村镇银行信贷业务档案管理实施细则.doc

村镇银行信贷业务档案管理实施细则（xx年修订版）第一章 总 则第一条 为进一步规范村镇银行档案管理，有效地保护和利用信贷业务档案，防范信贷风险，根据中华人民共和国档案法、贷款通则等有关法律法规的规定，结合村镇银行实际，制定本实施细则。第二条 本细则所称信贷业务档案是指村镇银行在办理信贷业务过程中形成的用以记录和反映信贷业务全过程及与客户关系的重要文件、凭据和图表、声像以及系统数据等资料。主要由客户的基本资料、信贷业务中的相关契约和村镇银行信贷管理资料等组成。第三条 信贷业务档案管理遵循“明确职责、科学管理、有效利用、严禁损坏”的基本原则。第四条 信贷业务部门负责信贷业务档案的收集、整理, 风险管理部门负责信贷业务档案的立卷、归档、保管和日常维护工作，共同对档案资料的真实、完整、有效、保密等负责。第五条 风险管理部门设置信贷业务档案管理岗位，指定专人负责信贷业务档案的审核、整理、保管、移交等工作，档案管理人员可兼职。信贷业务档案管理人员的主要职责是：（一）严格执行国家政策和法律法规，认真学习和钻研档案管理业务，不断提高业务素质；（二）负责收集、整理和保管信贷业务档案资料；（三）对已超过保管期限的档案进行鉴定，按程序对超过保存期限和无保存价值的档案进行销毁；（四）办理档案借阅登记手续，负责档案利用工作；（五）村镇银行规定的其他事项。第六条 档案管理人员、调阅人员及其他相关人员均要严格执行保密制度。第二章 信贷业务档案的收集整理和归档管理第七条 信贷业务部门负责收集信贷业务档案资料。每笔业务终了，由客户经理向档案管理人员办理档案交接。档案管理人员负责审查信贷业务档案内容填写是否符合有关规定，资料是否齐全完整；对于不符合规定的，退客户经理。第八条 信贷业务档案的整理。（一）档案资料中的企业借款合同、保证合同等要折叠成A4纸规格，其他需要保管的资料均要提供A4纸样式，一并归入档案盒。（二）档案盒中的信贷档案资料均须打印目录，目录列示的内容必须与档案盒中保管的信贷档案资料内容相一致。（三）对破损的资料应进行托裱、修补，字迹易扩散的应复制并与原件一并保管。第九条 对信贷业务档案资料，实行统一管理、集中保管。客户经理须在信贷业务发放（或者办理终了）后5日内将整理完整的信贷档案资料移交信贷档案管理人员。第十条 档案管理人员对办理完毕的具有保存价值的档案资料搜集齐全，分类整理，立案归档。第十一条 档案管理人员根据业务特点和工作需要，对信贷业务档案资料进行立卷分类。（一）客户信贷业务档案分为五类：1权证类：采用抵押、质押担保方式的信贷业务，能够证明对抵押物、质物享有所有权和处置权的要件。2要件类：办理信贷业务过程中产生的能够证明信贷业务的合法性、合规性的基本要件。3管理类：客户的基本资料。4保全类：信贷资产风险管理的相关资料。5综合类：村镇银行内部管理资料。各类档案原则上应存放原件，如有特殊情况，无法取得原件的，在不影响村镇银行权益的前提下，可以存放复印件。主办客户经理要将复印件与原件核实，在复印件上签署“经核对与原件一致”字样并签名确认。（二）客户信贷业务档案的建立实行一户一档、一笔（项）一卷，即一个客户除权证类以外的所有档案存放在一起，一笔业务（一个项目）的档案设为一卷（一个借款合同项下分次发放的视同一笔）。（三）各类档案的主要内容：1权证类档案包括：抵押物（质物）评估报告和作价依据，抵押物（质物）所有权、使用权证或证明文件，已办理抵押（质押）登记的他项权证或有关证明文件，抵押合同或质押合同、抵质押物清单，权利质押中的各种有价单据，抵押物（质物）保险单，抵押（质押）公证书（客户办理的要收集）等。2要件类档案包括：信用等级评定报告及授信资料，客户信贷业务申请书，信贷业务调查报告，信贷业务调查审查审批书，信贷业务借款合同（协议书）、借据、担保合同（担保协议）或担保函，到期、逾期贷款本息催收通知及回执，贷后跟踪检查记录，贷款五级分类认定表（季度），以及涉及贷款审查、审批、发放、支付的其他必要资料。3管理类档案包括：借款人的基本资料和担保人的基本资料。主要有企业法人营业执照复印件，事业单位登记表复印件，机构信用代码证复印件，开户许可证复印件，特殊行业的营业或经营许可证，企业法人注册资本验资报告复印件或有关注册资本来源的证明材料，法定代表人、负责人或代理人的身份证明复印件，法定代表人、负责人或代理人的签字样本，企业章程、联营协议复印件，企业变更登记有关文件的复印件，企业贷款发放后的季度财务报表，企业转制、改组等重大行为的相关资料，有关审计报告，需要政府管理部门批准事项的文件复印件等。