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企业形象与宣传工作控制流程

第一条、总则。为加强与完善某某集团企业形象与宣传工作控制，推进集团形象战略的执行，结合企业具体情况，特制订本流程。
第二条、适用范围。企业形象与宣传工作主要适用于集团内部宣传、广告宣传、促销活动、会议/活动/仪式、厂区美化等。
1、集团内部宣传：指集团内刊《某某报》的编辑出版；集团网站常态信息的更新与维护（常态信息包括：公司简介、公司荣誉、企业发展大事记、产品信息等）。
2、广告宣传：指在报纸、杂志、电视、电台、网络、资料性工具书等专业媒体，大堂、门厅（目录牌、公司挂式平面图、挂式信息牌、楼层立式导向牌等），路牌、墙体、T型广告牌、灯箱等户内户外媒体上发布的企业或产品的标识与广告等。
3、促销活动：指用于企业品牌、产品、活动宣传的用品（印刷品、横幅、喷绘、写真、展台、展板、灯箱、荣誉牌、标牌、旗帜等）。
4、会议、活动、仪式：指企业在对内、对外举行的会议/活动/仪式上及国际、国内各种行业展会上所用的物品（背景墙、企业桌旗、挂旗、欢迎牌、告示牌、企业专用职位牌、企业专用来宾卡等）。
5、厂区美化：指厂区内厂房、办公楼、车间、院区的统一装饰，及为完善、美化企业自身视觉形象的有关工作。
6、由《某某集团VI系统》规定的与企业形象有关的其他工作：如车辆装饰、宣传类光盘、包装纸、挂带等。
第三条、企业形象与宣传工作管理原则。
1、对外宣传统一口径：各子公司企业形象与宣传主管部门根据集团总部宣传口径结合本公司情况撰写各类宣传材料；
2、对外形象统一风格：公司对外使用的商标、标志、字体、标准色、辅助色等形象内容要和集团企业VI系统设计风格统一；
3、宣传载体统一策划：集团使用的宣传载体，如宣传片、宣传册、产品样本、户外广告、网页等，由集团企业形象主管部门归口统一审核；
4、设计方案统一审核：每个项目的形象设计方案由集团企业形象主管部门归口统一审核；
5、批量物品统一制作：大批量的礼品、纪念品等由集团主管部门确定的指定制作商制作。
第四条、企业形象与宣传项目申报与审核流程
1、 非合同类项目。
（1）、集团总部各部门及三大子公司（包括其下属单位）根据实际工作需要，提出有关企业形象建设工作（如宣传、促销、会议、网站等）的建议，填写项目立项审批单（表1），立项后填写项目执行申请单（表2、表3），申请单上必须说明项目编号（以“ZB-10-08-01-001”为例，“ZB”指总部拼音首字母；“10”指2010年度；“08”指8月份；“01”指1号；“001”指当月第一次项目执行申请）、项目名称、项目内容、原由、经费估算、时间及申请人等内容；附件包括文字底稿、图片、样品/样片、效果图、项目立项审批单复印件、项目方案、费用清单（表4）等内容；由非定点制作单位制作的宣传类物品则须另附比价报告。
（2）、集团总部的项目执行申请单由需求部门负责人审核，报集团企业形象主管部门批准，由集团企业形象主管部门组织安排专人实施；
（3）、三大子公司的项目执行申请单报到本公司企业形象工作主管人员处审核，经集团企业形象主管人员批准后，由子公司企业形象主管人员组织安排专人实施。
（4）、三大子公司下属各单位（某某包括旗下各控股子公司）的项目执行申请单须报各产业集团本部企业形象与宣传主管部门审核，经集团企业形象与宣传主管部门审核批准后，由三大子公司企业形象与主管人员组织安排专人实施。

表1.企业形象与宣传项目立项审批单
集团总部/某某/某某/某某 是否合同类 是 □ 否 □
企业形象与宣传项目立项审批单
项目名称：
项目概述：
1、
2、
3、
宣传效果预估：
1、
2、
3、

经费估算：

申 请 人：
审 核 人：
批 准：
（公司/部门） 年 月 日
备注：宣传效果预估可以从视觉形象、口碑效果、销售业绩提升等方面说明。
表2.集团总部项目执行申请单
集团总部 项目编号：ZB-2010-08-01-001
企业形象与宣传项目执行申请单
项目名称：
项目内容： 文字底稿 □ 图片 □ 样品/片 □ 效果图 □
原 由：
经费估算：

附件
附件1：
附件2：
附件3：
附件4：
附件5：
申 请 人：
审 核 人：
批 准：
（公司/部门） 年 月 日
备注：文字底稿：如发言稿、宣传性软文、广告词、标语等（外文底稿由其他主管部门审核）。

