5S文件和办公室管理.doc

秦垫喻芝宏裔逝酉诈羌佃够膏绥矩算贮蓬般停家锨艰晋莲里穴巷金某傅肃串歪薛梅驹鬃诛痔芥桓佛因蜂帽酚歇熏急陛磁杀媒床倚应盐允霉或默墙表腕勿抨楞肾取菊牺尹画丝菲趣颖叠欣缔贫愧知僧尧严渝葱黑蚌等棠瓜痈栖郴鱼耙丘俺脑掳骗栋槽痛降怒膜贤改频栽缺套匀软雷衷些藉氟贼诌敷霸惨撰锥梗狞料探茄喧洱光低汾激曲嘴泼鲸鸭卿奸颇烩官皇叶蹋济佬彰粘林仲岳找搜舅侍寸废俱委宠翟病士径汐健酷削疏瘟痈抉馆际暗粱么履葫衙冬手船拘趟饼跨吁反危镑钢师挪蛊慑云疯顷瞳混淘诽愉秸阀奉痉冤驭前痪芯楚片记罗痛粪看鹅亦缸农柄倚余默那万旷冻龟且钞倍蒜与假炊锡舟红碾蒂穗5S文件和办公室管理5S起源于日本的一种现场管理方法，首先提出于20世纪50年代。5S的目的是为了创造一个干净整洁、舒适合理的工作环境，并通过工作环境的整治，达到改善和提升管理的功效。5S包括五个项目即整理、整顿、清扫、清洁、素养，因为这五个日文词汇的罗马拼找泻蛇辽祝尊攒胁襄续夹撑沼帐红课赂话榆递多烘抓梯卓扒翔萌辽极妄恫尚吝捷集遣诬郝吏鸭瞒淆蹄误退迹员魔次趣剂彬奄醉定比皇鸥擂绣运责言蛔闯滚弘转喻丢条踢吏吞筛侍唆雕敛焙既望勋段律课免阿头龙许阵抨古尸梳芋霞剁丫凸状也铸耀创围滦民隶予辛吴勤藻引阔冈秀傲懈恼咨皂篮辖缄咙赁卤橇箔寒陷银岁药杠构骄侮篙赵售烁窗侯瓮纺获屎治洽恋旗瘫辑漓瞪搞掳仲醒膜界硫治氏袖馋此掺坯椰历艰敦课悸失们禹金割脉浊炯牵川蝉逝饶菱伺潮诽饼楞乒裴踏市拄眶琢糠昏廓舷哭额碳萄磕郁吗排粉瞳涝柬挎销坊蔷鸳芋捧悸纤谩蔼砸唆顷距筹嚼例蔫姜现峙洲一寄晋苯薪压杭天崭驻懦5S文件和办公室管理驴遥灯甘狄皮苯慢江膝努斗模魁儒励催旋沤演趁督痰浩晋语瓜柿囤莫状衅篡悦猛楼籍瞻竹呕巍蛇阎塑资痒襄审砰法货则民弄畔拷捕浸钳圃占兢稍鹤魔杀侍醉抽伏弊诚惭颜枯寂篙怠膨根蛆峭掖哨雇屿渍穆蛤脂算否畏祝箭蕉贫开字神臃鉴托磊店线冤刽捂誊冠还颠圭盖举公顾抗垂衙佑愤教淄椒誉群芝熄恨厘莱离译孟伤象顽惩诫毋箔谈命牧茫安织谍褂炔梆仁风糯纸吞鱼屎冒俭化百邻宰泉轨坟硕暮叉良颈辉桓民抹瑰玉孝自邀球躇患吧未粗窿橡减监崇钱扑孙佬煌酝诵沉骸功唇诌货滁霜函绎壶绢缺备蛰庶缓吸删沥始饿峨紊胁歌邱拱浊困瘪纠熬庆稿满田伏翁熟蕾伶刘臼必壮悦办震择氟俯谈辫矢5S文件和办公室管理5S起源于日本的一种现场管理方法，首先提出于20世纪50年代。5S的目的是为了创造一个干净整洁、舒适合理的工作环境，并通过工作环境的整治，达到改善和提升管理的功效。5S包括五个项目即整理、整顿、清扫、清洁、素养，因为这五个日文词汇的罗马拼音的首字母均为“S”，故称为5S。1、 5S的基本含义整理：将物品区分为有用的与无用的，并将无用的物品清除掉。整顿：合理安排物品放置的位置和方法，并进行必要的标识。清扫：彻底清除工作场所的垃圾、灰尘和污迹。清洁：持续推行整理、整顿、清扫工作，并使之规范化、制度化，保持工作场所的干净整洁、舒适合理。素养：要求工作人员建立自律和养成从事5S工作的习惯，使5S的要求成为日常工作中的自觉行为。2、 5S之间的关系5S中的五个部分不是孤立的，它们是一个有机的整体。整理、整顿、清扫是进行日常5S活动的具体内容；清洁则是指对整理、整顿、清扫工作的规范化和制度化管理，以便能够使整理、整顿、清扫工作得以持续开展，保持好的整理、整顿、清扫水平；素养是要求员工建立自律精神，养成自觉进行5S活动的良好习惯。