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用友软件股份有限公司-北京区报销制度
北京区财务服务中心报销规范发布
北京区财总字(2012)第01号
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用友软件股份有限公司-北京区报销制度
北京区财务服务中心报销规范发布
北京区财总字(2012)第01号
根据用友软件股份公司(以下简称“股份公司”)相关制度结合北分、中央、电信、银行/非银行事业部业务实际,按照“量入为出、开源节流、预算运营”的原则,特制定费用报销和借款管理制度(以下简称“本制度”)。本制度适用于北京分公司、中央大客户事业部、能源事业部、军工事业部、电力业务部、电信事业部、银行/非银行事业部。
1.管理原则 3
1.1.总原则: 3
1.2.服务原则: 3
1.3.执行原则: 3
2.报销时间规定及月费用含义 3
2.1.报销时间规定 3
2.2.月费用的含义: 4
2.3.月费用报销时间要求 4
2.4.大额用现须提前通知出纳 4
3.报销单填写规范 4
3.1.支出凭单填写规范: 4
4.各类费用审批流程/方式/权限 5
5.各项费用报销规定 8
5.1.差旅费 8
5.2.招待费 13
5.3.交通费和通讯费 14
5.4.会议费 15
5.5.办公用品 15
5.6.宣传费 15
5.7.印刷费 16
5.8.咨询费 16
5.9.实施与服务外包费用 16
5.10.第三方采购费用报销: 17
6.网上报销管理规定 17
6.1.网上报销业务范围 17
6.2.网上报销单打印机及用纸 17
6.3.网上报销单据转达 17
7.借款管理规定 18
7.1.员工借支: 18
7.2.预付款项 18
7.3.专项借支 18
8.票据/发票规范要求 19
9.票据/发票丢失处理办法 20
9.1现金付款的原始单据丢失,责任由丢失人自负,不予报销。 20
9.2支票或汇款的发票丢失 20
9.3普通发票和增值税发票分别按如下规定处理: 20
10.违规报销罚则 20
1.管理原则
1.1.总原则:
开源节流,以工作实际需要为主导,在年度预算范围内,严格管理各类付款。
1.2.服务原则:
流程清晰、及时便利;
1.3.执行原则:
² 业务报销及借款执行逐级(两级为主)审批制度。
² 借款仅限业务所需的借款。
² 借款报销的经办人应为费用发生本人,除日常固定移动通讯费和交通费外,其他性质的费用不得委托与业务无关的人员代办。
² 北京市内对公业务发生额在1000元[含]以上,应使用支票或网银转账结算;异地对公业务发生额在10000元[含]以上,应使用汇款结算。
² 对公付款业务禁止对个人划账;
2.报销时间规定及月费用含义
2.1.报销时间规定
每月报销时点要求: 从月初第三个工作日开始至月末倒数第三个工作日,月初前两个工作日和月末最后两个工作日财务部结账,恕不接待报销。
每日报销时点要求:上午9:00至11:30,下午1:00至3:00接纳报销。下午3:00-5:00出纳去银行,此时间段不接纳报销及借款业务。注:网上报销单投递到财务部指定的报销投递箱中(投递箱在18层财务服务中心门外),(中央大客户投递箱在19层公共文印区)投递时间要求不受此时点要求控制。
可跨年报销费用仅限于12月28日以后发生的差旅费,其他费用不能年报销。
2.2.月费用的含义:
为当月发生的费用,发生时间原则上以发票日期为准;差旅费以回公司日期确认发生的月份,定额交通费及通讯费按公司规定“按季度”报销,以每季度最后一个月为发生当月。
