002行政人事管理制度.doc

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冀标〔2009〕002号
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行政人事管理制度

为使公司更加规范化、制度化和统一化，使公司员工的管理有章可循，提高工作效率和员工责任感、归属感，特制定本制度。
一、工作守则
1、员工应遵守下列事项：
(1) 员工应遵守本公司一切规章制度。忠于职守，服从领导，不得有敷衍塞责的行为。
(2) 不得经营与本公司类似或职务上有关的业务，不得兼任其它公司的职务。
(3) 全体员工必须不断提高自己的工作技能，强化品质意识，圆满完成各级领导交付的工作任务。
2、爱护公物，未经许可不得私自将公司财物带出公司。
3、工作时间不得中途任意离开岗位，如需离开应向主管人员请假后方可离开。
4、员工应随时注意保持工作场所的环境卫生。
5、员工在工作时间不得怠慢拖延，搭讪攀谈；不得干与本职工作无关的事情；不得利用公司电脑从事无关工作的活动，如玩游戏、视频、播放与工作无关的光盘。
6、员工不得有吵闹、斗殴、搬弄是非或其它扰乱公共秩序的行为。
7、不得假借职权贪污舞弊，收受贿赂，或以公司名义在外招摇撞骗。不得虚报、假报费用 。
8、员工对外接洽业务，应坚持有理、有利、有节的原则，不得有损害本公司名誉和利益的行为。
9、各级主管应加强自身修养，领导所属员工，同舟共济，提高工作情绪和满意程度。
10、按规定时间上下班，不得无故迟到早退。
二、考勤
1、作息时间
(1) 每日工作时间： 上午8：30-12：00
午休12：00-13：30
下午13：30-17：30
(2) 每周实行五天半工作日，休息日为周六下午与周日全天。享受国家法定节假日及婚假7天，丧假3天。如遇特殊情况需要加班，法定节日加班一天可调休二天。
(3) 作息时间如有变更，另行通知。
2、考勤记录
(1) 公司实行电脑打卡考勤制，按上下班时间每天打卡四次。
(2) 项目现场考勤由部门负责人或部门负责人指派人员进行考勤记录，考勤员每月1号将考勤表报公司行政人事部备案。
(3) 员工必须亲自打卡，不得托人打卡或代人打卡，托人打卡者，经查实以旷工论处；代人打卡者，经查实，一次处罚100元。
(4) 上下班考勤时间以电脑记录为准。
(5) 员工于规定时间内因故未打卡或遗漏打卡的，应在行政部前台填写《未打卡登记说明》，并交直接主管签字核准，未登记者视为旷工。
(6) 工作时间因公外出，需到行政部前台填写外出登记表，以备查找。
3、迟到与早退
(1) 作息时间规定内未到岗为迟到，每月第一次迟到5分钟以内者给予警示，第二次迟到在5分钟以上20分钟以内罚款20元。
(2) 迟到超过20分钟，算作旷工四分之一日。
(3) 作息时间规定下班前离岗，以早退论。
(4) 早退处罚标准同迟到处罚标准。
4、旷工
(1) 员工有下列情形之一的，按旷工处理。
①未经批准的事假、调休；
②假报公出却办私事的；
③伪造假期证明，骗取假休者；
④无任何请假手续缺勤者。
(2) 旷工四分之一日扣除半日工资，旷工半日扣除当日工资。旷工一天，扣除双倍日工资。
5、加班加点
(1) 员工因工作需要提出加班申请或被主管领导指派加班加点时，均应于加班前填写《加班审批表》，由主管领导签字核准，交由行政部备案登记。
(2) 如加班前未能及时填写《加班申请表》，应在加班后两日内补填并由主管领导签字核准。
(3) 平时加班2小时以上按实际加班同等时间存休，不足2小时的加班加点，不累计加班存休。
(4) 员工在完成加班任务后，应在《加班申请单》中注明具体加班时间，交行政部备案登记，并据此作为调休的依据。但存休不能跨年度使用，同时各部门应加强存休的记录管理。
(5) 《加班审批表》必须在加班后两日内报行政人事部。法定节日加班，在法定节日结束后三日内报行政人事部。
