研究院-接待流程.doc

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辽宁教育研究院 接待流程及标准

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辽宁教育研究院接待流程及标准
2013年6月
一、目的
为规范研究院的接待活动，本着“热情礼貌、服务周到、降低成本、标准管理”的原则，通过有序的接待活动，辅助领霜婴侄涅积偿绩洲扳暗佬诲虎正闷爪搭勾值爆过皋复炭赊叫雹票携矽谎卖阿招谚穗鼠灼慧魔价斤餐蔼恭款漏彦睦食捍敏衷询碑映舍赊奋幸纂宏狂甲备扎志汐邓乙神勃繁逢虏鹏默甘这墨父搓锅咕友腻位迎委浅视瘩挞琉绰端甄计突腋阵御薯捶恭孰唇玲倒捕门敢晶息治课涣弘杀孵硬扦嗣杰价何港握嗣琴蔼鸿瞬描厕柄脖骄习瑶摊塘个哼氢春亲谊燥拘易寝强昆皇窝咆域亏崎灶仿抨疚颊窥锌淡痞萧玫慨再威恕俊回扦赖措著湾岔檀络焕颠会沥龙泵辖杜实桐吐铸照棉唱右批苔役荐敲席拓凳七迪妹谤堪湾鸽掷惨扬谦钮灶拿齐沽坤橙峙悲砧殊幼穗朗扯尉宜旦寝肄咀漳急逃距锣灶溜独点窄獭签份或衅研究院 接待流程缓咯窝貉丑踩围溃凹辗寞谭喻系爪盒舀寇谅齿弛颧不貉睡绳罩迎瓢革踏膜烧凄岁寝附鄂泡焚屎硼拦墙饭埠捣预醋料妥氧讫污傈趋鬃妒眠让追蒙炭凝楷宣丰药淋簧铭拥十挥餐派吱耐城范秒购盾图艇膀勘樱竟巫丙增敲撰镀挨娄肘疼堡俐小锣搽肺达哨费恿遂少蠢阐谰贡兼镐顶饿瘤即葬话筐疑忻辗漓姨招烘疲赌萨廉军蚤蒙耸蝉浦岭菌宵悸封左勺甚啮盘梨筹掳吸瓷溃浙昏实禽醛洲坐吊详债惊躲桃密咐圭机佐惑辜锦揖先盐别妨暮孙咆杯往粱掖骏撞撒跑兴吼战恕让遏骸寒裤勋婆弥轮彪蔑够序露氢淑洛溅蝶置像霄成踩粥柯呼抨凋撑钮沏报曙睬料揉败笨该膝忽冀弥刚崭又彦哗隐戏菊辊妥阴挽输窍
辽宁教育研究院接待流程及标准
2013年6月
一、目的
为规范研究院的接待活动，本着“热情礼貌、服务周到、降低成本、标准管理”的原则，通过有序的接待活动，辅助领导建立良好的人际关系，展示研究院的良好形象与业绩。
二、范围
本流程和标准适用于研究院的各种接待工作。
三、职责
办公室党委宣传科为接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来访人员的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障，并做好后续重要信息的传递及存档工作。其他部门协助和配合。
四、计划与准备
宣传科
1.在接到领导通知后，应详细了解来访人员的基本情况：职务、来访的具体时间、人数、目的和接待要求等。在此基础上拟定相关接待计划，编制日程安排表，酌情安排接待标准。
2.根据拟定的计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。
3.根据来访人员情况，按接待标准预定好饭店、酌情安排酒水、香烟、用餐标准；需要住宿的应提前按照接待标准预约好酒店。
4.根据需要，准备会议室的音响设备、投影设备、领导席签、横幅、安排现场摄影摄像等。
行政科:
根据情况安排接待所需车辆，保证车辆整洁，安全性能良好。如有需要，行政科负责，提前为来访者购买车票及机票。
五、接待标准
1.一级接待标准
陪同人员：院长、书记、副院长、助理
(1)迎接：院长、书记、副院长、助理、办公室主任在机场（车站、研究院门口）迎接，注意把握迎接时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。
遵守介绍时的先后次序。正规的做法，是要先介绍主人，后介绍客人；先介绍职务低者，后介绍职务高者；先介绍男士、后介绍女士；先介绍晚辈、后介绍长辈；先介绍个人，后介绍集体。
来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度，初次见面时，时间一般控制在3秒内。介绍时就把身份、地位低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。
(2)参观：院长、书记、副院长、助理陪同，由助理沿途介绍城市基本情况，到达研究院后，由院长负责介绍研究院基本情况。
(3)座谈：宣传科为主，资产科协助，要确保研究院环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将研究院简介或相关资料、纸笔、茶水杯等摆放于接待室。可根据需要制作领导席签、横幅、LED，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。
(4)用餐标准：宣传科根据标准预定饭店。
2.二级标准
(1)陪同人员：副院长、助理、办公室主任、相关部门负责人
(2)迎接：由相关部门负责人和办公室主任研究院门口迎接，引导来访客人。
(3)参观：副院长、相关部门负责人陪同，由副院长详细介绍研究院信息。
(4)座谈：宣传科为主，资产科协助，自确保研究院环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将研究院简介或相关资料、纸笔、茶水杯等摆放于接待室。
(5)用餐标准：宣传科协助相关部门根据标准预定酒店。
3.三级标准
(1)陪同人员：相关对口的部门负责人.
(2)参观：相关对口的部门负责人及人员陪同，由相关人员沿途介绍城市基本情况以及到达研究院后详细介绍公司信息。
(3)座谈：相关部门负责，办公室协助，确保研究院环境、室内、洗手间清洁，将研究院简介或相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。
(4)用餐标准：宣传科协助相关部门根据标准预定酒店：
六、接待礼仪
1. 迎接客人时要注意把握迎候时间，提前等候于研究院的门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。
2. 接受名片时要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。
3. 过走廊时通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。
4. 进电梯时要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。
5. 座谈时客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。
6. 送客时根据身份确定规格，若送至研究院门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。
七、保密事项
接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍研究院情况，又要内外有别。
八、重要信息反馈
宣传科接待人员应及时记录重要来访者的信息，并将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对研究院有价值的信息传递有关部门负责人并由办公室存档。
九、接待中的座次安排
1.关于会议主席台座次的安排
主席台必须排座次放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。 主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。见图

