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A公司工作分析设计
一、 A公司的背景
A公司是我国中部省份的一家房地产开发公司。3年前,公司现任总经理看准当地房地产行业的广阔商机和发展前景,多方融资组建了这家公司。随着当地经济的迅速增长,房地产需求强劲,公司飞速发展,规模持续扩大,逐步发展为一家中型房地产开发公司,在当地 房地产行业占有重要的地位。
二、 公司进行工作分析的背景分析
(一)组织上的问题
公司现有的组织机构是基于创业时的公司规划,随着业务的张的需要逐渐扩充而形成的,在运行过程中,组织与业务的矛盾已经逐步凸显。部门之间、职位之间的职责与权限缺乏明确的界定,扯皮推诿的现象不断发生;有的部门抱怨事情太多,人手不够,任务不能按时、按质、按量完成;有的部门又觉得人员冗杂,人浮于事,效率低下。这些状况都严重制约了公司的业务发展,并在客户中造成了不良的印象 。
(二)招聘中的问题
公司的人员招聘,由各部门提出人员需求和任职条件,作为选录的标准,然后交由人力资源部组织招聘和面试。但是用人部门给出的招聘标准往往笼统含糊,招聘主管往往无法准确的加以理解,使得招录的人员大多不尽如人意。同时目前的许多岗位往往不能做到人事匹配,员工的能力不能得到充分发挥,严重挫伤了士气,并影响了工作的效果。
(三)晋升中得问题
公司员工的晋升以前由总经理直接作出。现在公司规模扩大了,总经理几乎没有时间与基层员工和部门主管打交道,基层员工和部门主管的晋升只能根据部门经理的意见来作出。而在晋升中,上级与下属之间的私人感情成为了决定性因素,有才干的人却不能获得晋升。因此,许多优秀的员工由于看不到前途而另寻高就。
(四)激励机制的问题
公司缺乏科学的绩效考核和薪酬制度,考核中的主观性和随意性非常严重,员工的报酬不能体现其价值与能力,人力资源部经常可以听到大家对薪酬的抱怨和不满,这也是人才流失的重要原因。
(五)人力资源部管理现状方面的问题
人力资源部没有进行系统全面的职位研究,盲目的选择职位分析的工具,盲目的采用访谈的方式与员工进行访谈,而且没有根据公司的现状进行分析,胡乱的选用其他公司的工作说明书,不适合自身企业的特点和实际情况。导致工作无法进行下去。
三、 工作分析的流程
(一)工作分析前的准备工作
1、确定工作分析的目的和用途。工作分析的目的不同所要收集的信息和将使用的方法也会不同。
2、成立工作分析小组。主要由三类人员组成:企业的高层领导;工作分析人员(人力资源管理专业人员和熟悉部门情况的人员);外部的专家顾问。(他们具备这方面丰富的经验和专门技术,防止工作出现偏差,有利于结果的客观性和科学性。)
3、对工作分析人员进行培训。由专家顾问对工作分析人员进行业务上的指导。
4、清岗。全面梳理企业内部现有的岗位,为所有的岗位定义一个标准的岗位名称。岗位名称必须充分而精炼地反映该岗位的目的、职责和工作内容。清岗工作输出的结果是企业所有岗位的目录。它是规范工作分析和岗位评价的基础。
5、其他准备。例如:在公司内部对这项工作进行宣传,消除员工不必要的误解和紧张。
(二)工作分析的目的
1、促使A房地产公司工作的名称与含义在整个组织中表示特定而一致的意义,实现工作用语的标准化。
2、确定A房地产公司工作要求,以建立适当的指导与培训内容。3、确定A房地产公司员工录用与上岗的最低条件。
4、为确定A房地产公司组织的人力资源需求、制定人力资源计划提供依据。
5、确定A房地产公司工作之间的相互关系,以利于合理的晋升、调动与指派。
6、获得有关A房地产公司工作与环境的实际情况,利于发现导致员工不满、工作效率下降的原因。
