院校档案分类方案.doc

大学档案分类方案根据高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范，结合我校实际，特制定 大学档案分类方案，作为今后我校综合档案室各类档案分类的依据。一、类目的划分与标识（一）一级类目的划分与标识一级类目是档案实体分类的最高层位。根据高等学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，将全宗内档案分为十二个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：1、DQ党群：主要包括学校党群部门形成的文件材料。2、XZ行政：主要包括行政职能部门形成的文件材料。3、JX教学：主要包括教学管理和教学科研实践活动中形成的文件材料。4、KY科研：主要包括科研管理和科研实践活动中形成的文件材料。5、CP产品生产与科技开发：主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。6、JJ基建：主要包括基建管理和项目建设中形成的文件材料。7、SB仪器设备：主要包括仪器设备管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。 8、CB出版：主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料。 9、WS外事：主要包括外事工作和外事活动中形成的文件材料。10、CK财会：主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。 11、SJ上级文件：主要包括上级机关普发性、非指导性、非指令性的、具有查考价值的文件材料。12、SX声像：主要包括学校在教学、科研、管理等活动中形成的具有保存价值的照片、录音带、录像带、光盘、磁盘、幻灯片等不同载体的文件材料。 13、SW实物档案：主要包括学校各单位集体和个人受到省级以上表彰获得的各种奖状、奖牌、奖杯以及具有保存价值的各种实体物件等。一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如XZ即Xing Zheng（行政）的简称。（二）二级类目的设置与标识二级类目是对一级类目的细分。其标识采用“双位制”，如“综合”为“11”，其余二级类目依层次累计为12、1399，但10、20等带“0”的数字不用。 （三）三级类目的扩展与标识根据我校档案管理实际，在“教学”、“财会”、“声像”等大类内有部分二级类目扩展到三级类目，三级类目的标识方法和符号与二级类目要求相同。二、档案分类名称和标识符号DQ 党群 11 党务分党委、总支、直属支部综合材料入此。12 纪检 13 组织14 宣传教育15 统战 民主党派材料入此。16 工会 妇女工作材料入此。17 团委 学生社团材料入此。XZ 行政11 综合12 人事13 监察审计14 武装保卫15 总务16 档案、图书、文博JX 教学工作11 综合12 研究生教育 11 综合12 学科与实验室建设13 招生14 学籍管理15 课堂教学与教学实践16 学位17 毕业生18 教材13 全日制本、专科教育三级类目与JX12同。14 成人教育三级类目与JX12同。15 基础教育 附中、附小材料入此。KY 科学研究11 综合12 按项目设置类目CP 产品生产与科技开发11 综合12 按产品种类或项目设置类目JJ 基本建设11 综合12 按单项工程设置类目SB 仪器设备11 综合12 按仪器设备种类或型号设置类目CB 出版11 综合12 报纸13 刊物14 书稿15 音像WS 外事11 综合 12 出国（境） 13 来校 外国留学生工作材料入WS15，国际合作与会议材料入WS14。14 国际合作与会议15 外国留学生工作CK 财会11 综合12 会计报表11 预算内报表12 预算外报表13 基建管理报表14 综合报表15 基金管理报表16 老干基金报表17 成教学院报表18 总务报表13 会计帐簿三级类目与CK12同。14 会计凭证三级类目与CK12同。15 工资清册SJ 上级文件11 国家级文件12 省级文件13 市级文件SX 声像12 照片11 综合12 校董会13 教学14 科研15 校园文化16 外事活动17 基建工程18 产品、仪器设备13 录音带14 录像带15 幻灯片16 磁盘17 影视胶片18 缩微胶片19 光盘SX13SX19的三级类目与SX12同。SW 实物11 奖状12 奖杯13 奖牌14 礼品、纪念品15 其它三、档号的编制（一）档号的编制原则档号的编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求（严禁重号），采用分级断号开放型编号方法。（二）档号的结构、模式和标识1、档号的结构(1)、立卷改革前的档号由年度号、分类号、案卷号、件号组成。年度号由四位阿拉伯数字组成。分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成。少数扩展到三级类目，由一、二、三级类目代号组成。案卷号、件号是所选择的分类号中最下位类顺序编号。案卷号、件号不限级数。(2)、立卷改革后的档号由年度号、分类号、保管期限代码、件号组成。年度号由四位阿拉伯数字组成。分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成。少数扩展到三级类目，由一、二、三级类目代号组成。保管期限永久的代码为1，长期的代码为2，短期的代码为3。件号是所选择的最下位类顺序编号。2、档号的模式与标识（1）立卷改革前的档号模式为：年度号+分类号+案卷号+件号，采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制，各项之间用连接符号“-”连结。如2002届汉语言文学专业的学籍表在2002年教学类、全日制本专科教育、学籍管理方面的第1卷、第12件，标识为：2002-JX1314-1-12。（1）立卷改革后的档号模式为：年度号+分类号+保管期限代码+件号，采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制，各项之间用连接符号“-”连结。如2005届汉语言文学专业的学籍表在2005年教学类、全日制本专科教育、学籍管理方面永久保存档案的第120件，标识为：2005-JX1314-1-120。 5771001803090012095 5790368228596330825771001803090012386 5761373997357606965771001803090013594 5780775799025155125771001803090012387 5771649826018180515771001803090012138 5721311921589183265771001803090012359 5790368223610760535771001803090012356 5761352861437917425771001803090012355 57508786970469327917088100343355274 10122994432583337917088100343355275 10186673293883200817088100343356107 10158115250150052217088100343356108 10100018005987173217088100343354295 10107419414268701717088100343356184 10187866086962880217088100343356185 10177583117408667417088100343356109 10108601437357284617088100343356110 10115220721601491617088100343355237 10102704160570270917088100343355238 10122936486142541417088100343356169 10186220440263571817088100343354928 101760654089788804- 6 -