财务报销管理制度.doc

财务借款和报销管理制度第一部分 总则第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,提高财务管理水平，特制定本制度。第二条本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、零星采购费用及专项支出等,以下分别说明相关费用的借款流程和报销流程。第三条本制度适用公司全体员工。 第二部分借款规定第四条 出差借款出差人填写出差申请表（见附表一），经部门主管领导审核，总经理或授权人批准后按批准额度到财务部办理借款。第五条 借款流程（一）借款人填写借款单，注明借款的事由、借款金额（大小写完全一致，不得涂改），现金或支票。（二）借款审批1、出差借款以出差申请单为借款单的附件，不再履行审批手续。2、个人借款：一般不予借支，特殊情况下需借时，由总经办核查工资，具备借款条件的由核算主管在借款单上签字确认，主管领导审核，常务副总或授权人批准。如不具备借款条件，可由经济担保人担保借款，担保人签字后，再按上述程序办理审批签字。个人借款额度不得超过当月工资。3、零星采购借款：由常务副总审批，总经理或授权人批准。4、外协借款：由生产部部长和财务外协会计共同确认，常务副总审核，总经理或授权人批准。5、其他临时借款：如业务费、周转金等，由常务副总审核，总经理或授权人批准。第五条 财务部凭审批后的借款单办理付款手续。第六条 除周转金外的其它借款，原则上不允许跨月借支。第七条 借款未还者，原则上不能再次借款，逾期未还借款者转为个人借款，从工资中扣回。第三部分 费用报销规定第八条 日常费用报销规定（一）日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算周期内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。（二）费用报销一般规定1、原则上所有费用均需申请，经总经理签字同意.2、原则上哪个部门发生的费用由哪个部门人员负责报销。3、报销人必须取得相应的合发票据，且发票背面有经办人签名。4、填写报销单应注意：根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。 5、按规定的程序报批。一般费用由部门负责人审核，总经理审批。特殊情况下还须由相关部门确认，财务部复核，总经理批准。 6、报销5000元以上需提前一天通知财务部备款。7、对违反规定用途和不符合开支标准的支出，财务不予报销。8、原则上当月的帐须当月报，不得跨月报销。如当月未办理报销手续的，月终从借款人的工资中扣除，报帐后再予以返还。9、所有费用在总经理批准报销前，均需经财务部进行复核。未见财务复核签字，总经理不予批准。第九条 差旅费报销规定一、出差补贴标准（一）出差分为短途和长途。按在外是否过夜区分短途与长途。不过夜当日返回即为短途；在外过夜不能当日返回即为长途，长途出差天数由在出差申请表上明示。（二）员工短途出差视为出勤，只报交通费及伙食费（伙食费按10元/天标准计算）。（三）长途出差补贴标准（食宿包干）（元/天/人）：职务市区外省内省外省会城市地级市一般人员408060一般管理人员5012080部门负责人80200160副总经理以上200240200（四）计算补贴时，以回厂时间界定。12：00以前回厂的，不计算出差补贴；12：00以后回厂的按半天计算出差补贴。二、员工出差交通报销标准（一）员工出差乘坐交通工具报销标准：1、公司总经理以上领导可乘坐飞机、软卧、轮船二等舱。2、部门经理级可乘软卧、硬卧、轮船三等舱，坐飞机需报总经理批准。3、其余员工乘坐火车硬卧、轮船四等舱，坐飞机需报总经理批准。（二）员工长途出差交通费，副总经理级（含）以上人员的陆路交通费实报实销；其余人员不得随意乘坐出租车，如有特殊情况需乘坐出租车时，需经总经理批准。（三）员工在本市内出差，只报销公交车票。公交车票除二人及以上同行外均不得连号。无特殊情况，不得报销出租车票。三、差旅费报销规定：（一）食宿费按上表实行包干制、交通费按规定标准执行，超标自付（总经理特批的，按特批执行），节约归已。（二）客情费由领导书面核定，总经理批准后报销。特殊情况，先口头申请，再补单。同时以补贴标准扣减住宿费后的费用按比例（早餐20%、午餐或晚餐40%）扣减出差人当天的伙食补贴。如出差时对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等不予报销相关费用。（三）员工出差返回后5个工作日内报销，未按规定时间报销的，财务部应在当月工资中扣回预借的差旅费，待报销时再行支付。（四）超过一个月以上的出差单据，假票据或不符合规则的票据，财务部不予以报销。（五）如和上级领导一同出差，出差标准按“就高不就低”的原则计算。如实行实报实销的，不再按出差标准单列报销。（六）财务部有权对差旅费的真实性进行考核。（七）出差人在报销限定期限内根据差旅费用标准差旅费报销单，经部门负责人验证，财务部审核，总经理批准后办理报销手续。第十条 电话费报销规定(一)移动电话费:为了兼顾效率与公平的原则,员工的手机费用补助依据岗位的性质和职位不同设定不同的标准,具体详见人力资源管理制度第九章。（二）固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，员工在上班期间不得打私人电话。固定电话费由财务部统一支付。