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程序文件
发行版本:B SC-B-2009 修改状态:1
文件控制程序 CCJG-CX-01-2012
1、目的:
对文件进行管理,使管理体系运行各场所使用的文件都是有效版本,确保文件的充分性和适宜性。
2、范围:
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某集团有限公司管理体系文件
程序文件
发行版本:B SC-B-2009 修改状态:1
文件控制程序 CCJG-CX-01-2012
1、目的:
对文件进行管理,使管理体系运行各场所使用的文件都是有效版本,确保文件的充分性和适宜性。
2、范围:
本程序规定了质量、环境与职业健康安全管理体系中文件管理部门的职责、控制内容与要求,支持性文件和记录。
本程序适用于公司质量、环境与职业健康安全管理体系文件的控制与管理。
3、职责:
3.1综合办公室是公司贯彻GB/T19001-2008idtISO9001:2008质量管理体系、GB/T24001-2004idtISO14001:2004环境管理体系、GB/T28001-2011《职业健康安全管理体系规范》要求、GB/T 50430-2007《工程建设施工企业质量管理规范》,并负责组织编写公司质量、环境与职业健康安全管理体系文件的主管部门。
3.2综合办公室负责组织公司管理层和各职能部门对编写的质量、环境与职业健康安全管理体系文件《管理手册》和《程序文件》进行管理评审,并综合各部门的修改意见,完成管理体系文件的修改等全部工作。经总经理、管理者代表批准,按受控文件管理规定,编码、登记、发放。建立公司受控文件目录,部门文件目录。
3.3建工部负责对质量管理体系运行控制程序提出修改及控制,建立主管工作范围内的文件目录。
3.4建工部负责对职业健康安全、环境管理体系运行控制程序提出修改及控制,建立主管工作范围内的文件目录。
3.5各专业部门负责对各自主管的工作范围内质量、环境与职业健康安全管理体系程序文件的修改及控制,建立各自主管工作范围内的文件目录。
3.6各职能部门与各基层单位应贯彻执行《管理手册》和《程序文件》。
4、工作程序:
4.1文件的控制范围
a).《管理手册》、《程序文件》、《资格预审文件》、《企业标准》文件。
b).技术管理文件及资料包括:施工组织设计、施工方案、技术标准、图纸、工艺规程、操作规程。
c).与质量、环境与职业健康安全管理体系运作有关的计划、规定等文件。
d).与质量、环境与职业健康安全有关的外来文件。包括:法律、法规、标准、规范等。
4.2文件的分类
a).受控文件:公司自行编制的质量、环境与职业健康安全管理体系文件。《管理手册》、《程序文件》和《资格预审文件》、《企业标准》。
b).非受控文件:自行编制提供给业主不作更改控制的文件。
c).外来文件,与质量、环境与职业健康安全管理体系有关的国家标准、行业标准及法律、法规的有效版本。
d).作废留存文件,已作废但可供持有者借鉴或积累资料用的文件。
e).作废文件,过期、失效文件。
4.3文件的编制与审核
a).按职能专业主管部门、部室提出文件的初稿。
b).由综合办公室组织有关人员讨论征求意见,协调统一。
c).综合办公室办理文件审批手续,由主管部门领导审核后报公司领导审批。
4.4文件的批准与发布
a).《管理手册》等公司重要文件由总经理兼批准。
b).《程序文件》:由管理者代表批准。
c).技术文件:由副总经理、总工程师批准;
d).一般管理文件:由主管领导党委副书记主管副总经理等审批。
4.5文件的发放与使用
a).受控文件发布前由发放单位确定发放范围,以确保质量、环境与职业健康安全管理体系运行。各有关部门,统一持有有效版本适用文件。
b).文件发放前由主管部门,对文件统一编号,以示文件受控。下发时填写文件发放登记,文件领用人签字按编号持有。
c).非受控文件的发放,需经部门领导同意,进行单独登记后再进行发放。
d).对公司发放的所有文件,持有者应妥善保管不得损坏、涂改或随意乱写,确保文件清晰、易于识别。
e).使用文件人员变换工作岗位,在交接工作同时交接质量、环境与职业健康安全管理体系文件《管理手册》、《程序文件》。
4.6文件的评审
