人事日常工作流程手册.doc

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人事行政工作日常工作流程手册
前 言
为使本公司人力资源管理作业正轨化、制度化，能在有序可循的情况下，使本公司人力资源管理作业脉络一贯，并加强人力资源部门与各部门间的了解，借以更密切配合，提高工作效率，特制定本程序。
第一章 人员的招募
一、 各部门需要增补人员需填写“增补人员申请表”并提交给人事行政部门。人事行政部接收到“增补人员申请表”时，即行拟订招募计划，内容包括如下项目：
1，招募职位名称及名额；
2，资格条件限制；
3，职位预算薪金（行政人事部和用人部门主管负责）；
4，预定任用日期；
5，通报稿或登报稿（诉求方式）拟具；
6，资料审核方式及办理日期（截止日期）；
7，甄试方式及时程安排（含面谈主管安排）；
8，工作能力安排；
9，准备事项（通知单、海报、公司宣传资料等）。
二、 诉求：即将招募消息告诉大众及求职人，如下：
1，网络招聘：先拟广告稿、主管确认、发布；
2，登报征求：拟广告稿，决定刊登何报、何时，然后联络报社报价、审批、执行。
3.，电视招聘：拟广告稿，通过相关电台将招聘相关信息播出。
三、应征信息处理：
1，诉求消息发出后，会收到应征资料，人事专员定时收集交主管审核后，由主管初审并协调面试时间，通知前来本公司接受甄试。
2，不合格应征资料，归档一月后销毁，但有要求退件者，应给予退件。为了给社会大众一个好的印象，对所有未录取者发邮件“致谢函”也是应有的礼貌。
四、 甄试：新进人员甄选考试分笔试及面试。
一、笔试事项：
1专业测验（由申请单位拟订试题）；
说明：常规情况下，由用人部门在申请人员增补时提供测试题和标准答案；
应试人员完成笔试后，由人力资源管理人员、用人部门主管或授权技术骨干、核定权限主管分别面试。
各级面试完成均应有面试记录和评价意见填写在面试记录表。
二、面试：由申请部门主管、行政人事部主管、核定权限主管分别或共同面试，面试时应注意：
1、要尽量使应征人员感到亲切、自然、轻松；
2、要了解自己所要获知的答案及问题点；
3、要了解自己要告诉对方的问题；
4、要尊重对方的人格；
5、将面试结果随时记录于“面试记录表”；
6、面试过程中，应尽可能满足应试者对岗位和公司的咨询，并通过应聘者提问的方法、出发点等评估应聘者的心理素质。
7、原则上所有环节的应试（笔试、面试、）需安排在连续时间内完成。
三、如初次面谈不够周详或需要特殊安排的，发出“复试通知单”，再次安排约谈。
五、 背景调查：
经甄试合格，初步决定的人选，视情况应作有效的背景调查。（限管理、技术骨干）
六、 结果评定：
经评定未录取人员，先发出谢函（邮件）通知，将其资料归入储备人才档案中，以备不时之需。评定录用人员经总经理核准，行政人事部发出“报到通知单”，并安排职前训练有关准备工作。
七、 注意事项：
应征资料的处理及背景调查时应尊重应征人的个人隐私权，注意保密工作。
八、 体检安排
1、,对公司正式员工统一安排体检，尽可能提前一天以上通知；
3、通知面试拟录用的人员体检（强调时间、需空腹）；
4、告知体检结果需要的时间；
5、及时向医院了解体检结果（合格者告知报到时间，不合格者告知情况提醒就医）。
6、 体检结果有重大疾病的，不可直接告知当事人；必要时强调当事人有不健康现象，指导当事人尽快安排就医。
8、 体检结果有重大疾病的，人事专员除报告主管外，不可以在任何场合透露，以尊重当事人隐私。
第二章 任 用
一、 经核定录用人员，由行政人事部依据甄选报名单发给“报到通知单”，请他于报到时携带下列资料：
1、填写本公司新进职工录用表；
2、缴验学历证、职称证及身份证；
3、缴验近期正面半身免冠照片；
4、原单位劳动合同结束证明；
（以上应缴资料视情况可增减）
二、 管理人员任用，视情况可发给“聘任书”和“任免通知”。
三、 新进人员于报到日，行政人事部应检收其应缴资料，若资料不全，应限期补办，否则首月薪资可暂扣发。
四、 行政人事部随后应亲切有礼地引导新进人员报到，逐项协助办理下列：
1、领取员工相关文具用品；
2、发放考勤卡并解释使用；
3、领取办公桌锁匙；
4、视情况引导参观、介绍各部门及安排职前相关管理制度讲；
5、行政人事部应引导新进人员向部门主管报到，跟踪新员工适应情况和工作安排。
五、人员报到完毕随后应办理下列事项：
1、跟新员工花名册；
2、收齐报到应缴资料连同甄选报名单建立个人资料档案；
3、填报集团公司所有资料。

第三章 试 用
一、 原则上所有员工试用期为六个月，期满合格者，办理转正手续才正式聘用，个别试用成绩突出者，可提前转正。试用期满后由行政人事部发出“试用期满通知”。转正后的员工经分管部门主管及人力资源管理人员和权限程序审批后可签订劳动合同。
二、 行政人事部发出“试用期满通知”后，并依不同的批示，办理下列事项：
（一）适用不合格者，另发给通知单。
（二）调（升）职者，由行政人事部办理异动作业。
（三）薪资变更者，由行政人事部主管办理调薪。
第二十三条 新进人员在试用期中，表现不合要求，部门主管认为有必要停止试用时，按程序报请权限主管核定停止试用。

