大学实验室工作档案管理制度.docx

大学实验室工作档案管理制度一、制度概述为规范和规范化大学实验室工作档案管理工作，确保大学实验室工作档案安全、完整、准确、及时，保护大学实验室工作秘密和知识产权，确保大学实验室工作的持续发展，特制定本管理制度。二、适用范围本管理制度适用于大学各实验室的档案管理工作。三、档案的定义1. 实验室档案：指大学实验室从建立到解散所产生的各类书面资料、图片、录像资料以及其他样品资料等的集合。2. 档案目录：指实验室全部档案（库房）各种文件、文件夹的分类构成，每卷档案的名字和档号及存放位置的详细说明。3. 档案馆：指专门负责实验室档案管理的机构单位。四、档案资料的管理1. 实验室档案应当按照文件分类法或者其他分类法进行分类，并按订好的目录打好档号，保证档案资料的存放和查阅的方便和准确。2. 每份资料均应写明出处、性质（保密、绝密、一般）、日期、编址、主题等内容。3. 所有实验室档案一律存放在档案馆中，任何人员不得将档案擅自带出并严格保管，确保档案安全。4. 新生产的科研成果、建设成果、项目成果、发明专利、论文成果等相关资料，依照“先报档案、后报评奖”的原则报档保存，保证发现、及时归档。5. 封存档案：修订、废止、解散之前，实验室应将已经鉴定完结，资料存有参考价值的文件，根据规定进行封存。封存后的文件禁止外借、翻查和编辑。封存标志应设在文件正面和背面各一个。6. 销毁档案：档案馆应确定档案保管期限，根据保管期限对没有保存价值的档案及时销毁。销毁需经过档案馆主任、局领导批准，并严格记录销毁的文件、数量、时间及销毁方式。五、档案查询的管理1. 档案馆按照工作需要和工作的规定，为相关工作人员提供档案查询服务。2. 查询者应当具有查询资格，查询应当遵循相关规定，查询时必须携带有效的证件。3. 档案馆为查询者提供的档案材料必须经过审定，对于有涉密和保密内容的档案，查询者必须是有保密和涉密许可证的人员。六、档案借阅的管理1. 档案馆为实验室完成工作需要而借出档案资料，借阅单据应当详细记录借阅原因、时间、借阅文件名、文件号、完整保存利用承诺书等，并由签借人签名确认。2. 档案馆仅对在本实验室内就业并且已注明有借阅权限的在职员工开放借阅。3. 借阅的档案材料，应按时归还档案馆。回收前实验室应当水印全文复制并加盖“底稿”字样存放在档案馆备案。4. 外借档案：对于可外借的档案，实验室应当尽量采用复制、扫描等电子方式提供，避免现物借阅。对于必须提供现物的特殊情况，实验室必须严格按照外借手续进行借阅，并确保档案安全完整。七、档案安全的管理1. 实验室档案包涵一些涉密或者保密资料，应采取严格的保密措施，杜绝泄漏。2. 保管档案的人员应有极高的保密意识和责任感。实验室档案的保管人员必须了解开放档案的法律法规和保密规定，确保档案安全完整。3. 任何人员不得大量复制档案，违者将按照有关规定予以严惩。八、档案陈列的管理1. 实验室档案馆应按照规定定期陈列实验室重要成果和主要事项等内容，展示实验室的工作人员对科学技术贡献和社会服务、教学研究活动的成果等，提高实验室工作人员的认识。2. 档案陈列应当精心制作，凸显实验室工作人员的科技成果，陈列不得损伤实验室工作人员的形象，别有用心者必要承担相应责任。九、档案保管的责任1. 档案馆长负责档案管理工作，档案馆工作人员依照工作范围职责分工，负责具体的档案管理工作。2. 实验室负责人应确保实验室档案管理工作符合法律、行政法规和实验室管理制度的要求，对实验室档案管理工作负全责。十、实施与监督1. 实验室档案馆应按照国家档案保管标准备案、管理、稽查等。2. 实验室档案管理委员会负责对实验室档案管理工作的监督与检查。3. 实验室档案馆应每月向实验室负责人和实验室档案管理委员会提交本月的档案管理情况统计报告。十一、附则1. 本制度自颁布之日起执行。2. 实验室根据具体情况，可以进行修改和完善，但修改和完善应当符合本制度的原则和精神，并应当经过相关的部门批准。3. 实验室档案馆应当对本制度进行宣传，使每位工作人员掌握本制度的要求和规定。3 / 3