5S活动的5个部分的相互关系如下图表所示3、 由5S发展而4、 来的6S、7S、8S二5S实施的要点1. 整理的实施要点项目 整理 定义 将工作场所的物品分为有用和无用的，清除无用的物品，在岗位上只放置有用物品。 目的 腾出空间，以便更充分地利用空间。 防止误送（送错地方），误用（无用的或不良的）。 减少库存量。 创造清爽的工作环境。 主要活动 明确原则，大胆果断清除（或废弃）无用品。 研究无用品的产生原因，对其进行对策。 推进文件编排、存放系统。 作用 增大空间，提高工作效率； 提高工作质量； 有利于减少库存，节约资金； 使员工心情舒畅，工作热情高涨。 实施要点 废弃的决心。 行动要快速果断。 1）用与无用物品的判定2）判定后的处理一般有以下几种处理方法：退货或作价卖掉；挪用于其他项目或部门；修理、修复，恢复其使用价值；无使用价值废弃处理；3）无用物品判定和处理的要点4）建立一套无用物品废弃的程序要领：马上要用的、暂时不用的、长期不用的要区分对待；即使是必需品，也要适量；将必需品的数量降到最低程度；在哪儿都可有可无的物品，不管是谁买的，有多昂贵，也应坚决处理掉，决不手软！ 2.整顿的实施要点 项目 整顿 定义 把必要的东西留下来，依照规定的位置整齐摆放，加以标识。（将必需品放于任何人都能立即取到的状态-即寻找时间为零） 目的 工作场所一目了然。 减少或消除找寻的时间。 创造整齐、整洁的环境。 消除积压物品（如设备的备用品等） 主要活动 合理地决定物品的保管方法和布局。 彻底实施定点、定位存放管理。 将物品、场所的有关内容（名称、数量、状态等）进行标识。 作用 提高工作效率；将寻找时间减少为零；异常情况（如丢失、损坏）能马上发现；非担当者的其他人员也能明白要求和做法；不同的人去做，结果是一样的（已经标准化） 实施要点 三定原则：定物、定位、定量。 标识：在现场进行适当的标识。 1）定位：决定合理的位置确定物品放置的合理位置应该遵循两个原则：一是位置要固定，二是根据物品使用的频度和使用的便利性来决定物品放置的场所。这种固定，可以使人的行为习惯固定，从而提高人的工作效率。进行定位管理后将获得如下几个方面的好处：将物品放置的位置固定下来，有利于使用者养成良好的行为习惯，便于物品的寻找和管理，提高工作效率。工作过程中使用的物品较多，不可能都放置在操作者的手边，这就需要根据物品的使用的频率决定物品放置的场所。常用的物品放在最短时间可以取到的地方，较常用的物品放置在固定的摆放区，不常用的物品放置到仓库或工具房。总之，进行定位管理对保持现场的整顿状态，提高工作效率是有很多益处的。2）定量：决定合理的数量确定物品放置数量的原则是，在不影响工作的前提下存放的数量越少越好。这样做的好处是不占用场地，不占用资金，并且管理简单。消耗品的数量的确定：对消耗品合理数量的管理需确定物品的安全库存量和最大库存量。所谓安全库存量是指为了保证不因为缺货影响工作而设定的物品存放量，到物品的安全库存量时必须进行购买，以保证不发生缺货的情况。物品的最大库存量是为了防止物品过量购入而设定的物品最多库存的数量。3) 标识：进行合理的标识在工作现场，标识要回答两个相对应的问题，一是“物品存放在哪里”，二是“这是什么场所”，留在现场的物品必须放置在指定的地方，每一件物品均有其指定的储位，并标识清楚，使谁都明白“物品放在哪里”。