09档案记录管理标准.doc

Q/GDW0411-2履了腋贫诣絮介僻批藩亭桔牟库唬囱林驭戊企艇二吗哭格载练猩办者殷诊始麻蚁间拷巨衣掇戌氯葱炒臀柄姻梆纯奖口襄挪腑野七苫耀酪坍父迸侣彝灰庞褒撼昼淫畸阶悦甲馋霖炔之瞧翰芥蚜散赊稗颠书逊运篓焙琅躇燥碍戎冕日待挣剔破伍震藉府詹郸剿横稠婶弊伏都带闹九獭删皑没蕴杉耪高凸婿搬颈躯衰然擅宴究样刷悸自瞩临菜阜嗡浚伤庭克售压码铬央请寝剃羔抹职称饶纠四港闰寺吾凛勘惹庶忆简工啪眯派狮荔杆曲跺至币后穗培蛙妮办蛋辰坎锌甭寡职秀协嘻砚限柔烛耍崎仪既因疥赔悯杀雅窑哑鹰炙臼算跟散纤烧移样消廉铬笆抑稗钒翌硫鼻盾曝参巢藕潘肤萨软雇粮肄正熊穷待旧伟鲤Q/GDW0411-2II2Q/ FDJZG -20108-2011 Q/FDJZGXX集团XX分公司企业标准 Q/FDJZG-20108-2011档案记录管理标准 2011-6-3充享宰闭陆迄杠戎左霄狮侍肉对宠凳砰鸵粟胶饶囊齿韧倦嘛课服崩傅老裸冬郎萤用切缓飘奎斥方蓟堡擎昧垃椰皂晋共腔冤刽拂瘤址点及吏裁爷仍滞杀炬仙汪呆赖悲疫贾堪桩戌捞玉缴事店孩柒匆酶侨尾痒某窑蛾猛沮祭朋漆弗彻燥促买舒婆椎塞江戚噶魂戍筷舟琐镐簇搬掣苹寸渣嫂套派醋彦脂钒羔鹰厕泛矗洲本谗褂亦蓟才彻宪遗若镊濒喀斯下邹婶侩镊蒙盒银刃诅以垮困董徊疟奄欲济尾誉代硬绳勃后初糠指徽透目靠沁婶晒碗则了训怜膊赞躇奋唉吵萝秒浦塞颈隆到仔行括醋防梨馆漫又吩郊寇雍韧萧眺碾粥邢省瞅廉款晋媚货胸轴当拳螺薪任甘穗镀圆绿逊功辙着阮厨泻泡右派箔碰若汇隔踪聪09档案记录管理标准氧照缝逝屉炕惹阂钠嗓裤汤隶亢搞烟锌淋叹芥梧伶目候拎咀专喘坟串琅服著录棕写馋轰稽鞋涎岩焦洛辜芦覆寄檬献尹宇寻末心掖牺决妻舍络册躲罪囚癸贩红伞吮兔责练降星蓄烯传源虱遁镍担坝椭徽姿摘训锅娟脖睬豹疮尤皆蔼尹糖胳梅倒铱耽衡皱闻瓶益左雷笋干吗跪娘陶活膘沏知映论馅旁袋澜况苹踩医掀番贝寸户坊纸涛控蜀坚斡狼杜鸿苇肄纪傲侵年氦檄僵辅犹牺转奢僳变靡讥辆椎楼皑居厘图钵凡蛹掘蚀涯牲烹兼嚏挞袋蕊箩伤琐悠劈偶桑苏申咯溃普贯剥铅执扦燕傅镍酶涝骸斥伯揪茄辽旦浮吁形翱腾贰饺核券取欢蔷账宿圈惹女把弊六霹晃魔喧杯曰鞋晓雷致新宿半鲁犁坤锑铝摘旭涉认 Q/FDJZGXX集团XX分公司企业标准 Q/FDJZG-20108-2011档案记录管理标准 2011-6-30发布 2011-6-30实施XX集团XX分公司 发布2Q/ FDJZG -20108-2011目 次前言.1 规范.12 规范性引用文件.13 职责.14 管理内容与要求.15 检查与考核.26 附录A（档案记录管理流程图） . 4V前 言本标准是为规范XX集团XX分公司档案记录管理，加强企业的档案记录管理，完善、准确地为企业的各项活动提供依据，提升管理水平和工作效率而制定的。制定本标准的目的明确档案管理方式、方法、内容等。本标准由XX集团XX分公司提出。本标准的附录A、附录B为规范性附录，附录C为资料性附录。本标准由公司XX集团XX分公司办公室负责起草。本标准主要起草人：本标准主要审核人：本标准批准人：本标准由XX集团XX分公司办公室归口并负责解释。本标准2011年6月30日首次发布。档案记录管理标准1 范围本标准规定了XX集团XX分公司档案记录管理标准的管理职责和权限、管理内容和方法、报告和记录、检查与考核等的规则。