4保全类档案包括：贷款诉讼全过程相关资料，全部相关贷款档案，以资抵贷资产清单、权属证明、抵贷协议、法院裁定书，投资资产的投资协议书、股权证明、投资资产划拨凭证等法律文书和其他必要资料；企业兼并、破产的有关资料及证明文件等；呆坏账核销的相关资料。5综合类档案包括：村镇银行内部有关信贷业务的各类报表，授权及转授权文件，行业分析资料，信贷分析报告，调查检查报告等。第十二条 立卷归档的基本要求：（一）遵循档案资料的形成规律和特点，保持资料之间的有机联系，区别不同保管价值，以便于保管和利用；（二）归档的档案资料要齐全完整；（三）在归档资料中，应将每份资料的正件与附件、复印件与原稿、请示与批复、转发文与原件等立在一起，不得分开；文电应合一立卷，同时按照批复在前、请示在后，处理性决定、判决性文件在前，依据材料在后的顺序要求办理资料归档；（四）不同年度的档案资料，原则上不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷，没有复文的，放在请示年立卷，跨年度的规划放在针对的第一年立卷；（五）卷内资料应按排列顺序，依次编写页码和卷号，统一在每页正面的右上角填写页码；（六）卷内资料要去掉金属物，对破损的资料应进行托裱、修补，字迹易扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应使用标准的档案封皮，采用三孔一线的方法装订，不能装订的案卷，如定期统一报表等，应使用标准的报表封面、封底，用细线装订；（七）按规定逐件填写卷内文件目录，卷内资料需要说明的事项，应逐件填写卷内备考表并将其放在卷尾，案卷封皮应逐项按规定填写清楚，案卷题名要简明确切地反映卷内资料内容，要用毛笔或碳素墨水书写，字迹要工整、清晰，或使用打印机打印。第十三条 信贷业务档案应按照不同的保管期限进行保管。有信贷关系的客户的信贷业务档案要永久保管；结清全部信贷业务的客户的信贷业务档案，从该客户与村镇银行的最后一笔信贷业务结清后次年起，保管五年。第三章 档案的保管、调阅、交接和销毁第十四条 信贷业务档案必须有专用库房或柜架保管，库房、柜架要坚固，并有防火、防盗、防潮、防鼠、防虫等功能。库房内不能存放与信贷业务档案无关的物品，要定期对档案资料进行检查，发现问题及时解决，确保资料安全。第十五条 建立档案的查阅与调阅制度。信贷业务档案一律不准外借，以防丢失和泄密。（一）内部调阅信贷业务档案，应由调阅人出具借条，经分管领导批准，并登记“借阅信贷业务档案登记簿”。调阅的信贷业务档案不得横传、涂改、圈划、复制或拆散原卷册，用后必须及时归还。（二）公安、纪检、司法等部门处理案件，需查阅档案时，必须持有县以上主管部门的正式公文介绍信，经分管领导批准方可查阅。查阅时，档案管理人员必须在场陪同，不准将档案交给查阅人放任不管，查阅人需索取有关证据和资料时，需经分管领导同意后方可抄录、拍照和复印，但严禁将原件抽出借走。查阅档案的介绍信要粘贴在原件后保管，并将查阅日期和有关情况在案卷封底作详细记录，同时登记“借阅信贷业务档案登记簿”，由分管领导和档案管理人员共同签章，以备查考。第十六条 信贷业务档案管理人员及有关信贷人员调离时，对经管的有关档案资料（包括年内临时保管的文件资料），要逐件填写交接清单，在有关领导的监督下，办理交接手续，以明确责任，确保信贷业务档案资料的完整。第十七条 档案保管期满后应进行销毁，具体步骤包括整理、审批和销毁。（一）销毁前的整理。信贷业务档案保管期满需要销毁时，应由风险管理部门相关人员会同档案管理人员共同鉴定。销毁前必须严格进行整理和审阅，对其中未了结的债权债务合同及有关资料，应单独抽出，另行立卷保管到债权债务结清为止。（二）档案销毁的审批。对需要销毁的信贷业务档案，信贷业务档案管理人员应编制“信贷业务档案销毁清单”，一式三份报分管领导审查，审查同意后，核发“信贷业务档案销毁核准单”。（三）档案销毁。信贷业务档案销毁工作由村镇银行统一办理，根据“信贷业务档案销毁核准单”，已核准销毁的档案资料指定专人（两人以上）负责销毁，并在销毁清单上签字，将销毁清单入档保管。销毁档案应在指定地点进行，销毁时应注意安全和保密，严防散失。所有确定销毁的信贷业务档案，不得作废纸出售。第四章 罚 则第十八条 村镇银行有关工作人员在信贷业务档案收集、整理、保管、交接、调阅和销毁等过程中有违反本细则行为的，按照有关规定，对责任人进行处理；触犯刑律的，移交司法机关处理。第五章 附 则第十九条 本细则由村镇银行制定、解释和修改。第二十条 本细则自印发之日起施行。9