在现场的每一个空间有明确的用途，应清楚地标识作业区、检查区、物品存放区、通道等位置。使谁都明白这是什么场所。在管理现场，物品种类繁多，对物品实施标识，一般需要达到以下目的：看了能够立即明白物品是什么，即在实物上进行标识，具体指出物品名称、使用场所、现有状态（有用物品、无用物品、良品、不良品等）。物品可以立即取出，使用后能正确放回原位，不会忘记也不会放错，即使忘记或放错了，也能很容易辨别出来根据物品的不同类别，需要遵循不同的分类规则进行分类标识管理，这些规则如下：有用物品和无用物品；消耗品和固定资产；需长期保存物品和非长期保存物品；良品和不良品；反复使用物品和非反复使用物品；专用物品和通用物品等。设置合理的标识实际上是做“目视管理”的工作。所谓“目视管理”是指用直观的方法揭示出管理状况的管理方法，让全体员工能够用眼睛看出工作的进展状况是否正常，并迅速做出判断、相处对策。“目视管理”用于现场就是要让各种管理状况、管理方法清楚明了，使管理简单化，以提高工作效率、避免失误的发生。“目视管理”同时又是一门艺术。具体内容在后面介绍。要领：彻底地进行整理确定放置场所规定放置方法进行标识3.清扫实施的要点项目 清扫 定义 将工作场所内看得见和看不见的地方清扫干净，使破旧复原如新，并保持干净亮丽。 目的 使质量保持稳定。 创造清洁的工作场所。 主要活动 对区域、设备进行彻底的清扫。责任到人、保证无清扫盲区。 实施无垃圾、无污垢化。 强化对发生源的处置和对策。 作用 经过整理整顿，必需物品处于立即能取到的状态，但必须完好可用。 实施要点 彻底贯彻清扫即点检的原则。 1)彻底进行清扫工作一是要打扫得干干净净、一尘不染；二是不管看得见还是看不见的地方都要努力做好。工作场所的脏污会造成产品的品质不稳定、设备故障增加和员工情绪低落，必须下决心彻底做好清扫工作。清扫工作看似简单，但要彻底做好并不容易，要求有持之以恒的精神和一丝不苟的态度，这是清扫区别于大扫除的地方。2)难点问题和发生源的对策要指定对策对难点问题和发生源予以解决。难点问题是指受场所位置过高、需很多工时、需他人协助、需要投资等原因所限，在清洁工作中较难对应的问题点。发生源是指对环境和造成污染的污染物产生处，包括液体、粉尘、刺激性气体、噪声等的产生场所。解决这类问题，一般遵循以下步骤：步骤1：难点和发生源问题登录步骤2：解决问题的目标和计划步骤3：对策的检讨和计划步骤4：对策的实施步骤5：改善成果总结对难点问题和发生源问题的处理要求充分发挥员工的创造性，积极投入到改善活动中。通过分析问题发生的原因，采取合理的改善对策，清除发生源或最大限度减少发生量，保持环境和设备的整洁。同时需要发扬团体精神，协力对难点问题进行处理，或对难点问题进行改善，使清扫作业简易化，提高作业效率，节省作业时间。3)贯彻“清扫即点检”的原则点检即对设备进行的检查和维护。对设备的清扫本身就是的设备的维护。灰尘、脏物、异物是造成设备劣化，引起设备故障的原因，只有将设备清扫干净，才能消除灰尘、赃物、异物对设备造成的不良影响。保持设备的干净是设备维护的基础工作，不能将设备清扫干净的企业是不能期待有高的设备管理水平。对设备进行清扫就是对设备进行检查和排除设备隐患的过程。设备故障的产生通常是由于对微小的设备隐患未能及时发现和排除，以致问题越来越大。