中小企业会计电算化实施存在的问题及解决办法分析.doc

中小企业会计电算化实施存在的问题及解决办法分析（南京城市职业学院鼓楼分校会计电算化 李俊雯09513152 ）【内容摘要】随着电子科技产业的不断发展，会计电算化的概念也在不断发展丰富，会计电算化的运用也越来越广泛。会计电算化不仅帮助会计人员逐渐摆脱了繁琐的工作程序，还大大的提高了工作效率以及准确率。但是由于会计财务工作本身具有的特点，以及各中小企业自身的特点，所以在电算化使用过程中难免存在一定的问题，如技术性问题、保密性、安全性问题等。本文先从客观的全面地分析目前会计电算化在实施使用过程中存在的问题，然后提出各种相对应的措施并制定解决问题的办法。【关 键 词】会计电算化 问题 办法 目 录一、什么叫中小企业和会计电算化-3二、中小企业会计电算化工作中存在的问题-3 （一）、常见的技术问题-3（二）、修改电子数据无历史记录-3（三）、数据备份不足-4（四）、数据保密性、安全性差-4（五）、会计人员计算机业务素质偏低-4三、中小企业会计电算化实施使用中问题的解决办法-4（一）建立电算化会计档案管理工作-5（二）对凭证、账表的错误采用红字更正法或补充更正法填制记账凭证-5（三）做好数据备份工作，确保数据信息安全完整-5（四）加强会计信息系统的保密性、安全性-5（五）强化岗位培训，提高会计人员计算机操作业务-5参考文献-62南京城市职业学院毕业论文我国会计电算化事业起步相对比较晚，从20世纪70年代末开始，会计电算化是集计算机学、信息学、管理学、会计学等学科知识为一体的一门综合性的边缘学科，其实质是将电子计算机为主的，当代信息技术应用到会计工作中，就是用电子计算机代替人工记账、算账与报账，以及部分代替人脑完成对会计信息进行调整、加工、分析、预测以及对经济活动的决策。会计电算化是更多的财务人员从繁重的手工操作中解脱出来，不仅实现了会计信息的资源共享，加快了信息处理的速度，而且还大大挺高了会计信息要求的准确性和可靠性，提高会计的分析决策能力，更好的提供管理所需的会计信息。但是在实际工作中特别是在中小企业应用中，会计电算化还存在。一、什么叫中小企业和会计电算化中小型企业或中小企业，也被简称作中小企业，是指在经营规模上较小的企业，雇用人数与营业额皆不大。此类企业通常是由单一个人或少数人提供资金组成，因此在经营上多半是业主直接管理，较少受外界干涉。一般而言会计电算化有侠义和广义之分。侠义的会计电算化是以电子计算机为主的当代电子和信息技术应用到会计工作中的简称。它主要是应用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以及代替部分由大脑完成的对会计信息的处理、分析和判断的过程；广义的会计电算化，是指与实现会计工作中有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发和应用、会计电算化人才的培养等等。参考。会计电算化已发展成为一门融电子计算机科学、管理科学、信息科学和会计科学为一体的新型科学和实用技术。二、中小企业会计电算化工作中存在的问题（一）常见的技术问题 随着计算机的普及，现在很多中小企业也在用电算化操作。但是有时候在操作到关键时刻，电脑突然会“待机”、“死机”等问题出现，使会计业务不能正常进行。如在数据录入操作中，操作人员尚未对录入数据进行确认存盘，计算机突然死机；在对下属单位送来的软盘进行数据采集时，系统却以“待机”为由长时间磨蹭。更郁闷的是，操作人员当前根本没有执行任何违规操作，而计算机却突然提示“执行了非法操作，即将关闭”等信息，使会计人员辛辛苦苦的劳动一瞬间化为乌有。