房地产公司行政物资采购作业指引模版.doc

行政物资采购作业指引编制xx日期x-7-10审核xx日期x-7-20批准xxx日期x-7-30修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人1目的为规范公司行政物资采购行为，保证行政物资合理配置，特制订本制度。2适用范围适用于集团公司行政物资采购管理事项。3职责3.1 总裁办负责对供应商的评价和采购的实施。3.2 计划财务部负责协助采购询价。3.2 各部室负责申报物资需求和参与对供应商的评价。3.3 高层领导负责各自分管部门物资需求的审核、审批。4. 定义4.1 固定资产：是指使用年限超过一年，价值在2000元以上的有形资产，包括IT设备、电器设备、交通设备、通讯设备、房屋建筑、机械设备、其他设备等。4.2 低值易耗品：是指单件价值在2000元以下、800元以上物品，或价值虽低于前标准，但能在较长时间内保持实物形态、并非一次性消耗的。4.3 办公用品：纸张耗材、辅助办公小用具、维修用机器配件等。4.4 行政物资：是包括固定资产、低值易耗品、办公用品在内的行政类物资总称。5管理程序5.1 物资申购5.1.1 申购纪律5.1.1.1 各部室应根据实际工作需要，本着“节约、降本”的原则提报物资需求（采购）计划，对任何乱报计划、铺张浪费甚至违规违纪提报物资需求（采购）计划的行为进行严肃处理。5.1.2 计划管理5.1.2.1 月度物资需求计划：各部室根据实际工作需要，在每月30日前填报下个自然月的行政物资采购申请单，原则上不支持临时采购。5.1.3 审批程序5.1.3.1 每笔采购申请，应根据现行的皇庭集团授权表/行政管理/集团公司行政采购申请管理授权事项规定审批通过后交由总裁办执行，否则总裁办有权拒绝授理。5.1.3.2总裁办在审核或采购实施过程中，有权根据全集团内部行政物资配置情况，判断是否新购或直接从其它单位/部门调拨。5.2 采购实施5.2.1 采购方式的分类及选择5.2.1.1 即时询价采购：一般采用三方比价确定供应商的方式进行采购。5.2.1.2 合格供应商报价采购： 根据市场价格优惠后对评价合格的供应商长期合作。5.2.1.3 招投标采购：由总裁办进行初步的市场调查询价，然后确定标底并编制招标文件进行公开招标或邀请招标，由总裁办、计划财务部组成评标小组，对供应商的投标集中开标后进行评价，取得意见一致后确定供方。5.2.2 供应商的选择5.2.2.1 对供应商的要求A. 供应符合质量要求的产品，质量长期稳定。B. 交货及时，符合合同要求。C. 发货数量准确。D. 价格经济合理。5.2.2.2 对供应商的评价方法A. 供应商如已有供货关系，则先由总裁办会同使用部门，分别对供应商所提供产品的质量情况和使用情况作出评价，最后由总裁办总经理作出评价结论。B. 对于新合作的供应商，则应对其产品进行试用后再对其进行评价。C. 对向本公司提供常规物资的供应商，可由总裁办直接作出评价。5.2.2.3 对合格供应商的控制A. 建立供应商档案，建立合格供应商名录库，考察合格的供应商纳入名录库管理。 B. 定期考察供应商的资质、质量和服务，优胜劣汰。对评价合格的供应商可长期保持合作；对供货质量管理下降的供应方，总裁办责令其限期整改。对不重视质量和信誉，连续出现不合格，而又不进行改进的供应商，经总裁办总经理批准，取消其合格供应商资格。C. 常规采购应保证各有1-3家“质量可靠、诚信度高、服务周道”的备选供应商。D. 各供应商需定期报价，以确保掌握最新的产品价格信息。5.2.3 物资采购5.2.3.1 采购方式选择A、低值易耗品、办公用品的采购，价值5万元以下进行询价采购，价值5万元以上采取招投标采购。B、固定资产，采取招投标采购。C、特殊物资由总裁办负责人裁定采购方式。5.2.4.2 总裁办作为行政物资采购的实施部门，除公司领导特别指明外均由其统一采购，特殊资产可委托其他部门专业人员采购。根据实际库存情况并综合考虑“质量、价格、交货期、售后服务”四个方面的内容，切实做好物资的采购供应工作。5.2.4.3 采购产品时是否需要签订采购合同，视具体情况而定，如不需签订采购合同，则以行政物资采购申请单作为采购的依据。5.2.4.4 根据工作需要，在合格供应商处不能及时供应的情况下，经总裁办总经理批准后，由总裁办实施临时采购。5.2.4.5 行政采购经办人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持原则，秉公办事，切实维护公司的利益，保障公司采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。 5.2.4.6 采购人员都必须遵守公司规章制度的规定，按照规定的程序和标准采购，任何人不得私自订购和盲目进货。5.2.5.7 采购人员必须做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。任何人不得在物资采购过程中私下收受回扣或酬金。对实际出现的回扣或酬金必须在三日之内上交。5.2.4.8 对于行政采购的售后服务，总裁办须在签定合约或口头约定时，要明确服务内容。5.2.5物资验收入库、出库 5.2.5.1 入库：采购物资到货后，由总裁办验收后登记入库。 5.2.5.2 出库：各部室凭行政物资采购申请单向总裁办申领相关物资，并办理出库手续。 6支持性文件6.1 集团董事长对集团公司授权的专项文件。7相关记录7.1 WT-QR-ZB20 行政物资采购申请单。7.2 WT-QR-ZB21 零星行政物资领用登记表。