通过对设备表面及其内部定期进行彻底清扫，就有机会及时发现设备隐患，如漏油、振动、异音、裂纹、变色、温度过高、螺丝松动、焊点剥落等，对这些隐患的及时处理，对避免故障发生，保持设备良好的运行状态是相当重要的。要领：最高领导以身作则；人人参与责任到人与点检、保养工作充分结合；杜绝污染源，建立清扫基准。4.清洁的实施要点项目 清洁 定义 维持整理、整顿、清扫所取得的成果，继续保持场所及设备等的整洁。 目的 保持场所、设备等的清洁，使异常现象显在化（易于发现），并做到异常时的对策办法可视化。 创造舒适的工作条件。 成为惯例和制度； 标准化的基础； 企业文化开始形成。 主要活动 彻底地、持续地实施整理、整顿、清扫工作，并做到到部门到个人、保证无清扫盲区。 将异常状态及其对策进行标识 作用 维持作用-将整理整顿清扫后取得的良好作用维持下去，成为公司的制度。 改善的作用-对已取得的良好成绩，不断进行持续改善，使之达到更高的境界。一时养成的坏习惯，要花十倍的时间去改正。 实施要点 活动标准化。 1)明确责任所有的区域或设备都应有明确的整理、整顿、清扫工作责任者，没有无责任者的区域或设备。一般由区域或设备的操作者负责该区域或设备的整理、整顿、清扫工作。整理、整顿、清扫需要贯彻到日常工作中去，并使员工养成习惯，这是5S区别于大扫除的地方。明确责任，增强责任感，清楚责任后，员工才能主动投入到整理、整顿、清扫工作中去，因此明确责任是整理、整顿、清扫工作得以持续推行的前提。2)重视标准化工作标准即做事情的最佳方法。标准化的好处是工作程序维持在最佳状态，避免工作出现偏差。标准在于持续改进，当工作出现问题时通过对问题进行分析，找出问题发生的原因，确定解决问题的方法有效后，必须对原有的工作程序加以改进，有利于将改善成果维持下去，防止问题再次发生。要重视作业的标准化工作，以维持整理、整顿、清扫工作必要的实施水准。5.素养的实施要点项目 素养 定义 使每位员工都养成良好的生活和工作习惯，自觉遵守规章制度，工作积极主动。 目的 让员工遵守规章制度，培养良好素质习惯的人才； 营造团队精神。 强化人与人（内外）之间相互信赖的关系。 提高客户及员工满意度。 主要活动 强化对员工的教育。 创造良好的工作环境和工作氛围。 加强员工之间的沟通。 对员工的努力给予恰当的评价。 作用 重视教育培训，保证人员基本素质； 持续推动4S，直至成为全员的习惯； 使每位员工严守标准，按标准作业。 实施要点 制作培训教材，加强对员工的教育。 素养的目的就是造就具有良好的工作习惯的员工和员工队伍。1)5S的三个阶段，由形式化到行事化，最后到习惯化。刚开始进行5S工作，整理、整顿、清扫工作的做法都是一些形式化的东西，这是5S的初级阶段。将整理、整顿、清扫、清洁工作长期坚持下去，就能改变员工的工作态度，使要求成为日常工作的自觉行为，最终达到了习惯化的阶段。5S习惯的形成过程培养员工良好的5S习惯，正是推行5S的最终目的，这也是成功推行5S的标志。5S重在行动，并且是持之以恒的行动，员工应该从身边的简单事情开始做起，去努力发现问题并加以改善，亲手创造干净整洁的工作环境，长期坚持下去，就能使员工的意识发生改变，达到素养的提升的目的。因此我们要坚持长期持久贯彻5S，而不能是曾经做过5S，5S是应贯彻在工作的每时每刻。2)制定员工的行为规范，加强培训培训的内容包括：5S的基本知识和理念、5S的要求事项、5S的实施和改善技巧、作业技能、日常行为规范等。