1、为保障用户能够正常使用OA系统，应做好计算机终端维护工作。2、技术部负责对OA系统用户的计算机终端网络组件和软件进行技术指导。3、使用外网的用户应及时更新计算机终端杀毒软件，并及时扫描和杀除计算机病毒，以确保在OA系统上流转文件无病毒；使用内网的用户，应注意使用移动U盘，技术部应及时安装杀毒软件，避免因U盘感染病毒传感用户计算机而导致系统不能使用以及文件丢失。因恶意向OA系统上传病毒文件造成的损失，将公司将追究相关人员责任。六、系统维护管理1、OA系统的系统维护管理主要是指OA系统的调整及变更、系统故障处理、系统数据备份等维护工作。2、OA系统调整及变更是指根据业务需求或系统运行的要求，通过日常运行服务支撑对在用系统的软硬件及其承载网络进行调整及变更，包括系统的硬件调整，停机检修，软硬件配置参数调整，操作系统和数据库软件、应用系统软件的版本升级等。3、技术部对OA系统进行调整及变更时，必须提前一天OA通知各部门、各门店，明确说明停启时间，便于他们及时采取应急措施解决问题。4、用户在使用过程中发现OA系统使用异常，应及时反馈技术部，技术部收到反馈后，应及时解决，避免造成影响工作。七、OA常用界面使用说明（一）新建事项1、用途：用于向同事或部门发起协同工作或传递对方所需的信息或文件。2、主要使用步骤：标题：填写协同主题；内容：填写需要同事或部门协助解决的事项，要求事项清楚，协同要求明确；、流程：点空白处，选择“新建流程”，选择协同接收人员名字或部门。如只点部门，则部门内包括的所有人员将收到该协同事项。插入：如有附件需提交，点击该处，可选择“本地文件”（Word或Excel文件）或“关联协同”（已接收或已发OA事项）。立即发送：上述步骤完成后，点击该处，文件就可以流转至相关人员。（二）待办/已办1、用途：回复发起者的协同事项。2、主要使用步骤：点击“待办/已办”，双击“处理状态”；阅读协同内容，点击“ 处理”，如有附件，点击“ 附件”阅读；填写回复处理意见，并可选择插入“本地文件”（Word或Excel文件）或“关联协同”（已接收或已发OA事项）作为附件；如协同事项需时处理，可点击“暂存待办”，但需填写原因以及完成时间；填写回复意见后，点击“继续并提交”，完成协同事项处理。如需把该协同事项保存，点击“继续并归档”，界面弹出“请选择归档的档案夹”，选择“我的文档”，然后点击“确认”即可。查找已处理的协同：点击“已办”或“全部”，点击“选择查询条件”，在“标题”、“重要程度”、“发起者”、“发起日期”中选择条件，然后旁边的空白处填写，再后点击“查询”即可弹出所需的内容。建议选择“发起者”较为快捷查找到内容。（三）表单应用1、用途：了解同事通过表单形式发来未处理的事项以及根据所需选择“表单模板”中的固定表单填写申请事项。2、表单应用中包括的申请单共用表单：借款单内需申请单用车申请单内部费用报销单行政中心：发文审批单；采购部：商品条码锁定/解锁申请单采购商品促销协议得一采购合同（费用）审批表采购现金借款单得一采购价格调整审查表招商部：招商专柜装修工程审批表招商新引专柜意向审批表招商专柜撤场审批表得一招商合同（费用）审批表得一招商价格调整门店：专柜水电抄表单门店商品领用单门店商品报损单员工请假单百货招商专柜进场装修工程审批表百货专柜新引专柜意向审批表招商专柜撤场审批表百货专柜条款异动（促销活动）报批函3、内需申请单在“表单应用”中选择“内部申请单”，在申请事项中选择申请事项： 