若遇电话费异常变动，财务部应至电信局查明原因，特殊情况报总以理批示处理办法。固定电话费报销审批流程：经办人填写费用报销单并附正式发票，经使用固定电话的部门负责人确认，财务部负责人审核，总经理批准后，财务部办理报销手续。第十一条 交通费报销规定（一）员工因工需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，不符合派车条件或无车的情况下主管领导同意后乘公交车办公事，原则上不允许坐出租车。特殊情况，应征得主管领导同意；（二）员工整理好车票，在车票背面签经办人的名字，按规定填好费用报销单，经部门负责人审核，总经理批准后到财务办理报销手续。第十二条 零星采购费用报销规定 （一）各部门根据需求及库存情况编制采购计划，所有的采购计划经部门主管领导审核，物资部库管员确认，常务副总批准后交采购员实施采购，任何签字不全，均不能进行采购。（二）采购的物品购回公司后，采购员持采购计划到物资部库房办理入库手续。（三）采购员整理好采购原始票据（包括结帐小票）及出入库单，填写费用报销单，经常务副总审核，总经理批准后到财务办理付款或冲抵借支手续。第十三条 招待费、培训费、资料费报销规定 （一）费用标准1、招待费：为了规范招待费用的支出，300元以下的（含）须征得副总同意；300元以上的招待费应经总经理的批准，业务部部长除外。2、培训费：为了便于公司需要统筹安排，此费用由总经办根据各部门培训需求编制培训计划报总经理审批。3、资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写资料购买申请表（附表二），经总经办主任审核，总经理或常务副总批准后再实施购买。4、其他费用：根据实际需要据支付。（二）报销流程1、招待费由经办人按费用报销的一般规定执行。审核人为主管领导，批准人副总经理。 2、培训费由总经办按费用报销的一般规定执行。审核人为总经办主任，批准人为总经理。3、资料费在报销前需到公司资料管理员处办理资料登记手续，资料管理员在票据后面签字确认后按费用报销的一般规定登记手续，审核人为部门负责人，批准人为总经理。4、其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。第十四条 外协费用及零配件外协维修费用报销规定 外协费用及零配件外协维修费用的报销按外协管理制度和设备零配件外协维修管理制度的规定执行。第十五条 专项支出财务报销规定 （一）专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项经费等。（二）软件及固定资产报销规定1、填写购置申请：由相关部门填写购置申请，并经总经理批准。2、费用标准：按相关的合同协议及批准生效的购置申请执行。3、结帐报销：（1）资产验收（软件安装调试）无误后，须办入库的经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；无须办入库的，要附验收单；（2）报销单由主管领导确认，常务副总审核，总经理批准。（3）财务部根据审批后的报销单以支票的形式付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续。（三）其他专项经费：包括其他专门立项的费用（含咨询顾问、广告宣传活动经费、公司员工活动经费，基础设施维修费及其他专项费用）支出。1、费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门负责人根据实际需要向总经理提交请示报告（含项目可行性分析，费用预算及相关效果预策等），经常务副总签署审核意见后报总经理审批。2、审核后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。3、签定合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由公司法律顾问审核，合同应注明付款方式等）。4、付款流程：（1）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）。（2）按程序审批：主管部门负责人审核签字，财务复核，总经理批准。（3）财务部根据审批后的报销单付款。（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续。第十六条 车辆费用报销规定 （一）车辆费用包括燃油费、过桥过路费、维修保养费、停车费、违章罚款及国家强制征收的各种费用。（1）所有违章费用自行承担，公司不予报销。（2）维修费或保养费，由司机提出书面申请，经车辆主管人员和常务副总审核后方可实施。人为造成的维修费自行承担。（3）国家强制征收的费用和过桥过路费实报实销。（4）除总经理、常务副总外的其他车辆停车费自行承担，不予报销；（5）因交通事故产生的费用，由相关责任人写出书面报告报主管领导经公司研究后确定费用承担情况。（6）公司领导（总经理、常务副总）用车燃油费实报实销，其他车辆依据总经理批准的额度执行。（二）报销流程由经办人按费用报销的一般规定执行，审核人为主管领导，批准人总经理。 第十七条 报销时间规定为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，报销时间规定为：（一）原则上每周四为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间每月末结帐，该报销日停止财务报销。