公司ZD021-采购管理制度.doc

采购管理制度

采购管理制度
文件编号：
公司ZD-001
发行版次：
01
修订次数：
0
页数：
1/1
编制人：
供应中心
修订人：
制度建设小组
批准人：
总经理
日期：
2012-11-17
日期：
2012-11-18
日期：
2012-11-25
一、目的
为加强公司物资采购管理，建立完备的物资供应网络，把好物资采购质量和采购成本，规范物资采购行为，实现统一计划，统一采购，更好服务于营销和生产，提高物资配件使用效率，减少库存积压，提高经济效益， 根据公司实际情况，特制定本制度。

二、适用范围
本制度适用于公司一切物资供应（配送）链管理。

三、职权和职责
1.供应中心职责：
1）负责物资采购管理制度和内部各岗位职责的制定。
2）负责物资采购人员、计划人员及档案管理员的监督与管理。
3）负责物资采购计划的制定，采购合同的签订及保管。
4）负责物资采购的询价、议价、比质、比价。
5）负责本部门按时、保质、保量地完成所需各项物资的采购工作；
6）负责管辖范围内的卫生、安全工作。
7）供应中心做好各项档案的管理工作，如采购合同、各种审批文件及公司下发的各种文件。
8）供应中心建立采购物资台帐、借款明细帐及公司应付帐款，定期与财务中心对帐。

2.采购人员职责：
1) 负责组织公司所需产品的采购。
2) 做好与供方之间的联系工作。
3) 帮助技术员作好产品的选型及推荐新产品的工作。
4) 负责制定工作计划，监督工作计划的执行及完成情况。
5) 提供及时准确的货物，做好后勤保障。具体要求：订单一发，必须及时、清晰、准确的了解货物的运行状态，即时登记信息，直至合同完成、存档。
6) 对来料来货及时入库，储放安全以防倒塌、遗失或变质。

3. 财务中心、审计部有权对采购工作进行指导和监督。

四、 管理标准和管理要求

1.物资采购遵守的原则
1）未经审批的物资一律不得采购；
2）仓库内的库存物资应优先使用；
3）建立合格供应商名录时，采购远近搭配的原则；
4)采购物资时，应尽量通过银行结算，减少现金结算；
5）在比价过程中，严格执行同类产品比质量，同样质量比价格，同样价格比服务的原则，择优确定采购单位；
6）对于先试用的物资，必须由使用部门出具试验报告，并由审批后，方可采购。

2. 采购工作流程
1）申购计划部门需按采购物资的性质，分类整理并详细标明其规格、数量、用途、行业标准以及要求到货的时间，部门负责人签字后交与库管人员统一整理。
2）库管人员根据公司的库存情况，编制《周采购计划》或《月采购计划》，由总经理审核签字后交于供应中心实施采购。
3）采购过程中，供应商提供报价的物资规格与申购规格不同或属代用品的，采购人员应送申购部门确认。
4）采购完毕，仓库按规定进行检查和验收入库工作，对物资质量或价格有问题的，应及时通知供应中心更换或调整。
5）供应中心应严格按公司财务管理规定进行采购手续办理及供应商的付款工作。

3.采购工作准则
1）为节约采购成本，公司实行按月上报采购计划。供应中心编制采购计划时，要从实际工作出发，避免盲目提报物资采购计划，避免物资积压损失。
2）供应中心应选择合格的供应商，并对采购过程进行严格的控制，确保供应商提供的物资能满足公司的要求。
3）公司内各部门要按程序报物资采购计划，在每月的23日前向供应中心报下月的采购计划，然后由供应中心汇总后统一上报总经理和董事长审批。
4)各部门提供的需采购物资的规格型号必须完整，如不完整所造成的损失由原物资清单提报人负责50%的经济损失，所在部门承担30%；同时，供应中心有权拒绝采购型号不完整的物资。
5）根据采购物资的品种、规格、标准、数量和交付期的不同，采购人员原则上应选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价、比价对象。
6)物资采购时必须严格按照采购原则、采购计划进行采购，做到不错订、不漏订，及时准确地做好物资货源的落实工作。签订物资采购合同时，要严格执行合同法和公司合同管理制度，合同中要明确数量、规格型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运费承担、包装、运输、验收方式、经办人经济责任以及其它需要明确的事项。一般情况下，按照公司标准合同文本签订合同，如有特殊情况，与审计部法务科或公司法律顾问联系后，再签定合同。
7)物资采购时，如研发中心出具的原物资出现短缺现象，供应中心应征求使用单位意见，在使用单位同意，并签字确认后方可采购使用单位愿意接受的代用品，否则，出现后果由供应中心负直接责任。
8）公司所有员工均有权推荐优秀的供应商或物资价格信息，以便供应中心比价参考，供应中心应随时掌握市场价的浮动依据，以便更好的把握市场。
9）对于各部门提供的临时急用计划要在当天供应，除备品备件外，一般计划要在三天内供应到货。
10）供应中心采购人员必须坚持“三不购”和“三比一算”的原则。即:没有提供书面采购计划且未经主管领导批准的不购；物资、设备规格不符，质量不合格，价格不合理的不购；现场、仓库能够替代的物资不购。“三比一算”即比质量、比价格、比售后服务、算成本。
11）采购人员应经常到生产车间了解备品备件使用情况，及时掌握各项技术数据，便于比较和采购。
12）供应中心未能及时完成的采购任务，应及早报总经理或董事长说明原因，拟定补救措施。

