2012年职业技能实训形成性考核办公室管理行政管理答案.doc

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U字型39以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的？（ A ）。 A审查功能 B保密功能 C欢迎词播放功能 D报数功能40有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪项内容不是文员的任务？（ B ）。A准备资料 B发表意见 C现场服务 D会议或会谈记录41文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪种做法是错误的？（ D ）。A如果用写信的方式，在估计对方收到信后，再打电话确认B告知你或上司的联系电话，以便有变化时可立即通知C对方越忙越必须早一点联络D如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会42文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免？（ D ）。 A上司没有经过文员而决定的日程安排计划，也必须填写在计划表上 B如果表上的空白处太少，可以使用速记符号或自己能够了解的简单符号 C制作日程安排计划表时，要留意上司改变思考的时间和路途上的时间D日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃43在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（ B ），了解要求约会者的心理。 A社交的能力 B说话的技巧 C听话的能力 D听写的能力44以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的？（ A ）。 A以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划，不用再以书面形式确认 B上司和文员必须在周末核对下周的行动计划，每天早上核对当天的行动计划 C如果会议的主办者是上司，就要确认（至少在举办日的二、三天前）会议室 D会议、面谈所必须的文件及资料，要在前一天就准备好45文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以下哪一项是不适宜的？（ B ）。 A准备旅行计划和旅馆信息 B代替上司制定约会计划 C为商务洽谈收集资料 D把上司商务旅行时需要带的行李列出清单46以下关于预订工作的行为中，哪一项是不适宜的？（ D ）。 A. 与人联系要记下对方姓名（同时告知你的姓名），需再打电话弄清疑点应找同一人 B首先要了解火车运行时间，上司对铺位的要求 C. 如果预订需要有保证，应事先申明，如果想取消预订，也要在结帐之前打电话 D不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明47上司出差，文员预订机票时，以下哪一种做法不正确？（ D ）。A首先搞清楚上司想作什么样的安排B办理预订飞机票手续之前材料要备齐C与人联系时要记下对方姓名（同时告知你的姓名），如有疑点，应找同一个人D不必提前在取票前或出发前再用电话予以确认48照料上司身边琐事的说法，哪一种是不正确的？（ D ）。A有更多的机会体会到文员在工作、知识、能力上的从属性B到了用餐时间，上司仍有公事或正在与人谈话，要利用适当时机提醒上司用餐C对上司的健康管理包括预防、治疗、病后调理各阶段D应酬需要更换衣服，这是上司个人的需要，不必给予协助49以下关于名片的使用方式，哪项是错误的？（ D ）。A文员应在任何时候、任何场合携带名片B向别人递送名片时应双手捧交，将文字下面朝向对方C如果对方给你名片，而你恰好没有带在身边，应说明并表歉意D各自只能当面递送，寄去是不礼貌的50文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字，应（ D ）。 A不作声，等无人时查字典 B作判断，用同偏旁的字音读 C不用读，只称呼姓即可 D请教对方“可否请问一下，这个字怎么念？”51以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的？（ D ）。 A用后跟着地走路 B正式场合，女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿 C男性在任何场合都可戴着手套握手 D穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰52社交场合很讲究次序礼仪，一般（ B ）。A. 以右为次 B以右为尊 C以后为次 D以左为尊53当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应（ D ）。 A向上司报告 B送礼 C写信 D查证消息的可靠性54文员协助举行宴会时，不用考虑（ D ）。 A. 宴会的形式与气氛 B交通是否方便 C. 有无停车场 D有无休息室55以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的？（ C ）。 A鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为好 B茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究，一般在餐厅举行 C工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可 D午宴一般不设固定席位，以便于客人社交56以下关于文员的宴会礼仪中，哪一项是正确的？（ D ）。 A用叉、匙进食时，将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔 B站起身来在餐桌的另一边夹取自己喜欢的食物 C口内含有食物与人说话 D吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去57以下餐巾的使用方法是正确的（ C ）。 A中途离座，把餐巾放在椅子上B用来擦刀叉C用来擦嘴唇嘴角D塞入衣服领口里 59以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的？（ C ）。 A应选择轻软而富于光泽的衣料，用黑、红、白等纯色为宜 B白天赴宴应选用香味较浓的香水，夜晚则应选用香味优雅的香水 C. 未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内 D文员应在上司之后与对方碰杯，碰杯时应目视对方以示敬意60上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（ A ）。 A通知上司家人把衣服送达 B自己到上司家里去拿 C让上司自己去家里更换 D去买新的服装61以下关于说话的要领中，哪一项不适宜？（ B ）。 A语句要简短 B由过程先说 C. 利用重复的效果 D说话时考虑时间、地点、场合、对象因素，使用模糊语言62接受忠告的正确反应是（ D ）。A以烦躁的倾听 B尽量把责任推给别人C应辩解说：“那是因为” D切勿感情用事63办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题？（ A ）。 A有共同利益的话题 B夸耀自己的话题 C保密的话题 D应当忌讳的话题64将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是（ A ）。 A. 骑边章 B封存章C. 骑缝章 D证见章65值班人员不应该做以下哪类事情？（ A ）。A签发文件 B分发会议通知 C询问情况 D传达指示66文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（ A ）。A下级单位报送的报告，统计报表等B未经签发的文电草稿C单位内部互相抄送的文件材料D本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料67以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用（ A ）。A. 按通讯者特征立卷 B按地区特征立卷C按文种特征立卷 D按作者特征立卷68文书立卷归档要求遵守一定的制度，包括以下方面（ B ）。A归档内容、归档时间、保密要求 B归档范围、归档时间、归档耍求C收集范围、归档时间、管理制度 D归档范围、时间限度、归档材料要求69文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、（ A ）和归档要求。 A归档时间 B归档凭证 C归档模式 D归档历史二、判断题1办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。（ ）2办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。（ ）3在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。（ ）4没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。（ ）5文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。（ ）6善于合作指每一个文秘人员都要谦虚、谨慎，对同事尊重和理解，即不能违反同事的意愿。（ ）7文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。（ ）8文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。（ ）9文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻来转达。（ ）10文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。因为上司震怒，自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。（ ）11如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。