合同及合同款流程.doc

关于下发《合同管理流程》的通知

各部门：
为使合同的签订、履行规范化，最大限度的避免风险，进一步细化合同履行过程及审批程序，经公司研究决定制订《合同管理流程》。现随文下发，自文到之日起开始执行。

附：《合同管理流程》

嘉兴锦华置业有限公司
2013年5月15日

抄送：公司董事长、总经理、副总经理
合同管理流程
一、目的
使合同的签订、履行规范化，并最大限度的避免风险。

二、适用范围
适用于公司对外采购产品或服务类合同的管理。主要包括工程类合同、材料设备类合同、营销广告类合同、其他类合同等。

三、定义
索赔：当供方存在不履行合同的行为或履行合同没有达到合同要求时，向其提出要求支付违约金或赔偿损失的行为。

四、职责：
董事长
1、决定合作单位，批准实施方案的项目的相应合同的审批；
2、负责相应合同付款的审批。
总经理
1、决定合作单位，批准实施方案的项目的相应合同的审批
2、负责相应合同及付款的审批。
副总经理
1、初步决定意向合作单位，相应合同的审核；
2、负责相应合同付款的审核。
3、参与相关合同的谈判工作。
工程部
1、组织设计、工程、材料设备标准合同的编制工作；
2、负责勘察设计类、施工类合同、材料设备类合同、项目配套合同的起草、谈判及定稿；
3、负责待移交物业类合同的审核；
4、本部门起草合同的报批、分发、存档；
5、负责本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，并填写《合同跟踪单》；
6、提起本部门合同的付款申请。
营销部
1、组织营销类标准合同的编制工作；
2、负责营销合同、广告/制作合同的起草、谈判及定稿；
3、负责资产租赁类合同的起草、谈判及定稿；
4、本部门起草合同的分发、保存；
5、本部门起草合同执行情况的跟踪记录，并填写《合同跟踪单》；
6、提起本部门合同及相关规费的付款申请以及对营销合同、广告/制作合同付款申请的审核。
综合部
1、负责人力资源相关（如培训等）、公司想象宣传资料（如宣传册等）及网站合作等合同的起草、谈判及定稿；
2、本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，并填写《合同跟踪单》；
3、提起人力资源相关（如培训等）、宣传资料（如宣传册等）及网站合作等合同的付款申请；
4、综合部负责有关合同的分发以及所有合同的保存；
5、综合部负责与法律顾问沟通关于公司合同中所涉及的法律条款，并负责公司所有合同的文字校对；
6、 综合部负责与法律顾问沟通并协助执行部门向违约合同单位进行索赔。
财务部
1、财务部负责所有合同付款的审核以及审批后的备案；
2、财务部负责公司付款合同（《合同跟踪单》）执行情况的监督管理。

五、工作程序
标准合同的制定
1、工程部组织设计、工程、设备类标准合同的编制工作；营销部组织营销类、资产租赁标准合同的编制工作；其他标准合同文本可由各业务部门组织编制；具体标准合同的参与部门如下：
管理要求
合同类型
组织部门
主要参与部门
审核部门
审批部门
工程类合同
设计、咨询、施工、监理、项目配套合同
工程部
工程部、成本管理员、综合部、财务部
副总经理
董事长/总经理
材料、设备合同
工程部
工程部、成本管理员、综合部、财务部
副总经理
董事长/总经理
营销、广告类、资产租赁类合同
营销部
营销部、综合部、财务部
副总经理
董事长/总经理
其他标准合同
业务部门
业务部门、综合部、财务部
副总经理
董事长/总经理
2、标准合同如采用评审的方式，则由如上表格中对应的组织部门组织评审，相关部门参与；如采用会签的方式，则标准合同审核部门在收到标准合同文本后，2个工作日内必须提出审核意见。
3、标准合同的组织部门应根据审核部门的审核意见对合同标准文本进行修订，修订完成的标准合同文本经副总经理审核后，报总经理、董事长批准生效。
4、所有经审批通过后的标准合同，由综合部进行存档，并在以后签订合同时投入使用。
根据合同履行情况、政府法规政策调整、案例分析等结论，合同文本应持续改进。