7、为制定考核程序及方法提供依据,以利于管理人员执行监督职能及员工进行自我控制。
8、辨明影响安全的主要因素,以及时采取有效措施,将危险降至最低。
9、为改进工作方法积累必要的资料,为A房地产公司组织的变革提供依据。
(三)工作分析的动机
1、招聘、选拔、任用合格的员工
2、为员工考评、晋升提供了依据
3、是企业单位改进工作设计、优化劳动环境的必要条件
4、人才供给和需求预测的重要前提
5、是薪酬(岗位)评价的基础。
6、制定有效的人事预测方案和人事计划
7、设计积极的人员培训和开发方案。
(四)工作分析的人员
主要由三类人员组成:企业的高层领导;工作分析人员(人力资源管理专业人员和熟悉部门情况的人员);外部的专家顾问。(他们具备这方面丰富的经验和专门技术,防止工作出现偏差,有利于结果的客观性和科学性。)
(五)工作信息的收集方法
1、问卷调查法
工作分析调查问卷
感谢您在紧张而繁忙的工作中填写本调查问卷,这份问卷是为了更加明确你目前职位的有关信息而设计的,其目的不是衡量你的业绩和任务完成率,它只是分析和描述你工作的一个工具,您填写的完整性和真实性对帮助您明确自身工作的发展方向,完善公司人力资源制度非常重要。请留意每个项目的说明示例,并可将内容较多的部分附页说明。
一个人基本信息
姓名: 填写日期: 年 月 日
职务: 所在部门: 直接上级(职务):
所辖人员:直接管理人数: 人,间接管理人数: 人
二、工作职责:(职责是公司对任职者工作的基本要求。为了更好的完成工作内容,我们有必要编写清晰的职责,该部分要求概述说明该职位应做些什么和为什么要这样做。请尽量明确列出本职位的职责,并根据您自己的认识对其重要程度加以排序,并标明在各项职责上所耗费时间的百分比。如内容较多可以附纸填写)
重要性排序
工作职责
耗费时间百分比
是否是日常工作
三、工作关联:(您在从事本职工作时,与其他哪些部门哪些职位发生哪些联系?请列举关联内容)
内外
关联部门或职位
发生关联的事项
关联频率(平均每月 次)
与公司内部相关职位与部门的关联
与公司外部各个机构的关联
四、工作可能产生的差错分析:(指最容易出现工作失误的环节有哪些?并简要说明产生原因及后果。)
工作环节
原因
后果
1
2
3
4
5
请简要说明防止或纠正这些失误需要什么条件?存在哪些障碍?如何解决?
五、任职资格:(指任职者履行该职位的职责所应具备的最低资格条件,注意不是填写该职位现在的工作人员的情况,即应当从职位的角度而非属自身的角度来考虑担任这一职位的人所应具备的最低资格条件,在对应处划“√”或按要求填写有关内容)
1、该职位应具备 专业 学历。
2、该职位就具备 年以上 (方面)工作经验。
3、您认为一位没有相关工作经验的大专学历人员,需要多长时间的培训可以胜任本职位工作?
□不需要培训 □1个月以内 □3个月以内 □半年以内 □1年以上 □2年以上 □不能确定
4、本职位要求的基本技能与技巧:(多选,打“√”)
□领导能力 □指导能力 □激励能力 □授权能力 □创新能力
□计划能力能源分配能力 □管理能力 □组织能力
□时间管理能力
□人际关系能力 □团队合作能力 □谈判能力 □冲突管理能力 □协调能力
□说服能力 □公关能力 □书面表达能力 □倾听能力
□分析能力 □判断决策能力 □实施能力 □理解能力 □学习能力
□计算机操作能力 □外语能力 其它(请注明):
5、 您认为从事本职位的工作是否要求相关工作资格证书(如:程序员、注册会计师等),如需要请列明资格类别。
资格类别
6、您认为什么样的性格、能力及心理素质的人能更好地胜任该职位?