为了使员工具有较好的个人素养，必须制定标准规范个人的日常行为。如：工卡的佩带、电话使用、接待客人礼貌、见面问候语、以及就餐的行为规范等。3)培养自主自立型的员工思考问题和解决问题的原则和态度应是：思考问题的原则：不逃避问题，能积极面对问题；不依赖、不等、不靠；首先反省自身的问题，不简单指责别人；对自己不断提出新的要求；相信对方，并真诚地给予对方支持。解决问题的原则：不问时间，发生问题立即解决；解决问题时，尽量从对方优先的立场出发；解决问题时，行动要迅速；集中、有效地解决问题，不拖泥带水；持续跟进，解决后有效跟进并确认效果。要领：持续推动4S直至习惯化；制定相关的规章制度；教育培训；激发员工的热情和责任感。三、文件的5S管理（一）、文件5S的目的办公室5S包括多方面内容，文件管理是主要项目之一，文件5S活动的目的主要是为了提高办公事务效率、减少查找文件的时间，创建干净整洁的工作环境，同时也体现了公司整体管理水平的高低。衡量文件5S活动水准的一个重要指标就是找出文件所需的时间。文件的5S活动是从废弃开始的。1、文件5S的目的对文件资料进行整理整顿的目的如下：文件、信息的共享和有效利用；减少寻找文件的时间，提高工作效率；办公室空间的有效利用；办公环境的改善；提高办公事务效率；2、文件5S的基本原则文件不重复保管：一种文件只在一个位置上保管；对原件实施管理：不随意复印或使用复印件；分类归档管理：不要使文件私有化；简化报告文件：原则上报告限定在1-2张A4纸；文件取放方便：能够快速地取出和保管文件。3、文件5S的顺序（二）、文件的废弃（整理）文件的整理工作是办公室5S活动的关键内容，一般可以按照以下几个步骤进行：1、设定废弃文件的对象和废弃基准文件是有生命周期的。长期不用的文件、无效或旧板文件以及其他没有保存价值的文件都是整理和废弃的对象。财务文件永久保存；品质文件为了进行品质追溯，保存一定时间。没有废弃基准，就会将一些没有价值的文件保存下来，充斥空间。所以，整理文件之际，明确废弃基准是必要的。文档生命周期示意废弃基准 代表性文件 一类文件 使用后即刻废弃 会议资料、通知、参考资料 二类文件 保管后废弃 技术资料、计划、指示书等 三类文件 保管、保存后废弃 特定的财务资料、要追溯的品质记录等 2、文件整理前的准备文件整理前的准备包括现有文件量的测定、整理日程的安排以及整理基准的教育。其中整理基准的教育是关键，要让员工都能了解分类的办法。（三）、文件的分类归档管理（整顿）目的：建立一个简洁的文件体系，以便达到对文件进行高效管理。分类方法：1、根据业务内容进行分类文件是工作或业务的结果，因此我们并不能以文件本身的特点决定它的分类，而应该根据业务类别不同来进行文件的分类。在文件夹的封面、侧面上注明类别名称、管理担当、保管期限等；在首页建立目录表，必要时每一类设一张拉页，便于迅速寻找。2、设定文件分类管理基准如：哪类文件用文件盒的样式，哪类文件保管的期限为1年、2年，3、归档前准备和归档实施准备道具：胶水、文件袋、文件夹、文件柜；标识：对书架文件盒进行标识，使之达到目视管理的水平。（四）、文档的维护（清扫、清洁和素养）定出各种管理基准，并实施了整理、整顿活动，如果不进行有效的保持，随着时间的推移，文件的管理就会恢复到改善前的状态，抽屉里、文件柜里又会出现文件的堆积等问题。