前台主要工作手册.docx

前台工作手册一、每日需做的工作1、门、窗、空调等开启工作（1）回到公司，打开空调、灯、窗。（具体位置-会议室：抽风和空调-前台位置：空调和灯-何总办公室：窗户-饮水机电源-大办公区域的空调及灯-孙丽金位置右手边的窗户-前台位置的打印机、复印机和碎纸机）（2）当全部体博会同事在会议室开会或者都离开座位时，可将办公区域的灯全部关闭、空调可关闭一半，待他们回到座位时应马上打开灯和空调。（3）中午天气暗时，可根据实际情况（天气半黑，全黑）不需要关闭办公区域的灯。（4）春秋冬天时，可询问大家的意见是否需要开空调，如不开空调，则须把办公室所有的窗户都打开。下班时记得把办公室所有的窗户做好关闭工作。（5）办公室人少的时候可以相应关闭部分灯管。（如体博会同事休假没上班，可将体博会座位那两排灯管关闭。）2、9点前在QQ群上发心灵鸡汤。所发的心灵鸡汤要有意义，除了图片外还可以多加几句话鼓励大家或者在节假日前发祝福语给大家。有新员工加入公司时要及时拉新员工进群并发欢迎信息，有员工辞职时，要及时在群上删除该名同事，不定时清理Q群成员，规范管理Q群。3、进方总办公室前，无论有无人在，都需要敲门后再进去。每天的报纸放在方总办公室，并将前一天的报纸放在报纸架上供同事们阅览。顺便还要检查方总办公室的用水以及抽纸够不够，如果不够需要及时更换饮用水以及新的抽纸。4、办公室植物管理（1）检查办公室植物，公司门口的墨兰，前台左手边的五柱发财树、方总办公室门前的五柱发财树，以及方总办公室内的所有植物，摘除植物上的黄叶、枯叶以及整理植物周围的落叶。（2）植物上有黄叶、虫蛀叶、垂叶等都需用剪刀剪下扔到垃圾桶里，检查时要仔细，认真查看每片叶子是否有变质或者有变质的倾向，如有发现，都需要把这部分的叶子剪掉。（3）定期（一到两周）检查办公室植物，把有黄叶，长虫的植物记录下来，做好位置的登记，记录好数量与种类，出一份书面更换植物的通知给成兴花场，约定更换的时间对植物进行更换。5、收到信件时，如果是方总的资料文件、恒生银行的信件或快递，交给杨主任；如果是方总、大哥、胡长元的银行对账单信封、粤通卡，则交给娜姐；如果是其他员工则相应交给其他员工。6、接待来宾，起身先询问找公司的哪位同事，对方是谁，然后电话给相应的同事确认，再带其到会议室稍作等待，端上茶水。7、接听电话，询问清楚对方是谁，找哪一位同事，转接给同事前询问同事是否要接听电话，如要接听电话则将电话转接过去，如不接听电话就婉言拒绝来电人员。8、中午休息时间，关前台3个灯的按钮（左起第三、四、五个按钮），大办公区域 1-3排灯。上班后再打开；如有同事需要加班，可先协调再作是否需要关灯的处理。9、门、窗、空调的关闭工作（1）下班时间做好关闭空调、电源的工作。会议室（空调、抽风、灯）大哥办公室（电源插头、抽风）财务部空调余助理办公室空调、电灯按钮何总办公室（窗）饮水机电源大办公区域空调孙丽金位置右手边的窗户（左边固定不关）刘总办公室（电源插头、排气扇电源按钮）大办公区域电灯按钮、抽风前台电脑电源打印机复印机碎纸机大门口电灯、抽风、空调。提醒员工拔掉插头以及注意整理好台面，保持台面的整洁。（2）关闭完后再巡视一遍，检查好每个角落的开关及窗户是否有关闭。10、每天早上9:00-9:30、11:30-12:00；13:30-14:00,17:00-17:30可打开公司门透透气，其余时间需要关闭公司大门。切记前台有人才能开门，如因工作需离开前台，定要先关闭大门。11、每天阿姨做清洁卫生时，可先巡查办公室哪些地方较脏，哪些地方需要打扫，可提醒阿姨打扫，要随时留意办公环境，保持干净卫生的办公室。二、每周/月需做工作1、每周需做（1）监督清洁阿姨每周对办公室做一次吸尘工作，并且每周至少对办公室大清洁一次，碎纸机里的碎纸需要一周倒一次。（2）每周需要1-2次向杨主任汇报主要的工作内容。汇报内容包括：文件更新的工作进度，领导交代的重要事务等（3）不定期检查饮用水是否足够，当饮用水只剩两桶时即要求商家送水，每次购买的水送完后可再次购买并且做好报销工作。