(6) 员工加班加点后由部门主管在不影响正常工作的情况下安排同等时间的补休。
(7)、无特殊理由员工应该服从安排，加班加点时间内不得擅离职守和做与工作无关的事情。
三、请假
1、员工请假，须事先填写请假条，特殊情况可补办请假手续，请假条交由行政部前台备案，以作考勤凭证。无假条者，视为旷工。
2、事假
事假期间扣发全额工资和补贴。
3、病假
每月病假累计三次或五天（含五天）以内者，按50%日工资扣发；超过三次或五天者，按100%日工资扣发。请病假一天以上者须持医院开据相关病假证明办理病假手续。
4、临时请假
(1) 员工如临时请假，对于临时请假2小时以内者（不足1小时按1小时计算），由部门主管记录，与存休相抵或按当日工资与请假时间比例扣除。
(2) 每月临时请假累计2次，月末在考勤表中记录。2次以内者，按请假半天相抵存休或计扣工资。
5、审批权限
(1) 员工请假一天内，由部门负责人批准。
(2) 员工请假两天之内，由分管副总批准。
(3) 员工请假三天及以上，由总经理批准。
(4) 中层及以上管理人员请假，由直接上级按权限批准。
四、招聘录用
1、公司各部门如因工作需要，必须增加人员时，应先填写用人申请，经相关负责人批准后，由行政人事部门统一纳入招聘计划并办理招聘事宜。
2、公司员工的招聘，以学识、能力、品德、体格及适合工作所需要条件为准。采用考核和面试两种，依实际需要选择其中一种实施或两种并用。
3、新进员工经行政人事部与用人部门考核或面试合格后，由相关负责人签字认可并转交主管副总经理审核，再交由总经理审查批准，最后由行政人事部门办理试用手续。原则上员工试用期为一个月，期满合格后，方可正式录用；但成绩优秀者，可适当缩短其试用时间。
4、员工入职日期为总经理审批后行政人事部通知其上班日期。如未经总经理审批签字，行政部未通知而上岗者，不做考勤记录，公司不发期间工资，擅自上岗者的期间工资有当事人负担。
5、新员工入职时，应向行政人事部提交以下证件：
(1) 毕业证书、学位证书原件及复印件。
(2) 技术职务任职资格证书原件及复印件。
(3) 身份证原件及复印件。
(4) 一寸半身免冠照片一张。
(5) 其它必要的证件。
6、试用人员如因品行不良，工作欠佳或无故旷工者，可随时停止试用，予以辞退。 试用时间不足七天，不发工资。
7、公司员工经真实、完整、认真填写《入职登记表》。
8、公司员工需缴纳离职保证金。保证金的目的是为保证员工离职时按公司要求的程序办理离职手续。员工缴纳1000元，中层管理人员缴纳1500元，高层管理人员2000元，分5个月从工资中扣除。离职保证金在员工办理离职手续后第一个月退还。
五、出差
1、公司要根据需要安排员工出差，受派遣的员工，无特殊理由应服从安排。
2、员工出差在外，应注意人身及财物安全，遵纪守法，按公司规定的标准和使用交通工具，合理降低出差费用。
3、公司对出差的员工按规定标准给报销费用和交通费用。并给予一定的生活补贴，具体标准以公司领导的意见办理。
4、出差人员返回公司后，应及时向领导汇报，并按规定报销相关费用。
六、调职
1、公司基于业务上的需要，可随时调动员工的职务或工作地点，被调员工不得借故拖延或拒不到职。
2、各部门主管在调动员工时，应充分考虑其个性、学识、能力，务使“人尽其才，才尽其用，才职相称”。
七、辞职、辞退
1、员工因故不能继续工作时，应填具《离职申请表》经主管报公司批准后，办理手续。
2、一般员工离职，需提前十天提出申请，管理人员根据职级的不同，需提前1~2个月提出辞职申请。
3、辞职的手续和费用结算，由其所属部门、行政部与财务部共同办理。
八、保密
1、员工所掌握的有关公司的信息、资料和成果，应对上级领导全部公开，但不得向其它任何单位或个人公开或透露。
2、员工不得泄露业务或职务上的机密，凡是涉及公司的，未经上级领导许可，不得对外发表。
