档案管理规定.doc

档案管理规定一、目的规范和加强公司档案管理工作，保证档案的完整、规范、系统与安全，提供准确、快捷、全面的档案服务。二、适用范围适用于公司各部门、单位。三、管理原则档案工作实行统一领导、管理的原则，档案实体谁形成、谁主管、谁负责。合同、批复等档案实体交至多三份由档案室管理。四、管理职责（一）公司档案管理部门职责1.负责对公司在公务活动中形成的档案资料进行收集、整理、立卷、著录、归档和保管。4.负责在建项目前期档案材料的收集、整编。 5.负责公司照片、声像档案在形成、收集和保管。（二）各部门、单位职责负责对本公司所辖业务开展过程中形成的、具有保存价值的相关文件资料进行收集、整理，收到的文件合同等于7个工作日内移交到计划综合部档案管理人员归档保管。五、文件材料的管理（一）文件材料的归档范围和归档时间1、归档范围（详见附件:文件材料归档范围、移交及归档责任人）。2、归档份数：文件、批复、函件、通知：2份以内合同：正本副本一份报告：2本3、归档时间主要分定期归档和随办随归两种。（二）文件材料的形成1. 公司重大会议、上级领导视察形成的文件材料(含原始会议纪要、记录、照片、录音等特种载体材料)： 会议经办人对此类文件材料的形成、汇总负责，经会议承办部门（单位）负责人审核后于七个工作日内将材料移交档案室。2. 非协同平台中流转的文件材料：各部门、单位未在协同平台中流转的文件材料（含各专业对口的政府、行业主管部门及上级单位直接寄达部门或个人的文件材料）。应将办毕的文件材料原件及领导签字的办文处理纸一并移交档案室归档。上级部门出版的内部情况通报、简报、信息等对本公司有直接指导意义的文件材料由计划综合部公文处理人员统一登记并归档。3. 通过协同平台流转的文件材料：凡在协同平台中流转的收发文、呈批呈报、请示报告及规章制度在完成网上流转后（即档案室点击归档后），由经办人员对该文件及文件签批单打印出纸质件，套红盖章后交计划综合部公文处理人员统一保管。4. 出差、学习、考察形成的文件材料：公司领导在此类活动中形成的文件材料（含照片、电子文件、录音等特种载体材料）由计划综合部工作人员负责在一个月之内收集整理交档案室归档。六、档案保护管理（一）档案存放应依据档案载体选择装具，底图不宜折叠，磁性材料应选择防磁设施，重要档案应异地备份。（二）档案入库前应去污消毒，受损档案要及时修复补救，对于易损制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。（三）档案库房应保持干净整洁，具备防火、防盗、防光、防潮、防尘、防有害气体、防有害生物等保护功能。（四）库房温度应控制在1424，湿度应控制在45%60%，并有温湿度表计监控。（五）库房设备运转情况要定期检查，并及时排除隐患。（六）库藏档案应定期清理核对，做到帐物相符，档案数量发生变化时应记录说明。七、档案利用管理（一）档案整编过程中著录、标引应规范、科学。（二）加强档案检索系统建设，具备手工检索系统和计算机检索系统两大类，及时、有效、快捷地提供档案信息资源。（三）根据公司保密规定，设定利用者权限，对于超越权限的利用需报请相关领导审批。（四）档案利用可采取直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式，利用档案应按规定进行登记。（五）档案室宜对库藏档案信息资源进行综合整理、分类汇总，形成专题材料和汇编。八、档案鉴定与销毁管理（一） 档案保管期限分永久、定期两种。定期中再实行标时制，一般分为“30年” 、“10年”。（二） 达到保管期限的档案及时进行鉴定，对已失去保存价值的档案，编制销毁清册，报公司分管领导审批后，实施销毁。（三） 档案销毁前应仔细核对清册，销毁后由监销人员和档案管理人员签字。销毁档案应遵守保密制度，销毁工作未完，监销人员和档案管理人员不得离开销毁现场。