房地产公司档案管理作业指引模版.doc

档案管理作业指引编制xx日期审核xx日期x-8-23批准xxx日期x-8-30修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人一、 目的为加强档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用企业档案资料，确保集团及各下属公司重要信息能科学分类、有效传递、及时保存、合理利用，提高档案管理的完整性，特制订本制度。 二适用范围适用于集团公司及各下属地产公司，非地产公司根据行业特性可参照执行。三、档案管理机构及职责概述1. 各公司的档案工作实行二级管理，一级管理是本公司行政管理部门对本公司档案作统筹管理，二级管理是各部门的档案管理；2. 总裁办应设专职档案管理员一名，具体负责对集团公司及各下属地产公司档案作统筹管理（包括不限于本公司的档案补充整理/后续鉴定/检索系统完善、各公司档案管理体系建设/备案档案收集整理等），并有责任对集团公司各部室及各下属地产公司档案管理工作进行检查、监督和指导；3. 各部门应指定唯一的档案管理员，全面负责本部门档案的日常收集、整理、归档、利用等管理工作，并定期向本公司行政管理部门报备/移交档案；全体员工须无条件向本部门档案管理员报备所有档案。4. 深圳地区各项目公司的总经理，作为各自项目公司档案管理的第一责任人，直接对各自公司档案工作成果负主要责任。应由其指定一名档案管理员，具体负责向各责任部门统一收集、整理、保管、利用、备案、移交各自项目深圳地区项目公司归档范围细目表的归档范围中所有档案。5. 各异地下属地产公司总经理，作为本公司档案管理的第一责任人，直接对各自公司档案工作成果负主要责任。综合部应设专职档案管理员一名，具体负责对本公司档案作统筹管理（包括不限于档案补充整理/后续鉴定/检索系统完善/档案管理体系建设/备案档案送审等），并配合集团公司相关部门对本公司档案管理工作进行联合检查。四、各单位档案管理通用规则总述：各单位档案管理的通用规则，是对各单位档案管理的共性要求。各部门可在通用规则的基础上可自行定制适合本单位实际管理需要的个性化要求，但原则上各项标准不得低于通用规则中的标准，各项操作细则如有冲突的以通用规则为准。1.归档范围凡是反映企业开发、经营、管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。根据集团公司的实际情况和档案目标管理的要求，将档案统一划分为七大类作为档案管理的范畴。它们分别是：综合事务管理档案、人事档案、审计档案、会计档案、项目档案、声像档案、实物档案。具体科目详见集团公司归档范围细目表、集团公司各部室归档范围细目表、深圳地区项目公司归档范围细目表。（合同协议原则上应属公司级文件，由行政管理部门存档备查，但涉及财务/融资模块、劳动协议/培训协议等合同文件不受此限，由各主办部门存档备查）。2.保管期限2.1 永久：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会纪录、财务报表、政府机关核准文件、不动产所有权状及其他债权凭证、工程设计图、其他经核定须永久保存的文书；2.2 10年：凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为10年保管；2.3 3-5年：凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为3-5年保管。如期满或解除之合约、其他经核定保存5年的文书；2.4 1年：结案后无长期保存必要者，列为1年保管；2.5 除上述分类年限外，各单位可自定义年限。3.管理流向3.1 A类：公司级文件，原件及其电子文件由总裁办保存，移交部门应保存复印件或电子文件。A1主要适用于项目档案,暂时由各项目公司保存原件,定期向总裁办提交电子文件备案,待项目结束或按年度向总裁办移交原件即可。3.2 B类：部门级文件，原件及其电子文件由主办部门保存，并应定期向总裁办提交实际收录的档案目录备案，B1应同时提交电子文件。4. 归档时限4.1 实时：对于机密性强或重要的档案，须在文件生效后两个工作日内及时归档；如合同文件、结算文件等。4.2月度：各部门日常工作中形成的档案，一般应于次月5日前由本部门档案管理人员收集整理并报管理流向规定的单位归档。