2、每月需做（1）文具购买发放。每月10日左右检查文具库存，收集同事多出来的文具，统一统计在库存中，小件物品如笔、笔记本、文件袋等按照实际情况以及同事需求做好购买清单记录，填写购买申请表报杨主任、何总审核，审核通过后方可购买；大件物品如计算器、电话等须先递交文件呈批表，主管领导及何总同意后方可购买，做好文具报销工作。员工领取文具时须在前台处登记，按需领取。每月15日派发卷纸，按照女生每人两卷，男生每人一卷的原则发放。派发卷纸应选择在临上班前或者临下班时。（2）考勤。每月20日收集请假条、职工外出工作登记表进行考勤统计汇总（统计时间：上月20日-本月19日）正常情况下全勤时出勤天数为20.83天，如有请假者，则在20.83的基础上进行扣除；当月新入职或离职员工的出勤天数按实际出勤天数计算。如有补休、请假、迟到等情况均须在“备注”栏填写清楚。如无填写清楚需交还给同事填写清楚后再交到前台。职工外出工作登记表（请假条）均须有上级领导签名方为有效。请假须提交请假单，调休的同事需另外连同加班证明单交到前台。余助理的考勤需另外做，一份给余助理让方总签名，一份给珍姐。做考勤的流程：先剔除星期六、日和节假日，还有特殊情况的时间，如体博会开展的日期等。（3）费用报销。办公用品费用、保洁费、复印机租赁费都需填写费用报销单，杨主任、何总签名后可找财务部娜姐报销。IP电话费、体博会快递费用，需填写费用报销单，芳姐、何总签名后可找财务部娜姐报销。硒鼓费用，填写支票审批单，杨主任、何总签名后可找财务部娜姐报销。（4）值班管理。值班安排、每月底须安排下月值班表，值班对象：进入公司2个月以上的员工，并将值班表上传至Q群。值班人员对值班表有异议的，应提前3天告知前台协调工作安排。值班人员应该熟悉值班工作内容，如有不熟悉的需告知前台由前台工作人员对其进行培训。（5） 每月25日左右上交工作计划至杨主任处。（6） 3天以上的大假期，假期前的值班需为杨主任、珍姐、陈宇中任一人。三、节假日工作安排（1）放假前（假期大于3天）要协调好清洁阿姨在节前做好办公环境清洁工作（主要是吸尘、垃圾与茶水的清理）垃圾与茶水的清理最好安排在节前一天的下午，清理完后在群上提醒大家把垃圾以及茶水倒在公司门外的垃圾桶里，把茶水桶拿开放在前台。检查节后的饮用水是否足够。（2）放假前后要协调好大叔在节前打理公司植物，时间需要跟大叔协调。每周二时，检查盆栽的生长状况，生长茂盛的盆栽可叫大叔帮忙修剪造型一下。（3）请假前，需要协调好部门同事看前台，交代好要交接的工作（详细可查看【临时】前台工作交接），包括日常工作、快递签收等工作交接。要确保交接人员能正确使用总机，了解电话转接流程。协调安排好清洁阿姨与大叔的工作。每项工作须实时交接好给同事，以便于回来上班后重新接手，在假期间也可跟进工作进度。（4）放假前提醒同事们整理好自己的桌面，关闭好自己桌位上的插座电源。检查办公室的门窗能否关闭以及打开，检查好办公室的门窗关闭工作，一定要关闭好了才能离开。四、特殊事项工作1、会议室管理。（1）会议前：会议室的准备、会议室的台凳摆放及卫生整洁的检查、会议即将开始时是否需要召集与会人员，会议位置的安排。（2）会议中：是否需要添加茶水等。（3）会议后：会议纪要的整理、会议室的台凳摆设归位，会议室环境整洁。（4）各部门使用会议室前须做好登记，如需准备茶水则提前准备。（方总、何总接待较为重要的客人时须泡桑叶茶，如无特殊要求则倒杯白开水就行。）2、名片制作。（1）员工须制作名片前先提交文件呈批表，写明制作数量，经由主管领导及何总同意后方可制作。（2）文件呈批表原件交由珍姐保管，自留一份复印件。（3）用QQ跟商家联系沟通是哪个部门的哪位同事，需要印制哪个版本，印制多少数量，什么时候可以拿到名片等，这些内容需要详细跟商家商量（补充：通过何种方式与商家联系，一般多久可以拿到，现有多少个印名片的版本，是否一有员工要求印名片就可以马上找到对应的版本等等的细节）3、收寄快递。