新区城市管理局合同管理办法.doc

新区城市管理局合同管理办法

一、总则
1. 为进一步规范我局的合同管理工作，规范我局建设、养护、市政等工程项目招标投标活动，正确处理政府与合同相对人的法律关系，维护当事人的合法权益，确保工程质量，提高投资效益，保证国有资产的安全，根据国家相关法律、法规的规定，结合我局实际，制定本办法。
2. 本办法所称合同指我局及其部门在履行职责、提供公共服务和自身建设需要时，与自然人、法人和其他组织协商一致达成的协议。
3. 本办法所称的建设、养护、市政等工程项目招标投标，是指招标人以招标的方式，将建设、养护、市政等工程项目的勘察、设计、施工、工程咨询、工程监理、工程管理以及与工程有关的重要设备和材料采购等任务，由投标人通过竞争承接任务。
4. 本办法所指合同均应采用书面形式，明确双方的权利、义务和责任，有关修改合同的文书、图表、传真件、纪要、备忘录、签证等均视为合同的组成部分。
5. 工程合同应在经济事项发生前签署，禁止工程类业务未签署合同即先行施工。
二、合同的拟定
6. 凡本区行政区域内的各类新建、改建、扩建、迁建、拆除、长期养护等工程项目，根据《关于进一步规范无锡新区建设工程招标投标活动的若干办法》确定合同相对人。
7. 各业务部门在通过招标投标、比选或以其他方式确定合同相对人后，10个工作日内完成合同文本的起草，超过10个工作日的，须向领导书面说明合同文本滞后的原因。
8. 合同起草前，合同承办部门或承办人必须审查对方当事人的合法资格，如经营范围、履约能力、资信状况等，须提供担保的还必须审查担保人的担保能力。其任何一项审查不合格的不能签订合同。
三、招标投标方案审定流转
9. 各业务部门收到工程立项批复后，对项目进行调研评估，拟采用招标投标程序的，经办人填写《新区城市管理局工程招标文件审核表》，将立项批复、书面的项目调研评估意见一并交实施部门负责人进行初审。
10. 部门负责人对上述文件进行初审，同意则转法务人员，否决则退回。
11. 法务人员根据法律要求对上述文件初审并签署意见，同意则继续流转，交分管领导复审；法务人员对招标材料予以否决的，则由经办人退回修改。
12. 分管领导对上述文件进行复审，同意则转局领导审核，否决则退回修改，重新流转。
13. 局领导对上述文件进行审核，同意则由经办人实施项目招标投标项目，否决则退回修改，重新流转。
14. 招标投标程序结束，确定中标人后，各业务部门经办人拟定合同文本。
15. 各业务部门负责其业务范围内的项目招标投标，法务、分管领导、局领导对其招投投标予以监督。
四、合同的流转
16. 合同拟定后，经办人填写《合同签订审核文稿》，将合同稿一并交由业务部门负责人审核。
17. 部门负责人对合同稿进行初审，同意则转法务人员，否决则退回。
18. 法务人员根据法律要求对合同稿初审并签署意见，同意则继续流转，交分管领导复审；法务人员对合同稿予以否决的，则由经办人退回修改。
19. 分管领导对合同稿进行复审，同意则转局领导审核，否决则退回修改，重新流转。
20. 局领导对合同稿进行审核，同意则由经办人报审计部门会审，否决则退回修改，重新流转。
21. 审计部门对合同稿进行会审，同意则由经办人交管委会领导审定，否决则退回修改，重新流转。
22. 管委会领导对合同稿进行审定，同意则由经办人交局领导在合同文本上签字，由印章保管人盖章，否决则退回修改，重新流转。
23. 各业务部门根据法务人员及领导意见及时对合同文本进行修改。
五、合同动态管理
24. 各业务部门建立合同管理制度，明确合同管理的人员。
25. 各业务部门负责合同履行，对合同履行过程中发生的纠纷和发现的问题及时向有关领导汇报并提出具体的解决方案。
26. 合同订立后，各业务部门对合同履行进行监控，经办人员应及时掌握合同执行情况，定期将合同执行情况报告报送领导批阅，强化合同动态管理，形成定期工作报送制度。合同执行情况报告须由项目经办人、部门负责人签字确认。
27. 对于工程类合同，项目负责人定期进行工程施工情况报告，报告须由经办人、部门负责人签署；工程中所有涉及双方的工程活动，如材料、设备、各种工程的检查验收，场地、施工图的交接，各种文件（如会议纪要、索赔和反索赔报告、账单）的交接，都应有相应的手续及签收证据。工程施工过程中，项目负责人要进行跟踪、检查监督，收集合同实施的各种信息和资料，进行整理和分析，将实际情况和合同计划资料进行对比分析。如出现偏差，分析产生偏差的原因，提出纠偏建议。分析结果及时呈报领导审阅和决策。
28. 对于养护类合同，须明确考核标准和实施细则。项目负责人须定期对养护项目检查监督，进行考评，考评须由经办人、部门负责人、督察处签署，合同相对方予以签收。定期考评结果及时呈报领导审阅和决策。
29. 对于采购类合同，须明确卖方按质、按量、按时地将采购物资的所有权转归买方，明确规定是否保修、保修期限、费用负担等。采购项目负责人负责采购物资的清点，采购项目负责人和部门负责人在固定资产验收单上签字确认。工程类采购的物资，经办人须定期对采购物资进行清点。
30. 对于零星施工合同，项目经办人须根据实际情况拟定合同文本，明确项目要求。合同中约定的承包项目工程全部完成，项目经办人须对合同完成情况进行详细说明，并呈报领导审阅。
31. 局领导、分管领导、法务人员对各业务部门的合同进行动态监督管理，有关合同的订立、履行、变更、解除和终止等事宜由法务人员对各部门实行指导。
32. 合同承办部门应注意保存与合同相关的证据材料。
六、合同款支付
33. 各业务部门项目经办人负责合同款项支付的经办。
34. 按合同约定支付合同款项。经办人需填写《项目请款流转单》，同时收集合同文本、合同执行情况报告、竣工报告、审计报告等材料，交部门负责人复核；部门负责人复核同意后交法务人员复核，否决则退回；法务人员复核同意后交分管领导复核，否决则退回；分管领导复核同意后交财务经办人复核，否决则退回；财务经办人复核同意后交财务分管领导审核，否决则退回；财务分管领导审核同意后交局主要领导审批，同意后由财务部门付款，否决则退回。
35. 合同执行情况报告中如工程存在质量问题或履约过程中承包单位存在违约情况等，各部门经办人应做出详细说明及处理意见，报财务部门审阅。
七、合同资料管理
36. 各业务部门的合同资料由各部门自行管理。
37. 每一合同履行完毕或长期合同的每一阶段完成，经办人员应及时将上述有关资料整理清楚，及时存档，以上资料不得随意得置、销毁、遗失。
八、责任
38. 各合同承办部门违反合同管理相关规定并造成损失的，依法追究经办人和责任领导的责任。
39. 因故意或重大过失造成重大损失或者重大负面影响的，由有权机关依法给予相应处分；涉嫌犯罪的，依法移交司法机关处理。同时，将处理结果纳入依法行政责任制的目标考核。
九、附则
40. 本办法适用于无锡新区城市管理局及所属各部门。
本办法自发布之日起生效实施，解释权归无锡新区城市管理局。 合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
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