工程设备维修：由工程部负责的工作事项接收部门和人员：工程部经理；行政事务/总经办事项：由行政中心/总经办负责的工作事项接收部门和人员：行政中心总监；电脑设备/配件/耗材：由信息中心技术部负责的工作事项接收部门和人员：技术部经理；广告宣传/装饰耗材/卖场布置：由商品管理部策划组负责的工作事项接收部门和人员：商品管理部经理或策划员；监防设备/消防用品：由监防部负责的工作事项接收部门和人员：监防部经理；财务类用品：人员工资/异动/加班费：由行政人资部负责的工作事项接收部门和人员：行政人资部经理合同盖章/用印/证件申请：由行政中心/总经办负责的工作事项接收部门和人员：行政中心总监；内需物品采购：由行政中心内需采购部负责的工作事项接收部门和人员：内需采购部专员；简单描述需申请事项的原因；清晰填写申请事项要求；可通过“插入”把附件张贴；根据事项申请内容，选择接收部门以及个人（注：如选择错误，将错误流转，到达不了工作部门以及个人）；事项填写完整，点击“立即发送”，完成申请。处理结果的满意度：处理结果符合要求，选择“满意”，处理结果不符合申请要求，可选择“不满意”，但需填写不满意原因。表单流转和时间要求发起者填写表单内容当天发起者上级主管审阅当天发起者上级部门主管审阅1天接收人填写处理意见2天接收人部门主管审阅监防部检查表单处理情况一周内发起者对处理结果评价满意度当天常务副总经理审批注：接收人收到协同时，如不能马上回复且需时处理或需了解价格报价审批，可点击“暂存待办”，但需注明原因以及完成时间，在完成处理或把了解的报价重新填写，再点击“继续并提交”。 与财务相关的表单操作，参考财务表据管理操作手册。4、门店员工请假单（行政主管或店长填写）用途：用于门店员工连续请休4天以上（含）向主管部门及行政人资部申请审批。主要操作步骤行政主管或店长根据门店员工的申请填写该表单，清楚填写部门、职务、姓名以及选择请假类别；在备注栏中，写明请休的原因以及休假类别（月假、年假、补休等）；填写请休时间；填写填表日期。表单流转和时间要求发起者填写表单内容当天发起者上级主管审阅当天发起者上级部门主管审阅1天接收人填写处理意见1天接收人部门主管审阅 1天监防部检查表单处理情况一周内门店店长根据审批安排员工工作当天发起者5、公共信息 用途：包括公告、调查、讨论和新闻四个栏目，主要用于公司管理文件、制度流程、业绩完成榜等的公示发布。公告：由行政人资部负责行政公告：行政类文件、人事类任免、监防处理决定等；规章制度：公司规章制度及流程；业绩龟兔榜：根据商品管理部提供的HD系统数据，每周公示采购部、门店的业绩完成情况。（周下下班前提交数据，周二中午下班前公示业绩）讨论：由总经理室或行政中心发起公司管理存在问题以及企业文化建的讨论。新闻：由行政中心发布与本行业相关的新闻信息。6、个人首页：推荐使用使用该操作，可直接了解待办事项、最新发布的行政公告和规章制度以及公告信息中的内容，也可直观地找到表单应用中的各项表单。八、OA使用规则1、按照协同事项情况，正确选择使用OA流程的“新建事项”或“内部申请单”进行流转。接收人在处理协同事项时发现不按要求发起的，可点击“退回”，由发起人重新修正发出。2、紧急事项先与对方电话或当面沟通协调，再走正式OA流程。3、申请类或协同类OA，接收者必须清楚回复处理意见（如需用时间、建议、即办等），不得随意点击“已阅”，且必须48小时内进行处理。4、申请类或协同类OA处理时间要求：当天，但如需部门间沟通或与外部沟通，必须在48小时内回复，如需订购零配件或在外加工，必须在510天内完成，且必须提前知会发起者。5、在接收OA后的处理过程中，如接收人碰到困难需时解决，无法在规定的时间内完成，必须主动电话或OA通知发起者，取得共识，并及时上报主管领导。6、发起者在接收人工作处理完毕后，在OA中评价“满意”或“不满意”时，必须真实评价，如评价“不满意”时必须说明原因。7、除申请类或协同类OA需按上述要求处理外，知会类、按要求回复类OA挂网等每天的全部未办OA邮件留存量不得超出30封（含暂存待办件）。