第四章 异 动
一、 晋升（升值、升级）及降级由申请人填写“人事异动申请单”及办理临时考核，部门主管签署后转行政人事部签注意见，呈权限主管批示。
二、 调职由申请人填写“人事异动申请单”送调职部门会签，转行政人事部签注意见后，呈权限主管核定。
三、 未批准的升、降、调申请单退回申请部门；经批准的申请单则由综合办公室依据发布“人事异动通知”，副本抄送申请部门及本人，并限期办理业务移交手续，履任新值。行政人事部应立即变更薪资名册。
四、 经批准异动后，涉及调整薪资者，行政人事部应根据人事异动申请单批示，填制“薪资调整通知单”办理调薪。

第五章 请 假
一、 员工因故请假应按有关规定办理，行政人事部备案，依权限逐级呈核，再转回行政人事部登记于考勤表上。
二、 请休假作业应另参照《员工手册》有关规定办理。
第六章 考 勤
一、 各部门主管应于每月3日前将上月份考勤表审核后送行政人事部备查。
二、 所有请假记录将作为员工工作表现考核依据之一。
三、 员工因调休、请假，应按有关规定办理，行政人事部备案：经权限主管核准后转行政人事部核查并登记于考勤表上。
四、 因公而未考勤，应通知行政人事部呈上级主管核签。
五、 行政人事部于每日检视出勤状况，遇异常状况或违规事情，应及时主动与部门主管联络。
六、行政人事部每月底提交本月所有员工的考情情况，
六、 每一年度终了，行政人事部应即依据年度考勤统计表，统计是否有未休完特别假的人员。
第四十一条 有关考勤作业，请参照有关规定办理。

第九章 出差

一、 出差作业，应参照 “出差管理办法”和相关规定办理。
第七章 奖 惩
一、 员工遇有功过奖惩时，可由建议人填报“奖惩建议申请单”公文，先由综合办公室签注调查意见后，呈经理核定。
二、 行政人事部根据核准奖惩建议申请单发布“奖惩通知单”公文，副本抄送本人部门及本人知照，另一份留底本部门月底加扣薪资。
三、 行政人事部应按月将人事奖惩通知单登录于个人资料卡内。
四、 奖惩作业应另参照“奖惩办法”及相关规定办理。
第八章 考 核
一、考绩作业应另参照“考绩办法”规定办理。

第九章 薪 资
一、，将核准工资见 “薪资名册”，
第十章 培 训
一、 职前训练
新进人员于报到后，行政人事部应办理以下职前教育：
1、介绍公司历史背景、经营方针、工作环境；
2、简介各部门组织、职责、作业状况；
3、相关人事管理制度及注意事项；
4、介绍各部门办公室及主管。
二、 在职训练
1、行政人事部于年度开始，依所需培训目标、课程、教材、预算，拟定训练计划。
2、行政人事部于培训期中，应严于考核。
3、员工于接受培训后，视需要提出心得报告，成绩优劣列入考核依据。
第五十八条 专业培练
4、专业知识，视必要可办理专案培训。
5、搜集专业报导或讲座教材，印发给每位员工。
三、 培训作业应另参照“培训方法”规定办理。

第十一章 辞 职
一、 正式任用的员工如感工作不适或其他原因想辞职，应于30天前提出辞职申请书，由部门主管及行政人事部主管签具意见后，呈公司经理核准，再转会行政人事部，行政人事部凭此办理停薪手续。
二、 行政人事部依据辞职申请书发给“离职通知单”，通知本人于批准离职日当天下班前依离职通知单上应办理事项，逐项办理移交，办理完毕由行政人事部审核并签署意见后计当月薪资。

三、 行政人事部根据离职通知单于当日即行办理下列事项：
1、登记于人员异动记录簿内；
2、注销行政人事部控制的人员状况表内登记；
3、登记个人资料卡，注销个人资料档案，将资料存入离职档案袋。
四、 行政人事部视情况应约谈离职人员，并将面谈结果填入离职人员面谈记录档案，视情况对离职人员工作情况进行适度跟踪，以作为人事流动检查参考。
第十二章 移 交
一、 各级主管人员及业务承办人员因故离职时，应将所负责的公物及经办事务逐件列具清册，在监交人监督下点交接任的人员，并会同接任人员提出移交报告书。
二、 移交时应造清册名称如下：
1、未办或未了重要案件目录；
2、保管文件目录；
3、职责事务目录；
4、上级指定专案移交事项清册；
5、集团公司所需表单及事项。

第十三章 劳动保险
一、员工试用期满时，由行政人事部登记办理投加保，生效日以到职日为准；
二、人员于退职日当天，行政人事部应办理退保；
三、投保薪资因调整薪资或其他因素而变动时，应由行政人事部填报“投保薪资调整单”，具体操作按财务制度执行；
四、行政人事部每月统计列册个人负担保费，核算当月工资时从薪资内扣缴；
五、每月月底核对社保缴费明细，如有误及时与社保局核对；
六、 保存社保相关资料，社保登记证年底需年检。

第十四章 资料管理
一、各种人事命令、通知公告一周后，连同该案核准凭证（申请单或签呈）合并归档。
二、每月初依据人员异动记录簿编制“人员异动月报表”，呈检阅后，列入人事流动率检查依据。
三、员工若有需要“服务证明书”或“离职证明书”等，可至行政人事部说明申请理由，由经办人填写证明。
四、人事单位应备档案包括下列：
1、人事基本资料（含证件复印件）；
2、人事异动记录；
3、人事奖惩记录；
4、人事考绩记录；
5、人事训练记录；
6、人事考勤记录；
7、文康活动记录。
第十五章 其他
一、 本作业程序，应另参照“人事管理规章”有关规定办理，如有疑义，可由行政人事部主管解释运用，如有未尽事宜，应另补充修正。
二、 本作业程序承奉核准后实施，修正时亦同。
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