六、工作条件:
1、 工作场所:□ 办公室 □ 工地现场 其它:
2、 环境状况:□ 舒适 □ 基本舒适,有无少许 (如辐射、噪音、气味、尘埃等)
3、 危险性:□基本无危险 □职业病 □心理压力 □视力衰弱 □听力失真 □过度刺激 其它
4、 工作中要用到的工具与仪器(含办公设备):
5、是否需要出差? □ 是 □ 否 如果需要,平均一个月出差 次,每次 天。
6、外出时间约占总工作时间的比重( )
7、是否需要加班? □ 是 □ 否 如果需要,平均一星期加班时间为 小时。
8、工作负荷状况(A.超负荷 B.饱满 C.基本饱满 D.不饱满)
七、薪酬满意度:
1、以自己的资历,您对自己的工资收入
□非常满意 □较满意 □不确定 □不满意 □非常不满意
2、您对目前公司薪酬制度科学性的评价是
□非常科学合理 □较科学合理 □不确定 □不够科学合理 □非常不科学合理
3、您对目前公司薪酬制度公正性和公平性的评价是
□非常公正和公平 □较公正和公平 □不确定 □不够公正和公平 □非常不公正和公平
4、您认为公司绩效工资的发放
□有科学合理的正式考核制度和考核表格作为依据
□有一些简单的考核制度和表格 □不确定
□没什么制度和依据,凭感觉考核
5、您对公司薪酬福利方面,有何建议?
八、所需培训内容:
您认为为了胜任本职位的工作,应进行哪些方面的培训?
九、对于本职位,您还有哪些方面需要补充说明?请列出。
填写人签名:
工作分析访谈法调查表
一、访谈目的
为了更好地明确各个岗位的工作职责和任务,保证各个岗位之间相互协调、配合,共同实现企业的目标,现企业人力资源部门对企业各个岗位进行一次全面的工作分析活动
二、访谈人员的构成
姓 名
职 务
所在部门
联系方式
三、访谈对象
姓 名
职 务
采访时间
联系方式
四、访谈形式
口个别访谈法 口集体访谈法 口主管人员访谈法
五、岗位基本信息
职位名称
职位编号
所属部门
直接上级职位
同岗位人数
下级人员数
采访对象
采访日期
六、职位目标
该工作岗位的工作目标是什么?
完成该岗位的工作任务对公司具有哪些重要意义?
七、工作关系
内外关系
岗位或部门
发生关系内容
满意标准
与公司内各岗位发生关系
与公司外部机构发生工作关系
八、工作职责和权限
按顺序列举说明本职位的工作责任及其重要性
(责任分为每日、一定时期内与偶尔担负的三种类型)
(一)、工作职责
重要性
工作职责或任务
花费的时间比
考核标准
1、每日必做的
2、一定时间内必做的工作 (月、季、年)
3、偶尔要做的工作
(二)、工作权限
1、组织赋予的权限有什么
九、工作时间及工作负荷
1、是否经常按时上下班
口是 口否
2、所从事的工作是否忙闲不均
口是 口否
3、若工作状态是忙闲不均,则最忙状态发生在哪段时间
( )至( )
4、是否需要经常出差
口是 口否
5、若需要经常出差,则外出时间占总工作时间的比重
比重( )
6、工作负荷状况
口超负荷 口饱满 口基本饱满 口不饱满
十、 工作中使用的设备
工作活动
使用设备
设备使用的频率
使用设备所需专业技术及其他
十一、 工作失误分析
容易失误的工作活动或环节
工作环境
产生的原因
产生的后果
为了防止失误的发生,需要注意什么问题,如何避免
十二、 岗位任职资格
问题
记录内容
专业知识和技能
教育程度
职业资格证书
所需的培训
工作经验
能力要求
管理能力
领导决策能力
计划组织能力
沟通协调能力
激励能力
授权能力
人际沟通能力
人际关系处理能力
书面表达能力
语言表达能力
公关能力
沟通能力
谈判能力
其他
十二、 职业发展方向
可以晋升的职位有哪些?
可以进行工作轮换的职位有哪些?
可以降级到哪些职位?