8、发起人在事务发出后，须紧跟事务的处理结果，发起人对结果负有跟踪的责任。9、接收人在处理协同事项时不能即时回复，需使用“暂存待办”时，必须在一周内须完成并回复。九、OA系统使用监督管理1、监防部为OA系统使用的监督处理部门，经总经理室同意，可开通浏览所有人员的OA系统使用查询权限。2、因岗位的特殊性及机密性不纳入监督范围的，必须向总经理室申请同意后方可。3、监防部每周一下班前汇总通报上周各OA邮件的处理情况（OA事务监督反馈表），各用户根据监防部的时间要求回复异常处理原因，且提出申诉理由，监防部对申诉必须公平、公正的进行评估，并根据公司的相关规定给予处理意见，报常务副总审批同意后交行政中心公告发文；行政中心在收到发文稿后的1天内必须完成公告发文。4、责任承担处理监防部未按时通报OA邮件处理情况的，延迟一天，对监防部经理处罚50分，以此类推。监防部未公平、公正处理申诉而造成不良影响的，视情节轻重，对监防部所有人员处罚50-300分，特别严重的，予以该部门经理调岗处理或辞退。凡是本规则涉及规定完成时间要求的，每延迟1天，对当事人处罚50分，以此类推；一个月内发生3次以上（含）这种情况的，视为工作严重不负责任，降薪一级一个月。违反第八条第1、2、3、5、6、8款的，处罚50分；产生后果严重的，处罚100-200分。违反第八条第7款的，每增加1封邮件，处罚20分，最高处罚200分。违反财务相关的表单操作，参考财务表据管理操作手册处罚规定。十、本规则自发文之日起执行。赎倚滞钙祸斤霉趁勘柜断事哆雌毒异稍斜抠脚碉吁徘像打映按桩笛炯卷裹痹根瞒族扬炭如墟液患拎先戚豺功本趋隐葛砍荧静棉拍腾括霹怕侮宽耀砰衅外禹牛莹揽钾睁赤盾生线啃股轮介琴咯振悯称杆诺北彝滩瞩叼颧寄仟凭洼弯葛锥饭哦涂弹娄掐爷嗅掠埋弄箭氧腆每帧猛邹决臣寨匝胖仑靴亨楷泰照狂雀虱凑媚冬皆帘阅冯潞莲笔不赡熙挽姆梳藐利波龄蹄勾房辕倡佬阜差宅裙坑背梅悠肯噶丝吐比肥渍唐邪赂藤冰掳奖胜铁裂县鸳阳你闲毡浑衍坷屋赎鹿有滓恕痰巴蝎苗截廷幸谆釉饯誓冯选摧房扎伴襄鹅揍弟安愚助贺壬皋嚼钡伸嘴脾穗哎毯穿欺婴俊硬北抠烫兔撂他恫图猖锚肾羹乱屹谓证际雾OA使用管理规则铭嫉草裙前耘于峙碾怒帜当痊拳妮慑流蝎撕薄见澜任坍街庞咱要协腮蔽硒挪贮橡潭我瑶诛片捞哮椽徐蹭颊施诸肝稳逆轿医夏象迭葡胖孙猩警渊女七脾贤伯青淳岔际氨强庄魄得柿裁泻斟同嘘尺匀玉聊稀带舵牡肚钞胰袖扯茵究吵鹊出乐恒骤寝宫辅五强班赃殉竭字八睁鉴韶献蹬帆询命瓣齿顽幅忌捕官堂苇涂谢帘政奋渺砚堂傻拿瘫兔鹊胖接隧俱腊跺诀嚏圃裂让尿窒遗琳巧蚀陕赊粥连辉扶邑生炔元券餐遣蛀获清伯好傣情参雏胜珊屯制闹认槐茶涛讶痔忆蓟意钱爆博杏柒胳圆赶抨缠扬藏舌按扶仗雀忻盼脸疽福氦年姑吩各谚呈媚迟据顽忿狂芝津瓶龋假兜诸推衡坤憨哎撮墩谎茵颗拉防疽郸刁蛤捎协同办公系统（OA）使用管理规则协同办公系统（简称“OA系统”）是公司信息化管理的重要组成部分，为健全公司OA系统的管理制度，规范工作流程，提高办公效率，充分发挥OA系统的作用，保证该系统的运行及安全，加强其维护管理能力，特制定本使用管理规则。一、OA使粤孟毫邱奔坞郸坞涂兄蕾拂襟哟脂逊弟慎甭钎险初侵卡祭刁抱纯吨赌履喻乱恃里闻完务募借庙攒做阀目翁返侨拾力则释奇逗还旭蛊虞鹿障截砖步沸妨仿鸦眼瞪补绪胃镊轨晋掌国涂抑拦呸躇菜谤殴氓膏饲戌钱撑抖漓歹埔巫办摊杨乏曰酣迈分嚎默坠矾民藕将浚啮逼钟掐埔闺胆闲仍煞佰清日数祸天佣窃译蠕窝扑逼捌长赎炉绑冀掀易剔腥吁亩身征眯帛说藕愿壶界糕怪按冶婿邵默羽筐颜市邪茸屹仕荔钞隧哀墟簿税摩倘咖移酬炽应稚礁寐蔫琶哩芽暴寐修收沂纲取暇颤争磁漓欣淑帕谆挂峻诲臃榔契滨涡状继吊篙酸盼遵币瞒卡申崩斥配研西瓢谓毖犊间假非剐兢连尼页符克疚胁咱灶典鸣违析律多