2.3.月费用报销时间要求
各月费用须在发生后一个月内报销完毕,不得逾期。逾期报销以每月5%的幅度扣减报销总额,逾期3个月(不含)以上的费用不能报销。
2.4.大额用现须提前通知出纳
如业务所需现金额度2万以上,需提前一天通知财务部出纳岗。联系人:肖薇 联系方式:62307069 邮箱地址:xiaoweif@
3.报销单填写规范
3.1.支出凭单填写规范:
² 报销所提供的发票汇总金额必须大于或等于报销凭单所示数据,如小于支出凭单金额,财务有权只按照现有发票金额进行支付,且后期不再补足。同时票据与支出凭单不符的,通报批评部门经理。
² 支出/借款凭单部门及费用承担部门填写时,必须按各机构部门全称填写清晰。重点注意各机构部门前缀必须要标记;如:央-、军-、银-、非-、电信-等,前端财务助理审批时把关此项信息的准确性;
² 手工报销单请用黑色钢笔或签字笔填写,写明费用列支部门和预算项目等,非专项费用标注“日常费用”或相关项目。所有项目请勿涂改;涂改单据将视外无效单据需重新填写。报销金额应分别以大写和小写方式列示,大写金额在凭单金额填写处必须顶头,大写金额结束后追加¥及小写金额(注:小写金额与大写金额不符财务部有权拒绝支付,并退回重填;实际支付金额小于凭单金额时,要求写明变更原因,并在修正金额处由修正人手工签字确认;不允许实际支付金额大于凭单金额的行为)。领款人处由经办人签字。
² 报销人需在支出凭单的领款人后面标注报销卡(招商银行)卡号后四位。
4.各类费用审批流程/方式/权限
审批过程分为两部分:业务线审批及财务审批。所有费用报销、借款审批流程为:先业务最终审批人,后财务最终审批人。
报销流程和权限按各机构分别列示,见附件。
说明:
² 审批权限不能越级执行,包括越上或越下;一人身兼多个管理角色时执行多个角色中额度最高的审批权限。
² 涉及跨部门费用(含归口管理费用)的情况,要在支出凭单左上角“费用列支部门”处写明计入部门,在本部门经理签字后,需附加支出承担部门的经理签字审批。
² 有审批权限的人员自己发生的费用报销和借款需经上级审批人审批,不得以员工名义申请、自己审批。
² 急需借款、报销单审批人出差的情况下,审批人可以邮件或手机短信方式审批,先行办理;出差结束后审批人须补办正常的审批签字。
² 以下4类支出:服务外包;外购软件、商品;市场费用;IT设备采购;设备(除IT外)采购的,需按照业务类别和权限分别上报股份公司相应的业务主管部门负责人和财务审批后方可对外支付(详见2012年3月股份公司发布的“股份公司各类支出审批权限规定”)。
5.各项费用报销规定
5.1.差旅费
² 差旅费报销实行先申请后报销方式。报销时报销单后需附出差申请单审批邮件打印件。为各部门人员因工作需要,必须出差的,报部门经理及部门经理直属领导批准后方能出差。未经批准的出差,出差费用不予报销。
² 出差借款,应填写借款申请单,(具体要求按股份公司2009年2月26日发布的《关于严格控制差旅费借款的通知》的要求执行)最终审批人为事业部总经理,审批通过后将借款单交财务部申请借款。
² 出差人应于出差后2周内办完上述手续并报销完毕,超出期限财务部拒绝报销。
各项差旅费报销标准和要求:
Ø 往返交通费
类别
飞机
火车
轮船
长途汽车
往返机场、车站、码头的市内交通费
职务
总经理、副总经理、专家、助理总经理
经济舱
软卧
实报实销
实报实销
实报实销
总监、部门经理
超过10小时(以T字头火车行驶时间为标准)
硬卧
二等舱位
实报实销
实报实销
员工
超过10小时(以T字头火车行驶时间为标准)
硬卧
三等舱位
实报实销