十三、其他
(1)您认为工作中最大的挑战是什么?
(2)在处理这些棘手或重要的问题时,您通常是怎样做的?
(3)工作中您最满意和最不满意的地方是什么?
(4)您是否经常同领导沟通?
(5)在与领导交谈的过程中,您与他/她主要讨论什么问题?
(6)在工作中您是否曾做出过重大决定?若有,请举例说明。
(7)工作中您希望得到哪些方面的培训?
(8)对职位有何补充的内容,请说明。
工作记录表
表一:
职位名称
有无兼职
上级岗位
部 门
下级岗位
学历要求
上岗人员条件
表二:
时 间: 年 月 日 星 期:
工作地点:
编号
重要性
具体工作
占用时长
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
备注:请用★表示具体工作的重要性。★★★★★表示最重要,以此类推,最少用★表示。
四、 工作分析的结果
根据工作岗位分析,制定出了A房地产公司各个岗位的工作说明书。
(一)它可以明确每个人的职责,明确每个岗位应该做什么?不应该做什么?哪些事情应该由谁来做,这样就可以避免大家互相推诿。出了事情,然后大家相互扯皮。就像上次出现一个员工合同漏签的事件,大家互相的推。
(二)它可以作为招聘时的一个参考标准。工作说明书基本上能够知道该岗位的大体职责,任职资格,这样对于选人会是一个参考。不过这也会成为用人部门的一个推辞
(三)它可以为培训的一个参考。工作说明书是经过职务分析后形成的,可以明确一个岗位的任职资格、标准,这样就能知道该岗位上的员工应该具备什么样的能力,需要做哪些方面的培训,提供一个参考了。
(四)它可以做为绩效考核的依据。这个职责通过一些量化或是形为化是可以成为绩效考核的一个标准的
五、工作分析结果的应用和建议
(一)应用:工作分析在人力资源规划中的应用
1、工作分析结果在人力资源需求预测中的应用
2、工作分析结果在人力资源供给预测中的应用
3、工作分析结果为人力资源政策的制定提供依据
4、工作分析在招聘准备阶段的应用
(1)通过工作分析确定组织人力资源配置
(2)通过工作分析确定任职资格
(3)通过工作分析确定胜任特征
5、工作分析在招聘流程中的应用
招聘流程中的任务
工作分析在该流程中的应用
通过人力资源规划确定招聘需求以及部门申报
通过工作分析掌握人力资源规划中人员配置是否得当;通过工作分析了解招聘需求是否恰当,分析需要招聘岗位的工作职责、岗位规范
确定招聘信息
根据工作说明书和工作规范准备需发布的招聘信息,使潜在的候选人了解对工作的要求和对应聘者的要求
发布招聘信息
根据工作规范的素质特征要求及招聘难易程度选择招聘信息的发布渠道
应聘者资料筛选
根据工作规范的要求进行初步资格筛选,以便选择恰当的应聘者面试,以节约招聘成本
招聘测试
根据招聘职位或岗位的实际工作,选用恰当的方式和实际工作中类似的工作内容对应聘候选人进行测试,了解预测其未来在实际工作中完成工作任务的能力
面试应聘者
通过工作分析掌握面试中需要向应聘者了解的信息,验证应聘者的工作能力是否符合工作岗位的各项要求
选拔、录用
根据工作岗位的要求,录用最适合的应聘者
工作安置与试用
根据工作分析的要求进行人员合理安置,根据工作岗位的要求对试用期的员工进行绩效考核,确定招聘是否满足岗位需要
6、工作分析在绩效管理中的应用
(1)工作分析与工作绩效范围的确定
(2)工作分析与关键业绩指标的确定
(3)工作分析与业绩指标权重的确定
7、工作分析在薪酬管理中的应用
8、工作分析在员工培训与开发中的应用
(二)建议:由于工作分析是在相对集中的时间内完成,而且公司组织结构、岗位设置、岗位职责都是不断变化所以要建立工作说明书反馈渠道,不断收集反馈信息,对工作说明书加以完善。
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