4档案管理制度.doc

档案管理制度
1、 目的
本管理制度规定了公司档案管理的控制要求，旨在使档案管理工作规范化，并有效地提高档案工作效果，更好的为生产经营服务。
2、 范围
本公司各部门在生产经营过程中所形成的所有文件、图片、声像材料的档案管理。
3、 职责
3.1 公司办公室主管本公司档案管理工作，负责审批、颁布公司档案管理制度，并对其实施情况进行检查、监督、考核、奖惩。
3.2 公司综合档案室负责编写档案管理制度。
3.3 综合档案室具体负责档案管理，对本公司各部门档案管理制度的执行进行监督、检查、考核。
3.4 各部门按季或年度将文件材料向公司综合档案室移交，档案室负责文件材料的收集、整理、组卷、装订、保管。
3.5 综合档案室负责提供各部门在生产、经营过程中所需要的各类档案。
4、 实施
4.1 综合档案管理
4.1.1 档案室具有职能部门的作用，具体按计划实施对各部门的档案管理。
4.1.2 凡是在本单位党政管理和生产、基建、技术开发、经营活动等方面形成的、具有信息资源和凭证、查考价值的各文字、声像材料、图纸、图表、计算材料、财务票据、帐薄和统计材料等，均为应归档的文件材料，由档案室集中收集统一管理。
4.1.3 立卷工作由各部门负责完成。立卷归档时间：党政文书，质量及安全环保方面的文件年底归档；产品方面的技术文件，应在产品出厂后一个月归档；会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，再编写清册，交档案室保管；设备方面的技术文件，在设备安装试车后归档（开箱时所有的技术文件须进行登记）。自制设备的技术文件，在设备调试结束，正式投入使用后归档；技术革新方面的技术文件在鉴定总结后或投入使用后归档；基本建设方面的文件材料在工程竣工验收时归档，档案室对各业务部门实行业务上的检查、指导和监督，努力实现各类档案的标准化和规范化。
4.1.4 科研成果鉴定、产品鉴定、工程项目竣工验收、设备开箱安装等，相关职能部门要注意收集保存有关资料，定期移交档案室。
4.1.5 档案室接收的档案，要进行科学的分类、编目、登记、统计和必要的加工整理，并根据上级的规定，及时明确密级。
4.1.6 不断研究和改进档案的保护技术，延长档案的寿命。对已破损霉变和字迹褪色以及圆珠笔书写的重要档案，要尽可能及时修复或复制。
4.1.7 审慎鉴定剔除档案。对列为剔除的档案，必须造出清册，经单位领导审核报主管机关批准，销毁时要指定监销人，防止泄密。
4.1.8 在部门撤销或变动以及建筑物、设备、仪器等转移使用关系时，该归档的文件材料要及时归档，档案室检查后方可办理其他交接手续。
4.2 文件材料的归档管理
4.2.1 归档的文件材料必须完整（不可用圆珠笔书写），能准确地反映部门各项活动的真实内容和历史过程。
4.2.2 产品试制、课题研究、基础工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落后，要将应归档的文件材料按类组成保管单位，由项目负责人审定后，交档案室整理归档。
4.2.3 管理工作中形成的文件材料，在第二年初，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，交档案室整理归档。
4.2.4 本公司工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时交档案室归档。
4.3 档案、资料库房的管理
4.3.1 实施档案、资料库房的管理须确保党和国家及公司机密的安全，并最大限度地延长各种归档资料的使用寿命。
4.3.2 档案、资料库房是机要重地，非本室人员，未经许可，不得入内。
4.3.3 档案库房，按党政公文、生产技术、财务等大类分别进行分类、排列、编号、存放并编制档案，库房内不准存放与档案无关的物件。
4.3.4 建立档案、资料登记、统计制度，并于每年年末对保存的所有档案、资料进行一次安全检查，遇有特殊情况立即检查，及时处理。如发现破损和字迹褪色的档案，要及时修复或复制，发现短缺的档案资料，要迅速查明，坚决追回。
4.3.5 库房内应保持适当温、湿度，并有防盗、防火、防光、防虫、防尘等措施；库房内严禁吸烟，杜绝任何火种进入；工作人员离开库房时，随手锁门，切断电源。
4.3.6 为保持库房内整洁、美观，每周要进行一次小清理，每月进行一次大清理。
4.4 档案、资料的调（借）阅管理
4.4.1 档案资料的调（借）阅管理必须在充分发挥其在公司内外各项工作服务的前提下，以确保档案的使用寿命。
4.4.2 凡调（借）阅一般性档案、资料，借阅人可持部门领导的批条至档案室按规定登记后借阅，大量利用档案应事先与本室联系，借阅机密、绝密等重要档案，须经公司主要领导批准。
4.4.3 绝密、珍贵档案、资料概不借出，调阅须经主要领导或分管领导批准，调阅其它档案、资料，原则上限在本室阅看，经领导批准借出的，要确定借阅时间（一般不超过三天）并办理借出手续。
4.4.4 抄录、复制、摄影尚未开放的档案，须经过单位分管领导批准后进行，复制件使用结束后，交回档案室保存。
4.4.5 利用者必须十分爱护档案、资料，不得拆卷、撕页、污损或在文件上勾划、涂改；查阅时，不许吸烟、喝水；借阅的档案、资料应切实保管好，不许转借，更不得遗失，违者追究有关领导和当事人的责任。
4.4.6 借阅的档案、资料，都要经本室工作人员履行登记手续，当面点交清楚，归还时要详细检查及时注销。
4.4.7 档案、资料调（借）阅以后，利用者或本室工作人员应及时登记利用效果，并定期汇总上报业务主管部门。
4.5 档案的鉴定与销毁管理
4.5.1 本公司档案鉴定工作由分管档案工作公司领导、相关科室负责人及档案人员组成档案鉴定小组。
4.5.2 根据国家有关档案保管期限，结合本公司的实际情况，确定档案保管期限。
4.5.3 对确无保存价值的档案，由档案部门编制销毁清册，提出销毁申请，鉴定小组审核，按规定报请有关部门批准后才能销毁，严禁擅自销毁档案。
4.5.4 销毁档案时，应指定专人销毁，鉴销人应在销毁清册上签字。档案部门对已经销毁的档案应及时在各种登记和检索工具中注销。
4.6 档案的利用与保密管理
4.6.1 档案部门应积极开展档案利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，经常了解业务技术部门的需要，主动及时准确地提供档案为生产建设、技术管理科研服务。
4.6.2 建立、健全档案借用、复制、利用制度，根据有关规定及时调整密级，扩大利用交流范围，建立借用档案登记簿，归还档案时，要注意检查注销。
4.6.3 借用者对所借的档案，应负安全、保密之责，不得自行转借，不得遗失、污损，严禁擅自在档案上填注、涂抹、改字、加字、圈点抽取或拆散等。
5、 记录
各部门在生产经营活动中形成具有查考利用价值的文件材料记录，由公司综合档案室负责统一收集、汇总，各部门应按档案管理作业书规定执行。
6、 发放范围
本作业指导书发放至公司经理层、管理者代表、各部门、内审员。
7、 附录
附录一 《查借阅登记表》 （NCS-WP-4.2-04-R01）
附录二 《利用档案、资料的效益信息表》 （NCS-WP-4.2-04-R02）
附录三 《图文材料交接单》 （NCS-QP-4.2-04-R04）
附录四 《档案利用效果登记表》 （NCS-QP-4.2-04-R09）