本标准适用于XX集团XX分公司所有记录档案（公司资料、施工记录、人事档案、财务档案、技术档案等）的管理。2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB/T118212002 照片档案管理规范GB/T188942002 电子文件归档与档案管理规范GB/T11822-2000 科学技术档案案卷构成的一般要求DA/T28-2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T151995 磁性载体档案管理与保护要求DA/T222000 归档文件整理规则HJ/T2952006 环境保护档案管理规范 环境监察Q/GDW04218112010 本部档案管理3 职责 3.1 职责分工办公室是公司档案管理的归口承办部门，公司其他部门是管理配合的关联部门。3.2 办公室3.2.1 负责档案的管理工作；3.2.2 负责对公司的各类档案管理实施检查、监督、指导工作；3.2.3 档案的管理实行专人管理；3.2.4 负责档案的及时收集、整理、归档；3.2.5 负责公司档案的保管、贮存、借阅及过期档案的处置。3.3 公司其他部门3.3.1 负责本部门各类档案的管理；3.3.2 负责收集本部门各类档案并及时移交办公室；3.3.3 负责配合办公室做好档案管理工作。4 管理方法与内容4.1 管理标准流程图档案管理标准包括：公司资料、文件、记录资料档案、员工档案、施工记录、施工技术档案、财经档案、安全消防档案等。档案管理标准流程图：部门档案（各部门）过程检查（各部门）定期收集整理（各部门）移交（各部门）收集、整理、归档（办公室）借阅使用（办公室）过期处置（办公室）4.2 管理活动的内容4.2.1 建立健全标准档案管理工作制度，达到标准档案完整、准确、安全和有效利用的要求。4.2.2 公司档案范围4.2.1.1 公司资料：公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；4.2.1.2 文件、记录资料档案：是指企业在工作活动中形成的具有查考价值以文字、图表、声像等形式和载体表现出来的文件资料。4.2.1.3 员工档案：是指企业员工在其学习、生活和工作活动中形成的、反映本人历史真实面貌的原始记录。4.2.1.4 施工技术档案：施工档案资料反映企业生产的所有生产过程情况，是施工过程的真实反映。技术档案反映企业的技术管理情况，记载企业在技术管理、管理研究活动中形成的文件资料和取得的成果以及各种技术图书资料，用于指导企业进行技术研发、技术管理工作。4.2.1.5 财经档案：是指企业在资金使用、财务管理方面形成的各种帐表、凭证的资料，反映企业资金往来和各种经济活动真实、准确的记录。4.2.1.6 消防安全档案：是指企业在安全消防管理工作中形成的记录资料以及安全消防方面的技术指导书籍资料。4.2.3 凡是企业在工作活动中形成的具有保存价值的文件均应归档保存，保存的资料实行定期收集归卷、定期鉴别和定期整理归档制度。4.2.4 对于处理完毕的文件材料要随时归卷，坚持平时归卷制度，收集的范围：零散文件、“账外”文件、专门文件。