物业管理公司质量记录控制程序模版.doc

程 序 文 件
质量记录控制程序
文件编号
RGPM -4.2.4-B-01
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B / 0
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质量记录控制程序

1.0 目的
对质量记录进行控制和管理，使维护和服务质量符合规定要求，质量管理体系有效运行提供证据。

2.0 适用范围
适用于与xx物业管理公司质量管理体系运行有关的所有质量记录的控制。

3.0 职责
3.1 质量管理体系活动中所产生的质量记录由各归口部门负责管理。
3.2 行政部负责质量记录归口管理，并对其执行的正确性进行监督、检查。

4.0 定义
4.1 质量 ：产品或服务，满足规定或潜有需要的特征和特性的总和。它既包括有形产品也包括无形产品；既包括产品内在的特性、也包括产品外在的特性。即包括了产品的适用性和符合性的全部内涵。
4.2 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
注：记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。

5.0 工作程序
5.1 质量记录分类及其清单
5.1.1 质量记录的分类及其清单见《质量记录清单》，各部门必须建立本部门的《质量记录清单》，实时更新。
5.1.2 由于上级单位等指定的专用质量记录表格，均列入《质量记录清单》，并按本程序要求进行控制。
5.2 质量记录的标识
质量记录标识由质量记录发生部门按《文件编号规定》中质量记录的编号规定进行。
5.3 质量记录的填写
填写质量记录时，填写内容要完整、准确，字迹要工整、清晰，签署齐全，不得涂改。
5.4 质量记录的收集
质量记录的收集由各记录部门按《质量记录清单》上的时间要求自行整理，质量记录一般每月收集一次。行政部负责检查。
5.5 质量记录的装订、归档、贮存和保管
收集齐全的质量记录由收集部门分类后用线装订成册,并按《文件控制程序》RGPM–4.2.3–B-01的5.7 “文件的管理” 条款的5.7.1项要求进行保管。
5.6 质量记录的借阅
所有质量记录的借阅实行审批制。本公司人员借阅有关质量记录，由保存部门负责人审批；公司以外人员查阅有关质量记录则由管理者代表审批。所有质量记录的借阅必须填写《质量记录借阅表》。
5.7 质量记录的销毁
超过保存期需销毁的质量记录，必须先由各部门负责人填写《质量记录销毁审批表》，报经管理者代表批准后由质量记录 的保存部门统一销毁。需作资料留存的，加盖作保留资料章，隔离存放。销毁时，应由两人在场见证，并在审批表上签名。

6.0 相关文件
6.1 《文件编号规定》 RGPM–4.2.3–C-01-01
6.2 《文件控制程序》 RGPM–4.2.3–B-01

7.0 质量记录
7.1 《质量记录清单》 RGPM–4.2.4–D-01-01
7.2 《质量记录借阅表》 RGPM–4.2.4–D-01-02
7.3 《质量记录销毁审批表》 RGPM–4.2.4–D-01-03
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