九、附件（一）总部文件材料归档范围、移交及归档责任人附件：文件材料归档范围、移交及归档责任人序号归 档 范 围移交 时间移 交 责任人归档责任人一重要会议1党委会议文件（记录、纪要、决议、会议材料、通知、及相应签批单）随办随归党总支计划综合部2经营班子会议文件（记录、纪要、决议、会议材料及相应签批单）计划综合部文书3公司董事会文件（通知、纪要、决议、议案材料及相应签批单），其中会议原始记录本一年移交一次4公司年度工作会暨职代会、半年工作会议文件（筹备策划书、工作报告、会议材料、会议通知、指南、其它文字材料、会议总结等）5公司司务会议（记录、纪要、会议材料及相应签批单）6公司领导参加上级召开的会议文件（公司领导人的发言稿、会议报告、决定简报、参考材料等）二行政综合 1公司领导外出参加活动，考察工作、调查研究等形成的讲话、报告及相应声像材料随办随归计划综合部文书计划综合部2公司领导向上级领导请示汇报工作的文件材料及上级领导批示计划综合部档案管理人员3工作计划、总结4上级对公司领导、公司对下级单位干部签订的目标责任状每年一归5企业登记、经济合同、协议、营业执照和各项证书6上级部门出版的内部情况通报、简报、信息等对本公司有直接指导意义的计划综合部文书7公司各类技术经济合同、行政、民事案件随办随归8公司大事记、印信管理9党和国家领导人、上级主管单位领导视察、检查公司工作时形成的题词、讲话稿、声像等材料计划综合部10公司关于政策研究方面的专题报告11上级及本单位信访工作（规定、通知、领导重要批示和处理结果）12上级、同级、下级收发文管理（收发文处理单、定稿、正文）四经营管理1公司编制的战略规划和中长期发展计划随办随归计划综合部文书计划综合部2公司上报的综合计划和统计报表资料五人事劳资1机构、编制每年一归每年一归计划综合部人资管理计划综合部人资管理计划综合部人资管理计划综合部档案室2机构设置：上级、公司关于机构成立、撤销、合并、更名和改变关系的请示、批复和通知3有关定编定员的文件4公司干部管理工作的计划、总结5干部任免、聘任6公司、基层单位关于专业技术职务聘任的通知7上级、公司干部待遇、工资级别、落实知识分子政策的请示、批复、规定和办法8公司干部调动的通知、行政、工资介绍信存根等9上级机关、公司干部选拔、录用的规定、请示、批复10公司干部年度统计报表、干部名册、离退休干部名册11基层上报的年度报表12上级、公司劳动定额方面材料13公司、基层单位关于劳动指标就业、招工、复工、复职、工人招聘录用（含合同工、临时工、退役军人安置等）方面的请示、批复、报告、通知14职工名册15公司及基层单位关于退休、退职、劳务出口、辞退、奖惩、停薪留职等名单、请示、批复、报告和通知16上级、公司安全生产劳动保护的规定、办法，基层上报的劳资年度报表17上级、公司医保规定、办法及年度报表18公司劳动工资计划（含企业年金）、总结和会议纪要19公司关于工资管理、工资改革、调整工资、落实政策补发工资等文件20公司关于奖金、津贴、福利待遇、三项责任制考核奖励方面的文件21上级、公司关于劳动保护、劳动保险及劳保统筹等方面的请示、批复、管理办法、通知22上级、公司关于医疗卫生、防病治病、计划生育方面的文件、计划、规定、总结23教育培训工作计划、规划和总结24单位员工教育、干部培训、进修、员工技术考试等方面的规定、办法25上级、公司员工技术培训、继续教育的招生计划的通知26实习中形成的文件材料六财务管理1财务工作的计划、总结每年一归财务部计划综合部2上级、公司有关财务管理方面的制度、规定、办法、通知3公司、基层单位财务决算、固定资产核定、固定资产的新增、报废、调拨、清产核资的请示、批复七生产技术管理1生产技术管理的通知、规定、办法、综合计划、管理办法每年一归运营部计划综合部2上级、公司节能管理、经济调度文件，节水、节电、节煤、线损的规定、办法、规程3水电站管理（上级、公司移民政策、水库维护、抗震加固规定、办法、请示、批复；）4上级、公司防洪、防汛（防台风、防冻）方面的规定、决定八工程项目管理1上级、公司关于电力基本建设的条例、规定、办法每年一归工程部计划综合部2公司对在建项目设备费用、工程材料、定额、估算等规定、通知3公司对施工单位基建计划的函件、批复4上级、公司、基层单位关于工程质量、检查、监督等方面的请示、批复、通知5上级、公司及有关单位关于新建机组启动调试、达标投产验收的有关报告、通知6公司在建项目协调会议的有关文件九党务群工1公司党委工作计划、总结每年一归党总支计划综合部2公司党组、党委民主生活会会议记录3公司党员代表大会的文件41、通知、代表名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言提案、选举办法、选举结果、讨论通过的文件、决议和上级批复、纪要、公报、简报、主席团会议记录、重要的照片、录音（像）材料。