国有集团公司本部接待管理办法模版.docx

集团公司本部接待管理办法

第一条 为规范接待工作，提高工作质量和工作效率，树立公司良好形象，制定本办法。
第二条 本办法所称接待工作，包括会见、会谈、签约、考察调研、外事交往等活动的策划及组织实施。本办法适用于集团公司本部，公司系统各单位可参照执行。
第三条 办公厅为集团公司接待工作的归口管理部门，负责制定接待方案，组织落实具体接待工作。
1．办公厅综合处负责制定接待工作方案，协调有关部门及各处室开展工作。
2．办公厅行政管理处负责接待活动的后勤保障工作（宴请、会议服务、车辆调度等）。
3．办公厅新闻处负责摄影摄像、宣传报道等工作。
第四条 接待流程。
（一）接待批准
1．接待工作任务来源有上级单位要求、有关单位商洽、公司领导安排等。
2．本部各部门接到上级单位涉及接待工作的来文、来电或直接指示后，应立即报办公厅，办公厅呈送公司有关领导批准。
3．本部各部门接到地方政府、兄弟单位、合作伙伴、其他企事业团体需要公司接待的要求后，应要求对方出具正式函件，并立即报办公厅。办公厅根据具体情况呈送公司有关领导批准，或向有关领导请示同意后直接批准。
4．公司领导可根据工作情况直接安排接待工作。公司总部各部门需要以公司名义进行的接待工作，应报办公厅；办公厅根据具体情况报公司领导批准，或直接批准。
5．需要集团公司领导出席的外事接待工作，由国际合作与海外业务部商办公厅办理。
（二）接待信息
1．接待联系部门应提前搜集接待信息。接待信息包括对方领导、人数、姓名、性别、职务、民族，活动内容及要求，到达、离开公司时间及方式，随访工作人员名单、车辆数目、车牌号码等内容。
2．接待联系部门应及时将接待信息分送办公厅及有关部门。
（三）接待方案
1．接待联系部门负责配合办公厅制定接待方案，经办公厅主任审核批准后，分送至有关人员。
2．接待工作方案应包括以下内容：接待工作总体安排（时间、地点、活动）、参加人员名单、活动议程、文字材料（一般包括接待日程安排、汇报材料、背景材料、领导讲话等）、接待场所布置、摄影摄像要求、纪念品要求、迎送安排（车位预留、迎送标语、电梯、迎送人员）、餐饮要求、新闻宣传要求。接待方案模板见附件一。
（四）组织实施
1．办公厅负责总体组织、协调接待工作，接待工作相关部门及人员应根据接待工作方案各负其责做好落实工作。
2．礼品赠送及收受由办公厅统一管理。赠送礼品应提前报办公厅审批，对方赠送礼品由办公厅根据集团公司有关规定处理。
第五条 公司领导考察调研接待工作。
1．集团公司所属单位邀请公司领导出席公务活动，应书面报办公厅统一协调安排。
2．公司领导到所属单位检查工作或到所属单位所在地进行考察调研，由所在地分（子）公司负责组织接待工作。
3．分（子）公司应根据公司领导活动内容制订详细接待手册（见附件二）。
4．公司领导到所属单位检查工作，分（子）公司应提前向办公厅报送近期工作情况汇报材料。
5．公司领导到所属单位所在地考察调研，分（子）公司应提前向办公厅或对应部门报送有关背景材料。公司领导以公司名义拜会地方政府，集团公司办公厅应正式行函接洽，分（子）公司协助有关接洽工作。
6．公司领导到所属单位检查工作或到所属单位考察调研出行活动应轻车简从，所属单位在接待过程中应勤俭节约，不得铺张浪费。
7．公司领导到所属单位检查工作的讲话由分（子）公司负责记录和整理，报公司领导审批后，以《内部情况通报》下发。
8．公司领导到所属单位检查工作或到所属单位所在地考察调研工作的宣传报道由办公厅统一管理。分（子）公司负责组织起草宣传报道材料，办公厅负责审核批准，在相应媒体上进行宣传报道。所属单位宣传报道须经办公厅审核，必须和集团公司本部宣传报道保持一致。
9．公司领导出国、出境公务活动接待工作由集团公司另行规定。

附件：1．接待方案模板
2．领导调研接待手册模板
附件一：
接待方案模板
××××接待方案
一、总体安排
1．×月×日（星期×）上午 ×: ×× 至 ×: ×× ，迎接 ××× 一行莅临集团公司。
2．×: ×× 至 ×: ××，在贵宾休息室短暂休息。
3．×: ×× 在 ××× 厅（××××室）举行签字仪式。
4．签字仪式结束后欢送×××领导离开。
（活动期间，是否正装）
二、双方参加人员名单
1．来访单位名称（人数）
姓名 单位职务
2．集团公司（人数）
姓名 单位职务
三、接待活动具体安排
（一）迎接来宾
1．时间：
2．地点：
3．迎宾人员：
4．大厅电子屏欢迎标语内容：
5．专梯：×部，×: ××到位
6．车位：×个（车号： ）
（二）签署仪式
1．时间：
2．地点：
3．出席签字仪式人员：
（1）主持人：
（2）签字代表：
（3）助签领导：
集团公司（人数）：
姓名
来访单位（人数）：
姓名
4．其他参加人员：
5．议程：
（1）主持人简短致辞并宣布仪式开始。
（2）集团公司×××领导讲话。
（3）来访单位×××领导讲话。
（4）正式签约。
站位图：
姓 姓 姓 姓 姓 姓 姓 姓 姓 姓 姓 姓

名 名 名 名 名 名 名 名 名 名 名 名
签字代表 签字代表
（5）举杯庆祝，仪式结束。
（三）晚宴
1．时间：
2．地点：
3．参加人员：
主桌：
小桌1：
小桌2：
（四）欢送×××领导离开
仪式结束后，请×××、×××、×××到一楼大厅外欢送来访单位领导离开。
四、准备工作
（一）文字材料准备：
1．××致辞：由×××部门负责。
2．××主持词：由×××部门负责。
3．协议文本：由×××部门负责。
（二）会议室布置：
1．贵宾会议室：摆放鲜花、桌牌、双方人员名单、茶水、湿巾。
2．签字会场：
（1）背板：内容为“×××××××”。
（2）签字台桌、台布、主持台桌、话筒。
（3）会场气氛：鲜花、背景音乐（包括开始前和签字过程中）、音响设备调试。
（4）签字台桌签：集团公司，来访单位名称。
（5）签字笔和签字文件夹、托盘。
（三）胸花：在贵宾室门前设胸花领取处。
（四）签字仪式过程取送合同礼仪人员排练：时间、地点、参加部门。
（五）行政处协调物业做好相应接待准备。
（六）新闻处做好全程摄影摄像和文字报道。

联系人
部门 姓名 电话：

办公厅
××××年×月×日
附件二：

领导调研接待手册模板

接待手册

目 录
一、总体安排…………………………………×
二、参加人员名单……………………………×
三、具体行程安排……………………………×
四、背景资料…………………………………×