每个往返报销一次出租车费
说明:
² 乘坐飞机只限于经济舱,原则上必须购买八折及以下的折扣机票,八折以上机票需经事业部总经理事先同意,报销时需经事业本部总经理在机票背面签字批准方可报销。
² 凡购买机票折扣五折(含)及以下折扣飞机票,通过携程公司或航空公司直销网站订购均可正常报销,五折以上机票必须通过携程公司且使用公司发放的商旅卡订购。凡未按上述规定订购机票的,费用报销时将从报销金额中按照每张机票30元予以扣减。
² 出差前往铁路距离少于10行驶小时(含10小时)的地区,一律乘坐火车。特别紧急业务,需经承担费用的事业部总经理批准方可乘坐飞机,未经批准而乘坐的,只按同程火车硬卧票价报销费用,差额部分由个人负担。
² 由客户承担费用的,交通费应交由客户报销,公司不予报销交通费用。差旅补助需提供飞机、火车等相关票据复印件或机票登机牌原件方可报销。
² 本部已经统一为所有员工购买航空意外保险,因此不再承担个人购买的航空保险费。同一地区不同城市之间的往来,只能乘坐长途汽车或火车,严禁乘坐出租车。
² 公司不鼓励自驾车去外地出差,特殊情况经事业部总经理批准后,可报销相应费用。
² 每个往返全程打车的,另外1次按照40元限额报销交通费用,公司鼓励大家做公共交通不超定额合理费用实报实销。
Ø 住宿费与目的地市内交通费的标准
单位:元/人天
人员类别
上海、深圳
直辖市、省会城市及大连、青岛、苏州、无锡、宁波、桂林、珠海、厦门
其他地区
总经理、副总经理、专家、助理总经理
450
400
350
总监、部门经理
350
300
250
员工
300
250
200
说明:
² 住宿费与目的地市内交通费按标准乘天数计算限额,凭发票在限额内报销,低于限额标准按实报销,超过限额部分个人自理;出差过程中目的地城市召开国际性大型展会期间住宿费标准可适当上浮。如未发生住宿费用,目的地市内交通费报销上限为住宿与目的地市内交通费标准的20%(注必须提供客户方承担住宿的证明或其他有效证明)。
² 住宿发票必须盖有税务或财政监制章(没有税务或财政监制章的住宿收据无效)。无住宿费发票的,一律不准报销住宿费。
² 报销时必须提供住宿明细清单,无明细清单的在限额内按发票金额的80%报销。
² 一次多地出差,报销标准可以合并计算,以节余补超支。
² 同性别员工两人出差应入住一个标准间,报销时应注明。
Ø 项目租房费用
² 承担周期较长的异地项目交付等异地工作,项目所需时间在一个月以上,尽量租房居住;三个月以上的,必须租房居住,不得长期住宾馆酒店。
² 租房应与租赁方签定房屋租赁合同,取得正式发票,凭合同与发票报销。
² 租房时每间居室住至少1-2人。
月租金标准上限: 单位:元
地区类别
上海、深圳
直辖市、省会城市及大连、青岛、苏州、无锡、宁波、桂林、中山、珠海、厦门、汕头、东莞
其他地区
房屋类别
一居室
2200
1500
1000
二居室
3000
2000
1500
三居室
4000
2500
2000
² 如果通过中介租房,中介费均摊到各月房租中。
² 租房时,每居室可一次性报销不超过300元的生活必需品采购费用,报销时需提供购物小票。
² 每套居室每月可报销200元卫生保洁费用(含合同中垃圾处理费)。
² 除以上三类费用外,其他费用参照租房合同酌情处理。
Ø 差旅补贴
² 差旅补贴分为境内差旅补贴及境外差旅补贴。境内指中国大陆境内地区,不包含香港,澳门特别行政区。境外为非境内区域。因公连续出差,公司提供一定额度的差旅补贴。补贴天数:按实际出差天数减半天计算。
² 境内差旅伙食补贴标准:60元/人天