3、明确职责，对于非本人工作职权范围内的机密，做到不打听、不猜测，不参与小道消息的传播。
4、未经上级领导或行政人事部允许，员工不得私自复印和拷贝有关文件。
5、树立保密意识，涉及公司机密的书籍、资料、信息和成果，员工应妥善保管，若有遗失或偷窃，应立即向上级主管汇报。
6、对电脑里储存的机密信息，相关人员应设置密码保存，密码需向授权管理员备案
7、发现其他员工有泄密行为或非本公司人员有窃取机密行为和动机，应及时制止并向上级领导汇报。
九、工资、福利
1、员工在公司工作满一年，每个月享受50元工龄工资；满两年，每月享受100元工龄工资；满三年每月享受200元工龄工资，200元封顶。自期满后第一个月开始发放。
2、公司为保证驻外人员的生活水准，对在现场工作的员工提供伙食补贴，工作期间每天补助10元。员工只有在现场工作时方可补助，离开现场不予补助。考勤人员每月1日将伙食补助报行政人事部，若发现考勤人员弄虚作假，多出的伙食补助费用，由考勤人员和部门经理负担。
3、公司员工去现场工作，每天也可享受伙食补助，半天5元，一天10元。
4、员工在公司工作满一年，公司给予缴纳养老保险、医疗保险。
十、车辆管理
1、管理
(1) 公司车辆的管理由行政人事部负责。
(2) 行政人事部按车牌号建立车辆档案、使用和维修档案并负责保管。
(3) 车辆保险费、养路费等相关费用的缴纳由该车驾驶员与行政人事部共同办理。
(4) 公司所有车辆的附带资料，除行车执照、保险卡由车辆驾驶人携带外，其余均由行政部门保管，不得遗失。如该车转移时应办理车辆转籍手续，并将该车各种资料随车转移。
(5) 行政人事部每季度对公司所有车辆进行使用情况登记，内容包括行驶里程、耗油量、油费、维修费用、其它费用等。并将使用情况制表报上级备查。
2、使用
(1) 驾驶人员必须遵守《中华人民共和国道路交通法》及有关交通安全管理的规章制度，安全驾车。
(2) 驾驶人员对自己所驾驶车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时一定保证证件齐全。
(3) 公司车辆应用于公事（董事长总经理使用除外），私事使用自付油费。
(4) 驾驶人员离开车辆时，要锁好保险锁，防止车辆被盗。
(5) 专人配备车辆应由专任司机驾驶，未经专车使用人或负责人同意，专任司机不得给其他司机驾驶，否则后果自负。严禁将车辆交给无证人员驾驶。
(6) 驾驶人员因故意违章（如闯红灯、超速行驶）或证件不全被罚款的，费用不予报销。如车辆外借，专车司机应做好详细记录，否则，期间违章罚款由专车司机负担。违章造成后果由当事人负责。
(7) 发生交通事故，驾驶人员必须保护事故现场，及时向交警、公司行政部报告，行政部应及时联系保险公司到现场勘察。
(8) 交通事故责任在我方之罚款和修理费用，原则上由驾驶人员自行承担。
(9) 尚未定人员的车辆由行政人事部保管钥匙，如需使用，必须进行登记。
3、维修和保养
(1) 公司对车辆进行定点维修和保养。
(2) 驾驶人员应爱惜公司车辆，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要机件。每月至少用半天时间对自己所开车辆进行检修，确保车辆的正常行驶。
(3) 车辆驾驶人员应每天抽适当时间擦洗自己所开车辆，以保持车辆的清洁（包括车内、车外和引擎的清洁）。
(4) 车辆驾驶人发现所驾驶车辆有故障时要先自检，不会检修的，申请到定点修理厂维修。
(5) 去定点修理厂维修前，须到行政部填写《派修单》，提出具体的维修意见（包括维修项目和大致需要的经费等）。车辆使用人员携带《派修单》到定点修理厂维修，未经批准，不许私自将车辆送厂维修。紧急情况来不及填单，须向行政部报告，行政部通知定点修理厂先维修，后补《派修单》。无《派修单》发生的维修费用，公司不予报销。
(6) 装饰车辆的费用，增加车辆配置的费用，未经董事长批准，不予报销。