4.2 年度：对活动周期较长的城建项目或时间连续性强的活动中形成的文件材料，可视具体情况按阶段或年度分批归档。4.3 人事档案、会计档案、审计档案由业务部门保管，并于每年4月底前提交上年度的档案目录；5. 密级管理5.1 密级划分5.1.1绝密：是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害。5.1.2机密：是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害。5.1.3秘密：是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。5.1.4内部：不设密级，是尚未进入市场或尚未公开的文件，仅限于公司内部有关人员使用。5.2 密级文件的制发5.2.1 密级文件的制发，应从编制、审核、签发、保存、利用等环节做好全过程保密控制，防止在任一环节中造成泄密。5.2.2 文件主办部门要根据文件内容、秘密程度和工作需要，确定适当的密级、印份、共享范围、保管期限、管理流向，由主办部门的负责人审批，并交由指定专人严格按照批准内容印制、发放。5.3 密级文件的保管5.3.1 所有的密级文件，至少应在生效后两个工作日内暂时交由主办部门的唯一指定档案管理员集中保管。5.3.2 不同密级的文件原则上不应混合组卷，应根据密级类型单独立卷。为保持文件之间的有机联系确需混合组卷时，该卷宗的密级以卷内存放的最高密级文件的密级为准，并且在后期利用过程中不得整卷出借，只得向申请人提供有权限查阅的指定文件。5.3.3 各种载体形式的密级文件应妥善保存在具备安全保密条件的场地，并应定期进行清查、核对以防物理损坏或遗失。5.3.4 档案管理员严禁闲谈涉密事宜，不得无授权超范围发布涉密文件，不得为个人需要摘录其内容，离开办公场所时应妥善收藏。5.4 密级文件的利用5.4.1 机密、绝密档案的利用，应报出借部门所属公司最高领导批准；秘密档案的利用，应报档案出借部门分管领导批准。内部档案的利用，应报申请部门负责人与出借部门负责人批准。5.4.2 各单位档案利用必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销；5.4.3 复制、下载的涉密文件，应视同原件管理。5.5 密级文件的接收移交5.5.1 各部门定期向行政管理部门的，经双方部门负责人审批后即可移交、登记。5.5.2 各部门间的档案移交，须经移交、接收两方的分管领导批准后即可移交。各公司间的档案移交，经各自单位的分管理领导批准后即可移交、登记。5.5.3 任何人员离岗离职前，对个人使用的涉密文件不得私自带走，更不能随意销毁或遗弃，必须全部移交清楚后才能离开。6. 共享范围即可供电子文件在线查阅的目标人群。电子文件在线下载、打印权限，以及实体档案的各种应用、各种载体形式档案的越权使用，均应报专项审批。7. 归档要求7.1 档案日常整理工作概述7.1.1 每月5日前，各单位档案管理员应严格按照本单位的归档范围细目表中的归档对象，收集（或更新）本单位前期主办并已办结的各个单项文件，本单位全体员工须无条件向其报备所有档案；7.1.2 每月10日前，各单位档案管理员应完成本单位已收档案台帐的编制/更新，并将其向所属公司行政管理部门备案及移交指定档案。涉及审计/人事部门的应收档案台帐，亦应向行政管理部门备案。7.1.3 本单位已收档案台帐在编制过程中，应严格按照本单位归档范围细目表中的分类及文件排列秩序依次录入，对于现阶段应收而未收集的档案应作出相应说明。对于档案实体的组卷次序、排列次序应与本单位已收档案台帐保持一致。7.1.4 本单位应收集的所有档案，应由本单位档案管理员集中管理（含整理、集中存放、利用、移交、销毁等）。确因工作需要需分类分项管理时，经部门负责人审批后可授权本单位多人分管，但本单位的档案整体质量（含分流的档案）仍由单位负责人及档案管理员负主要管理责任，与其他单位及行政管理部门的对接仍由档案管理员独立完成。7.1.5 在档案集中存放过程中，除了要保障各类档案的物理安全外，对于有共享范围限制的档案，应做好相应的保密工作。7.1.6 对于本单位归档范围细目表中的归档对象，各单位应严格遵照执行。任何单位及个人如有漏报、有意隐瞒、拒绝登记者，一经发现从严惩处。对档案制度有优化建议时，每季度可集中报审，经专项审批通过后可按新版制度执行。