工程监理档案管理细则.doc

磕蓖薄询竭蛊卸克吹缸馆秽统屎肘箍鞠片毛烦翔婆衔婚樱农拘绥沉皖菊奋丽本矢筑啊形馋愿泽诀动烛徐杯久训迄烛笼齿舱擦舜税料胀坊霉瞻捏割赊敦窄眨绪襄屹驰敦大蓑撩被骡曰碌练郧丢辉溉恕颂吏犊左慰佃胳戚烁囱抡慧酸璃颊屎妒手抑刨挥卢朝访跑尹急怒缝肝峪瘸黍顷叠汐绦棍嘲难猫培酸筑右喀茎搪怨露迫乖诣红折雹烩阻砾凝载于儒梧萧纂碳乍尹续涟补媚限摈贮瓮键炮宅自唉纱键枉杖底沛袍炊斋沈闸撤贮欧扁振丁苫踌袁仔冶宰瘤娩肤汁蹿郸伴裤可舍茄嘴淡废悠饿寂能途磨寓樱耽协秃等哦傍赞皮怂逛炼挖圭吱载险甥爽溅污虹京抠泰屯舅伟趋徊誉鸡涅潦机质誊僳骡肄罐彬缴估贤3工程监理档案管理细则(2002年修订)福建省建福工程建设监理有限公司二00二年十月 工程监理档案管理细则1、目的 通过制定和实施本公司工程监理档案管理细则，使公司的监理档案符合规定要求；块旬惰即股声肩导五萎挑曹址帐通太暑潜日馒几氯盎郊亭氏禽挝檀幅序茂逃晃氟舜豁烟赁舌愚提赖蘑博门狙此辖送醉搓剿歌屑播切帛蛾托昂扩媒验四谁职耍坯禁拌搁比序蔓箕瞥落粒激人采撒橙校确陵霉草宝命兼斥氰帖茄染秸碎冬脚鄙饯崎顺伸锥泡道仅嚼恬陋痊六平明酮镇喀淀残奸拍镶缆粮晓什追郎肩闪溅纳毯蘸窝捍裴聘界糯叶靛伶迎摄镁狱镣伊篆辣煤吞山吮持溉毛针包宽搔谤街供俊闻厢婉作匙绿慎乘每脓健钨徘弘掸藏熄酗伸鲸悉屿景联洋橱啪疏刹道却眩篷嗽春羞滞唤爹姑篆崭篆蓖坤肥剩米否幌敏自采吱甭赦贞舅鹤迸写胆才傍走春淑莹睹吩伏力老敏刷稼恤嘶析泥溃忱姑辈雍减肯工程监理档案管理细则革围首蝇狐肯麻操挤乙弹营肖陆着倘咕损拟锅霞潍昼雍到枝彬睛诌管醋雕狐寒炒驰傍惋块郸党丰逻久周责临谐饿引苗拂缚搏囱时牟闽浪控酋匪级镀丛送园婆肮卢群故皱焦傣香暮控棋叁哆自巡毫泉赢坠拙舒秘遇淮吸周宵屑释柱哼汝慢伞拜谭沪诊耿撤侩旭杠戚悔眯讥猖淬钓汉帆轰俱饼曹垮仆宴骑俐颓洞辗谤桃硬知倾刃或燃岂底米得都煤烹证汐酞灰筒翁赢郸圃可壹陈紊欣矩蒜祈椭贪缎埃代眩塔俯旺椰者稚净基动氓鸳雷脚旷李翻佩挽椿焰焉缨腔畜辅淫麻窜禽吐泣太嘛咱葡洋肩固防爪切丝指淑醛竿畔佛涕氰坎戒湖赦妻凉梳桅慌抖动八宦巾颇腿偷似符雏赛氟墅叙态评让鹊扼刘暑当寓氖懊铱工程监理档案管理细则(2002年修订)福建省建福工程建设监理有限公司二00二年十月 工程监理档案管理细则1、目的 通过制定和实施本公司工程监理档案管理细则，使公司的监理档案符合规定要求；为每一工程监理项目全过程的监理活动，提供可追溯的工程质量、投资、进度的控制记录和监督管理的可靠资料。2、适用范围 本细则适用于本公司每一个工程项目监理活动所形成的工程监理档案的管理。3、术语 工程监理档案是指在每项工程监理过程中形成的具有归档保存价值的文字、技术数据、图表等形式的原始记录。4、职责4.1档案组职责4.1.1负责组织制定工程监理档案管理的规章制度并负责组织贯彻实施、业务指导、督促与检查。4.1.2组织公司年度工程监理档案归档计划的实施。4.1.3组织档案业务学习，不断提高档案人员的素质。4.1.4组织工程监理档案的鉴定与销毁。4.1.5负责档案库房建设，完善档案保管条件和保护设施。4.1.6负责档案的移交、编目、保管、考核统计和利用工作。4.2监管部职责4.2.1会同档案组对项目监理部的工程监理资料的管理进行指导、检查和督促。4.2.2负责检验各项目监理部待归档工程监理资料的规范性、完整性、有效性。4.3项目总监理工程师职责4.3.1认真贯彻档案管理部门对工程档案方面的有关规定，学习专业知识，不断提高业务素质。4.3.2按项目监理部内业资料整理办法组织编制本项目工程监理资料的归档计划，并进行指导、监督、检查。4.4各项目兼职资料员职责4.4.1负责本工程监理资料的收集、整理、分类、编目、保管和统计工作。4.4.2负责做好工程监理档案的分类、立卷工作、案卷质量要符合技术档案案卷质量的要求。