4.物资验收入库管理
1）物资到库后，供应中心送检人员通知质量管理部到货物资的数量、及规格型号，按约定时间到达对物资进行检验。
2）验收中的不合格物资，由供应中心及时与供应商进行沟通，及时进行退、换货处理。
3）凡对外调剂的物资必须由供应中心确认后，经总经理或董事长审批后，方可对外调剂。
4）验收合格的物资，由供应中心送检人员及时送至仓库，由仓储部库管人员对物资办理入库手续；货票同行的，由仓储部库管人员打印入库单，并由送检人员带回入库单，双方做好交接手续。货票不同行的，等发票到后，再由仓储部库管人员打印入库单。
5）供应中心收到入库单后，尽快到财务中心办理抽欠条手续。每月25日前，将欠款压缩到20万元限额内。

五、 管理规定

1.采购人员行为规范：
1）采购是一项重要、系统、严肃的工作，各级管理人员和采购人员必须具备高度的责任心和职业道德观念，时刻维护公司利益。
2）采购人员代表公司形象，工作中应有礼、有利、有节，不允许有傲慢的举止和不公平的对待。
3）采购人员不允许私自接收或向供应商索取财、物，不经领导同意不得接受供应商的宴请和其他商务活动。
4）采购人员应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意的泄密行为。

2. 采购人员廉洁规定：
1）为加强廉政建设，杜绝违法乱纪行为，保持采购人员队伍的清正廉洁；
　 2）全体采购人员要认真学习贯彻执行公司廉洁自律的规定以及有关规章制度办事，严禁不按规定流程操作；
　 3）坚持公开办事制度，公开办事流程、办事结果，自觉接受监督；
　 4）大宗设备、物资采购一律实行公开招标或议标，择优选择供货方；
　 5）发扬艰苦奋斗、勤俭节约精神，反对讲排场、摆阔气，搞铺张浪费；对外接待要严格按标准执行；
　 6）勤奋廉洁，严禁利用职权“索、拿、卡、要”，不得擅自接受当事人的宴请或高档娱乐消费等活动。外单位请柬，一律交总经理办公室由主管领导酌情处理；
　 7）严禁利用工作之便为自己或亲友谋利，未经批准不得公车私用；
　8）公务活动中，不得以任何名义接受礼金、信用卡、有价证券以及各种贵重物品。如因特殊原因难以谢绝而接受的，礼金礼物必须如数交财务中心登记，并按有关规定酌情处理。

3.奖惩管理规定：
1）采购人员应按申报计划购买，若出现漏买每次扣罚50元/次；
2）采购人员在购买物资时，若不按申报时的物资质量及要求购买，每次扣罚50元/次
3）采购人员在购买物资时，个别物资发生延期时，一定要及时通知申报单位，一定要得到申报单位的认可。若违规操作，每次扣罚50元/次，若未能及时购买造成车间损失的按情节轻重处罚。
4）采购人员一定要做第一关质量检查，发现申报物资存在缺陷一定要上报申报单位，以便协商解决，一定做到质量把关。
5）采购人员在购买物资时，出现错误物资，造成的损失由采购人员负责。
6）采购人员应了解物资的市场价钱，若抽查物资价钱高于市场价，视情节轻重进行处罚。

六、附则
1. 本制度未尽事宜由供应中心负责解释。
2. 本制度由总经理批准后实施。

二0一二年十一月三日

编制人： 审核人： 批准人：

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