7.2 归档要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：7.2.1 归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；7.2.2 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷；7.2.3 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；7.2.4 卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号；7.2.5 案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目；7.2.6 档案资料密级、保管期限由各职能部门确定，并标在档案资料上；7.2.7 声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者；7.2.8 各部门立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由总裁办统一发放。8.利用8.1 机密、绝密档案的利用，应报出借部门所属公司最高领导批准；秘密档案的利用，应报档案出借部门分管领导批准。内部档案的利用，应报申请部门负责人与出借部门负责人批准。8.2 借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销；8.3 借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任；8.4 借出档案材料的时间一般不得超过一周，必要时可以续借；8.5 借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅部门或借阅人，以便查阅和催还；8.6 借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。9. 销毁9.1 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料；9.2 集团公司各部室及各下属地产公司每年4月整理出保存期限已满的档案或不具备保存价值的资料，呈报档案销毁申请表，凡属于密级的档案资料必须由集团常务副总裁或各下属地产公司分管领导批准方可销毁；一般的档案资料，由主管副总裁或各下属地产公司总经理批准后方可销毁；各档案管理单位如有分项确权的，原则上不得低于上述审批条件。9.3 销毁档案，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。档案销毁申请表永久保存。10 备案移交：10.1 各部门定期向行政管理部门的，经双方部门负责人审批后即可移交。10.2 各部门间的档案移交，须经移交、接收两方的分管领导批准后即可移交。各公司间的档案移交，经各自单位的分管理领导批准后即可移交。11. 检查机制：10.1 每月10日前，各部门档案管理员应完成上月本部门档案收集、整理工作，并向所属公司行政管理部门备案/移交；总裁办每个季度应检查各部门档案的整体质量，并及时公示各部门的档案动态管理成果；10.2 每月15日前，各下属公司综合部应完成上月本公司的档案收集、整理工作，并向集团公司备案/移交； 10.3 次年4月，总裁办会同人事企管部将联合检查各部门上年度的档案工作成果，并出具检查报告报集团薪酬绩效制度管理委员会审阅。11.考核奖惩11.1以部门为单位推行档案管理工作季度考核制，考评的核心内容包括组织管理、安全保密、基础业务、开发利用等（详见各单位档案管理工作考评细则）。届时，由总裁办及各单位行政管理部门组织考核，并对各部门档案工作的考核结果（95分及以上为优秀、80分以上为合格、80分以下为不合格）将予以公示并限期整改。11.2 无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，将在公司范围内予以公示；11.3对涂改、拆散或未经批准转借、复印或携带档案外出、遗失档案的的，视具体情况，至少予以通报批评；12.编号规则12.1 各类型档案的正式编号，以该档案的管理流向终端所属部门制定的编号为准，该档案流转期间各经办部门可根据实际需要拟定临时编号或本部门编号。