（1）有快递员来司派发快递时需要询问本人是否签收，经本人同意后可签，签收快递后通知本人过来领取快递件，领取快递时需要填写公司快递收件登记表。（2）签收快递时，若快递人员找不到收件人，可先查询我司电话记录与人员名单，核对是否是我司人员，如是，则告知本人是否需要签收，如不是则拒绝签收。（3）收寄快递需首先确认是公司件还是私人件，私人件则自付费寄，公司件则需先填写公司快递寄件登记表。而后统一由前台发出，并且保留单据。五、前台其他工作1、有新员工入职则为其办理入职手续。（1）员工正式入职后在考勤系统上录入新员工资料进行指纹录入。录入时间选择在上班前或者下班前左右，如有指纹录入不了的，可尝试更换手指，如还是录入不了的，则该位同事自行向领导申请密码考勤。 （2）带新同事熟悉各部门并进行介绍。依次从财务办公室开始介绍，介绍内容包括向旧同事介绍新同事的名字、岗位、大概工作内容，向新同事分别介绍旧同事的名字、岗位、具体负责的工作。除此之外还需带新同事熟悉公司环境。（3）新员工培训（旨在说明公司基本规章制度）。向新同事介绍完同事后对新同事进行培训，培训内容包括为新员工讲解培训PPT，填写新员工入职试题。（4）发放基本文具（笔、笔记本）。领取时需要在领用登记本上登记。（5）获取新员工基本信息（电话、QQ）并将新员工加入到恒和Q群，并在Q群发放温馨信息，欢迎新同事的到来。（6）将新同事的联系方式增加到公司的通讯录，并上传至Q群。2、离职手续办理。（1）接到珍姐的离职交接表后，查看该同事的考勤，根据实际出勤填写考勤情况，并签名。（2）员工正式办完离职手续后，在考勤机删除其指纹，并在当月考勤统计结束后，在系统删除其信息，更新通讯录。3、通知发放。（1）放假通知、制度通知等均须经由杨主任、何总签名同意签发后方可在Q群下发。（2）通知原件交由珍姐保管，自留一份复印件。（3）除需在Q群上通知，还要另外通知到刘总、小胡、邓师傅、增坚等不常看电脑的同事。注重要通知到公司的全体员工。（4）节日前可在群上发温馨信息，祝大家有个愉快的假期或者是在假期后发送温馨提示，提醒同事们上班等消息。4、Q群管理。（1）如有员工入/离职，须及时做好加入/退出恒和集团内部Q群的工作。（2）如有相关文件需在Q群下发，须书面经得杨主任同意、何总同意，并将同意签发的原文件交给珍姐，复印件留底。5、法务工作。（1）按照公司的要求与律师事务所进行法务方面的跟进联系沟通。（2）法务工作须按照紧急重要程度的不同进行及时跟踪，如对此情况不了解，则可询问杨主任或何总。6、公司办公环境管理（1）电话故障处理。有同事的电话发生故障的，需报到前台处，检查故障问题（如是听筒问题可自行购买解决，如是费用问题可联系电信经理解决，如是接口问题就自行整理线路接口）能内部解决的先内部解决，不能解决的就联系电信经理处理。（2）电脑故障处理。有同事的电脑发生故障的或者公司网络故障的，需报到前台处，由前台检查故障问题（如是接口松了，可以自行装紧一点，如是黑屏可百度查找解决方法），如能内部解决的先内部解决，不能解决的就联系权哥。（3）办公室空调漏水处理。发现办公室空调漏水，检查空调漏水状态，先关闭空调，如还有漏水情况则须拿桶接住滴水，然后打电话给工程部张师傅过来处理。（4）办公室灯管管理 如有同事反应有灯管坏了，应在上班前或者午休前或者下班前找男同事更换，更换时要统计好要更换的灯管的数量，统一更换。 （5）办公室绿化管理。每天检查绿化植物是否有黄叶，如有则需清理。联系花场负责人，定期更换办公室的植物（公司植物达到4-5盆较为稀疏或者黄叶较多的情况下就应该安排更换）。7、随时留意复印机，自用完或者其他同事用完都需将复印机调整至节电状态。8、随时留意办公室的灯管以及空调，如办公室没有人办公，则需立刻把办公室的灯管、空调以及抽风关闭（办公室指会议室、大哥办公室、何总办公室等小房间的办公室）。9、领导安排的其他事务。