(7) 专职司机和指定使用人应于规定日期，自行前往车管所年检，如逾期未受检验遭致罚款处分者，其费用由各使用人或司机自行负担。
(8) 专职司机在上级批准后，将车辆外借给他人（包括公司其他驾驶者）应进行记录，否则，因交通事故和交通违章造成的损失由专职司机负责。
(9) 在市区行驶车辆，夜晚须停放在公司向地下停车场，如遇特殊情况，不能停放回来，须征得领导的同意，否则发现一次扣罚200元，发现第二次，予以辞退。
十一、印章
1、公司印章包括：公司公章、合同专用章、财务专用章、法人名章、现金（支票）收付讫章和部门章。
2、印章的刻制
(1) 公司印章由行政部负责办理刻制。刻制印章必须到公安部门指定的刻制单位刻制。
(2) 刻制公司公章、合同专用章、财务专用章、法人名章须经公司法人批准，部门印章刻制须经总经理批准。
(3) 刻制的印章，须留有印模，由行政部保存。
3、印章的领用和保管
(1) 公司公章、合同专用章、财务专用章和法人名章由公司法人指定专人领用和保管。部门印章由部门经理拟定人选，经总经理批准，由专人领用和保管。
(2) 印章保管人员因工作调动或离开公司，须办理公章移交手续，并确定新的专管人。
(3) 印章保管须安全可靠，加锁保存，公章、合同章应存放在保险柜里。
4、印章的使用范围
(1) 公司公章用于所有以公司名义上报、外送、下发的文件、资料、报表、证照复印件、介绍信、说明和证明材料等。
(2) 合同专用章用于公司签署的合同协议。
(3) 财务专用章和法人名章用于财务人员办理相关业务时使用。
(4) 现金（支票）收付讫章用于出纳办理相关业务时使用。
(5) 公司部门章仅用于公司内部联系，工程部章可用于对施工单位、监理单位进行工作联系。
5、印章的使用
(1) 公司公章是对内对外行使法人权利的标致，是公司名称的法律体现，使用公章必须经法人签批。
(2) 使用合同专用章须由总经理签字批准。
(3) 财务专用章和法人名章除正常的财务需要外，其他事项必须经过财务总经理报请公司法人同意后方可使用并严格登记手续。
(4) 使用公司印章必须按要求进行登记。
(5) 未经法人批准，不允许开具空白介绍信，不得在空白书面上加盖公章，不得在空白合同上加盖合同专用章，否则当事人承担一切责任和经济损失。
(6) 盖章后发现的意外情况由批准人负责。
(7) 发现私盖公章或利用公章舞弊，对当事人予以辞退并承担一切损失。
(8) 公司公章、合同专用章应在办公室内使用，不得擅自拿出办公室或随身携带，若工作需要携带，必须经法人签批。
(9) 印章若有损毁、丢失，当事人应写出书面说明，经批准人签批后，再按规定重新刻制。
十二、办公用品领用
1、办公用品的购置
（1）办公用品的采购必须有计划地根据库存及消耗情况，由行政人事部统一进行采购。驻外部门需要办公用品，须向行政人事部报计划，未经行政人事部允许，不得自行购买，否则，不予报销。
（2）专业性较强的办公用品以及专业技术书籍，由使用部门提出书面申请，经公司领导签字同意，报行政人事部备案，由行政人事部与使用部门共同购置。
2、办公用品的保管
（1）保管人员对购入办公用品，要认真按照规格数量、质量进行验收，分类登记入账，精心保管。
（2）保管人员要经常清理库存，做到账物相符。行政人事部须每月对办公用品使用情况进行盘存，每季度列出部门和员工领用办公用品明细。
（3）如因工作调动或离职，须将个人保管使用的所有办公用品全部交回行政人事部，本部门需要继续留用的，确定使用人后报行政人事部，便于行政人事部跟踪办公用品的使用情况。
3、办公用品的领用
（1）公司员工领用办公用品必须在行政人事部先登记，后领取。
（2）办公用品的领用分为耐用办公用品领用和易耗办公用品领用两种。
（3）耐用办公用品的领用
A耐用办公用品包括：电脑、电话、传真机、打印机、打孔机、计算器、订书机、文件夹、笔筒、剪刀、直尺、U盘、移动硬盘、相关书籍。
B易耗办公用品的领用
易耗办公用品分为两部分：部门所需用品和个人所需用品。