12.2 公司级档案编号的标准格式，由四部分组成，具体应为“文件所属公司拼音简写（限四个字母）+文件所属一级科目编号+ 文件所属二级科目+流水号（限三位数）”，其中文件所属科目以本公司归档范围细目表为准，如x深圳公司营业执照编号应为“HTDC-1-2-001”。12.3 部门级档案编号的标准格式，应为“文件所属公司拼音简写（限四个字母） 部门简写（限两个字母）部门自定义”。标准格式中第一、二部分为固定格式，各编号单位必须保留并遵守，第三部分编号规则可由各主办部门自行定义。如集团公司总裁办的部门文件编号应为：HTJT-ZC-自定义部分。五、相关部门档案管理个性化要求1、人事企管档案管理1.1档案管理机构及职责1.1.1集团人事企管部负责建立并保管集团公司员工、各下属地产公司部门负责人（含）以上员工及财务人员的人事档案原件，并对下属地产公司职务经理及以上的其他员工档案进行备案（根据授权调整）。1.1.2 各下属公司人事行政管理部门负责建立并保管以上范围外其他员工人事档案。1.1.3 各下属公司行政人事部负责各公司电子人事信息的建立、修改、更新及上报，集团人事企管部负责集团公司人事信息的建立、修改、更新及全集团人事信息的汇总更新并按月发布给集团薪酬绩效制度管理委员会。1.2 档案管理细则1.2.1管控原则1.2.1.1员工档案须严格保密，档案借阅必须经集团人事企管部/下属公司执行董事及总经理审批；各公司副总经理及以上人员档案借阅须经集团人事企管部分管领导审批。未经允许，集团人事企管部/下属公司人事行政管理部门不得擅自对外借阅或泄露人事信息及员工档案内容，并为人事信息及员工档案泄密负责。1.2.1.2 电子人事信息即人事基础信息刷新备份汇总表中因工作需要可开放的信息为：姓名、职位、入职时间、出生年月，其余信息视情况须严格把控。1.2.1.3 集团人事企管部负责部门内人力资源、信息化、企管相关制度、方案、审批件及下属公司备案件归档；下属公司行政人事管理部门负责下属公司人力资源相关制度审批件的存档。1.2.2人事信息档案管理人及存放要求1.2.2.1集团公司人事企管部档案管理人：人事企管部总经理、人事档案管理岗1.2.2.2下属公司人事企管部档案管理人：人事行政部门负责人、人事经理/主管/专员1.2.2.3人事档案必须有专门的档案柜存放1.2.2.4档案编号规则：1) 立卷编号详见各专业档案管理清单待修订版，集团统一立卷号为HTJT(x集团)XZ（行政），HTDC（x地产）HR（人事）诸如此类，具体分类编号待档案清单出来后统一编号规则。2) 专业编号：A. 集团人事企管部存档的人事档案均按照公司、部门、职级等进行分类归档，因为涉及员工内部异动等情况，不对员工个人档案设置相应编号。B. 下属公司综合部可视各公司管理及存档情况进行分类编号。1.2.3归档具体要求1.2.3.1 人事信息的更新、汇总及存档1) 集团人事企管部及各下属公司人事行政管理部门负责新入职员工人事信息在各公司人事基础信息刷新备份汇总表中的录入，异动员工信息的录入、更新以及离职员工信息的另存、归档。2) 各下属公司人事行政管理部门每月8日前将更新至上月末的人事信息相关报表统计报集团人事企管部汇总备案，其中，人事信息相关报表包括：人事基础信息刷新备份汇总表、离职原因汇总表、人事简报。3) 集团人事企管部负责统计、更新集团公司人事信息并汇总全集团人事信息，每月10-12日将全集团人事简报、集团公司及下属地产公司（含商业公司）离职汇总表以及入职异动转正汇总表通过OA 报集团薪酬绩效制度管理委员会审阅。1.2.3.2 集团人事企管部、各下属公司人事行政管理部门负责新入职员工档案的建立、保存及移交工作，员工档案须包含但不限于以下内容：1) 员工登记表（员工登记表必须完整填写，不能缺项，表单内容包含但不限于以下信息：序号、姓名、部门、职务、性别、婚否、出生年月、身份证号、籍贯、户籍、学历、专业、资格证书、工作简历、入职时间等。）2) 离职证明（无法提交或延迟提交则须签写离职声明）3) 面试简历原件4) 员工录用审批原件5) 身份证、社保卡、公积金卡复印件6) 区级以上医院开具的入职体检表原件或健康证复印件留存（一年内有效）7) 学历复印件及学历结果查询打印件8) 资格及职称证书复印件9) 敏感岗位须填写入职担保书（如：出纳、收款员、行政司机、采购人员等）10) 所有岗位均须有背景调查表11) 员工入职即填写新员工入司报到程序表，一周内将填写完整并签名确认的表单交予集团人事企管部/下属公司人事行政管理部门。