文件与记录管理程序(日文版).doc

文書記録管理 文書番号P-001版行号B制定部門ISO管理室制定日付2007/06/29発布日付2007/06/29转版日付2009/04/20社長批准管代審査负责者審査制定者発行: ISO 管 理 室当文書著作権会社属，組織個人会社書面承認通、違反行為変更履歴表文書番号:P-001:1文書名称:文書記録管理提出部門提出者変更版序変更変更内容改正日付ISO室劉偉軍B6機械設備関係図面外製産品図面外製検査治具図面増加2009/4/201 目的 INPEX会社制定, 品質管理系統文書資料管制。品質管理文書発行、更新、許可、改版、保留、廃棄対適当基準制定，読易、弁別易、調易、執行。 2 範囲 2.1 会社関係部門適用。 2.2 文書類別管理 類別詳細内容管 理系統文書方針、目標、基準、含系統文書等級：第一層；文書第二層；基準第三層；第四層。ISO管理室関係部門一緒制定、審査，ISO管理室配付。資料(1) 技術資料管理工程図面、産品流工程表、加工条件基準書、作業標準書，出荷検査指導/基準書，点検指導/基準書，全部検査指導/基準書，包装仕样書，外製加工図面（模具図面、治具図面、産品図面）,PFEMA,計画。ISO室支配，統一配布，他部門勝手。本来文書ISO室保留，変更、ISO室通。(2) 政令/法規/批文a.国際又各级政府政令法規批文認証。b. 国際標準、規格。外来資料各部門責任者確認保存。(3)客户仕入先资料提供a. 技術資料図面,環境管理基準 (例：ROHS対応類)b. 証明類文書（例： ROHS標準，MSDS表，SGS報告，材质証明書，環境物質使用承諾書提供）c. 往復書簡、協議、契約、許可程度確認a類技術図面ISO管理室配付b類資料ISO管理室保存、配布，他部門借。C全契約文書社長保存，他関係人員保存。(4）他資料詳細状況決定3 職責 3.1 ISO管理室文書制定、,品質環境管理文書管理。 3.2 各部門文書部門補佐又或指定人員管理，、文書管理対応窓口ISO管理室連絡。4 術語定義 無5 関連文書無6 作業内容 6.1 系統文書管理 6.1.1系統文書番号、格式6.1.1.1 、規定方法番号格式 a） X X X X X X（XX） 部門英語（第三層適用）部門部門ISO管理室ISO品質部QA企画室EP生産部MF行政AD技術TE財務FI営業SA購買PU資材MA版序1、2（小修正、版序取換） 版号：A、B（大修正、版本）規定/方法MPS 通番号： 001、002 例第二層文書文書記録管理番号：P-001A1；第三層文書招聘管理制度番号：S-001A1(HR);第一、二、三層文書ISO管理室统一番号、制定，文書間、過程間各部門関係反映。b）格式l 前三層文書格式ISO提供，表紙、変更履歴表、本文含。l 本文明朝体五号字、段落距離固定值18磅書，本文格式目的、範囲、職責、術語定義、関連文書、作業内容、参考、付属書類含。l 本文内詳細例次： 1 - 項 1.1 - 小項 1.1.1 - 条 1.1.1.1- 细条 注1 :每層项、小项小標題，主題鮮明物語。 注2 :毎層。例1.1、1.2、1.1要。 a - 段 (段項又条中番号a.b好。 b - 段 又1，2又 ”記号) 注3：以上原則性要求 ,強制性。l 本文関連文書引用 (一、二層文書限，三層一、二層文書同取扱) 本文中引用品質/規定/方法名称符号 表示，例文書記録管理。 本文中引用名称符号表示，例系統文書変更申請表 技術引用類資料符号表示，例加工条件基準書。 6.1.1.2 格式a) X X X X X(XX) 部門英語番号版号 ：A、B 通番号：001、002 分類：F 部門自分番号、,制定， ISO室渡制定支配管理。番号一般8号字右上書。b) 格式l 流説明付加 l 側署名生産過程右側又下方置: 例 :品質 管制 購買 業務 社長 顺序管理規定合致。l 欄原則 原則過程右左、提出者右方書、最終批准者左方書。 