部门所需用品包括：传真纸、复印纸、打印纸、墨盒、碳粉、硒鼓、光盘。
个人所需用品包括：签字笔、笔芯、铅笔、笔记本、双面胶、透明胶、订书钉、曲别针、橡皮、涂改液、信笺纸。
C办公用品按部门领取与部门所需情况发放，个人所需物品由个人保管，部门所需用品由部门领导指定本部门相关人员保管，耐用办公用品原则上不再增补，若破损、残旧需要更换的必须以旧换新。
D员工应自觉遵守“节约、实用、爱护”的原则领用、使用办公用品。
十三、固定资产及低值易耗品
1、固定资产的界定
(1) 固定资产指使用年限在一年以上单位价值在2000元以上、并且在使用过程中保持原有实物形态的资产，包括房屋、建筑物、机器、设备、器具、工具。
(2) 低值易耗品指单位价值在2000元以下，使用时间较短的物品。
(3) 对固定资产、低值易耗品的采购、仓储、领用、盘存、调换、维护、报废等管理，由行政部门负责。固定资产的折旧低值易耗品的摊销由财务部门负责。
(4) 本规定所指物品包括固定资产、材料、低值易耗品。
2、申购
(1) 各部门需要物品，需填写《采购申请单》。一次性采购品种较多，可在申请单后另附明细。
(2)《采购申请单》由使用部门或行政部门填写。
(3) 办公用品由行政部门根据库存情况和各部门需要集中采购。
3、审批
《采购申请单》须由行政部门、申请部门签字，主管付总审核，总经理审批。若采购金额超过3000元以上，还需要董事长批准。
4、借款
(1) 采购人员将《采购申请单》报请总经理和董事长审批时，同时填写《借款单》一并审批。
(2) 财务部凭《借款单》给于借款。
5、询价
(1) 购买单价在1000元以上的物品或一次性批量采购费用在1000元以上的物品要进行询价。
(2) 行政部按照审批后的采购申请单，进行多方位的询价、比价、议价，在保证所购物品型号、规格、质量、需求时间符合使用或申请部门的要求外，按照货比三家的原则，询价人员将三家以上候选供应商的品种、性能指标、报价、批量、运输等情况报行政部经理选择。
6、采购
(1) 采购人员按照审批后的《采购申请单》，依照申购物品的缓急，经市场分析后，选择供货商供货。
(2) 大件物品的采购或经常使用的物品采购，行政部门应与供货商签订供货合同，合同的内容要符合《合同法》的要求。
(3) 技术要求高或精密的仪器、仪表、设备、专用工具的采购，可根据情况，由公司总经理安排专业人员采购。
(4) 供应商交货后，由采购人员通知使用部门验货、收货。
7、验货、收货
(1) 使用部门或收货人员在收到物品时，应及时按《物品采购申请单》所列物品的规格、型号、数量、质量进行核对、检验。
(2) 使用部门或收货员在对所购物品验收后，在《采购申请单》上填写验收意见并签字。
(3) 行政部应及时将所购物品进行登记
8、领用
(1) 办公用品、器材的领用，应进行领用登记。
(2) 机器、设备、车辆、仪器仪表等，以及价值1000元以上的低值易耗品、固定资产的领用，须报公司总经理审批后领用。
9、使用、管理
(1) 固定资产、低值易耗品的使用者应做好日常的使用和保管工作。行政部对固定资产和价值100元以上的低值易耗品进行分类编号登记。
(2) 行政人事部制订办公用品的领用标准，未经上级批准，不得超标准领用。员工应节约使用办公用品。
(3) 办公桌椅、电脑实行定人使用、定人保管。车辆定人负责。
(4) 公司每半年要对固定资产、低值易耗品进行盘存，并将增减、损坏、贬值、盘亏、盘盈情况，以报表和文字说明报公司总经理。
(5) 物品使用人应爱惜公物，认真做好平时的维护和保养工作。应按照物品的使用说明、使用要求使用物品，按操作规程操作仪器和设备，物品在使用过程中发生损坏，使用人、保管人应及时向行政部门报修。
(6) 所有员工不准私自变动物品的使用地点，不准随意动用非本人使用、保管的物品，更不能将公物据为已有。
(7) 因使用不当，保管不善及不负责任造成物品丢失或损坏，由使用人或保管人按折旧后的价格赔偿。
