综合业务部合同管理员工作说明书.doc

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综合业务部合同管理员工作说明书

第一部分：岗位名称及任职资格限定
岗位名称
合同管理员
所属部门
综合业务部
定编人数
人
直属上级
部门主管
直属下级
无
任 职 资 格
性别
不限
年龄

健康状况

学历/专业
专科或以上学历
教育/培训
熟悉公司进销存管理系统；熟练使用日常办公软件
工作经验
相关工作经验
其他
能力突出者上述条件可适当放宽
第二部分：工作职责

项目
职责名称
职责一
合同审核
职责二
收费审核
职责三
合同建档
职责四
清户审核
职责五
单据审核
职责六
其他业务
第三部分：工作要项说明
职责一
合同审核

经营合同审核

工 作 要 项
日
1.1.1.根据《合同法》及公司的《经营合同管理规定》、《国产商品索证目录》、《进口商品索证目录》，对公司所签订的经销、联销、租赁合同文本及与合同有关的证件、材料进行审核，按《合同签订工作流程》将审核不合格的合同返回商品部并说明原因，将审核合格的合同呈交部门主管复审。部门主管复审合格并在“合同审批程序表”上签字后。再将“合同审批程序表”呈交公司常务副总经理审批。
将审批合格的合同文本转至商品部谈判员，作为供应商交纳相关费用的凭证。
1.1.2.按《供应商更改户头工作流程》，依据历史合同及供应商档案，审核供应商更改户头重新签订的合同、提交的相关证件。将合同、证件、手续完备的《供应商变更户头申请表》，按照审批流程（核决权限），分别呈交部门主管、常务副总经理、总会计师签字。
1.1.3.依据原合同，审核供应商新增经营项目、经营方式。

职责二

收费审核

审核供应商交费情况。
工作 要项
日
1.2.1.审核供应商交费传递单所交纳的费用是否与合同相符。
1.2.2.依据合同，将供应商须在销货款中扣除的各项费用制表，报部门主管审核后，每月25日报财务部。

职责三

合同建档

合同盖章生效，分类建档
工作 要项
日
1.3.1.将已审核合格，已交、扣完各项费用的合同加盖“合同专用章”。合同生效。
1.3.2.将已生效的合同整理、分类、编号、录入电脑存档，分别建立大厦及各分店合同档案。
1.3.3.将已建档的合同分别转交各营销部、分店。

职责四

清户审核

审核合同的履行情况
工 作 要 项
日
1.4.1依据商品部填报的“供应商清户明细表”，审核清户供应商合同的履行、变更情况，并在“供应商清户明细表”上做终止合同记录，同时将“供应商清户明细表”转交财务部一份。
1.4.2.根据《关于供应商交纳及返还保证金的补充规定》，审核供应商履行合同情况，有无商品质量、服务质量、商场设施使用等方面的问题，供应商提供的相关证件是否齐全。若无遗留问题，将返还保证金的证件报部门主管审核签字，转交财务部。同时在合同档案中做记录。

职责五
单据审核

审核单据的内容填写是否正确

工 作 要 项
日
1.5.1.根据合同签订的内容及总部对进销存系统管理的规定，协助部门主管审核新建商品部次分类表、商品单品表的编码、类别、名称、价格、计量单位、税率填写是否正确。
1.5.2.协助部门主管审核商品变更倒扣率表、成本零售价变更表、加价表、减价表、临时变价表、进销存异常业务申请表、折扣单。

职责六
其他业务

工 作 要 项
季
1.6.1.1.向商品部提供合同即将到期，应续签合同的供应商明细表
1.6.1.2盘点公司手工帐商品的库存情况，并登记台帐。
随机
1.6.2.1.协助部门主管编制下一年度续签合同、保底合同方案，并协助相关部门实施该方案
1.6.2.2.将保底合同中的保底数额及相关信息编制成报表，报电脑部。
1.6.2.3.协助部门主管，填报市级“重合同，守信用”单位年检材料。

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