附录一 格式编号：NC S-WP-4.2-04-R01

查、借阅档案登记表
序号
日期
单 位
利用内容
利用目的
目录号
卷号或文号
查、借人签字
归还日期

附录二 格式编号：NCS-WP-4.2-04-R02

利用档案、资料的效益信息表

姓 名

部 门
（或工区）

电 话

案卷档号或
(资料编号)

（详细真写查阅目的、内容、利用效益）

__________同志：
你于 年 月
日在我室利用了档案、资料共 卷。为了便于我们编写《档案利用资料典例》，现请你将利用的效果，详细真入信息表，反馈给我们以供参考录用。
谢谢你的合作！

致
礼！

公司综合档案室
年 月 日

5771001803090012095 579036822859633082
5771001803090012386 576137399735760696
5771001803090013594 578077579902515512
5771001803090012387 577164982601818051
5771001803090012138 572131192158918326
5771001803090012359 579036822361076053
5771001803090012356 576135286143791742
5771001803090012355 575087869704693279

17088100343355274 101229944325833379
17088100343355275 101866732938832008
17088100343356107 101581152501500522
17088100343356108 101000180059871732
17088100343354295 101074194142687017
17088100343356184 101878660869628802
17088100343356185 101775831174086674
17088100343356109 101086014373572846
17088100343356110 101152207216014916
17088100343355237 101027041605702709
17088100343355238 101229364861425414
17088100343356169 101862204402635718
17088100343354928 101760654089788804