合同的审批
1、 设计类合同
a、工程部将初步定稿后的合同及附件，连同《合同审批及盖章审批表》一起传至成本管理员及财务审核。
b、成本管理员及财务部对合同条款进行复核，复核后根据需要由综合部交法律顾问进行法律审核，再交副总经理审核，合同经审核确认后，交总经理、董事长审批。
c、审批完的合同由综合部加盖合同章（或公章），并存档《合同审批及盖章审批表》后转至工程部，合同成立。
2、 施工/监理合同
a工程部将工程合同及附件（定标单位审批表、中标通知书、招标文件等），连同《合同审批及盖章审批表》提交成本管理员、财务部。
b成本管理员、财务部对合同条款进行复核，复核后根据需要交综合部法律顾问进行法律审核，再交副总经理审核，合同经审核确认后，交总经理、董事长审批。
c审批完的合同由综合部加盖合同章（或公章），并存档《合同审批及盖章审批表》后转至工程部，合同成立。
3、 设备/材料采购合同
a工程部将定稿后的合同及附件，连同《合同审批及盖章审批表》提交成本管理员及财务部审核。
b成本管理员及财务部对合同条款进行复核，复核后根据需要交综合部法律顾问进行法律审核，再交副总经理审核，合同经审核确认后，交总经理、董事长审批。
c审批完的合同由综合部加盖合同章（或公章），并存档《合同审批及盖章审批表》后转至工程部，合同成立。
4、 营销合同、广告设计/制作、资产租赁合同
a、营销部将定稿后的相关合同及附件，连同《合同审批及盖章审批表》一起传至财务部进行审核。
b、财务部对合同条款进行复核，复核后根据需要交综合部法律顾问进行法律审核，再提交副总经理审核，合同经审核确认后，交总经理、董事长审批。
c、审批完的合同由综合部加盖合同章（或公章），并存档《合同审批及盖章审批表》后转至营销部，合同成立。
5、行政类、人事合同、其它合同
a、综合部将定稿后的合同及附件，连同《合同审批及盖章审批表》一起提交财务部审核。
b、审核完成后经综合部法律顾问后，提交副总经理审核。合同经审核确认后，交总经理、董事长审批。
c、审批完的合同由综合部加盖公章，并存档《合同审批及盖章审批表》后转至综合部，合同成立。

合同签署的原则
1、合同原则上由对方优先签字盖章。
2、合同审批原则上应按顺序依次作业，特殊情况下经公司管理层同意，各级审批人可同步作业，或由管理层召集会议审批。
3、 每一项经济合同的签订，须按“审批程序”的规定，完成“签字组合”。
4、“签字组合”是指各部门的经济合同签订时应根据审批程序和审批权限在“合同审批及盖章审批表”上完成必要的审批签名。
5、当部门经理外出时，受托者应出具部门经理授权的委托书，委托书须注明委托的事项、委托的权限以及委托的期限。
6、负责“合同印章”的管理员和负责公司“公章”的管理员，只给完成了“签字组合”的经济合同加盖经济合同印章或公章，对于未完成“经济合同审批表”的合同，印章管理员拒绝予以盖章。未经审核、未加盖经济合同印章的合同，财务部门拒绝执行。
7、合同文件的流转接收由合同经办部门经办人或其委托人负责。