² 到异地参加安排食宿的会议、培训班等无差旅补贴;根据会议文件或通知规定不安排食宿的,视同出差计算补贴。
² 差旅费由客户负担的,按出差实际天数每天60元标准发放;报销时要附上出差往返火车/飞机票的复印件。不附复印件的不发放补贴。
² 乘坐火车,从晚上8时至次日晨7时之间乘车时间6小时以上或其他时间连续乘车10小时以上,可购买同席卧铺车票。凡符合购买卧铺票而未购卧铺票的,按硬座票价的60%发放补贴。
² 境外差旅补贴标准(周六,周日差旅补贴减半计算)
单位:人民币/日
项目
一类地区
二类地区
三类地区
差旅补贴
伙食补贴
160
120
80
市内交通
80
60
40
公杂费
80
60
40
合计
320
240
160
一类地区:美国、日本、韩国、英国、德国、瑞士、法国
二类地区:北欧其它国家(已列入一类地区欧洲国家之外)、加拿大、香港、澳门、澳大利亚、新加坡、台湾、新西兰、俄罗斯
三类地区:亚洲其它国家(已列入一、二类地区的亚洲国家和地区之外)、东欧国家、非洲国家、南美国家
以上地区分类中未包含的国家和地区由本部财务部参照上述分类确定地区类别执行。
Ø 其它规定:
² 凭携程开具的发票报销机票款或者机票改签无实际乘坐日期的,必须提供携程订单
² 出差人员在出差期间发生的餐费、水果、香烟、娱乐、礼品等费用,一律不在差旅费中列支。因业务需要必须开支的,按照招待费的报销流程执行。
² 趁出差工作之便,事先经事业部总经理批准就近回家探亲、办事的,其绕道车、船费扣除出差直线单程车、船票票价计算,多开支部分由个人自理,不发绕道和在家期间的出差伙食补助和住宿费。
² 员工出差期间,因游览或非因工作需要的参观而开支的一切费用,均由个人自理。
Ø 差旅费报销单填写规范:
² 往返机场、车站的市内交通费与长途交通费(机票、火车票)须对应填写。
² 出差地市内交通须按时间顺序粘贴发票,不得打乱顺序。
² 出差期间发生的招待费须按本制度中业务招待费的报销要求另填支出凭单及报销明细附件,与差旅费单据同时提交审核。
² 一次多地出差,须一次性填写差旅报销单进行报销。
5.2.招待费
招待费是指公司及员工为开拓市场、维护关系、实现销售发生的合理费用。
招待客户费用事前必须经部门经理同意才可发生,并事后报其审批。报销招待费用需在费用报销单后附“报销明细附件”(可到财务部领取印制好的“报销明细”单据,也可填写所附Excel表格),列明招待客户的单位名称、人数及事由,由上级审批人在报销单和明细附件上同时签字。
除餐费以外的业务费用无论金额大小均需提供商场的购物小票(或购物清单)。员工报销购买食品费用参照此规定执行。
招待费用必须严格遵守“先申请,再发生,实报销”的原则,即在有费用发生可能前向主管部门经理提出申请,经批准后再发生,发生后按实际发生情况如实报销。
招待费报销时间:费用发生后最长55天内报销,即每月的25日前报销上月的招待费。
5.2.1.加班餐费标准及附单
标准15元,报销时需提供“加班餐费明细表”,用餐发票(加班用餐时发生的实际费用发票)
5.3.交通费和通讯费
交通费和通讯费应严格控制在预算范围内,由部门经理按照预算审定数额控制使用。
交通费和通讯费按每季度报销,两项费用可以合并按照规定的额度报销。如果使用出租车票报销的,需在出租车发票上注明往返地点和客户名称。
非本人的通讯费发票不能报销,报销通讯费的员工,必须保持通讯畅通。
加班交通费指工作日21:00以后及有加班情况的,法定节假日往返公司的交通费。加班交通费用报销时需在周六、日票面上注明周六、周日,正常工作日按加班晚21点以后的时间为核准依据,对于提供连号出租车发票的情况,财务部门将扣留所有连号出租车发票并进行等额罚款。