（备注：针对公司08年之前入职且档案完整性欠缺的员工，档案需要包含至少以下资料：员工登记表及身份证复印件）1.2.3.3 集团人力资源、信息化、企管相关制度、审批件存档，一个季度归档更新一次，相关模块负责人将各模块属于档案管理清单内的文件移交归档至本部门档案管理人，移交同时需要签字确认。1.2.3.4 集团人事企管部档案管理岗对部门内相关文件的归档一个季度更新一次，并报集团人事企管部总经理。1.2.4人事档案建档/归档1.2.4.1为每位员工建立一份独立的人事资料档案，包括纸质及电子版，并及时更新。1.2.4.2 人事档案按公司进行分类存档，集团公司副总级（含）以上及下属公司副总级（含）以上人员的纸质档案资料列入管理人员进行归档；离职人员的档案按辞职、辞退分别归档。1.2.5 离职或辞退人员人事档案保管期限1.2.5.1 已离职人员的档案，自离职之日起存放三年。1.2.5.2职务经理级（含）以上人员档案自离职之日起存放五年1.2.5.3 经辞退员工的档案，自开除之日起存放五年。1.2.5.4 辞职或辞退的员工电子档案资料单独建立表单汇总留存。1.2.6 人事档案的查阅及移交1.2.6.1总裁对所有员工的人事档案有查阅权；分管领导对其所属部门员工的人事档案有查阅权；各下属公司总经理、副总经理和部门经理对其所管辖员工的人事档案有查阅权；集团人事企管部门及下属公司人事行政管理部门内仅有部门负责人及人事档案的管理人员有查阅权。1.2.6.2 人事档案的查阅手续1) 集团公司部门负责人因工作原因需要查阅本部门员工的人事档案时，需分管领导及集团人事企管部总经理审批。2) 各下属公司部门经理因工作原因需要查阅本部门员工的人事档案时，需下属公司总经理审批。1.2.6.3 人事档案的销毁1) 集团人事企管部填写档案销毁申请表，经集团人事企管部总经理及分管副总裁审核，总裁批准后执行。2) 下属公司人事档案销毁必须经集团人事企管部及集团分管领导审批后执行。1.2.6.4 人事档案的移交人事档案材料的移交必须要有书面的移交记录。1.2.7企管信息化档案管理1.2.7.1集团公司企业管理档案为授权文件及制度文件，由企管负责人定期汇总至集团人事企管部档案管理专岗，并及时在OA系统制度中心专栏进行公示。1.2.7.2集团公司信息化档案为系统规划报告及相关软件设备采购档案，由信息化负责人负责存储相关档案，定期汇总至集团人事企管部档案管理专岗。2、财务档案管理2.1档案管理机构及职责2.1.1会计档案管理机构为各公司财务部。2.1.2各公司总经理、财务负责人必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密；2.1.3各公司财务负责人指定本部门专人、专项负责会计档案的管理，包括档案的整理、归档及保管等；2.1.4出纳人员不得兼任会计档案保管工作。2.2档案管理细则2.2.1 档案管理管理、装订要求2.2.1.1会计凭证、会计账簿、财务报表由会计主办人负责管理；2.2.1.2证照类、其他类的会计档案，由财务负责人指定人员负责管理；2.2.1.3 月度终了，由财务部门安排专人及时整理装订各类会计凭证和会计报表；年度终了，及时整理、装订各类会计账簿。各类会计档案的整理、装订要求是：1) 会计凭证：应将各种记账凭证按期间和凭证号顺序装订成册，做到附件齐全、折叠整齐、厚薄均匀、装订牢固美观、不压字、无金属物。每本会计凭证的厚度一般应在2-3cm左右，凭证封面应写明公司名称、所属期间、凭证种类、凭证号段、册序等内容；凭证侧面应注明该凭证所属期间、凭证种类、凭证号段；2) 会计账簿：年终审计完结后将上一年度所有总账、明细账打印出来，装订成册，账册封面应写明公司名称、所属期间、科目名称等；3) 财务报告：将各类会计报表整理齐全、按规定填写封面并加盖公司公章归档；4) 财务核算软件电子数据：财务软件中的电子数据由财务负责人指定系统管理员定期备份，并用光盘拷贝后交档案管理人员保管；5) 其他会计档案：分别按类编号归档；2.2.1.4各公司每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。2.2.2会计档案的查阅和借用2.2.2.1各类会计档案原则上只允许本公司财务部门会计人员查阅和使用，其中查阅已归档的会计凭证、应办理借阅手续；2.2.2.2本公司其他部门或外单位人员需要查阅、借用会计档案，必须办理查阅或借用手续，经财务负责人和总经理批准后方可查间或借用。