合同的编号、登记、保管、存档（注：该处合同的编号可根据公司合同类别划分确定之后作相应调整）
1、综合部负责对合同进行编号，编号的基本原则是：首先按工程项目进行分类，以大写的拼音字母表示，如DF（东方府邸）、；再按合同的类别进行分类，以大写的拼音字母表示，如SJ（设计合同）、SG（施工合同）、JL（监理合同)、CL（材料采购合同）、SB（设备采购合同）、YX（营销合同）、GG（广告合同）、ZL(租赁合同)、CW（财务合作合同）、JK（借款合同）、PX（培训合同）、QT（其他合同）等，最后按合同签订的先后顺序进行排序，以阿拉伯数字表示，如：01、02；具体如：DF-SJ-01(东方府邸设计合同)。如主合同后出现合同价格变更，价值超过主合同价值 10 %的须打包签订补充合同，编号如：FD-SG-01-01。
2、 合同起草部门负责将签订的合同做以下处理：
a、工程部负责将设计合同分发给乙方2份，部门存档1份，财务部原件1份，综合部档案室原件1份。
b、工程部负责将施工、监理合同分发给乙方2份，部门存档1份，财务部原件1份，综合部档案室原件1份。
c、工程部负责将材料/设备采购合同分发给乙方2份，部门存档1份，综合部档案室原件1份，财务部原件1份。
d、营销部负责将营销合同、广告设计/制作合同、租赁合同分发给乙方2份，部门存档1份，财务部原件1份，综合部档案室原件1份。
e、其它合同由对应部门交付对方2份，部门存档1份，财务部原件1份、综合部档案室原件1份。

合同的交流、执行、反馈与总结
1、合同交流：合同起草部门负责及时组织与合同执行部门一起进行合同的交流，并将交流情况形成会议纪要。
2、合同执行：合同执行部门有责任按合同条款要求对合同全面执行，执行部门、综合部、财务部三方相互复核和监督。
3、合同反馈：合同执行部门将合同执行过程中发现的问题及时填写《合同履行情况反馈表》反馈给合同起草部门。
4、各部门根据相关程序规定对合作商进行评定工作。

合同变更、补充协议的签订
1、合同起草部门负责组织合同变更、补充协议的起草、谈判、定稿。
2、其它程序与原合同相同。

合同资料信息处理
1、综合部及财务部按项目不同对各类合同进行汇总、统计，编制《 项目 合同一览表》，并保证实时进行更新。
2、由综合部与财务部将每月登记盖章的合同目录信息进行核对，以便核实合同台账，防止遗漏。

合同的付款
1、工程进度付款
工程部负责填写《 工程进度款审核表》、《合同跟踪单》、《合同款项支付审批表》，传至成本管理员、财务部，副总经理审核后，提交总经理、董事长审批。财务部支付款项后，填写《合同跟踪单》，并将实际付款金额通知工程部。
2、设计合同付款
设计单位提出合同付款申请，总师办负责填写《合同跟踪单》、《合同款项支付审批表》，传至财务部，副总经理审核后，提交总经理、董事长审批。财务部支付款项后，填写《合同跟踪单》，并将实际付款金额通知工程部。
3、营销合同付款
营销部负责分别填写相关合同的《合同款项支付审批表》、《合同跟踪单》，传至财务部，副总经理审核后，提交总经理、董事长审批。财务部支付款项后，填写《合同跟踪单》，并将实际付款金额通知营销部。
4、采购合同付款
工程部负责填写《合同款项支付审批表》《合同跟踪单》，经工程部审核后传至成本管理员、财务部，副总经理审核后，提交总经理、董事长审批。财务部支付款项后，填写《合同跟踪单》，并将实际付款金额通知工程部。
5、其他合同付款
业务部门负责填写《合同款项支付审批表》、《合同跟踪单》，传至财务部，副总经理审核后，提交总经理、董事长审批。财务部支付款项后，填写《合同跟踪单》，并将实际付款金额通知业务部门。
6、特殊事项的办理
各项为计划内付款安排，若款项支付为计划外，则须按上述程序审核后交财务部审核、副总经理审核后交总经理、董事长作最后审批。

合同办理的财务要求
1、合同金额可根据需要按具体工作内容或项目、从数量和单价两个方面明确其计算过程或提供明细清单作为合同附件。
2、公司办理付款时要求已经取得对方开具的合法税务发票（政府行政收费除外），付款至95%时提供100%的发票。
3、款项支付要求：
合同类型
预付款
进度款
结算款
保修款
1. 施工总承包工程
无
≤所完成工程量的80%
竣工结算付至95%
保修期满付5%。