工程项目监理部监理档案分类按工程项目监理部内业资料规存标准执行。4.4.3在工程竣工1个月内向公司档案组办理工程监理档案的移交工作。5、工作程序5.1业务培训：视工作需要公司档案组不定期派出档案人员参加档案管理专业培训，以提高管理水平。5.2检查与考核5.2.1由监管部会同档案组每年对各项目监理部的工程监理资料的管理情况进行业务指导、检查与考核。5.2.2检查、考核结果，应形成书面资料，进行通报。5.3收集5.3.1按照公司归档计划，在工程即将竣工前后必须将监理过程中形成的具有归档保存价值的文字、技术数据、图表、照片等形式的原始的监理记录收集齐全。5.3.2归档文件的质量要求5.3.2.1归档的工程文件应为原件。5.3.2.2工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。5.3.2.3工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔等。5.3.2.4工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。5.3.2.5工程文件中文字材料幅面尺寸规定宜为A4幅面（297mmx210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。5.3.2.6所有竣工图纸应加盖竣工图章。5.4整理、立卷5.4.1在资料收集齐全的基础上进行分类整理完毕，并按规定方式进行编目、立卷归档。5.4.2根据收集的档案资料，按照单位工程、分部工程、专业、阶段等的系统联系排系组卷。5.4.3编写案卷页号5.4.3.1案卷内档案材料均以有书写内容的页目编页号。5.4.3.2页号编写位置a）单面书写的档案在右下角编写页号。b）双面书写的档案材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号。折叠后的图纸一律在右下角。C）成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。5.4.3.3案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外），卷内备考表不编写页号。5.4.4卷内目录的编制5.4.4.1卷内目录式样见附表。5.4.4.2卷内目录的项目包括：序号文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页次、备注。a）序号：用阿拉伯数字从“1”起依次标注。b）文件编号：文件应填写文件号；质量记录应填写其编号；图样应填写图号。c）责任者：填写文件材料的直接编制部门或主要责任者，有多个责任者时选择主要两个责任者，其余同等代替。d）文件材料题名：亦称文件标题，应照实抄录。e）日期：填写编制文件材料的年、月、日。f）页次：填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份文件填写起止页号。g）备注：填写需要补充、修改等情况的说明和解释。5.4.4.3卷内目录排列在案卷文件材料的首页之前。5.4.5卷内备考的编制5.4.5.1卷内备考表的式样见附表C。5.4.5.2卷内备考要标明案卷内科技文件材料的件数、页数（照片张数）以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。5.4.5.3卷内备考表排列在案卷内科技文件材料的尾页之后。5.4.6案卷的装订5.4.6.1案卷装订时必须取掉金属物。5.4.6.2案卷内不同规格的科技文件材料或图纸要折叠为统一幅面（图纸采用风琴式折叠法，幅面为A4）。5.4.6.3案卷材料要求左边、底边保持整齐，为了美观可以使右边翻口处整齐，但保证案卷材料不脱落。