（ ）12文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。（ ）13文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能频繁的联系集中起来分批进行。（ ）14文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。（ ）15文员在工作时间如需要补妆，应该去洗手间。（ ）16男女之间，男士先伸手了，女土才能与之相握。（ ）17按英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。（ ）18如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。（ ）19如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。（ ）20如果会客室的门是拉开的，先让来访者进入会客室后，文员立即换手握住室内的门把手，以轻盈的步伐进入室内，轻轻关上门。（ ）21如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。（ ）22介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。（ ）23文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。（ ）24文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍。（ ）25同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。（ ）26如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。 （ ）27为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可。（ ）28假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。 （ ）29如果会议气氛紧张，且对上司立场不利时，文员可借奉茶为名，态度和蔼，轻柔缓慢地端出茶点，以消除紧张的气氛。（ ）30会议租用的设备，文员必须确保宾馆（或其他供应者）把所需用设备都送过来，并在会议开始前有足够的时间布置好，这些设备应由文员具体操作和负责。（ ）31代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。（ ）32如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。（ ）33受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。（ ）34如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己决定优先顺序。（ ）35上司自己安排的约会忘了事先告诉你，出现约会冲突，解决方法是让上司先见他自己安排的那一位。（ ）36文员因为已经打过电话，并给对方留了言，即是已经完成任务了。“做过某项工作”和“完成某项工作”是完全相同的。（ ）37对于误投邮件，文员可先拆开看看，然后在信封上写上“该地址不对”，并把它退回去。（ ）38假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。（ ）39拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。（ ）40当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。（ ）41即使是上司私人的应酬，文秘人员也应该积极、乐意地去协助。（ ）42如果是沿着人行道走，两个人并行，“尊贵的位置”是在右边，三个人并行，则在中间。（ ）43文员坐下时，脚尖在膝盖垂直线以内，也可稍向左侧后右侧，膝盖与大脚可分开。（ ）44女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅面有一个拳头大小距离。（ ）45当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事中途离坐时，都要招呼一声。（ ）46交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。（ ）47宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。（ ）48不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。（ ）49用叉、匙进食西餐时，可将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔。（ ）50宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。（ ）51无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。请帖上指定打“黑领结”，便表示穿无尾正式礼服。（ ）52鸡尾酒会一般要安排好座次，在请柬上注明对着装的要求。（ ）53口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文雅些；对一般同事或顾客说话，就可通俗。（ ）54要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，应说服上司。（ ）55如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。（ ）56合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。（ ）57凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。（ ）58监印员可把印章携带出办公室，去其他地方盖章。（ ）59文秘人员开出的介绍信的正本和存根必须一致，可以出具空白介绍信。（ ）60值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理。（ ）61面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施。（ ）62办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度，但没有岗位责任制度。（ ）63列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。（ ）64注办是指文秘人员在文件处理单上或文尾的下角注明公文办理的结果。（ ）65档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。 （ ）66即使客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、期限。（ ）67文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但没有期限。（ ）68文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的对应条款归人卷内，即为年终归卷工作。（ ）三、简答题1什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？受意：是指文员接受和领会上司意图。一种：直接受意另一种：间接受意。文员在受意过程中应注意的事项：用心倾听、认真记录、弄清意图、及时实施。2文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么？P3637进言:是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。进言的意义和作用：参谋作用、补缺作用、增进关系作用。进言的方法和要求：适事 适时 适地 适度3来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么？(1)受理的范围是:国家机关,主管部门或新闻单位转来的信件;职工,群众直接给机关,单位领导的信件. (1分)(2)及时拆封.拆封时,不要损坏邮票,邮戳和其他书写内容的地方.对急信,要信,或有过激言语的来信,要处理及时,报告上司,还要以有效方式通告有关单位紧急处理.拆开后在装订时,信纸在前,信封在后,要一并装订. (2分)(3)认真阅读.把握信中的主要内容,也可用颜色笔为领导标明信中的重点,或在信纸的空白处注明参阅某卷宗或可与前信印证等.提供领导复信所需要的资料. (2分)(4)逐项登记.用钢笔将写信人的姓名,职业,单位或住址,写信时间,收发日期,主要内容,要求,收信单位(人)以及承办后的情况,结果和立卷存档号等详细记载,便于统计,查找和催办. (1分)(5)认真处理.处理信伺:应该按照分级负责,归口办理的原则,进行转办,交办或自办.(2分)(6)及时复信.复信是取信于职工群众的有效措施,增加职工群众对组织的信任.复信可采取收信人(单位)复信,或承办人(单位)复信两种方式进行. (2分)4文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么？p170171(1)要获得上司的许可；(2)如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认(3)要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需要的时间等等；(4)约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表：。还应准备约会所需要的文件资料。(5)星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会；(6)对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；(?)公司有重大活动的那一天不宜