凡批准查阅会计档案者，在办理查阅登记手续后，由会计档案管理员协同查阅，并且应严格执行公司有关保密制度，在会计档案存放地点查阅，严禁在会计档案上涂画、拆封或抽换，未经财务负责和总经理批准不得复制或借出。凡经财务负责人和总经理批准借出的会计档案，必须详细登记调阅档案名称、调阅日期、调阅人员姓名、工作单位、调阅事由和归还日期。2.2.3会计档案的保管期限2.2.3.1会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。各种会计档案的保管期限详见会计档案保管期限表（见附表）；2.2.3.2会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。2.2.3.3本制度规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照附表所列期限执行。2.2.4会计档案的销毁2.2.4.1会计档案保管理期满需要销毁时，由公司综合档案室会同财务、审计部门提出销毁意见，共同鉴定、严格审查，并编制会计档案销毁清册，经公司财务负责人和总经理审查签署意见后，报董事长批准销毁；2.2.4.2会计档案销毁时，应由公司综合档案室、财务部、审计部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应按会计档案销毁清册所列内容认真清点核对销毁后，在销毁清册上签名，并将监销情况报告公司财务负责人、总经理、董事长；2.2.4.3保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。保管到未了事项完结为止。2.2.5会计档案的移交2.2.5.1因会计档案管理人员变动，应交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续；2.2.5.1原会计档案管理人员，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容；2.2.5.2交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由财务负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章；2.2.5.3公司因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当移交集团计划财务部代管。3、审计档案管理3.1档案编号规则：3.1.1立卷编号：1) 审计文件档案立卷编号：HTJTSJ120XX（年）0X（审计项目序号）。2) 综合事项管理文件档案立卷编号：HTJTSJ2。3.1.2专业编号：详见附表集团公司归档范围细目表中审计档案专表。3.2归档具体要求3.2.1 集团审计部在进行内部审计活动中形成的各类具有保存价值资料的原件或复制件，均应当收集齐全，立卷归档。其存在形式包括：纸质、磁质、光盘等。3.2.2立卷要求：1) 集团审计部应当将审计文件和综合事物管理文件材料分别单独立卷，审计文件档案与综合事项管理文件档案的文件材料不混合、不重复立卷，内部审计档案应当做到完整、精炼。2) 审计文件材料按项目立卷，一个审计项目可立一个卷或者若干卷，不应当将几个审计项目的文件材料合并立为一个卷。3) 相同审计事项的综合性报告可与该事项分报告合立一卷。4) 经济责任（任中、离任）审计事项按被审计人立卷。5) 跨年度的审计项目，在项目终结的年度立卷。3.2.3立卷责任人应当按照下列规则排列审计文件材料：1) 内部审计档案卷内文件材料应当按结论类文件材料、证明类文件材料、立项类文件材料、备查类文件材料四个部分进行排列。2) 第一部分，结论类文件材料，采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列。包括：领导对审计报告的批示；对审计发现问题的整改情况进行跟踪检查和后续审计的相关材料；审计报告，审定审计报告的会议纪要；审计报告征求意见书、复核意见书、审计文书送达回证等；按正式稿、修改稿依次排序。3) 第二部分，证明类文件材料，按照审计工作底稿及所附审计证据与审计方案所列审计事项对应的顺序排列。