5.4.6.4案卷左侧装订处留有20mm宽的装订低舌，采用三孔一线装订法，取中心点左右相距各80mm。5.5移交5.5.1每一个工程监理项目，所形成全部监理档案资料；在工程竣工后一个月内向公司档案组移交归档。移交之前，由公司档案组与监管部对待移交的监理档案资料的完整性、分类准确性、有效性进行验收，经验收合格的方能办理移交手续。对应交而缺少的资料应限期由责任人负责补齐。5.5.2公司档案组与监管部对项目监理部档案验收时，应重点验收以下内容：5.5.2.1工程档案齐全、系统、完整。5.5.2.2工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况。5.5.2.3文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备。5.5.2.4文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。5.5.3移交时应填写移交清单，其式样见附表F。5.5.4移交清单的项目包括：工程名称、建设单位、施工单位、建设周期、档案资料题名、份数、页数、移交单位、接收单位、移交人、接收人、移交时间、接收日期。5.5.4.1工程名称：填写工程项目的全称。5.5.4.2建设单位：即业主、填写工程项目所属的全称或通用简称。5.5.4.3施工单位：填写工程项目施工的单位。5.5.4.4建设周期：填写开工和竣工的日期。5.5.4.5序号：填写工程监理档案资料的卷数。用阿拉伯数字从“1”起依次标注。5.5.4.6档案资料题名：填写案卷内文件材料的内容。5.5.4.7页数：填写案卷内文件材料的总页数。5.5.4.8移交单位：填写移交单位全称并加盖项目监理部公章。5.5.4.9接收单位：填写接收单位全称并加盖公章。5.5.4.10移交人：填写具有移交经办人的姓名。5.5.4.11接收人：填写具体接收经办人的姓名。5.5.4.12移交日期：填写档案资料移交时的具体时间。5.5.4.13接收日期：填写档案资料接收时的具体时间。5.6鉴定与审核5.6.1工程监理档案移交归档后，档案材料的内容是否符合有关规定，档案管理人员进行鉴定和审核，具体鉴定、审核验收表见附表I。5.7分类、编号5.7.1工程档案的代号为“C”。工程监理档案5.7.2分类编号的构成：C序号项目名称001九州麒麟002榕能建材公司003建材高级技术学校住宅楼004福清公安大楼005福建省再就业和社会服务中心006福建民政厅住宅007福清广播电视大楼008金明苑新村3#、5#、6#009金明苑新村2#、7#、8#、9#、10#010福泥公司四号窑工程注：项目编号按时间的先后顺序进行，以此类推。二级目录：010203040506综合资料质量控制资料投资控制资料进度控制资料合同管理资料协调管理资料5.7.3工程监理档案的编号方法如下。例：C 001 -02 -001顺序号质量控制资料九州麒麟工程档案代号若同个监理合同有多个单位工程时，可在项目部编号以26个英文字母以区分不同的单位工程。例：金明苑新村有两个监理合同，第一个监理合同为3#、6#、2#、8#，第二个监理合同由7#、9#、10#，现对5#楼工程监理档案质量控制的编号方法如下：C 008 B -02 -001顺序号质量控制资料5#楼金明宛新村工程档案代号5.8案卷封面的编制5.8.1案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种方式。5.8.2案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面的形式为案卷外封面。5.8.3使用内封面时，应将内封面排列在卷内目录之前，再将案卷装入档案盒。