自行采购对公支付流程(试行).doc

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*文件名称Process Name：【自行采购对公支付流程（试行） 】
所属主流程编码 Upper-level Process Reference No.:【 】（子流程时填写）
文件英文名称 English Process Name:【 】（双语版本英文名称填这里）
*业务类别 Business Category：【ISC 】
*流程责任人 Process Owner：【惠椿】
*业务模块 Business Module ：【SOURCE PRODUCT 】
*文件编码 Reference No.：【ISC/S-02-01-10】
业务小类 Sub Category of Business：【 】
*版本Version：【1.0】
*适用范围 Scope：【全球 】
*拟制责任人Prepared by：【戴旭容】
*适用部门 Department：【公司所有部门 】
*生效日期Effective Date：【2005-11-20】
涉及IT系统（ERP系统请写明具体模块） IT System:【 】
适用客户 Customer：【 】
角色 Role：【 】（各角色之间请以“,(英文半角逗号)”隔开）
0 定义 Definition
自行采购对公支付流程：指申购人在获得批准的情况下，自行采购某些物品或服务，并向财务部门申请向供应商付款的过程。
1 目的 Objective
规范自行采购对公支付行为。
2 适用范围 Scope
适用于华为投资控股公司、华为技术有限公司及其子公司、分公司。
自行采购对公支付的业务范围必须满足《华为公司自行采购管理规定》。
以下情况适用于本流程：
申购部门对供应商进行资格认证，同时完成物品/服务价格等其它商务信息的认证及执行采购、验收和申付，采购和验收部门无需参与，供应商信息由申购部门负责提交申请维护到ERP系统中。

3 总体要求
1、需符合可由员工自行采购物品或服务范围，且得到授权主管审批；
2、验收及费用申付由业务部门负责，并对真实性、合理性负责。
4 KPI指标 KPI Index
无
5 流程图 Flow Chart
见附件
6 流程说明 Instructions of Process
活动编号
活动名称
执行角色
活动内容
001
提出申购需求
申购人
基于业务需要及部门预算计划，并且符合自行采购物品或服务范围，申请人以书面或其它合法方式向授权主管提出正式的自行采购需求。
002
审批申购需求
分层审批主管
授权主管对申购需求进行审批，具体审批要求见《华为公司自行采购管理规定》。
此活动为流程KCP1，监控要素如下：
各级审批人员必须在授权范围内对申购的真实性和必要性及流程的符合性进行审批，审批主要关注以下方面：
● 根据业务的真实需求判断采购需求的真实性；
● 根据业务需求、预算、成本效益、有无替代品判断采购的必要性；
● 符合自行采购业务范围。
003
选择供应商和购买
申购人
业务部门对供应商进行资格认证及选择，依据《华为公司自行采购管理规定》，自行采购金额超出规定要求时，还需将《自行采购评审表》提交相关专家团及专家团主任进行商务评审。
申请人完成购买过程，取得采购物品或服务结果，并对供应商的服务过程实施监督。
注：在完成供应商选择后，申购人应填写供应商信息SBI表，经主管审批后，提交采购运作支持部维护到ERP系统中。
此活动为流程KCP2，监控要素如下：
应本着“公司最佳利益”的原则来选择合适的供应商；一般来说，采购过程应由两名员工共同完成，要求选择两家以上供应商询价，并保留供应商选择记录，确保采购质量的满足性、成本的合理性。
004
提供产品或服务，并提供发票
供应商
供应商按要求提供产品或服务，并提供符合要求的发票。
005
验收
申购人
申请人对照采购要求，对取得的产品或服务进行验收（必须有2人执行验收），对于不符合要求的情况，应要求供应商改正。员工接收发票和相关服务/货物验收单据后，款项后续由公司统一对供应商进行支付。
此活动为流程KCP3，监控要素如下：
申购人审验送货（或服务交付）单据、实物（服务）的一致性，检查实物（服务）质量，签署验收报告（或在相关单据上签字确认），确保验收数量真实、准确、选择供应商正确以及质量的符合性，验收主要关注以下方面：
● 送货单据（或服务交付单据）数量＝实物（服务）数量<＝PR数量
● 对于实物验收，主要查验供应商提交的《送货单》、物品包装及标识，核对物品订单号/编码/描述与《送货单》及PR的一致性；
● 对于服务验收，主要查验交付服务内容、计量单位等与PR的一致性。
● 实物（服务）质量达到验收标准的要求。
● 至少有两个人员进行验收。
006
申付
申购人
申购人按规定填写费用申付单据，连同发票、验收报告提交授权主管审批。
007
费用审批
授权主管
授权主管对申付单据的真实性、正确性进行审批，审批通过的提交财务部应付管理中心。
此活动为流程KCP4，监控要素如下：
业务主管在授权范围内，通过对付款申请进行审核，确保采购的真实性、金额的合理性，主要审核以下方面：
● 经过有效验收人员的签字确认；
● PR是否经过有效权签；
● “PR>=接受=发票”（包括数量和金额）
008
核对发票和相应单据
应付管
理中心
/会计
应付管理中心/会计审核申付单据，检查是否符合自行采购对公支付业务范围，查询ERP系统，核对供应商资料信息，检查发票是否符合要求。
此活动为流程KCP5，监控要素如下：
1、 会计对合同（或协议）、PR、发票（或预付申请）及验收信息进行匹配和审核，确保付款信息的完整性、准确性、有效性和一致性及流程的符合性，主要审核以下方面：
● 符合自行采购业务范围；
● 相关资料（PR、付款申请）经过有效审批；合同（或协议）有正确签章。
● 相关资料来源于规定部门，并由指定人员传递；资料形式符合要求。
● 验收至少有两人签字，当由需求人独立验收时，必须有第三方复核；
● 发票填写正确、规范，发票真实、合法；
● 符合“PR>=接受=发票”（包括数量和金额）原则；
● PR、发票(预付款申请)、合同（或协议）内容一致（包括但不限于采购主体、供应商名称、帐户、单价、金额、付款条款），其中供应商名称、帐户必须与系统一致。
2、 涉及预付款必须及时准确地登记台帐。
3、 及时进行帐务记录，确保相关费用科目记录准确。
4、 根据分层审批原则，财务主管对付款进行审批并权签。
009
帐务处理
应付管
理中心
/会计
应付管理中心/会计按规定作帐务处理，在系统中完成帐务信息登记，并将有关记账单据转出纳部门。
010
付款
出纳
出纳部门按记账单据及系统信息，完成向供应商的款项支付工作。
此活动为流程KCP6，监控要素如下：
出纳及出纳主管在授权范围内，通过对付款凭证进行审核，确保付款安全、准确：
● 会计凭证经过有效的财务分层审批及权签；
● 财务系统支付、会计凭证、实际银行单据三者记录中供应商名称及帐户、付款金额、币种等的一致性。
● 对银行付款单据分层权签或进行电子银行支付审批。
6 支持文件 Supporting Document
序号
文件名称
文件编码

无

7 相关文件 Correlative Documents
上层文件名称
文件编号
上下游接口文件
文件编号
无

8 记录的保存 Retention of Record
记录名称
保存责任者
保存场所
归档时间
保存期限
到期处理方式
自行采购评审表
申购人
文档室

长期

9 补充说明 Supplementary Instructions
无
10 文档历史 History of Document
版本号
Version
拟制/修改责任人
Develop/Change Owner
拟制/修改日期
Develop/Change Date
修改内容及理由
Change and Reason
批准者
Approved by
1.0
戴旭容
2005-10-01
新建
徐晓晖

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