(8) 员工离开公司或岗位变动，必须办理物品移交手续
十三、合同管理
1、合同签订原则
（1）合同的订立必须符合国家法律、法规。
（2）所签订的各类合同，须采用书面形式。
（3）合同各方当事人之间有关订立及修改合同的其它文书、传真、邮件等也是合同的组成部分。
（4）订立合同，应采用国家或政府相关部门制订的各类标准合同文本，或公司根据法律、法规制订的各类统一文本。
（5）合同内容文字表达应当明确、规范。
（6）签订合同须按程序审批，填写《签订合同审批表》。制式合同填写的内容，必须按程序批准后，方可填写。
（7）未按流程审批的合同所发生的经济活动，造成公司损失的，责任由当事人承担。
（8）公司委派员工，或对方单位委托其员工签订合同的，必须出具单位法定代表人授权委托书，并严格按授权事项、范围及期限订立合同。
（9）员工擅自增加、修改合同内容，如给公司造成损失或形成法律纠纷，须由当事人承担损失和责任。
（10）订立合同，如涉及公司其他单位和部门的，应事先在内部进行协商，然后签约。
（11）对外签订合同，都必须维护本公司合法权益和提高效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私和谋取私利。
2、合同签订流程
领导安排任务
修改
承办人起草合同
承办人填写《签订合同审批表》

直接上级审核
（相关部门会审意见）

律师审查意见并签字 与另一方协商

承办人按律师意见修改

总经理签审

董事长签批

登记、盖合同专用章

已订立的合同原件交一份给合同管理人收存备查
3、合同的履行
（1）合同一经订立后，执行合同部门应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。
（2）凡涉及收、付款项事宜，财务部应严格按照相关合同规定的收、付款项条款进行财务收支运作。收款人必须是合同约定的相应当事人，其他单位或人员代收、转收的，在付款前应由收款单位出具委托书。付款程序按照《财务费用支出报销制度》有关规定执行。
（3）工程合同的履行
①不论是大项工程，还是分项工程、小项工程，以及甲供材料，必须事先签订施工合同和供货合同并按程序审批，否则，不予支付款项。
②工程进度拨款、甲供材料付款必须按规定的表格填写，填写内容须齐全、准确、认真、事实，须由有关部门负责人签认。
③工程施工决算由工程部填制决算清单，由有关部门核实甲供材料、已预付工程款、水、电费、工程押金等各种费用后，由各部门会签，董事长签字后给予支付。
（4）履行合同付款时应根据情况由对方当事人出具正规发票、收款收据或收条，公司原则上只开具限制性抬头的转帐支票，不允许以现金形式支付。
（5）在履行合同中，经办人员若发现对方有弄虚作假、丧失信誉、可能丧失履行合同能力等影响合同履行的行为和现象，应及时上报上级处理。
4、合同管理
（1）公司行政人事部负责公司合同的管理工作，应建立合同台帐。台帐应记载合同基本内容及履行、变更、解除、纠纷处理等情况，公司将实行定期或不定期的合同台帐检查制度。
（2）商品房买卖合同，在办理房产证前由销售部自行保管。对盖章的空白合同和已签订的合同，逐一编号。销售部经理应指定专人保管。销售员签订合同时，必须经销售经理审核后，方可收款、开票、交给客户合同。
（3）盖章的合同数量与实际使用、未使用和作废的合同数量应相同。
（4）合同所涉部门必须建立合同台帐。
（5）合同经办人员在经办、保管过程中，经公司造成损失的，公司将根据情况追究有关人员责任和追偿损失。
十三、附则
1、本制度解释权归公司行政人事部。
2、本制度自颁布之日起生效。

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2009年2月19日
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