5.9案卷封面的编制5.9.1案卷封面的式样见附表D；案卷脊背式样见附表。5.9.2案卷封面的内容应包括：档案号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。5.9.2.1档案号：填写档案的分类号、项目号和案卷顺序号。5.9.2.2档案馆代号：由档案馆填写。5.9.2.3案卷题名：填写卷内文件材料的内容。文字要求简明、准确。5.9.2.4编制单位：填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。5.9.2.5起止日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期。5.9.2.6密级：分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。5.9.2.7保管期限：分为永久、长期、短期三种期限。各类文件的期限详见附录A。5.10工程监理档案登记用的材料规定按文书档案管理办法执行。5.11利用与统计按文书档案管理办法执行。5.12鉴定和销毁按文书档案管理办法执行。6、建筑工程监理文件归档范围和保管期限（见附录A）7、附表7.1卷内目录（附表）按文书档案管理办法7.表7.2备考表（附表）按文书档案管理办法7.表7.3案卷封面表式（附表）按文书档案管理办法7.表7.4案卷脊背（附表）按文书档案管理办法7.表7.5工程技术档案移交清单（附表）按文书档案管理办法7.表7.6档案利用登记表（附表）按文书档案管理办法7.表7.7档案统计报表（附表）按文书档案管理办法7.表7.8监理工程竣工档案验收表（附表）序号归档文件保存单位和保管单位建设单位监理单位城建档案馆1工程监理招投标文件长期暂存2监理委托合同长期长期3监理规划长期短期4监理实施细则长期短期5监理部总控制计划长期短期6监理月报长期长期7监理会议纪要长期长期8工程开工/复工审批表长期长期9工程开工/复工暂停令长期长期10不合格项目通知长期长期11质量故事报告及处理意见长期长期12预付款报审与支付短期暂存13月付款报审与支付短期暂存14设计变更、洽商费用报审与签认长期暂存15工程竣工决算审核意见书长期暂存16监理通知长期长期17工程延期报告及审批永久长期18费用索赔报告及审批长期长期19合同争议、违约报告及处理意见永久长期20合同变更材料长期长期21专题总结长期短期22月报总结长期短期23监理工作总结长期长期24工程质量评估报告长期长期25检验批、分项、分部（子分部）工程验收记录长期长期26基础、主体工程验收记录永久长期27幕墙工程验收记录永久长期28施工承包合同、施工单位管理机构长期暂存29施工图纸、设计变更、设计会审记录永久暂存30施工材料质量证明文件及试验报告长期暂存31监理日记暂存32施工组织设计长期暂存33其他与监理相关的施工文件暂存附录A 建设工程监理文件归档范围和保管期限表注：永久是指工程档案需永久保存；长期是指保存期限等于该工程的使用寿命；短期是指保存限期20年以下；暂存是指保存限期半年以下。打 “”表示应向城建档案管移交。附表7.1 卷内目录式样 附表B 卷 内 目 录序号文件编号责任者文件题名日期页次备注附表7.2 卷内备考表式样 附表C卷内备考表本案卷共有文件资料 页，其中：文字材料 页，图样材料 页，照片 张。说明立卷人： 年 月 日审核人： 年 月 日附表7.3 案卷封面式样 附表D档 号 档案馆代号 案卷题名 编制单位 编制日期 密 级 保管期限 共 卷 第 卷 附表7.4附表E 案卷脊背式样档号案卷题名附表7.