2. 施工分包工程
基本无，特殊情况由董事长审批
≤所完成工程量的80%
3. 工程材料 设备
无
含安装：进度到50%时累计支付≤60%；验收合格后累计支付
≤80%
结算后，付至合同总价的95%
不含安装：货到验收付至合同总价的85%
4. 样板房装修
无
不定
竣工结算付至95%
5. 零星工程（5万以下）
无
无
竣工结算付至95%
6. 设计、咨询合同
无
不定
提交成果95%
竣工验收完毕付5%
7. 营销类

不定

1）媒介/设计发布
不定
－
验收后一次付清
—
2）包装类
不定
－
完工验收后付至95%
保修期满付5%
8. 其他
原则：1、付款进度不得超出对方履行义务的进度的80%；
2、凡是质量方面需要后续保证的，均应留保修款。
4、款项结算不允许采取现金方式，要求采用转帐方式结算；特殊情况下必须采取现金结算的，应事先报财务部、副总经理审批。
5、在合同中要明确收款银行和收款帐号，一般情况下收款户名必须和签约方完全一致；如不一致，则必须在合同中增加委托付款的条款或授权委托书。
6、其他特殊情况，要求在办理合同审批之前与财务部沟通解决。

相关表格记录文件
《合同审批及盖章审批表》（注：适用于各类合同起草后的审批过程）
《合同履行情况反馈表》
《 项目 合同一览表》
《 工程进度款审核表》
《合同款支付审批表》
《合同跟踪单》
合同审批及盖章审批表
经办部门： 合同编号：
合同名称

经办人

合同总价

供方名称

合同形成方式
□招标 □议标 □直接委托
合同要点
说明：

部门
意 见 
签字
部门经理
（起草部门）

成本管理员
（审核部门）

部门经理
（审核部门）

财务部

综合部

副总经理

总经理

董事长

备注
（注：合同审批完成之后，资料进行归档 ，后可附归档目录清单）

注：1、各级领导签字确认后，在合同上盖骑缝章后返回起草部门；
2、合同先请对方盖章，我方盖章须用盖有骑缝章的稿件进行核对。

合同履行情况反馈表
合同编号： 第 页，共 页
合同名称

供方单位

工期

质量等级

记录人

记录时间

评价结果
进度
质量
成本

处理意见

改进意见

备注

履行部门负责人： 副总经理：
注：此表在合同履约结束后填写，履约情况良好单位，可作为公司长期合作伙伴存档。
项目 合同一览表
部门： 制表人： 第 页，共 页
合同编号
合同名称
合同价款
责任部门
生效 日期
结束日期
备注

注：本表由综合部负责填写。

_____工程进度款审核表
工程名称

合同编号

合同总金额

施工单位

截止上次累计已支付金额

初审意见：（注明进度和质量检查情况）

总监签字： 监理单位签章：
年 月 日
序号
工程项目名称

1
进度款申报价

2
进度款审核价A

3
甲供材料B

4
水电费用C

5
其它扣款D

6
本期应付进度款(A-B-C-D)

7
备注

经办人

工程部经理

成本管理员

副总经理

总经理

董事长

注：本表由经办部门负责填写，作为《合同款项支付审批表》的附件一。
合同款项支付审批表
编号：
日期：
项目名称

合同名称

合同编号

收款单位

合同款类型

合同总价
（大写）
已付比例

累计已付

合同约定付款条件

本次支付金额
（大写）： （小写）￥：
支 付 方 式
□转账 □承兑 □汇票 □电汇 □现金
收款银行

帐号

付款银行

帐号

部 门
财 务 经 理
部 门 经 理
经 办 人
部 门 签 字

批 准 人
董 事 长
总 经 理
副 总 经 理
批准人签字

短信核准时间

备 注

注：1、财务部付款后，填写反馈意见，将复印件返回经办部门；

合 同 跟 踪 单

合同承办单位： 合同管理员：
合同编号

标的额

合同名称

合同承办部门

合同收款单位

联系人

合同付款单位

联系人

合同签订日期

合同履约期限

合同付款条件

资金收付情况
审批日期
审批金额
付款日期
实际付款金额（收款为负数）
扣款内容与金额
发票情况

合同办结确认

承办部门负责人： 年 月 日

注：此表经办部门和财务部各执一份。