5.4.会议费
会议费包含会议的场地费、会场布置费、会议资料费、参会人员住宿费、餐费等会议相关费用。赞助会议、研讨会议等性质的费用包含在会议费中。本地会议一律使用支票结算;异地会议汇款结算,零星支出可用现金。
会议费报销时发票内容为“会议费”;参会缴纳的赞助费发票内容为“会务费”;自办会议费包含条幅费用、会议用品、布展费、场租费、会议住宿费、会议餐费、会议演出费用等。
其他附件要求:
1.《会议费报销明细单》
2. 酒店结算清单或承办单位的结算清单或企划公司的结算清单
3. 大于3万元以上的单项预算审批
5.5.办公用品
办公用品费用指购买办公用品所发生的费用。办公用品报销时发票内容为“办公用品”或明细列示具体办公用品内容。员工报销办公用品同时提供办公用品《入库单》。
5.6.宣传费
宣传费指宣传、设计、展板标牌制作等软性广告费用。宣传费报销发票内容为“宣传资料”、“宣传费”;及企划公司和网络公司就网络排名业务开具的“服务费”;发票类别为服务业发票。金额1万元以上要求签定合同,并提供合同复印件。
5.7.印刷费
印刷费指资料印刷、图书、包装制作费用。印刷费报销时发票内容为增值税专用发票的,内容为“资料”“印制”“包装材料”,服务业发票的内容为"设计费”、“制作费”。金额1万元以上要求签定合同,并提供合同复印件。
5.8.咨询费
咨询费指咨询服务费用。咨询费报销时发票内容为:“咨询费”、“服务费”(服务业发票),不接受发票内容为“代开咨询费(服务费)”等代开性质的发票。金额在1万元以上的咨询费要求签定合同,并提供合同复印件。
5.9.实施与服务外包费用
外包费用审核:
(1)签批流程:详见各机构审批流和权限
(2)付款累计比例要小于等于主合同累计收款比例
(3)发票内容:技术开发费、技术开发(除著作权或所有权归买方所有的可以开服务业发票外,其他一律开增值税发票),技术服务(费),技术实施(费)(服务业发票)。
(4)附件:
u 外包合同会签单(首次付款,网上、手工审批各一张);
u 外包付款会签单(网上系统)及线下付款会签单;
u 线下付款会签单审批流程参照《外包管理规范》。
5.10.第三方采购费用报销:
(1)签批流程:详见各机构审批流和权限附件
(2) 附件 :
l 采购的增值税专用发票发票联及抵扣联
l 第三方采购申请单或者付款类合同审批单
l 框架协议下的采购订单
l 《采购付款结算审批单》
(3)管理会计审核此笔采购是否有对应的独立销售合同,收款是否已到位,入库单,方可报销支出。
6.网上报销管理规定
6.1.网上报销业务范围
² 日常/定额交通费(不含加班交通费)
² 日常/定额通讯费
² 日常招待费(不含加班餐费费)
² 日常差旅费(不包含差旅过程中招待费及超额交通费)
² 人力资源归口费用(人力部专用报销单据)
网上报销操作手册及问题指导会单独下发给各位同事;
6.2.网上报销单打印机及用纸
凭单统一应用网上报销系统中的打印模板,打印格式要求:财务专用网上报销单打印纸竖版打印;(注:各机构配备一台专用打印机及电脑,同时配备专用的打印纸,用来打印报销单,20层设置在文印室;19层公共打印机旁有网上报销专用电脑及打印机)
6.3.网上报销单据转达
员工报销时请将报销单据统一装在报销单专用袋中,投递在对应信箱内(北分、电信、中央各设一个,银行、非银上交到软件园事业部财务处由财务传递),当日投递次日审批后划款到帐。如单据有问题电话、邮件通知业务员。(电信、北分纸袋及信箱均设在18层财务服务中心门口处、中央纸袋及信箱设立在19层公用打印机左侧)另投递时间不授报销时间规范限制。但需要注意的时,月末最后两个工作日投递的报销单会在下月划款到账,请大家尽量避开或提前投递;年末最后一个月投递截止时间另行通知;
