院校档案分类方案.doc

大学档案分类方案
根据《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，结合我校实际，特制定 大学档案分类方案，作为今后我校综合档案室各类档案分类的依据。
一、类目的划分与标识
（一）一级类目的划分与标识
一级类目是档案实体分类的最高层位。根据高等学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，将全宗内档案分为十二个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：
1、DQ党群：主要包括学校党群部门形成的文件材料。
2、XZ行政：主要包括行政职能部门形成的文件材料。
3、JX教学：主要包括教学管理和教学科研实践活动中形成的文件材料。
4、KY科研：主要包括科研管理和科研实践活动中形成的文件材料。
5、CP产品生产与科技开发：主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。
6、JJ基建：主要包括基建管理和项目建设中形成的文件材料。
7、SB仪器设备：主要包括仪器设备管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。
8、CB出版：主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料。
9、WS外事：主要包括外事工作和外事活动中形成的文件材料。
10、CK财会：主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
11、SJ上级文件：主要包括上级机关普发性、非指导性、非指令性的、具有查考价值的文件材料。
12、SX声像：主要包括学校在教学、科研、管理等活动中形成的具有保存价值的照片、录音带、录像带、光盘、磁盘、幻灯片等不同载体的文件材料。
13、SW实物档案：主要包括学校各单位集体和个人受到省级以上表彰获得的各种奖状、奖牌、奖杯以及具有保存价值的各种实体物件等。
一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如"XZ"即"Xing Zheng"（行政）的简称。
（二）二级类目的设置与标识
二级类目是对一级类目的细分。其标识采用“双位制”，如“综合”为“11”，其余二级类目依层次累计为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。  
（三）三级类目的扩展与标识
根据我校档案管理实际，在“教学”、“财会”、“声像”等大类内有部分二级类目扩展到三级类目，三级类目的标识方法和符号与二级类目要求相同。
二、档案分类名称和标识符号
DQ 党群
11 党务
分党委、总支、直属支部综合材料入此。
12 纪检
13 组织
14 宣传教育
15 统战
民主党派材料入此。
16 工会
妇女工作材料入此。
17 团委
学生社团材料入此。
XZ 行政
11 综合
12 人事
13 监察审计
14 武装保卫
15 总务
16 档案、图书、文博
JX 教学工作
11 综合
12 研究生教育
11 综合
12 学科与实验室建设
13 招生
14 学籍管理
15 课堂教学与教学实践
16 学位
17 毕业生
18 教材
13 全日制本、专科教育
三级类目与JX12同。
14 成人教育
三级类目与JX12同。
15 基础教育
附中、附小材料入此。
KY 科学研究
11 综合
[12] 按项目设置类目
CP 产品生产与科技开发
11 综合
[12] 按产品种类或项目设置类目
JJ 基本建设
11 综合
[12] 按单项工程设置类目
SB 仪器设备
11 综合
[12] 按仪器设备种类或型号设置类目
CB 出版
11 综合
12 报纸
13 刊物
14 书稿
15 音像
WS 外事
11 综合
12 出国（境）
13 来校
外国留学生工作材料入WS15，国际合作与会议材料入WS14。
14 国际合作与会议
15 外国留学生工作
CK 财会
11 综合
12 会计报表
11 预算内报表
12 预算外报表
13 基建管理报表
14 综合报表
15 基金管理报表
16 老干基金报表
17 成教学院报表
18 总务报表
13 会计帐簿
三级类目与CK12同。
14 会计凭证
三级类目与CK12同。
15 工资清册
SJ 上级文件
11 国家级文件
12 省级文件
13 市级文件
SX 声像
12 照片
11 综合
12 校董会
13 教学
14 科研
15 校园文化
16 外事活动
17 基建工程
18 产品、仪器设备
13 录音带
14 录像带
15 幻灯片
16 磁盘
17 影视胶片
18 缩微胶片
19 光盘
SX13－SX19的三级类目与SX12同。
SW 　实物
11 奖状
12 奖杯
13 奖牌
14 礼品、纪念品
15 其它
三、档号的编制
（一）档号的编制原则
档号的编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求（严禁重号），采用分级断号开放型编号方法。
（二）档号的结构、模式和标识
1、档号的结构
(1)、立卷改革前的档号由年度号、分类号、案卷号、件号组成。
年度号由四位阿拉伯数字组成。
分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成。少数扩展到三级类目，由一、二、三级类目代号组成。
案卷号、件号是所选择的分类号中最下位类顺序编号。案卷号、件号不限级数。
(2)、立卷改革后的档号由年度号、分类号、保管期限代码、件号组成。
年度号由四位阿拉伯数字组成。
分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成。少数扩展到三级类目，由一、二、三级类目代号组成。
保管期限永久的代码为1，长期的代码为2，短期的代码为3。
件号是所选择的最下位类顺序编号。
2、档号的模式与标识
（1）立卷改革前的档号模式为：年度号+分类号+案卷号+件号，采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制，各项之间用连接符号“-”连结。如2002届汉语言文学专业×××的学籍表在2002年教学类、全日制本专科教育、学籍管理方面的第1卷、第12件，标识为：2002-JX1314-1-12。
（1）立卷改革后的档号模式为：年度号+分类号+保管期限代码+件号，采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制，各项之间用连接符号“-”连结。如2005届汉语言文学专业×××的学籍表在2005年教学类、全日制本专科教育、学籍管理方面永久保存档案的第120件，标识为：2005-JX1314-1-120。
5771001803090012095 579036822859633082
5771001803090012386 576137399735760696
5771001803090013594 578077579902515512
5771001803090012387 577164982601818051
5771001803090012138 572131192158918326
5771001803090012359 579036822361076053
5771001803090012356 576135286143791742
5771001803090012355 575087869704693279

17088100343355274 101229944325833379
17088100343355275 101866732938832008
17088100343356107 101581152501500522
17088100343356108 101000180059871732
17088100343354295 101074194142687017
17088100343356184 101878660869628802
17088100343356185 101775831174086674
17088100343356109 101086014373572846
17088100343356110 101152207216014916
17088100343355237 101027041605702709
17088100343355238 101229364861425414
17088100343356169 101862204402635718
17088100343354928 101760654089788804

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