经管二系学生会物资管理制度(精简).doc

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经管二系学生会物资管理制度
一、物品管理制度
1、由经管办公室总体负责办公室内所有物品的管理工作。
2、所有办公室物品都必须有详细的物品清单列表。办公室将定期对物品进行整理，更新物品清单，录入新增物品，删除已消耗物品。
3、办公室应对办公室物品进行分类，办公室物品分为三大类：日常物品、活动物品、特殊物品。日常物品为学生会日常工作需要的物品，如剪刀、马克笔等；活动物品为学生会各部门举办活动是所需要的物品，如展板、花球等；特殊物品为学生会各部门进行特殊活动时所需要的物品，如校运会时所需的系旗、鼓等。所有物品出入库都必须按照物品类别进行分类。
4、办公室所有物品出入库要严格按照列表清单所列名称、数量进行登记，经办公室人员同意并填写《办公室物资管理登记表》之后方能生效。办公室物品不得以任何理由私自借出，如无特殊情况不允许先发借物品，后补单。特殊情况需老师和主席团经批准，方可办理借用手续。
5、所有物品借出对必须先与物品管理员进行联系，并配合物品管理员做好登记工作（登记事项包括：姓名、物品名称、用途、数量、借物人所属部门、借出日期、归还日期、联系方式。）如不进行登记物品不予借出。
6、借出物品的必须在一星期之内归还，如有特殊情况需要续用应及时与办公室副主任金艺茸联系说明原因，并确定归还日期。
7、借出物品归还数量必须与借出数量一致（消耗品除外），如有遗失或损坏，需对该物品进行赔偿或购买同样实物抵押。

1：办公室物品出入库登记表
办公室物品出入库登记表
姓名
物品名称
用途
数量
所属部门
借出日期
归还日期
联系方式
备注

二、财务管理制度
1、学生会所有经费由办公室进行保管，办公室定期向财务委员会汇报财务收支情况。
2、各部门需要采购物品时，提前向财务委员会说明并提交书面材料，并提交详细的经费预算表。得到批准之后，再将书面材料或活动策划与经费预算表提交于办公室主任，再经由办公室主任审核之后交于岳老师处，由岳老师同意之后方可进行物品采购。
（1）经费预算申请表：若要申请活动经费，请至学生会群共享（群号：290172707）下载借贷申请表模板，二百元以下的经费申请，在每周正常工作日交至办公室副主任陈颖审批后，在团总支书记老师签字，在活动结束之后领取经费；二百元以上经费申请，在主席团签字后，再在每周正常工作日交至办公室，由团总支书记审批，请详细写明财务预算，在该周四只能领取活动所需经费的一半，其余费用等活动结束，递交财务详单之后，多退少补。
（2）报账和报销时间：每周一和周二为财务委员会联合办公时间，集中审批经费预算申请和活动策划书，其他时间要递交借贷申请表和活动策划书的，请各自联系财务委员会负责人（办公室主任）审查，超过星期四要递交的借贷申请表，需等到下一周的星期四才能领取活动经费。
（3）财务详单：若要报销活动经费，活动结束后，在每周日至周四在办公室向办公室副主任王菲递交活动经费财务详单及相应票据，经财务核实详单和票据后，根据事先递交的经费预算申请表，多退少补，在该周四至经二办公室领取报销金额。
（4）关于经费报批的规定：活动经费准许报销的范围：与协会性质相关的一切费用（场地租赁费，器材购置费，授课费，宣传办公费，团学组织内部的组织管理开支及有关总结表彰活动开支，其他正常开支）。关于水、食物等费用：除非活动必要所需（活动需要请学校领导，社会知名人士，作为款待之用），其他情况，费用请各部门自行解决；授课费：如果授课老师不能出具相应发票和公章，必须出具拥有超过参加授课人数30%会员的联合签名声明，才予以报批授课费；体育器材购置费：考虑到体育器材的特殊性，允许购买器材时开具体育器材专卖店附公章的收据留作报销；其他票据管理：单项100元以下经费允许用收据报销，但需附公章。除授课费、体育器材购置费之外，总额在100元以上的经费必须用发票或电脑小票。其他费用一律凭发票或电脑小票报销，否则不予受理
（5）补充说明：经费预算申请表和财务详单都需经团总支书记签字，登记格式规范，报销金额清晰，相关票据齐全才予报批，没有按照规范的表格和申请手续，或者缺少相关票据者，一律退回，补齐后再予报销。对于无凭证报销的金额，概不处理。因凭证出错导致的后果，由其自行负责。
（6）存档：在经费申请时，提交详细的经费预算表，一式两份，一份放于岳老师处，一份放于办公室存档。同时，活动结束后所有票据及凭证应交于办公室存档。
（7）财务委员会相关负责人：
财务委员会由团总支学生会书记、学生会主席、办公室主任、办公室副主任（陈颖）、外联部部长联合组成。
审计：周泽昊、金艺茸、王菲、曹睿
会计：宋茜亚 出纳：陈颖

团总支学生会的账目公示及查账制度
财务委员会定期的公示部门和团学内部的账目，接受部门和学生会有正当理由的查账行为，对不按照社联财务管理制度行事的团体或者个人财务部有权拒绝其不合理的查账行为。且各个部门每年查账顶多两次。

本制度经济与管理二系团总支学生会拥有最终解释权。

经济与管理二系团总支
2014年10月15日

附件1
经管二系学生会活动经费申请请示

系团总支：
我XXX部门以XXXX为目的，特进行物资采购活动。为了此次活动的顺利进行，特需经费：XXX物资采购经费XX元，XXXX物资采购经费XX元，共计费用XXX元。特向团总支申请活动经费XXX元。
妥否，请批复。

201X年XX月XX日

附件2：
审批号： （由财务委员会填写）（编号：学年+日期+活动类型编号+第几次改类型活动）
经管二系学生会活动经费申请表
活动
名称

活动举办时间

活动举办地点

主办
单位

承办
单位

活动预算总额

活动
形式

活动规模
（预计参与人数）

活动类别

活
动
内
容

活动负责人签字

财务管理委员会意见

签名：
盖章：
年 月 日

系团总支意见

签名：
盖章：
年 月 日

支出时间
支出项目
支出金额

总计

主席团意见：

签字：

财务委员会签字：
系团总支意见：

签字（签章）

附表3
长沙理工大学城南学院经济与管理二系活动财务详单
7 备注：各项活动发票贴于详单背面，一并交至财务委员会

附表4
长沙理工大学城南学院经济与管理二系团总支学生会每月财务报表
长沙理工大学城南学院经管二系团总支学生会 年 月财务报表
时间
编号
活动内容
收入（元）
支出（元）
经手人
批准人
备 注
月
日
千
百
十
个
角
千
百
十
个
角

制表时间
总计：

核查单位

余额：

主席团负责人

仓管主任

核查人

共 页 第 页
备注：
1、批准人为团总支书记（经手人与负责人不可为同一人）。
2、编号处填写票据的编号。报表项目按时间顺序排列，单据数量、活动内容个数、收入支出数据个数之和必须保持一致。此外，报表上的时间必须与单据上的时间相符。
3、在填制报表时需用蓝、黑色钢笔或签字笔填写，并且保持颜色一致。一旦制作完成，其上任何一项不得随意涂改，如有涂改，须用红笔更正，且在备注一项列明原因及改动者，并且提供相应的单据 。
4、财务核查由办公室主任填写，财务核查单位及审核人由团总支书记填写。
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