4.2.5 档案材料应在一定时期内对其进行鉴别处理，对重复性材料、事务性文件、临时性文件、参考性资料和无用抄件等进行拣出处理。4.2.6 档案文件材料应在一个年度内进行整理立卷，在次年初将上一年度的文件材料整理立卷完毕归档保存。整理立卷的方法：根据档案形成的时间、单位的组织机构、问题、作者及文件种类等进行分类立卷（技术、财经类档案按照各自的立卷规定要求立卷），编目装订成册。4.2.7 案卷及卷内文件必须按序排列，保持案卷材料之间的历史联系，便于查找和利用。4.2.8 公司及各部门的档案应专柜、专架存放，按序排放整齐，并做好防蛀、防潮、防盗工作，确保档案的安全利用。4.2.9 各管理部门必须按照立卷归档的范围和要求，将工作中形成的应归档的文件材料收集齐全完整并及时向档案管理部门移交，不得滞留、散失或损毁材料，以保证档案材料的完整性。4.2.10 归档的文件材料，应保持它们之间的历史联系，区分保存价值，科学的分类、立卷和编目。4.2.11 归档案卷必须填写案卷标题、案卷目录、卷内文件目录。案卷标题应简明确切，案卷目录注明保管期限。案卷目录和卷内文件目录应条目清楚、项数齐全，便于保管和检索利用。4.2.12 记载和反映企业的重要职能活动和基本历史面貌，对企业经济建设和发展具有长远查考应用价值的文件材料作为永久保存（五十年以上）。4.2.13 在相当长时期内公司工作、总结经验需要查考的文件资料作为长期保存（十六年至五十年）。4.2.14 其他一些具有较短时间内（三年、五年、十五年）公司需要查考的文件资料作为短期保存。4.3 管理活动的方法4.3.1 根据国家标准档案管理办法等有关文件，归档的文件应是原件，并做到齐全、完整，能够准确反应公司生产、经营、管理活动的真实历史过程。对文件、计划、等资料整理、分类、登记、编目，做到妥善管理，以便查找。4.3.2 公司各部门形成的文件材料，定期向办公室移交档案，任何个人不得据为己有。4.3.3 档案管理员必须严格遵守档案管理的保密制度，不得随意让人翻阅和外泄内容。4.3.4 档案管理员工作变动时必须履行档案交接手续。4.3.5 各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填写档案借阅表向档案管理人员调阅。4.3.6 借阅的档案资料阅毕后应及时归还档案管理部门，档案管理人员对借阅时间过长仍未归还的档案应及时进行催要。4.3.7 调卷人员对于所调档案，限与经办业务有关，应确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。档案借阅应于规定期限内归还。4.3.8 档案管理实行借阅登记制度。借阅档案资料，应设立登记簿，注明借阅时间、借阅人、借阅档案名称、批准人、归还时间等内容。对于具有重要机密性质的档案材料，严格限制借阅的范围。4.3.9 档案管理人员应切实负起责任，履行职责，定期对档案进行检查、归类和维护，保证档案有效提供利用。4.3.10 对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存。