（二）借支及其他业务的不受以上时间限制，可随时办理。第四部分 报销单据的技术要求第十八条 原始凭证的审核各项报销的原始凭证，经部门负责人审核或必要时相关人员确认后，报财务部审查其合法性并送总经理批准。第十九条 原始凭证应具备的内容1、凭证名称；2、填制凭证的日期；3、填制凭证单位的名称或填制人的姓名；4、经办人的签名；5、接受凭证的单位名称；6、经济业务的内容；7、数量、单价和金额；8、各种发票、收据必须符合中华人民共和国发票管理办法和实施细则的规定。从外单位取得的原始凭证必须盖在填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖章；对外开出的原始凭证，必须加盖原始单位公章，其中办理收款业务的要加盖本单位财务专用章。第二十条 对原始凭证的要求（一）对原始凭证的一般要求1、发票必须是发票联和报销联，用复写纸复写或计算机打印，不得用圆珠笔填写，存根联、发货联、记帐联不能作报销单据。2、内容要齐全，抬头、日期、品名、单价、数量、金额等项目要填写齐全，字迹清楚，大写一致，严禁涂改。3、印章要齐全，须有收款单位公章（或收款专用章）或收款人签字；事业单位收据要有财务专用章；4、临时性购买的农副产品或物资无法取得正式发票时，可使用本公司财务印发的自制单据，自制单据要用墨水笔填写，内容要填写齐全。5、从外单位取得的原始单据（车、船、飞机票等），因保管理不善而被盗或丢失，后果自负。6、报销单的填写一律用墨水笔填写，不得用圆珠笔或铅笔填写。（二）对原始凭证的技术性要求 1、凡填有大小金额的原始凭证，大写与小写必须相等。2、购买实物的原始凭证，必须有手续完备的验收证明。需入库的的物资，必须有出入库手续；不需入库的物资，除经办人在凭证上签章外，必须交给实物保管人员或使用人员验收，并在凭证上签字或盖章。3、支付款项的原始凭证，必须有收款单位或个人的收款证明以及签字，有审批人签字，并有付款依据。4、员工因公出差借款的借据，必须付在记帐凭证上。收回款项时，应另开收据，不得退还原借款借据。5、预付性汇款，由经办人填制付款申请单，作为原始凭证，不得以汇款回单代替。6、属于现金发放性质的的原始凭证，原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的，由代领人签名；由一人代领多人的，须逐个签字，不得通栏划大括号签一个字。7、自制原始凭证应设计科学、格式规范、计算清楚。8、凡凭证内容不全、字迹模糊不清，与经济业务本身内容不符者，应予退回或重新补正。第二十一条 原始票据的粘贴要求（一）在空白报销单上将原始报账凭证按小票在下、大票在上的要求，从右至左呈阶梯状依次粘贴；若票据较少，可直接在正式报销单的反面粘贴（原始凭证的正面与报销单的正面同向）；若票据较多，可在多张空白报销单上粘贴。（二）将已填写完毕的正式报销单粘贴在已贴好的原始报销凭证的空白报销单上（将左面对齐粘贴）。 （三）粘贴票据时要给装订留一定的装订空间，方便装订后还能查阅 。第五部分 附则第二十二条 本制度由总经办组织起草，财务部解释。第二十三条 本制度经总经理批准后生效实施。陕西杰森印务包装有限公司二零零八年十二月十六日附表一出差申请单申请部门申请人申请时间出差事由出差地点预计期限预计费用备注审核人： 批准人：附表二资料购买申请表申请部门申请时间申请时间资料名称用途预计价格备注申请人审核人批准人其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。二培训的及要求培训目的安全生产目标责任书为了进一步落实安全生产责任制，做到“责、权、利”相结合，根据我公司2015年度安全生产目标的内容，现与财务部签订如下安全生产目标：一、目标值：1、全年人身死亡事故为零，重伤事故为零，轻伤人数为零。2、现金安全保管，不发生盗窃事故。3、每月足额提取安全生产费用，保障安全生产投入资金的到位。4、安全培训合格率为100%。二、本单位安全工作上必须做到以下内容： 1、对本单位的安全生产负直接领导责任，必须模范遵守公司的各项安全管理制度，不发布与公司安全管理制度相抵触的指令，严格履行本人的安全职责，确保安全责任制在本单位全面落实，并全力支持安全工作。 2、保证公司各项安全管理制度和管理办法在本单位内全面实施，并自觉接受公司安全部门的监督和管理。 3、在确保安全的前提下组织生产，始终把安全工作放在首位，当“安全与交货期、质量”发生矛盾时，坚持安全第一的原则。 4、参加生产碰头会时，首先汇报本单位的安全生产情况和安全问题落实情况；在安排本单位生产任务时，必须安排安全工作内容，并写入记录。 5、在公司及政府的安全检查中杜绝各类违章现象。 6、组织本部门积极参加安全检查，做到有检查、有整改，记录全。 7、以身作则，不违章指挥、不违章操作。对发现的各类违章现象负有查禁的责任，同时要予以查处。 8、虚心接受员工提出的问题，杜绝不接受或盲目指挥；9、发生事故，应立即报告主管领导，按照“四不放过”的原则召开事故分析会，提出整改措施和对责任者的处理意见，并填写事故登记表，严禁隐瞒不报或降低对责任者的处罚标准。 10、必须按规定对单位员工进行培训和新员工上岗教育；11、严格执行公司安全生产十六项禁令，保证本单位所有人员不违章作业。 三、 安全奖惩： 1、对于全年实现安全目标的按照公司生产现场管理规定和工作说明书进行考核奖励；对于未实现安全目标的按照公司规定进行处罚。 2、每月接受主管领导指派人员对安全生产责任状的落