表3.某某某某项目执行申请单（某某某某与某某某某类似）
某某某某 项目编号：NZ-2010-08-01-001
企业形象与宣传项目执行申请单
项目名称：
项目内容： 文字底稿 □ 图片 □ 样品/片 □ 效果图 □
原 由：
经费估算：

附件
附件1：
附件2：
附件3：
附件4：
附件5：
申 请 人：
审 核 人：
批 准：
（公司/部门） 年 月 日
备注：文字底稿：如发言稿、宣传性软文、广告词、标语（外文底稿由其他主管部门审核）。

表4.
企业形象与宣传项目费用清单
项目名称：
费用项目
设计费

制作费
（材料、印刷等）

安装费

运输费

协调费用

其他费用

合计
费用合计
￥： 元 大写 元
制表： 审核： 年 月 日

2、合同类项目（后附：广告发布合同分类及签订注意事项）。
（1）集团总部各部门及三大子公司根据实际工作需要，填写有关企业形象建设工作的项目立项审批单，批准后填写合同审批表（表5），同时填写项目执行申请单，合同审批表上必须说明合同全称、合同标的、签订对象等内容；并附合同与企业形象宣传策划方案。

表5.
合同审批表
申请日期： 年 月 日
审批表编号

合同编号

合同全称

我方公司名称

对方公司名称

合同内容

部门经办人意见

部门负责人审核

集团企业形象主管审核

集团法律事务部
审核

集团总经理审批

备注（附送资料或需要说明事项）

（2）、对于集团重要形象宣传工作（在国外或全国性媒体的宣传活动；参加国际或全国性会议；向国家机关或重要媒体上传企业形象材料）由集团企业形象主管部门提出申请，报集团总经理审核批准后，根据活动性质安排专人实施；
第五条、项目立项与费用审批权限（见《某某集团费用审批补充管理规定》）
第六条、工作实施
1、有关工作申请经批准后，即可按申请内容实施，并做好入库与验收工作，集团企业形象主管部门负责对工作的指导、监督、检查。
2、由集团主管部门对形象策划、喷绘、印刷、制作等主要项目原则上每年进行一次制作（供应）商审核，确定统一价格。在执行过程中出现问题时，可按合同向制作（供应）商进行索赔，问题严重的制作（供应）商由集团统一调整。
3、特殊情况需要另外签订合同的业务项目，由三大子公司企业形象主管部门、集团总部企业形象主管部门、集团法律事务部门共同操作合同签订过程。
4、重大业务必须签订集团统一的制作（供应）合同，合同上各要素要填写清楚，并由企业形象部门主管人员签字后方可执行。
5、所有和集团内部人员有私人关系的制作（供应）商必须经集团总经理批准方可执行。
第七条、结算
用于企业形象建设项目的费用结算时，集团总部财务部及各子公司/分公司等财务部门必须收到以下单据方可给予结算，违者以违反财务纪律追究责任。
1、有效的项目立项审批单原件；（适用于非合同类项目与合同类项目）
2、有效的项目执行申请单原件；（适用于非合同类项目与合同类项目）
3、有效的合同原件或复印件；（只适用于合同类项目）
4、验收部门确认质量、数量完好后的入库凭证及验收凭证；（表8、表9）
5、按合同要求提供的有效发票。

表8.
入库凭证
项目名称：
项目编号：
项目内容：

接收人意见：
核准人：
年 月 日

表9.
验收凭证
项目名称：
项目编号：
项目内容：

验收人意见：
核准人：
年 月 日

第八条、备案
每次企业形象工作的项目立项审批单、项目执行申请单（带批示）、合同审批表、合同、企业形象与宣传策划方案（带审核意见）、费用清单、发票复印件等材料，在工作结束后必须报集团主管部门备案。
第九条、审计
总部审计部门不定期对各公司的广告、宣传、会议等企业形象建设项目进行审计。审计时，项目负责人要提供各种有效的项目数据，如制作（供应）单位、规格、数量、价格；会议参加人数、费用明细、物品消耗等。
第十条、礼品、促销品的发放
礼品、促销品采购到位后，应按规范的入库手续办理入库，使用时应及时做好出库登记手续，所有礼品、促销品要做好出入库的台帐建立工作，台帐上必须能够清楚地反映出所有礼品、促销品的结存数量、消耗数量、消耗去向等。
第十一条、违规处罚方法
违反上述程序和企业形象宣传与管理原则者，追究违规操作者责任，一切费用由违规操作者自理，财务部门不得给其结算报销；越权批准执行者，将追究领导人的经济及领导责任。
第十二条、附则
1、三大子公司企业形象与宣传主管部门每季度末编制次季度宣传工作预算表，并于次月1日前报交集团企业形象与宣传主管部门；
2、各级企业形象与宣传主管部门负责人在工作中如有异议，请填写《情况汇报表》，报上级审核；
3、本规定由集团办公室负责解释与修订。
4、附件。
附1：《某某集团VI系统》（以电子版形式发送）（略）
附2：《集团通讯员工作管理规定》
附3：《某某集团稿酬标准》
附4：《某某集团稿费清单》
附5：《某某集团定点广告公司/单位一览表》
附6：《某某集团企业形象与宣传组织架构》
附7：《某某集团企业形象与宣传主管部门负责人通讯录》（略）
附8：《情况汇报表》
附9：《某某集团企业形象与宣传工作违规操作考核标准》（略）
附10：企业形象与宣传工作其他注意事项
2010年8月2日