包括：证明被审计单位主体资格的材料，如反映单位（法人年检）情况等材料的复印件；审计工作底稿汇总表；被审计单位承诺书及资料交接清单；审计工作底稿及所附审计证据；审计所依据的法规目录或摘要；其他有关材料。4) 第三部分，立项类文件材料，按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列。包括：单位委托书或有关会议决议及领导批示；项目审计计划、审计实施方案及有关材料；审计通知书及通知书送达回证。5) 第四部分，备查类文件材料，按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列。包括：项目审计过程中产生的、相关的不属于前三类的其他文件材料6) 审计项目案卷内的每份或者每组文件之间按照正件在前附件在后、定稿在前修改稿在后、批复在前请示在后、批示在前报告在后、重要文件在前次要文件在后、汇总性文件在前基础性文件在后的顺序排列；7) 审计日记以人为单位按照审计组组长及审计组成员顺序排列，可以单独立卷和存放。3.2.4案卷装订要整洁，文件中不得有铅笔或圆珠笔字迹，装订时不得压住文件字迹。3.2.5存档备份及补漏管理办法3.2.5.1电子审计档案应建立光盘及硬盘两级备份。3.2.5.2档案补漏管理：由指定专（兼）职档案管理员负责跟踪落实未归档文件建档工作。因人员离职等历史原因造成的文件缺失，指定专（兼）职档案管理员进行档案交接并对缺失文件进行统计备案。3.3档案管理检查机制集团审计部专业档案管理检查机制：自查与复查相结合；三级复核管理机制。即审计组成员自查、立卷人对档案完整性符合性检查、审计组组长验收复核，集团审计部负责人指定专（兼）职档案管理员再次复核原则。4、营销档案管理4.1档案管理细则4.1.1各楼盘销售资料由销售经理负责统筹管理，监督销售代理公司做到销售资料的日常管理工作，并制定相应销售资料管理台帐，销售经理每周一前须向营销部策划人员提交销售资料库存盘点表，营销部策划人员根据销售资料的存量制定印刷计划。4.1.2对于销售资料的更新，营销管理部策划人员在制作新销售资料时须注明启用时间，销售经理做好旧销售资料的销毁处理工作，严禁新销售资料投入使用后旧销售资料仍派发而引发纠纷，否则，将对相关责任人从严查处。5、成本档案管理5.1档案分类5.1.1 成本档案是指项目开发过程中形成的与工程成本有关的且有保存价值的工程合同、招投标、工程预结算、付款台帐、图纸、相关管理制度、成本数据库、成本管理软件内容等应归档保存的各种纸张书面文件资料、电子文档以及其他与成本管理有关的图表、照片、录相录音、当地工程造价定额、造价信息等资料的总称；成本档案管理的工作内容包括对成本档案的收集、分类、编制、存档、查阅、保密及作废等方面的管理；5.1.2 成本档案必须具备真实性、统一性。成本档案必须真实、准确地记载公司成本管理活动过程中形成的内容；成本档案的各组成部分必须统一，不同载体（书面纸张资料、成本数据库、成本管理软件电子文档）上的同一文件资料的名称、编号、内容、数据等必须完全一致；5.1.3 成本档案（书面纸张资料）分为三类，即工程成本类、规范制度类、其他文件资料类；其中工程成本类又分为工程合同类、工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类；工程成本类在分类时，还要按不同的项目进行区分；5.1.4 成本档案必须具备可复查性，对每项工程，以合同为主线进行存档。首先，对于每份工程合同文本，必须把其评定标审批表（或议标、直接委托审批表）、工程合同审批表、工程预、结算审批表直接作为其附件，并合在一起存档，同时做好相互对应的编号链接标识；而后，将隶属该合同的其他有关工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类文件资料也依次附后存档；5.1.5 成本档案必须具备安全性及对外保密性。成本档案实行统一归档、集中存放，不得将成本档案以个人名义保存在个人手中；严禁任何人未经批准，就以个人名义超出范围私自外借（复印或邮件发送等方式）成本文件资料或泄露成本管理方法、成本数据等行为；如有关人员的换岗或离职，则必须及时做好资料的移交、回收及登记工作；5.1.6 成本数据库及成本管理软件的内容也是成本档案的重要组成部分，不断充实和完善成本数据库以及持续应用和改进成本管理软件是成本部日常的重要工作。