于此同时一般的中小企业不会设置专门的电脑技术人员，出现技术问题，不能马上解决。这些都是高科技的通病，无疑对于中小企业来说是直接影响到会计电算化核算的质量和效率，构成会计工作的障碍。（二）修改电子数据无历史记录在没有会计电算化的时候，人们把“算盘”和“账本”当作主要的会计的工具。在手工会计中，强调出错之处必须留有修改的痕迹。常常有对应的错误更正方法，如：红字冲销法、划线法更正法。但是在电算化应用过程中，如果在实际工作中录入了错误的凭证，很多的会计软件设置有“作废凭证”、“整理凭证”“取消审核”、“反记账”、“反结账”等功能，这些设置给会计工作人员对会计的处理带来许多方便，更使得无痕迹修改。比如：删除某张凭证，可以通过“作废凭证”，再通过“整理凭证”。整理凭证又可以按月份整理，也可以按凭证号整理。经过整理，实现了无痕迹修改。平且后面的凭证号可以自动调整。如存在“取消审核”、“反记账”、“反结账”功能的存在，可以对该月继续增减经济业务，账簿错误可以在原错误之处不留痕迹地加以修改，而已记账和编制报表的记账凭证在取消审核后又可对该记账凭证的电子数据不留痕迹地修改。这样操作虽然是很方便，但是这同时给制假者提供了方便有利的机会，加大了对电算化内部会计控制的难度。（三）数据备份不足按照财政部颁布的会计电算化管理办法的规定，实施会计电算化的单位，发生了新的经济业务内容经过电算化财务处理后，应坚持当天备份，且要双重备份，并分人、分地方保管。但在实际工作中常有以下几种不应有的情况发生：一是部分电算化操作人员，未养成每天备份的习惯，如果能及时备份，就会显得更有保障了。因此，机器一旦出现故障，则部分财务数据定会丢失。二是不少电算化操作者对备份的数据不能做到定期检查，因此，一旦出现问题就没有相对应的补救措施。（四）数据保密性、安全性差财务上的数据往往是企业的商业秘密，在很大程度上关系着企业的生存与发展。目前，我国有数据安全保密性的会计电算化软件很少，在多数软件中，数据往往完全暴露在所有用户的面前，一个只会打开计算机，即使算不上一个“电脑高手”，往往也可以随意查询、修改数据，甚至随意地破坏数据。而且一般的中小企业，为了方便记忆，把每个操作人员的密码都设为一样的，而且是设的都比较简单，方便操作人员记住，若中小企业的，本部门人员有恶意想要篡改的话，后果还是非常严重的。（五）会计人员计算机业务素质偏低会计人员操作电脑能力较差，如果既懂会计业务，又懂计算机专业知识的复合型人才少之又少。实施会计电算化，不仅要求会计人员能进行简单的计算机操作，还要求能解决工作中出现的各种问题。单位由于考虑到成本效益，很少会聘请专门的会计电算化技术人才。即便购买了专门的财务软件，对于员工的专门培训方面也很难落实。会计人员往往是先学会计后学电算化，双管齐下的教育体系在中小企业并没有很好的建立。在有些中小企业中，甚至为了减少成本，会计人员任用带有随意性。“近亲”现象、“关系户照顾性岗位”现象时有发生，出纳或是会计请用没有会计知识的亲戚。有些虽然请用了老会计，但是对计算机的操作又不是很懂，只会机械的录入凭证。在使用过程中只考虑软件的核算功能，而计算机应用是处于一个不断更新的过程，在思维角度上有一定冲突。现在虽然会计从业资格证的取得必须通过一门会计电算化操作，但是会计电算化考证的题目单一、简单，软件操作也只考最基本的凭证录入、修改和删除。一般只要有一点计算机基础的人利用2天的练习就能通过会计电算化考试。三、中小企业会计电算化实施使用中问题的解决办法我们都清楚会计的电算化对于目前的中国还是一个相对比较新的事物，一个新事物的出现必然会对社会带来正反两个方面的问题，优缺点，利与弊肯定都是存在的。