78.记录管理控制程序.doc

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你一定要坚强，即使受过伤，流过泪，也能咬牙走下去。因为，人生，就是你一个人的人生。
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命运如同手中的掌纹，无论多曲折，终掌握在自己手中
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1.0 目的
对记录进行有效的管理和控制，提供产品质量符合规定要求和质量体系有效运行的证据并为资料分析提供依据。

2.0 适用范围
适用于质量体系所有相关的记录。

3.0 职责
3.1各部门负责本部门的质量记录的控制。
3.2总经理批准新增质量记录的使用。
3.3品管部负责编制《质量记录登记表》，并负责质量记录表格格式原件的归档管理工作。

4.0工作程序
4.1品管部编制各部门《质量记录登记表》，确定各种质量记录表格的使用部门、保存部门，保存期限，填写时间要求，各部门遵照执行。
4.2质量记录的标识和使用
4.2.1各部门的质量记录由相关人员在实际工作中填写，规定要审批的记录则由各部门主管审批签名(其他文件特别规定除外)。
4.2.2各类人员应按记录表格的栏目设定，填写各项内容，保证字迹清晰，签名和日期完整，必要时可编流水号便于存档。记录表格上多余的栏目可标以“/”符号。
4.3质量记录的收集、归档、保存。
4.3.1各部门负责资料保存的人员负责质量记录的收集、分类、装订、归档保存。
4.3.2资料保存人员根据具体情况选用下列分类方法：
4.3.2.1按时间分类；
4.3.2.2按部门分类；
4.3.2.3按产品类别分类；
4.3.2.4按客户分类；
4.3.2.5其它易于识别的分类方法；
4.3.3资料保存人员负责将归档的记录保存在安全的地方，以防止在保存期内遭受霉变、虫蛀、鼠咬等损坏或丢失。
4.3.4质量记录的保存期限按《质量记录登记表》的要求执行与宜家有关的记录保存期至少2年以上（未规定保存期的按一年处理）。
4.4质量记录的查阅
4.4.1本公司内部人员需查阅时，需经资料保存部门主管同意后，当场完成查阅并归还。
4.4.2若本公司内部人员不能当场完成查阅，需借阅时，应写借条，经部门主管审批后才能借阅，并按期收回。
4.4.3若公司外部人员需查阅或借阅时，应写借条，经厂长或管理者代表审批后才能查阅和借阅，并按期收回。
4.4.4在接受内、外部质体系审核时，各部门必须向审核员提供要求查阅的各种记录。
4.5质量记录的处理
4.5.1超过保存期后，各部门在得到部门主管口头同意后可自行销毁。
4.5.2超过保存期，但仍需留用参考的质量/环境记录应按正常的归档质量记录保存。

5.0 参考文件
《文件管理控制程序》
6.0 相关记录
6.1《质量记录登记表》

台山市恒达家居工艺制品有限公司
2013年1月1日

编制

审核

批准

日期

日期

日期

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你一定要坚强，即使受过伤，流过泪，也能咬牙走下去。因为，人生，就是你一个人的人生。
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命运如同手中的掌纹，无论多曲折，终掌握在自己手中
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