负责日常成本资料的收集及按成本档案管理程序进行归档保管。5.2档案管理细则5.2.1工程合同资料5.2.1.1资料组成1) 项目的完整的合同文本：前期合同（包括规划、设计、勘察、监理、造价咨询）、施工合同（包括建筑、安装、装饰、市政）、材料设备采购合同（包括材料采购、设备购买及安装）、园林环境合同（包括室外环境的设计、施工）、营销包装合同（包括样板间装修、户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷，成本部结合具体情况决定此类合同是否保管）；2) 正在开发项目的合同文本；3) 成本管理软件、成本数据库所包括的各类合同内容。5.2.1.2资料管理1) 使用专用档案盒，按不同建设项目、不同的单项工程的合同进行分类存档，档案盒上须注明编号并粘贴资料目录清单，资料目录清单中的合同部分采用成本管理软件中相应的合同清单（打印即可）；2) 对每项工程，以合同为主线进行存档,每项工程的工程合同文本必须把其评定标审批表（或议标、直接委托审批表）、工程合同审批表、工程预、结算审批表作为附件，合在一起存档，同时作好相互对应的编号链接标识，以便快速复查；3) 合同文本原件（包括合同文本、相关补充协议、合同审批表等）由集团总裁办及下属地产公司综合部保管，成本部应备有合同文本等资料的原件或复印件（复印件存档，需加盖项目所属集团级下属公司的专用章以示确认）。5.2.2工程预结算资料5.2.2.1资料组成1) 已竣工项目的完整的决算书、结算书、预算书、估算书、预结算审批表、工程结算协议清单（或承包方确认书）、付款台帐等；2) 正在开发项目的估算书、预算书、结算书、付款台帐等；3) 成本数据库及成本管理软件所包括的目标成本、动态成本、预结算等内容。5.2.2.2资料管理：以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档,即每项工程的工程合同文本须把相关的预结算资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。成本部存档。一套完整的工程预结算书应包括编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程量计算表、计价依据。（成本部结合具体情况决定此类文件的载体形式）；1) 其中的计价依据又包括：材料价格（政府指导价格、市场价格、甲供材料、限价材料通知书）、施（竣）工图、图纸会审记录、工程变更签证的预算书、工程竣工验收资料、其他与工程结算相关的甲乙双方确认的协议等；编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程量计算表合订成册。计价依据作为附件，可分职能部门、分类别进行保管，但计价依据资料也必须具备全面、快速复查的条件；使用专用档案盒，并粘贴除合同目录清单之外的工程预结算补充资料目录备注清单；2) 不同载体（各书面资料、成本数据库、成本管理软件电子文档、光盘、服务器）的同一工程预结算资料的名称、编号、内容、数据等必须完全一致；3) 对于项目竣工结、决算书，在完成其书面纸张资料归档保存的同时，还须将其电子文档刻录成光盘，或者在成本管理软件的基础资料设置中把项目竣工结、决算书的电子文档“打包”并上传至服务器，以方便保存与使用。5.2.3工程变更与现场签证资料5.2.3.1资料组成1) 已竣工项目的完整的工程变更、现场签证资料；2) 正在开发项目的工程变更、现场签证资料；3) 成本管理软件、成本数据库所包括的工程变更、现场签证内容。5.2.3.2资料管理1) 以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档,即每项工程的工程合同文本须把相关的工程变更及现场签证的资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查；2) 工程变更通知单、现场签证单统一印制成固定格式（可手写复印的），一式四份，施工单位存档，成本部存档；工程变更通知单、现场签证单统一进行编号；3) 使用专用档案盒，并粘贴除合同目录清单之外的工程变更及现场签证的补充资料目录备注清单。5.2.4工程招投标资料5.2.4.1资料组成1) 已竣工项目的完整工程招标资料（资格预审审批表、供应商考察报告、评定标评审表、招标文件、答疑文件及审批表