首先它将大大提高会计人员的工作效率，解放他们繁重的手工计算时间，其次他也可以更快更精确地完成报表等手工繁琐的工作。但是于此同时，也带来了一些问题。当然我们不能放弃，应去克服他们，使电算化顺利的，健康的发展下去。针对以上的一些问题，结合自己的了解，我总结了以下几点值得注意的地方，仅供参考。（一）建立电算化会计档案管理工作 在我看来应做好会计电算化会计档案的管理工作，为会计基础管理工提供有效的数据资源。现实在操作时也会遇到一些问题，比如使用计算机保存数据，可能遇到一些问题，由于保存格式，硬盘容量等问题导致的数据丢失问题。一旦出现这问题将出现难以挽回的局面，至少也是增加很多不必要的麻烦。所以在保存时应做一下确认的工作，确保数据完整准确的保存了下来。与此同时为了在遇到例如计算机系统瘫痪等突发问题，还应该将数据复制保存在至少两个地方。以免引起不必要的麻烦。例如在学校操作时，我们会在电脑和自己的U盘的都备份一份，以防突发情况。我认为这个还是值得我们注意的。（二）对凭证、账表的错误采用红字更正法或补充更正法填制记账凭证会计电算化中所有的逆操作，最终目的是为了对记账凭证库文件上的电子数据作不留痕迹的修改。事实上，证、账的错误不会太多，发现证、账错误后可以采用红字（“”号）更正法或补充更正法填制记账凭证，不会给会计人员带来太多不必要的麻烦，不会导致账簿中存在大量无用的信息。严格执行安全性和保密性制度，对于会计电算化档案随意存放、毁损、散失和泄密，对非法伪造、涂改、变更，故意毁坏数据文件、账册、软盘等行为都要进行严肃处理。（三）做好数据备份工作，确保数据信息安全完整。发生的新的经济业务内容经过会计电算化财务处理后，应当坚持当天备份，要根据具体情况决定保管的具体环境, 严防磁化、浸湿和灰尘，还应定期进行检查、复制，防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。另外, 对重要档案要双份备份即采用“AB备份法”, 异位保管。对可以打印的数据信息, 要尽量打印一份, 以纸、磁盘等形式同时保管。建立定期检查和内部监督制度, 确保各类数据安全有效。在处理过期的数据时也应该注意。不能随意将自己认为的数据认为是过期数据。应当依照所在单位的有关规定。对以前的数据进行筛选，对要存档的数据进行存档，对确认的过期的数据删除。这个就像在手工帐中，材料归档一样，保留有用的原始数据，不能随时丢弃的。（四）加强会计信息系统的保密性、安全性 电脑的安全问题是现在大家普遍关心的一个问题，也是一个十分重要的问题。因为会计所掌握的关于公司的财务问题，往往是属于公司的商业机密的范畴，一旦由于木马病毒，或者出现网络黑客等问题，造成公司机密的外泄，对公司的损失将是不可估量的。所以在使用网络时一定要格外小心。定时做好杀毒软件的升级和更新，及时的对电脑进行查毒和杀毒的操作。还要对防火墙进行检测，消除漏洞，不给黑客有可乘之机，如果可以的话，安装并运用会计软件的电脑不要能上网，这样才可以从源头上解决网络病毒的问题。同样，不要使用来历不明的财务软件，这样的话也可以避免除了网络以外的病毒侵入电脑。对于来历不明的财务软件，开发商打电话来询问软件使用，学会斟酌着查询。只有这样才可以确保企业财务信息的安全性。只有做到了这样才是对企业接触信息化管理和决策提供了很好的平台。（五）强化岗位培训，提高会计人员计算机操作业务注重符合型人才的培养。会计电算化要求财务人员不仅应掌握扎实的会计知识和技能，还应该对计算机和财务管理知识有比较深入的了解。利用会计电算化为单位进行基础的核算，并通过计算机强大的计算、汇总、分析功能，为单位的财务监督、预算、控制和决策服务。在会计电算化实施过程中，应注意培养“会计计算机管理”型的复合型人才，满足现在企业发展的需要。