档案管理制度17.doc

霖汰节能技术有限公司 LTJN/ZD17-2010/A
档案管理制度
1、总则
为规范档案管理工作，特制定本办法。
2、公司档案范围
    公司建档范围确立为：
1. 财务、会计及其管理方面的文件材料；
2. 劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；
3. 经营管理方面的文件材料；
4. 生产技术管理方面的文件材料；
5. 产品生产、能源消耗、安全生产方面的文件材料；
6. 仪器、设备方面的文件材料；
7. 基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；
8. 科研、技术引进、转让方面的材料；
9. 教育培训方面的文件材料；
10. 信息、情报方面的文件材料；
11. 其他具有利用和保存价值的文件材料。
以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结等。
公司档案还包括声像资料：
1. 照片档案：新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成；
2. 影片档案：原版底片、拷贝及文字说明；
3. 录音档案：唱片、录音带；
4. 录像档案：政治、经济、科技、文娱、广告活动。
3、公司档案管理体制
1. 公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由综合行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。综合行政部可设立专门档案室，配备专、兼职人员分管公司主体档案工作。
2. 根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。
3. 公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全、防火、防潮、防蛀、防盗。
4、档案管理工作
(一).档案材料的收集：
1. 建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限；
2. 对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全；
3. 及时催办理完毕的文件上交回收，检查齐全后整理立卷归档。
(二).档案的归档、立卷与管理。
1. 分类。依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。
2. 归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。
3. 案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印留存。
4. 整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件，每一案卷端正书写标题。
5. 对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。
6. 每年对档案进行一次清理：清除不必要保存的材料，并对破损和褪色的材料进行修补和复制。
(三).档案的保管：
1. 应防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；
2. 公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案；
3. 做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。
(四).档案的鉴定：
1. 从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。
2. 确定各类档案的管理期限表。公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。
(五).档案的销毁：
1. 对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；
2. 办理销毁手续，经总经理批准，方能销毁；
3. 销毁时要有二人以上监督，并在清册上签字。
(六).档案借阅、利用工作
1. 凡需使用档案者，均须填写文件借阅单，依据借阅权限和档案密级，经领导签批后方能借阅。
2. 案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。
3. 借阅期限不得超过两个星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
4. 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
5. 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。
6. 公司内档案利用的方式有：1).提供档案原件；2).提供档案复印件；3).提供文献索引资料。
  7. 档案主管应接受公司有关部门、人员咨询要求。
  8. 依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作。
9．政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。

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