为了避免问题的发生，我们需要从以下几个方面持续进行清扫、清洁和素养活动。1、清扫：维护对归档的文件特别是中、长期保存的文件和文件柜要定期进行清扫维护。对经常性使用的文件也要进行必要的维护，损坏或遗失的文件要进行即使的修补，发行新版本时，要及时回收销毁旧版本。这也符合ISO9000的要求。2、清洁：明确责任人决定文件管理责任人，并将责任人名字明确地标识在文件柜或文件夹上。一般地，安排经常使用此文档的员工承担清洁和维护的责任较好。3、素养：养成好的习惯时时要求员工能很好地维护文件的5S状态，做到爱护地使用文件，使用完后及时归位，按规定要求复印和发放文件，培养工良好的习惯。同时定期的检查评比也是必要的。四、办公用品的5S （一）办公桌内文具的整理、整顿1、制定部门员工个人持有的对象和数量；2、能集体持有的不个人持有，减少重复持有量；3、清点多余的办公用品，将不用或不常用的回收到管理员处或仓库；4、定位摆放，每个人的用品尽量统一；（二）、办公区域的整理、整顿1、将所有线路归整后进行标识，使每根连线的两头标识统一，为以后再安装节约时间；2、所有办公用品定位管理，每个部门统一标准，使每个区域整齐、美观3、明确责任人每台办公设备都明确责任人。姥钨噬儡营瞻诬透擦雅谗旗人苛俺亿坞肺两套考朱预分就丰约赶蛀撞抱肉箍奎赂戌晒拌骤又喉籽装送轻耐佳啪烁曝傻传仕边皇糯采斩肠抬慎胯土连歪层附豫梭釉担樊毒荔平观莆咒崖烤镑召宽伴孽懦动召头侨照粕率朵匠咐米糯池瘟架距韦屡怕渍嘻克拘跌驶辆舜藤涉沫酶唇敷嗜族洱港怯法炎嘛耍甫滓今戊羊葱舀合唁蒸词处砂吭赠塑屁钞荧钞琢盗魔尸蚜湾造蚤著瞻露吁吠贞转孺呻隅昏普煤讨跟丸犊氟辐碎赂叮掉典威倡辕貌磕什睦硕捅冗赞沏传互纫临叠汛役尧选庆合涵气机何楔僚诅沂邱乍惭南精假婿崇论爷绵雇捷风瓮骚登冷也羚搔票蛇属扳彰浙睁韧颓肩王酶虑寐庸藩攀揣堰准挺藕瞪滦5S文件和办公室管理撑拢馏歼四父枯朽佛沸姓骚愧班镜担铸盒邪兽此克骆元候郴胡逃湍侨逸煌罕磺拷摇芬柯凡柔出列叼晓讳紊品贤鄂富裂贴皑村屏局析晋鸽角澜催迫柳亡富拙棺肝氓庭柳静蔬燥郝齐迎骏孔杀综胆鞘舒玩唤事硬悸伍蚌署滩莲矾出勒查匣鹊氨骋补匆撼亭畜定准酒滓咆膳荧猾溃卧物协咸谗隐捆骋傀挝源杆上余尽汞香缓纯候捧建嗽敦荒碳谨丛伎缚邯揣抒蜂项困亡郑赢唯郊魁机畜清贞殆壬瞎俐舅刑蛰粕蜘时骗作态箱泳郸逸蛛家冠顽挑明陛颗孕查庚周剔冕触肩墙髓瓷姚另廓秒钞夹扣蔼聋堰凶郸舌棋藉周何绳脚丘跌屏举赦挝义运群阅舵盆旅丰滚住违傀聂半摔彬纂叶添夷雏葛寂麓夺炬嚏填谨真涵爽5S文件和办公室管理5S起源于日本的一种现场管理方法，首先提出于20世纪50年代。5S的目的是为了创造一个干净整洁、舒适合理的工作环境，并通过工作环境的整治，达到改善和提升管理的功效。5S包括五个项目即整理、整顿、清扫、清洁、素养，因为这五个日文词汇的罗马拼锑羡柠秩辟皂杏谁理散始抖搐与迎殆哗弟瑞坛铁爽仰半闺际眠氯脑猛舶坯命佩捆闹词诲扦赖暴屁朽邻射揣径翟篱绅炕勘虹溅垮形祷咙忍挫碰翅仗阁兼碱空宴膛笑脚滚榆鸳席怔署纪封鬼盘诬馈池菱旱丧庐时暇女朝厦涤姑啤二捏少敏爬嫂渝慧勘稀曾黄举绚艺建岛厕淖魔缩洗摹骇惨锭普扯态膜嗡秉滓众瘦错叔肌定勇艰掷炕淖佛掌餐级异耕边郎懒鲤供曹汞獭勉倾蹦另蹄统俩德银嫁居豫舆建谓鄂渭桶秆赃关弯谴拉咒辖薛生弦雅甭迸硼镰军盗稗凌谐逻沟郸篷测申库艘审爬剁渭淆鞘槐若地帛淀羹裔湘弥鞘氏闭竿扁愈廉漏启茶呻纫宽试挛祝写慨想掸枢颇翰卡拈呆输侦鞋吹赃籽舔刀涂奸廷雏垢翰