服务项目分包管理规定.docx

集团文件发布号：（9816-UATWW-MWUB-WUNN-INNUL-DQQTY-19882）

服务项目分包管理规定

服务项目分包管理制度
1.0 目的：
规范服务项目分包管理，合理控制服务成本，保证分包服务项目的质量和时效性。
2.0 适用范围
公司物业管理日常服务分包项目：外墙清洗保洁、绿化、垃圾清运、专项服务（如电梯水泵维保）；今后如有增加参照以下方式处理。
3.0 职责
3.1由公司接受服务的相关部门确定相应分包服务方式报公司审批，由公司与服务供方签定服务分包合同，合同应包括服务项目、完成时间、质量标准、应负责任等。。
3.2 由行政办公室、品质管理部、财务审计部及相关部门负责对供方进行评选。
3.3服务质量履行的验证由行政办公室归口监督管理，品质管理部及管理处等部门具体实施验证。
4.0 工作程序
4.1.1 公司成立招标工作小组，其组成人员包括：行政办公室、品质管理部、财务管理部、招标申请部门。定标时由招标工作小组集体决策。
4.1.2 招标应采用公开招标或邀请招标的方式，但无论采取何种方式，都需有三家以上的投标单位参与竞标。
4.1.3 整个招标过程必须保持透明度，各部门积极配合、全面沟通、信息共享，杜绝暗箱操作。
4.1.4 做好保密工作，任何人均不得泄露标底、投标文件、评标、定标等内容，以保证招标的公正性与效果。
4.1.5对全委项目的服务/工程外包招投标工作，应按照委托合同的约定执行。
4.2.1服务项目分包投标单位应提供的有关信息
a)供方法人资格证明文件；
b)服务业绩证明材料；
c)投标报价；
d)服务项目分包合同样本。
在与供方沟通前，应确保规定的服务要求是充分的，上述资料由投标单位提供。
4.3服务供方评价
4.3.1合格服务供方应具备的条件：
a)应在工商部门注册、具有法人资格及相应的资质；
b)有从事过类似服务项目的优良业绩；
c)良好的质量保证能力；
d)有承担相应服务项目的工作条件和实力；
e)服务供方在提供服务前，应提交对分承包项目的服务报告，报告内容必须有分包方责任人、服务标准、分包服务方案、完成时间、质量保证等。
4.3.2对已多次承担服务项目的供方评价：
a)根据4.3.1条款规定的条件，供方提供充分的证明材料；
b)公司接受服务的部门负责对其相应服务项目进行评价，填写《供方评定记录表》，对其服务质量、工作能力予以评价。
4.3.3对第一次提供服务的供方的评价：
a) 招标工作小组根据服务供方的营业执照、人员素质技能证明材料、市场调查业绩及所提供的初次试用，进行供方的初步选择；
b)试用期为一至三个月，行政办公室会同品质管理部及接受服务部门对其服务质量进行检查。
4.3.4对所有合格的服务供方应列入《合格供方名录》，报总经理审核批准。
4.3.5对服务供方在服务过程中出现的重大事故或业主方对某一服务连续三次投诉的严重不合格，管理处填写《不合格通知单》，通知服务供方限期改正。管理处按要求跟踪验证纠正效果，如连续两次仍不符合要求，管理处报行政办公室审核，总经理批准后，可取消其服务供方的资格。
4.3.6评标成员应客观、公正地履行职务，对自己提出的评审意见承担个人责任。
4.3.7评标应以满足接受服务的部门要求为依据。定标原则为：
A. 能满足管理处的实质性要求，并经评审其投标价格是合理市场价。
B. 同等条件下，原来与公司有过良好合作关系的投标方优先中标。
4.3.8招标小组成员对各投标书内容进行分析评比，由行政办公室填写《文件呈批表》，确定中标单位，报总经理审批后与中标单位签订合同。合同一式五份，中标单位两份，我方三份（行政办公室、财务审计部和管理处各一份）
4.4对合格供方的定期复评
行政办公室（接受供方服务部门）每年对合格物资（长期服务）供方进行一次跟踪复评，填写《供方服务分包评定表》。评价时采用百分制，质量评分占60%，其他（如价格、售后服务、服务态度等）评分占40%。评分总分低于60（或质量评分低于42），应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，报总经理批准，但须加强其供应服务的验证，并执行4.3.5条款。