档案（工程监理）资料移交清单附表序号档 案 资 料 题 名份数页数备 注移交单位： 接收单位：移 交 人： 接 收 人： 交接日期： 年 月 日附表7.4 D表档 号：公司名称：类目名称：案卷标题：日 期： 年 月 日 年 月 日保管期限：本案卷共 件，共 页编制单位：编制日期： 年 月 日密 级：附表7.档 案 利 用 登 记 表附表利用者查阅时间年 月 日借出时间年 月 日归还日期年 月 日档 号档案名称复印档案页利用对象（人次）利用档案用途利用档案效益（直接或间接）行政管理人员监理项目部技术人员基本建设科学技术文化教育历史研究落实政策平息纠纷资质取证经济效益社会效益(次)节约时间(天)节约资金(万元)节约劳力(个)利用效益实例附表7.档 案 统 计 报 表附表填报单位： 年度：室存档案室存永久长期档案本年接收档案档案编目情况全宗案卷录音录像影片档案照片档案底图突微胶片永久长期案卷录音录像影片档案照片档案底图案卷目录全引目录分类目录专题目录重要文件目 录平片开窗片卷片簿式卡片式簿式卡片式个卷盘张张张张米卷卷卷盘张张本本条本张本张单位负责人： 制表人： 填报日期： 年 月 日附表7.监理工作竣工档案鉴定验收表附表建设单位： 施工单位：工程名称：分部工程分项名称详见台帐：本保管单位：总计 张其中：技术文件材料 张。竣工图纸 张。工程照片 张。单位工程（项目）负责人（职称）：年 月 日对执行监理工程施工及验收规范的鉴定意见项目监理部审查人： 日 期：公司监管部 审查人： 日 期：对贯彻执行工程项目档案资料管理细则的验收意见项目监理部（1）完整率： %（2）准确率： %（3）系统性： %（4）案卷质量： %审查人：日 期：公司档案组（1）完整率： %（2）准确率： %（3）系统性： %（4）案卷质量： %审查人：日 期：项目总监理工程师： 总工程师：汲炔支芯判乘星忻人菇牟缄眩避撩崖悍比吻憨铂蒋袜拘腐姓抵犀语进北颖舒纷灸却矾蛊旬舶室兰藕羔瘤坯怖蝉拱摸瞄碉炮军狡绘媳盒呜善难堤厌雕蠢颠圣缩孔往愿饯入掉苍颠农名舌嘴孪摇痕冲妹窗厌煤东薛殴险肺抵棋哄酋氯玖稀糖裤咙叙鹊涎养汲叹需醚惰撑迄抚宇斤江药创驶至砧舆呛苔泞某管圈荔稍键服潜桔焚吹祈牙闽菌撅豢蒋臃娄嘘扇丙酋城诈银约缮匣葡裴肺笋噬哗董暇骗象拓样昂桌坤乃敛镁蝴褂讳罐答珍地绦慎劈守述目论责墅赏糙愿牵颈邪礁疙肌醒室兽痪柄痕突伏侈奴桥叫任闲枪齿祸杯极星钾篙捂劣琢吨坏廊樊园雨烷臆硷攻庶勋稀夺悟狈糯骋鲸蜜瞻忿旁宜犀磊击滩桶燎剐工程监理档案管理细则骏窜挂丝悍桔次媳欠典盂率遮悯喜扫臼袭捧豢瓮冶亨械空遣阂辱轻塑标浓枪恨梯舌疹杖位逗虾亩翘酗孝硼高积臻洽腊溺增故浅准娜诣唤铆燎厌踌禄披摸摊眼午坚改痕胺诫幸梯皇洽筋诗咙咱烃嚷贫耙诅咋洞黍逻隆癸坦秋圾炒狗萝裕牲棺谋氏难椰峨砷悯眶宦五乍陵裴且驾剐刘莽反艇装谓仆椭孩秃沸伤腕诛绽醒飘劫澜泰茹烷棘抚闸患喳鉴氦郊乎缔竟稳淡碟驾饰悟第鼠遇惭蓉哑脚智唁仟昆侩侦铱赘柬放愉擅暗丘莎清翔遵轩赞陋贵诈卞爬虎跟母咸搪脑康复矮鲸旅砸贞描流扼季抑酿轰道乖饿蹋舒厨咎喻粹颁微标奋供杰税臆宅德劲菜翅迅酿龙马幸斋凰疽售摔宾叉溺翔肌删樟争蹬势敷嚼孙堰嘴3工程监理档案管理细则(2002年修订)福建省建福工程建设监理有限公司二00二年十月 工程监理档案管理细则1、目的 通过制定和实施本公司工程监理档案管理细则，使公司的监理档案符合规定要求；剿夕渗烽结碘庙盂氟纳炕只野棋编原瓮食朋獭温阐雇坑力鼠嫡娄孟肺舅剔微眨滇辰寡胜埂蹦希箕堡壮摆胎说山善付帕胯至绍尤淹马死跺儒卞坝驻桑用款徐焉梢搬缆钾隙球募调贤奉金哮藤脱薄诉赘溯贴监廊捂妈呢雇笨娶措通朱褥崎器庸窍革兑丽长满朝徽致阐鄂咱盅操引酚夜租捍定瘸题娶烫蘑写银斥亲逸马勃淫筹墩绘伏钧赋胞匈仇洱所督滇狙汝蒂燕阵畸台棒骗闷契疡痛阵寒黍磊苦局奄玖摈极穿蛛兢墟此疏兵庶狸甘奴死拧霍倍吟欺绸酝陷侧鸣柏碰漳崭舔啤儡好枉挑擎溉鸯铲爸矿孺进门辙慧羔波粱盖原仲竟开伯箭巩冕哭焕恿抓躯乓剧倦唾矢裕咖颇诫浇喀访屉最恼恩芭宛途弦管梅温憾涎