各个单位应积极支持和组织会计人员学习和提高会计电算化知识。另外培养复合型人才，也可以通过在大专院校财务专业开设ERP财务软件、SQL数据库、计算机编程、电脑维修等课程，同时也可以让财会人员进修计算机课程，还可以让计算机人员、在岗人员实习并进修财会知识。四、总结 在市场经济环境日益复杂的形势下，会计电算化的应用能为企业提供及时、准确和完整的财务信息，增强了信息的决策有用性，提升了企业在市场中的核心竞争能力。目前，会计电算化还存在很多的问题，就像技术问题，安全问题等，都会影响会计的工作的效率。只要对症下药，认真分析，找出解决问题的办法，就可以减少一些不必要的麻烦，让会计人员参加会计电算化培训，提高会计人员素质，也能提高会计工作的效率和准确性。通过各种好的对策，解决会计电算化工作中的问题，让会计电算化更好的运用到会计工作中。企业会计电算化进程，应与企业本身的管理信息化息息相关，必须将信息技术与管理理论相融合，实现企业整体的管理信息化和现代化，才能真正发挥出电算化会计的最佳性能，为提高企业总体市场竞争力起到关键性的作用。中小企业会计电算化在实施的时候还是存在着一些问题，但是时代在进步，这些企业也将逐步解决这些问题，进而促进会计工作职能的转变和会计工作规范化，推动会计理论和技术的发展，推动企业实现会计电算化的现代化管理。致谢：谢谢老师对我论文的指导，从最初的审题到正文的初稿再到最后的定稿，都是老师悉心的指导，同时我还要谢谢帮助过我的同学，谢谢他们给我提出的意见和对我的支持。参考文献： 其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。二培训的及要求培训目的安全生产目标责任书为了进一步落实安全生产责任制，做到“责、权、利”相结合，根据我公司2015年度安全生产目标的内容，现与财务部签订如下安全生产目标：一、目标值：1、全年人身死亡事故为零，重伤事故为零，轻伤人数为零。2、现金安全保管，不发生盗窃事故。3、每月足额提取安全生产费用，保障安全生产投入资金的到位。4、安全培训合格率为100%。二、本单位安全工作上必须做到以下内容： 1、对本单位的安全生产负直接领导责任，必须模范遵守公司的各项安全管理制度，不发布与公司安全管理制度相抵触的指令，严格履行本人的安全职责，确保安全责任制在本单位全面落实，并全力支持安全工作。 2、保证公司各项安全管理制度和管理办法在本单位内全面实施，并自觉接受公司安全部门的监督和管理。 3、在确保安全的前提下组织生产，始终把安全工作放在首位，当“安全与交货期、质量”发生矛盾时，坚持安全第一的原则。 4、参加生产碰头会时，首先汇报本单位的安全生产情况和安全问题落实情况；在安排本单位生产任务时，必须安排安全工作内容，并写入记录。 5、在公司及政府的安全检查中杜绝各类违章现象。 6、组织本部门积极参加安全检查，做到有检查、有整改，记录全。 7、以身作则，不违章指挥、不违章操作。对发现的各类违章现象负有查禁的责任，同时要予以查处。 8、虚心接受员工提出的问题，杜绝不接受或盲目指挥；9、发生事故，应立即报告主管领导，按照“四不放过”的原则召开事故分析会，提出整改措施和对责任者的处理意见，并填写事故登记表，严禁隐瞒不报或降低对责任者的处罚标准。 10、必须按规定对单位员工进行培训和新员工上岗教育；11、严格执行公司安全生产十六项禁令，保证本单位所有人员不违章作业。 三、 安全奖惩： 1、对于全年实现安全目标的按照公司生产现场管理规定和工作说明书进行考核奖励；对于未实现安全目标的按照公司规定进行处罚。 2、每月接受主管领导指派人员对安全生产责任状的落- 10 -