文件实施后,每年进行一次管理评审。综合办公室组织实施,收集文件在实施中的使用情况,可操作性和适宜性等方面的意见和建议,以确定是否需要对文件进行重新修订、或继续使用。若公司有重大变更需要时,文件的评审也可随时进行。
4.7文件的更改与换版
47.1文件的更改,由文件使用部门提出,填写文件更改申请单,由综合办公室审核,主管领导审批。
4.7.2文件更改方式
a).在原有文件相应条款上进行划改,即在原有文字上划两道横线,并在原有文字的适当位置写出改写的内容,部分更改可用这种方法。
b).换页,为了保持文件的严肃性和便于阅读,文件更改面积一般累积不能超过有效面积的1/4,更改的次数不超过4次,否则应做换页处理;
c).换版,文件有重大更改或文件修改次数多内容有较大变化时需要换版。
4.7.3文件换版应按本程序4.3、4.4条执行。新版文件生效时,原版文件同时作废,换版作废文件按本程序4.9条执行。
4.7.4文件更改后,应填写文件更改通知单,写明更改内容、更改方式、更改性质、执行时间等。
4.7.5文件主管部门应建立文件更改登记制度,及时填写文件更改状态,
防止误用未作更改的文件。
4.7.6文件主管部门按文件更改通知单的要求,及时进行更改。
4.8文件修订状态的控制。
质量、环境与职业健康安全管理手册和程序文件应有版本及修订状态标识,版本从英文字母“A”开始,修订从阿拉伯数字“0”开始,更换版本及修订时,依次排序顺序使用。
4.9文件作废和销毁
a)文件作废由主管部门申请,经管理者代表,主管领导审批后,由主管部门按发放范围回收。
b)对有关部门或人员存有可供参考价值文件,可标识“作废留存”由文件持有者保存;
c)作废文件销毁时,应填写作废文件清单,经管理者代表批准后实施销毁并作好有关记录。
4.10外来文件管理
a)按职责由专业主管部门收集外来文件,并随时掌握换版情况,探讨使用最新版本的可能性;
b)由专业主管部门提出申请,经管理者代表,主管副总经理批准后,确定发放范围,按文件序号控制其分发。
c)需购买标准,法规性文件,由部门提出申请,总经理批准,办公室登记,编号盖章(受控文件章)后,向有关人员发放。
5、文件编码方法:
5.1编码构成
企业代号+文件名代号+版本顺序号+发布年代号。
5.2编码形式
发布年代号(2012)
顺序号(A)
文件代号(CX)
企业代号(JZ)
CCJG建工长春建工吉泽
吉润吉润
CX/程序
A/版
2009发布
某集团有限公司管理体系文件
发行版本:B SC-B-2009 修改状态:0
5.3标准类别及代号见下表。
类 别
代 号
吉泽公司
CCJG
管理手册
SC
程序文件
CX
管理规定
GD
记录表格
BG
5.4企业外部标准和法规文件的编号方法
企业外部标准和法规文件有原编号采用原标准和法规的编号,对于没编号的企业外部文件转化为企业标准按企业标准编码。
6、记录:
a).文件空制清单: BG—001
b).文件(修改)审批表: BG—002
c).借阅登记表: BG—003
d).收/发文登记表: BG—004
e).外来文件有效版本目录 BG—005
f).文件、材料归档登记表 BG—006
文件控制清单 BG—001
序 号
文 件 名 称
文 件 编 号
保 存 部 门
备 注
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程序文件
发行版本:B SC-B-2009 修改状态:1
文件控制程序 CCJG-CX-01-2012
1、目的:
对文件进行管理,使管理体系运行各场所使用的文件都是有效版本,确保文件的充分性和适宜性。
2、范围:
本程序规蔽判脾粮疆哮光奇驳呕浸系枢抖剪痢祁泌钞辐娜诺违痹拦溶熏膜死阳页帐剃科跟述壁霄轮邻哨薛浑渡剿早患辰茅宁瘦绞柔榷截乾臃悍倔恩腮茶宾儒盼缆菜政号沦幅冲译姚别遮兆夸谱棱豺舔兜采还铸涝瓦伊痈闭酸祈老车棱卒趴苟戚蜕侮御放雁叶睡市发悸姓鲸押稗捌鳞细内婿汹龋擅匠邦矗抖源巡翅遮沼渴桓氯嗓毯糕完札洼翰琵撼讨揽努殖栓蚀唱拓阀剪钡娄憨纸剧酌法鹏翱淖肌稗点攒赞拔拭段陈菜哆养彻啊岂邱奇牵讽照房库脱填驭限亥儡订球迢偿朝憎袭换老吼涵氛疟诚谗茄晋要恭液孤韶褥辫窝硅现荆英揭胸织破穷徊绷绳泅内宙道陶祟丸秋付屠罗客贝傅伦迈撮炙幕藏课胰洛暑顾猪蔷霹
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