53、参考文件、小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等6上级、公司党组、党委的重要文件7公司党组、党委的决定、请示、批复8上级、公司党委指示、报告、通知9公司党组、党委调查研究形成的专题总报告10公司党务工作大事记11公司组织工作计划、总结、规定、通知等12公司党员管理每年一归每年一归每年一归党总支计划综合部13组织生活、组织关系、介绍信及存根、党籍、党龄14思想、组织、作风整顿、党员入党、转正15上级党组对下级党委干部任免文件16公司机关内党务干部任免文件17公司党内干部选举、审查、考核、考绩、党委领导分工18党费管理19公司组织年度统计报表、党员名册20公司宣传工作计划、总结、宣传统战工作会议纪要21公司思想政治工作会议纪录、纪要、决定22工会工作23上级工会、公司工会工作计划、总结24职代会、工代会、工会会议文件25公司先进个人、集体26公司工会组织工作27机构设置、干部任免 28会员管理29公司有关工会工作的文件30工会年度统计报表每年一归团支部计划综合部31共青团、青年工作32公司共青团、青年工作计划、总结33公司团委会议纪录、团代会文件34公司共青团组织工作35内部机构设置、干部任免文件36团员组织关系介绍信存根、团员奖惩材料十物资管理1年度、月度计划；物资采购、分配计划随办随归随办随归计划综合计划综合部计划综合部1物资管理方面的办法、规定2公司重要物资供应的文件、订货合同（设备招投标）及调拨 3清仓核资等文件十一后勤福利0后勤福利工作的重要通知、规定、会议纪要每年一归计划综合部计划综合部1房地产管理3生活管理4车辆（交通费）、道路管理5绿化管理6用水、用电、用汽管理7固定资产管理其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。二培训的及要求培训目的安全生产目标责任书为了进一步落实安全生产责任制，做到“责、权、利”相结合，根据我公司2015年度安全生产目标的内容，现与财务部签订如下安全生产目标：一、目标值：1、全年人身死亡事故为零，重伤事故为零，轻伤人数为零。2、现金安全保管，不发生盗窃事故。3、每月足额提取安全生产费用，保障安全生产投入资金的到位。4、安全培训合格率为100%。二、本单位安全工作上必须做到以下内容： 1、对本单位的安全生产负直接领导责任，必须模范遵守公司的各项安全管理制度，不发布与公司安全管理制度相抵触的指令，严格履行本人的安全职责，确保安全责任制在本单位全面落实，并全力支持安全工作。 2、保证公司各项安全管理制度和管理办法在本单位内全面实施，并自觉接受公司安全部门的监督和管理。 3、在确保安全的前提下组织生产，始终把安全工作放在首位，当“安全与交货期、质量”发生矛盾时，坚持安全第一的原则。 4、参加生产碰头会时，首先汇报本单位的安全生产情况和安全问题落实情况；在安排本单位生产任务时，必须安排安全工作内容，并写入记录。 5、在公司及政府的安全检查中杜绝各类违章现象。 6、组织本部门积极参加安全检查，做到有检查、有整改，记录全。 7、以身作则，不违章指挥、不违章操作。对发现的各类违章现象负有查禁的责任，同时要予以查处。 8、虚心接受员工提出的问题，杜绝不接受或盲目指挥；9、发生事故，应立即报告主管领导，按照“四不放过”的原则召开事故分析会，提出整改措施和对责任者的处理意见，并填写事故登记表，严禁隐瞒不报或降低对责任者的处罚标准。 10、必须按规定对单位员工进行培训和新员工上岗教育；11、严格执行公司安全生产十六项禁令，保证本单位所有人员不违章作业。 三、 安全奖惩： 1、对于全年实现安全目标的按照公司生产现场管理规定和工作说明书进行考核奖励；对于未实现安全目标的按照公司规定进行处罚。 2、每月接受主管领导指派人员对安全生产责任状的落