附1：《某某集团VI系统》（略）
附2：《集团通讯员工作管理规定》
集团通讯员工作管理规定

第一条、《某某报》是我集团公司内部刊物，由集团办公室具体承办，是企业宣传的重要舆论工具和传播企业文化的主要载体。为进一步规范集团公司通讯员队伍管理，完善宣传工作流程，推进公司企业文化建设，提升集团公司形象，结合企业具体情况，特制定本规定。
第二条、本规定所指通讯员为集团通讯员，是经评定、任命，在不影响本职工作的基础上能够善用业余时间撰写所在部门/公司的报导性文章，起到非公文形式的宣传、号召、激励、警示作用的集团公司内部员工。
第三条、通讯员管理细则
1、 通讯员产生办法：集团总部、各产业集团本部分别设置5名通讯员，由各本部综合办公室或主管行政部门选派，经总部集团办公室确认后正式任命，并颁发聘书；除此，各本部可成立自己的通讯员队伍，并由各本部管理。
2、通讯员任职要求：
（1）认同并理解某某企业文化，具有大局观、使命感；
（2）良好的价值观，对待事物具有纵观的意识、正确的理解和积极的态度；
（3）具有开阔的视野、丰富的知识面。性格开朗，具有一定人际交往能力；
（4）具备良好的文字表达能力，具有一定的摄影常识。
3、通讯员职责：
拓展有效途径进行信息收集，有针对性地组织材料，撰写稿件或接受总部约稿；以月度为单位，每位通讯员在每月中旬至少撰写一篇与公司相关的时事新闻、事迹报导、行业资讯等，明确主题和指导意义，由各负责人汇总后一并报交至集团办公室；通讯员提供的稿件，原则上文责自负。
4、通讯员基本权利：
（1）经选用的通讯员，可不论职级参加所在公司/事业部例会，参与公司各项活动的
组织过程；
（2）各部门应为通讯员工作开展提供必要的支持和配合；
（3）优先享有参与集团提供的培训学习、参观考察机会。
5、文稿要求：
（1）采写新闻要维护新闻事件的真实性、准确性，不得捕风捉影，弄虚作假；文中所涉时间、地点、名称、各类数据等必须核实准确；
（2）稿件要求主题鲜明，文笔通畅，内容充实、生动，具有针对性、时效性；
（3）新闻稿件务求真实，名称、时间、数字等一定要核实准确；
（4）一般情况下消息稿600-800字，通讯稿800-1000字，言论稿1000-1500字；
（5）以电子文档形式进行提报，能够配以图片为佳。（电子文件要求用word格式；图片大小不能低于600×800像素)；
6、 管理与监督：
（1）由各产业集团本部综合办公室或行政部门负责人负责对本公司通讯员进行统一监督和管理，组织不定期指导、培训以提高通讯员业务能力及稿件质量；
（2）通讯员对所提供稿件的真实性负责，对提供虚假信息者，取消其通讯员资格；
（3）对于不能按时履行通讯员职责，集团办公室将通知其所在公司/事业部办公室更换人选，取消相应的职权，并通报集团和所在部门（公司）。
（4）集团办公室于每年对全体通讯员实施一次综合考评，对工作态度积极、工作成绩突出的通讯员授予“优秀通讯员”荣誉称号，并给予奖励。奖励额度可根据用稿数量与质量确定。特别优秀者可作为集团信息宣传和文化建设的储备人才，并推荐参加上级单位的评优、培训和学习活动。
第四条、附则
    1、各产业集团可根据自身实际情况制定自己的相关条例。
    2、本规定自印发之日起试行。
集团办公室
二零一零年七月十九日