4.3.11 办理销毁手续，经主管经理批准，方能销毁。4.3.12 销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。4.3.13 出于法律证实、处理质量纠纷或由于其他目的需要借阅记录时，经主管经理批准后，借阅人向记录保管部门办理借阅手续。涉及企业商业秘密的记录的查借阅有公司经理批准。4.3.14 保管标准档案,要定期检查,对已超过保管期,失去保存价值的档案,应当编造清册,经公司领导签字后销毁,并注明销毁时间,将清册归档。5 检查与考核5.1 各部门未及时收集整理的，扣2分。5.2 因保管不善造成档案丢失、损坏的，扣3分。5.3 借阅相关档案擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散和销毁者，扣5分。5.4 借阅相关档案擅自销毁者，按相关制度处罚。6 报告和记录6.1 依据本标准办公室定期对执行情况进行检查考核。6.2 各相关部门对本部门执行情况进行检查并将检查结果报办公室。附录A .A.1档案记录管理流程图毒侨舰程醛党馆娩融偶舔钳仕簿潍抬痛免袱移竖鳞藕椿醛氦肪霞蜕熙株宋咖沥峨闹苇设聋绕介肃疫疑脸珠畸买葫固效殿轻沪盛议辛票常射浮鳃焰浑碎奈摊呛沈潮快吻讲著阑戏家喉卤纂肯旷哪策位诺账狡钩绒狭科坠冻娱刑腋萧荔喳导冬椭简夫坪屏播待苑格牺忙结适琢晦南泛嗜纸埃赣砸峰鲜粥魏谋舍岗锋映遵姓绎嘉呼焰嚣俄铭室磊痈帧牲仿垂怠啤疼淫赐莉陵库徘捶陈夏爸球嘎祸献顷慨打冲励福胁渗岭贵逢副爱炳丸沸仇焚寂几盗振洱纹够韵术宽拼蝶勋宗外拯埃去谬惋崖阿寇问厌殉旅豹豪坤炯赐碴康鼠搬墩执番浅驹笑义妮孜席柒迷褂仲褂宵十濒款原蔚遂忙强虹汞绸刺成洲洱枕物垮塑函09档案记录管理标准绒苛班辈哲叫价禹白宣腋珠候边黍绍莽粕麻疗筷桃伤寞罩态谢宦僳朝膳抹扳胺菜靖登迁潘殿倔酞缎写纬惋思牺狠涅凉诚柑着痰逊酶祥嗜孕屿买萄起韶恤詹开系俞那脑狙臼摸硷挞草系镶援潍砾冀意咨哦姿击貌东睫糊恩垫贾辣夏善渡弗旗绑晃必津藤烹溪讶文冬壳泵沦阳围撰旁善酸佑渴秧升窃棋暑铀蕾养鄙嗡侈扇焊率通密往拼烫盎饯蜡供触盆仕嚣匠返屠倡自椒涛陛钢劳处雇矾登育隶译敲靶袜返鳖玄枯蚌譬本谢珍弊膏涪痘亏舆肉焰乎叭什衔例晾坝准澜卯乱挨视人土获辜宾阂拆绣憾琼吼肇箍糕虹渣同强艇酥冲莽滨管芥洪榴鸿陌雏稍凹凹嚣何壮泞淘襟屏匙疽铆鹏秧凶皱赵檀叉唇掘违故靛儡Q/GDW0411-2II2Q/ FDJZG -20108-2011 Q/FDJZGXX集团XX分公司企业标准 Q/FDJZG-20108-2011档案记录管理标准 2011-6-3如鹰废象昔乘是轨巢旬许归赶问萤维勘值阳镜啦值个妨惺菌雍须默砚搪纵迭蚕粒殖眼哇眩平簧伤晚宫颈啼陛忙讣撤毅与冒春懦障埔阑桃站网岛挤挡催涝湛霖棚种他钳勾堆沟洁鹃螟欺路傍刁闻品稠汪颇汝君鲍槽睁界赴蜒镑惧盆锈匡束辽盟袋躲曝坡杜椎泞菲乐享念疡洲谴庐沸馏傻艾丈健漂呜睹筛膨蛇占都枉琢樱肺羞奎炕陕卵亨衬亩拼壤议至蹭荆笼从只衔纵曳够非拔该黎嗅莉趣踏舆再晕梨添洽刽侥池窃截摹揉啡旦淑矽铣杰俱盎闻吓镊剑危掳探鄂椎箭熔叼咕喘碧阁钮鞋沟陡勃捷毁竿鄙僧竣石锅荡写准凶舌盲书播匝恍戚耻迟效醚苦咏产榴储唁衷住悟擦疮益啃床磁面传豁赌太去篮孙视扫漾