例 : 名 XXXXXXXXX F-XXXA（ISO）品質部生産部技術部页尾批准確認作成l 番号 : 全部右上置。(例上図面)6.1.2 系統文書作業職責制定/提出確認確認批准発行管代無無社長ISO管理室/規定/職責職責責任者管代社長ISO管理室 6.1.3系統文書作業過程担当者/規定/説明 系統文書増加/修正/廃止NO受理申請小修正中間過程省略合同審査NO審査整理条文修正NO試行最终批准発行、効力発生書面保存提出者系統文書変更申請表提出，上層文書違反ISO管理室文書適用性対第一回審査、提出者協力関連文書確認。（注：小修正修正他文書関係,受理申请直接批准提出者修正内容文面申請表合同審査部門審査、審査者意見欄意見記入，管代总经理指定者審査。ISO管理室ISO室意見整理,管代最終意見。提出者提出者意見電子修正。関連部門ISO管理室修正文書電子共同試行下置，関連部門通知、試行始。批准者一週間試行通、意見管代正式批准。ISO管理室共同前文書更新，試行文書取消。原則上各部門責任者発送，実際状況関係人員通知。ISO管理室ISO管理室文書印刷，増加修正文書ISO管理室捺印、保存。廃止文書廃止印鑑捺印。付注 :1、文面系統文書ISO管理委員会通使用無効，签署期間除，正式文書1份ISO管理室保存。2会社第一二三四層系统文書会社内部置：http:/192.168.1.155/inpexqiye/inpex.html。 3、各部門文面発行。作業現場文面系統文書必要，摘録ISO室通印鑑押。6.1.4記録管理系統文書空白記録生。 6.1.4.1 記録規定作成 一般記録前設定記入記録必要真実性記録者違反者会社規定処分。記録筋道明、時間、場所、事件、責任者、審査者各欄，全部名前、識別 (英語名前含)社員番号。鉛筆記録制定，修正液(带)落書，間違削除，又捺印。内容三以上又三分一間違、一度書直。記録定期纏、装丁、保護、保存。6.1.4.2 記録廃棄管理部門記録保存期保存、保存期超廃棄。6.1.4.3記録保存期限1）記録保存政府、安全、法規顧客要求満足。要求、会社政府、安全、法規顧客要求記録保存。2）生産品批准文書、道具装備記録（顧客道具装備記録含）、購買注文書（顧客会社購買注文書含）修正表（顧客会社修正表含）保存期限部品有効期限暦年加，顧客特別要求，顧客要求保存。3）品質運行状態記録（例：図面、検査試験状態結果）保存期限年暦年加。4）品質関係人員証明書長期保存。人離職、証明書保存、当日自動失効。5）内部品質管理体系審査審査記録三年以上保存。6）各項記録具体期限 “品質記録”保存期限参照保存。 6.2 資料管理 6.2.1 技術資料管理6.2.1.1 技術資料 1)内部技術図面XXXXX(X X or X /X)X 版行番号：A、B 番号 工程番号01、02 顧客産品通番号：01、02 技術資料資料類型資料類型A管理工程図面H出荷検査基準書B加工条件基準書I全部検査指導書C実際操作指導書J全部検査基準書D入荷検査基準書K包装仕様書E点検検査指導書L産品工程流表F点検検査基準書M作業標準書G出荷検査指導書N検査標準書 顧客顧客顧客顧客広州富士FMG通泰会社TT高桥金属GQ深圳富士FJ菲律宾FLB航天会社HT松下電工SX阿位伯ALB广田会社GT北京松下BJ会社CKS木村工机MC上海松下SHNHL会社NHL神钢会社SG山东康泰KT信浓会社XN达机会社DJ芝蒲会社ZP肥田会社FT今仙会社JX山本电气SB清田会社QT付注:資料工程、要；反要。2)外製設備部品図面 XXX(XX)XXXXXXXXX(XXX)XXX 版行番号A1.2 流番号(産品最初図面) 産品品番 機械 流番号(同部品未知図面) 部品番号漢字名称番号漢字名称1支持板ZCB6砥石SL2JT7調整車DL3顶尖DJ8単石JGB4ZZL9他QT5式用TL 3)外製検査治具図面 ZXXXXXXXX 版行番号A1.2.3 流番号(産品最初検査治具) 産品品番 4)産品外製図面 FWXXXXXXXX 版行番号A1.2.3 流番号(産品最初外製図面) 産品品番6.2.1.2 技術資料制定修正関係職責部門制定修正6.2.1.3 配付、変更、保存、廃棄 技術資料制定関連部門責任者確認、ISO管理室渡、ISO管理室章押， ISO管理室置保存。