7.借款管理规定
7.1.员工借支:
² 预计支出1000元以下,一般由相关人员垫支,不得借支;
² 已借款的员工,必须清欠前次借款后才能申请新借款;
² 本部一律不提供员工因私借款;
² 借款原则:前款不清后款不借。
² 支付给供应商和合作伙伴的款项,凭发票结算报销,原则上不准借款。
² 除差旅费借款应在出差结束后一个月还款外,其他借款须在承诺还款日一周内还款,不得逾期。逾期一个月后仍未还款的,将该员工列入借款信用黑名单暂停其借款人所在部门报销。财务部部将定期对欠款进行清理,年终要求全员归还所有借款。年度不清借款的将从工资中扣除借款金额并适当罚款。
7.2.预付款项
² 一般不对外预付款项,如需预付款,必须签订有关合同或协议,报经各机构/事业部总经理审批后,方可凭合同或协议填制支出单,办理对外预付款手续。
7.3.专项借支
² 市场活动:3万元以上的市场活动须事先拟定市场活动单项预算方案(报单项预算审批表),报经机构/事业部总经理、财务经理审批后,方可向财务办理借支。活动结束后,市场部门应取得有效发票,及时办理结算、报销及核销手续。
² 因招标活动需要借支押金等,须提供招标文件,并报经机构/事业部总经理、财务经理审批后,方可借支。
² 所有借款必须在业务发生结束后2周内及时办理报销还款业务。
8.票据/发票规范要求
原始票据必须是符合税务规定的正规发票,票据完整,内容填写清晰有序,具体要求如下:
8.1单位名称必须要填写公司全称“用友软件股份有限公司”或“用友软件股份有限公司北京分公司”;
8.3金额的大小写要相符,字迹要清楚;
8.4必须填写开票日期;
8.5不接受商品名称为“礼品”的发票。如果不能更换发票,须代扣20%的个人所得税。(按偶然所得计税)。
8.6商品名称为“办公用品”的发票的。需要办理入库手续。除非有购物小票列明具体品名。
8.7发票上要盖有开票方的发票专用章(必须是全章)。
8.8财务部有查验票据真伪的义务及权利,有权以网上查验结果拒绝假伪票报销。
9.票据/发票丢失处理办法
9.1现金付款的原始单据丢失,责任由丢失人自负,不予报销。
9.2普通发票和增值税发票分别按如下规定处理:
² 普通发票:经办人到收款单位,将发票存根联复印并加盖财务章(或发票专用章)。
² 增值税发票:经办人到收款单位申请重新开具发票,不能合理取得发票的,将发票存根联复印并加盖财务章(或发票专用章),并承担17%的增值税款。(含增值税发票超过抵扣期的情况,同样处理)
10.违规报销罚则
² 如有虚假报销、重复报销等费用报销舞弊行为,首次发现处以下列处罚:
(1)整笔单据作废,不予报销;
(2)舞弊金额低于100元的按200元罚款,高于100元双倍罚款;
(3)通报部门经理。
² 再次发现,除上述处罚外,另在公司内部网上通报批评并告知人力资源部。
² 第三次发现,或一次舞弊金额重大的,通知人力资源部按公司的相关制度处罚。
² 与实际业务不符的联号发票属违规,不予报销且适度罚款。
² 全员应保证发票的正规来源,财务一旦查出假发票,不予报销。另采取通报或罚款等方式做辅助处罚,视情况执行。
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用友软件股份有限公司-北京区报销制度
北京区财务服务中心报销规范发布
北京区财总字(2012)第01号
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