20档案、信息管理制度(修改).doc

档 案 信 息 管 理 制 度第一章 总 则第一条 为促进工程各参建单位信息管理的规范化、制度化、科学化，提高工作效率和办文质量，参照建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2002）及济南城市建设档案管理规范等管理办法，结合工程实际情况和项目管理现状，制定了本制度。第二条 凡参与济南市旧城改造安置房工程建设的项目管理、勘察、设计、监理、审计、施工等单位均须遵守本制度。第三条 本制度所称的档案信息管理，是指各参建单位在工程项目管理中所形成的具有规范和约束效力的文书的草拟、核稿、审核、签发、缮印、用印、登记、分发、归档等管理。第四条 工程信息资料是指在工程建设过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、数据、图纸、声像及电子文档等形式的历史记录。第五条 各参建单位为保证文件流通的准确性和可追溯性，必须建立严格的收发文件登记制度。第二章 发文管理制度第六条 各参建单位发文应当确有必要，注重效用。第七条 各参建单位分发信息资料必须信息齐全、内容真实、字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续齐全，尽量为原件。第八条 为便于各参建单位及时了解工程进展情况，确保指令畅通，各参建单位须严格按照规定流程发文。（一）建设工程部向项目管理单位发文中涉及质量、安全、进度、材料批价及其它重大事项的，使用建设工程部红头文件格式，其余发文一般用“工作联系函”（工程部一般不直接向监理单位、施工单位发函）；（二）项目管理单位向建设单位、其他项目管理单位、设计单位、勘察单位、监理单位、审计单位及招标代理等单位发文一般用“工作联系单（函）”（项目管理单位一般不直接向施工单位发函）；（三）设计单位与项目管理单位之间一般用“技术联系单”，与项目管理工程师协调工作也可以直接发函；涉及设计变更与工程洽商时，使用“设计变更单”或“工程洽商单”；（四）监理单位向项目管理单位发文一般用“监理工作联系单”（监理单位一般不直接向建设工程部发函）；（五）监理单位向施工单位发文按照监理制度要求实施，本办法不再重述；（六）施工单位向监理单位发文一般用“施工项目经理函”（施工单位一般不直接向项目管理单位、建设工程部发函）。第九条 各单位来往重要事项，必须用书面函件或通知的方式加以确认。草拟函件应该做到：（一）确有行文必要；（二）文种选择正确；（三）观点正确、情况属实、条理清晰、表述准确、文字精简；（四）起草函件的依据文件、重要参考资料及说明材料应附在文稿之后；（五）文件有来有往；（六）对于各参建单位发给设计单位、建设单位及地方政府部门的所有加盖建设单位公章的函件或通知，项目管理单位均应首先上报建设工程部，然后由工程部下发并存档。第十条 文件中各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式标准执行。公文用纸采用国际标准A4型，左侧装订。公文标题用宋体2号字，主题词用黑体3号字，其它部分采用仿宋3号字，强调部分加粗。第十一条 建设工程部对外发送公文，拟稿部门成文后，经上级部门审核、加盖印章后，方可发送。文件归档部门成文2份以备归档、备查。第十二条 要求各单位上报的文件，必须按时上报，其管理单位必须做好文件上报前的审核工作，确保无误后，方可上报。具体要求如下：（一）对于上报建设工程部的资料，要求监理单位、项目管理单位必须认真仔细地审核，并由各单位相关责任人签字确认，严禁敷衍了事；（二）如上报资料中出现明显的错误，将对相关单位及责任人给予通报批评，并在当月综合考核中对该单位给予扣分处理；如相关责任人由他人代为签字的，一经核实，将对责任人及签字人给予通报批评，并在当月综合考核中对该单位给予扣分处理；后果较为严重的将追究相关单位及责任人的责任，并对该单位进行严肃处理；（三）所有图纸、会审记录、设计变更、洽商记录、函件、通知、招投标文件和各种合同文件等资料，均由项目管理单位从建设工程部领取后转发各参建单位。第三章 收文管理制度第十三条 各参建单位信息管理人员应忠于职守，熟悉业务，妥善整理保管档案资料，如有丢失和损坏应及时报相关单位和相关负责人。第十四条 各参建单位应把信息资料的形成、积累、整理、归档和保管工作纳入工作计划，要有专人管理。第十五条 文件档案必须做好保密工作，发放、传阅范围准确，并做好文件存档和回收，未经允许不得私自使用、印制、带出和传阅与该工程相关的文件和资料。第十六条 工程竣工备案达到入住条件后，各参建单位必须按规定向业主交付完整、齐全、准确的工程档案资料。第四章 附 则第十七条 各单位、各职能组、各级负责人外出开会时收到的公文也应参照本制度管理。第十八条 任何违反该档案信息管理制度的单位将会在综合考核评比中予以扣分，情节严重的予以罚款直至清退出场，情节恶劣的将追究法律责任。第十九条 本制度未尽事宜或与上级有关规定相违背，按上级规定执行。第二十条 若本制度与运营公司制定的其它办法或制度不相符时，以其中较严规定执行。第二十一条 本制度由济南市旧城改造投资运营有限公司负责解释。第二十二条 本制度自发布之日起执行。