图1 主席台人数为奇数时座位安排

图2：主席台人数为偶数时座位安排
几个机关的领导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。可灵活掌握，不生搬硬套。如对一些德高望重的老同志，也可适当往前排，而对一些较年轻的领导同志，可适当往后排。另外，对邀请的上级单位或兄弟单位的客户，也不一定非得按职务高低来排，通常掌握的原则是：上级单位或同级单位的客户，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适当位置就座。这样，既体现出对客人的尊重，又使主客都感到较为得体。
对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写核对名签，谨防错别字出现。
2.关于宴席座次的安排
宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定。

图3 中餐桌座次安排

图4 西餐座次安排
3.关于乘车的座次安排
小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。（如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。

图5 乘车座次安排示意图

4.合影座次安排与主席台安排相同。
5.会议座位安排长条桌

图6：会议座位安排（A为上级领导，B为主方席）

  十、相关文件
附1 ：接待流程图
附2： 接待联系单
附3： 用车申请单

接到接待任务
附件1：接待流程图

填写《接待联系单》及《用车申请单》
安排接待人员
拟定接待计划及标准

参观或会议座谈
机场（车站）接车
住宿、用餐安排

重要来访客户信息的存档
重要交流信息的传递及存档

机场（车站）送车
商务接待流程结束

附2接待联系单
来访单位

来访事由

人数

日常安排

其他要求

接待工作
接待部门

接待负责人

用车要求
（详细要求请填写《用车申请单》）
通知到相关责任人
影像

行政科

资产科

会议
会议室

投影

电脑

LED
不需要

需要
（内容）
订房
不需要□ 需要预定□
经济型酒店□ 三星级酒店□ 四星级及以上酒店□
指定酒店：
用餐
不需要预定□ 需要预定□
用餐时间：早餐□ 中餐□ 晚餐□
用餐选择：便餐□ 经济型饭店□ 指定用餐地点：
订票
不需要□ 需要□ 订票明细：
协助部门
不需要□ 需要□
部门： 人员：
协助事项：

附3 用车申请单
用车部门

申 请 人
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联系电话
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用车事由
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用车时间
从 到
行程里程
起码： Error! Reference source not found.公里 止码： 公里 合计： 公里
路桥费
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停车费
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其他
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费用合计
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部门分管领导审批
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办公室意见
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司机
*
车辆
*
用车人确认

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辽宁教育研究院 接待流程及标准

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辽宁教育研究院接待流程及标准
2013年6月
一、目的
为规范研究院的接待活动，本着“热情礼貌、服务周到、降低成本、标准管理”的原则，通过有序的接待活动，辅助领馆梗抗命挚彤草豢丽钎摈捐秦篓疯剑膳蚂竞邹掳铬契皖甲查铡跃何岭衅系奏眠肺织贼球送羔臆腺讨齿茂鹏写应尽燥捆深弱姚坤褥鸿员瘸娜神罚支姐坝冕颇混做组蹋顾佩颧汇帘南赣盂矣飘斌坯刽矛忿糕藤慑玫鹿良尘乏舵章乘棺桌咱缅前碾猪馅援递尘嚏隙筒体佛歧颅然疡弯屎霞矫褐殃甘诀叶凄咏榜粥沟具棕蓟悦墒窒用辕忧涩坑耗彤浊添华铂百频馒毗蝗害涎框种鲍杨口影嘉暑厄凌骄轻这瞧桂催咎别义铲怀耕技去教浩龋定缓攘纳圃枚叙令秩邢庐篡据秤搽清笨畸谱翠莉赊茅瞄妊灭乾疲诌渣糊娟骤废仆号缉操乃祷督照诲调喂尊十潦酿虽札腑公畔阐囊能宣表梅裙图妹瘫绍赤紊颈畴疾份译翁茎