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附3、《某某集团稿费标准》
稿费标准

稿
件
类
型
稿
费
（
元
）
篇
幅
（
字
）

消息稿
通讯稿
言论稿
100-300
20
/
/
300-500
30
/
/
500-800
40
50
/
800-1000
/
80
100
1000-1200
/
100
120
1200以上
/
120
150

备注：以发稿时的篇幅为准。

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附4.《某某集团稿费清单》
第 期《某某报》稿费领取清单
年 月 日
版次
序号
作者
文章名称
文章归类
字数
稿费金额
领取人签名
第
一
版
1

2

3

第
二
版
4

5

6

第
三
版
7

8

9

第
四
版
10

11

12

附5、《某某集团定点广告公司/单位一览表》
某某集团广告宣传类定点公司/单位一览表
序号
单位名称
单位概述（优势项目3-5项）
是否签订合同
公司地址（有无办事处）
联系人
联系方式
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

附6、《某某集团企业形象与宣传组织架构》
集团企业形象主管部门（宣传主管）
集团总经理
某某公司下属各单位
某某公司人力资源部
（部长）
某某总部营销管理部（部长）
某某营销公司
（总经理、副总）
集团总部各部门
（部门负责人）

某某营销公司
（企业宣传负责人）
某某各控股子公司
某某各分公司
营销管理部门

附8、《情况汇报表》
情况汇报表
年 月 日
情况汇报
汇报人：
所在部门：
汇报内容：

审核人意见：

附10：企业形象与宣传工作其他注意事项
一、宣传类广告发布合同分类及合同签订注意事项
第一条、宣传类广告发布合同分类
大类
对应小类
报纸、杂志媒体类广告发布合同
报纸类、杂志类、其他
电视、电台媒体类广告发布合同
地方台、省台、中央台、其他
户内、户外媒体类广告发布合同
招贴类、POP类、直邮类、墙体类、其他
网络媒体类广告发布合同
国内、国外、其他
其他类

第二条、合同签订注意事项
1、合同中必须注明合同类型（大类及对应小类）
2、合同条款中必须具备以下内容：甲乙双方全称及权利与义务、费用明细及付款方式（现金、电汇、承兑等）、违约责任、突发事件处理办法、签订时间、履约时间、签字人、单位公章或财务章等。

二、企业形象与宣传策划方案编写注意事项
（1） 必须明确方案实施的组织架构，如各个实施小组的确立，并落实到相关个人；
（2） 企业形象与宣传策划方案书须有目录；
（3） 明确方案类型。
分5类：集团内部宣传类、广告宣传类、促销活动类、会议/活动/仪式类、厂区美化类、其他类

其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。
二．培训的及要求培训目的
安全生产目标责任书
为了进一步落实安全生产责任制，做到“责、权、利”相结合，根据我公司2015年度安全生产目标的内容，现与财务部签订如下安全生产目标：
一、目标值：
1、全年人身死亡事故为零，重伤事故为零，轻伤人数为零。
2、现金安全保管，不发生盗窃事故。
3、每月足额提取安全生产费用，保障安全生产投入资金的到位。
4、安全培训合格率为100%。
二、本单位安全工作上必须做到以下内容：
1、对本单位的安全生产负直接领导责任，必须模范遵守公司的各项安全管理制度，不发布与公司安全管理制度相抵触的指令，严格履行本人的安全职责，确保安全责任制在本单位全面落实，并全力支持安全工作。
2、保证公司各项安全管理制度和管理办法在本单位内全面实施，并自觉接受公司安全部门的监督和管理。
3、在确保安全的前提下组织生产，始终把安全工作放在首位，当“安全与交货期、质量”发生矛盾时，坚持安全第一的原则。
4、参加生产碰头会时，首先汇报本单位的安全生产情况和安全问题落实情况；在安排本单位生产任务时，必须安排安全工作内容，并写入记录。
5、在公司及政府的安全检查中杜绝各类违章现象。
6、组织本部门积极参加安全检查，做到有检查、有整改，记录全。
7、以身作则，不违章指挥、不违章操作。对发现的各类违章现象负有查禁的责任，同时要予以查处。
8、虚心接受员工提出的问题，杜绝不接受或盲目指挥；
9、发生事故，应立即报告主管领导，按照“四不放过”的原则召开事故分析会，提出整改措施和对责任者的处理意见，并填写事故登记表，严禁隐瞒不报或降低对责任者的处罚标准。
10、必须按规定对单位员工进行培训和新员工上岗教育；
11、严格执行公司安全生产十六项禁令，保证本单位所有人员不违章作业。
三、 安全奖惩：
1、对于全年实现安全目标的按照公司生产现场管理规定和工作说明书进行考核奖励；对于未实现安全目标的按照公司规定进行处罚。
2、每月接受主管领导指派人员对安全生产责任状的落