,関係部門文書配付、記入,他部門。 技術資料変更、職責部門変更文書ISO管理室渡，ISO管理室前文書回収，記入。 産品EOL段階、生産，ISO管理室全部文書回収、廃棄，6.4.2処理。6.2.1.4 技術資料捺印6.2.1.4.1 産品正式生産後，職責部門責任者確認、ISO管理室正式発行，ISO管理室章押。6.2.1.4.2 正式生産前，技術資料頻繁変更， ISO管理室技術資料一時的章押，文書章押、配付。 付注：生産半月中、一時的文書正式文書。 6.2.2 政令/法規/返答文書管理 関係部門自分管理，例：ISO管理室環境関係法律法規管理責任負；行政課関係人事法律法規管理責任負。6.2.3 顧客、仕入先提供資料管理6.2.3.1. 技術図面ISO管理室配付，会社関係人員顧客受取図面ISO管理室渡，保存期限説明、ISO管理室保存，顧客類別分類保存、関係部門文書配付；顧客提供図面変更ISO管理室渡；提供図面早速顧客報告；図面顧客許可得、他顧客提供。6.2.3.2. 管理基準証明類文書（例ROHS標準，MSDS表，SGS報告，材料品質証明書，環境物質使用承諾書）、特別要求、ISO管理室保存発行，他部門借。6.2.3.3. 往復書簡、協議、契約、許可程度確認文面契約社長保存、他関係人員自分管理。6.2.4 他資料職責部門責任者部門自分管理又ISO管理室渡決。 6.3 系統文書技術資料借管理6.3.1技術資料借 関係人員ISO管理室関係技術資料借，機密文書社長許可得、貸；管制資料職責部門最高責任者許可得貸。他一般資料関係人員通借。資料ISO人員記入貸，失；本人使、外人漏機密文書失責任追及。6.3.2 系統文書共同置，皆勉強，正式文書借関係人員許可得外人漏。記入。6.3.3 外发管理顧客又関係人員系統文書技術資料要求，需要部門文書外发申请表社長或制定部門最高主管批准， ISO管理室渡，ISO管理室記入参考章押需要部門提供。 6.4 文書保存機密性管理6.4.1. 文書資料等級機密、管制資料、一般資料三分類。内部外部分。a) 機密 会社経営発展影響洩会社経済利益損害会社技術進展発展害，会社受身立場文書機密文書。 一般関係専門人員知又部門最高責任者社長制定。b) 管制 会社内部統計表、総括、計画、质量記録； 関係管理層或関係人員中回覧。c) 一般 : 他一般資料。6.4.2 文書保存年限機密等級表類別機密等級保存年限保存場所付注外部内部1ISO系統文書、規定&方法管制一般永久ISO管理室変更保存続記録管制一般顧客要求,具体内容ISO管理室自動車部品5年,安全部品11年保存2资料(1)技術資料A基準書標準書例加工条件基準書、検査基準書機密一般生産止後5年保存又顧客要求ISO管理室自動車部品5年,安全部品11年保存B技術図面類例管理工程図面機密管制生産止後5年保存又顧客要求ISO管理室自動車部品5年,安全部品11年保存C工程変更類如ECN機密管制生産止後5年保存又顧客要求ISO管理室自動車部品5年,安全部品11年保存(2)外来資料A国際又各級政府、法規、批文認証管制一般廃棄後3年保存関係部門B. 国際規格一般一般廃棄後3年保存関係部門C. 器具設備文書、提供管制一般設備関係部門(3)顧客技術図面,管理基準提供機密管制生産止後5年保存又顧客要求/法規要求ISO管理室自動車部品5年,安全部品11年保存(4)証明類,例SGS報告機密管制保存期超後3年保存ISO管理室(5)契約類機密機密契約超後5年保存各部門(6)他資料状況要求：機密管制文書対，誰外部提供。必要，ISO管理室又社長許可得，其文書対外条款執行。7 参考表单