21合同评审管理规定.doc

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聊城市人和轴承有限公司企业标准

合同评审管理规定

依据ISO/TS16949：2002标准编制

文件编号: ZC7.2.2-21

2006年03月01日发布 2006年03月15日实施

聊城市人和轴承有限公司 发布

聊城市人和轴承有限公司
质量管理体系支持性文件
合同评审管理
规定
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ZC7.2.2-21
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1、目的
通过建立合同评审的程序及其相关的协调作业活动，确定和评审客户的需求，明确双方要求，确保本公司具有满足合同或订单的所有要求的能力，以确保顾客和本公司的利益。
2、适用范围
本程序适用于公司产品销售订单的评审。
3、权责
3.1、销售部负责组织订单评审，签定销售合同，负责订单更改时的通知和确认。
3.2、技检部负责参与评审合同测试设备、手段、进料检验标准、出货检验标准、包装等能满足顾客的需求，注明需严格注意的技术指标。
3.3、物资部负责客户订单所需产品库存合格成品、半成品的具体数量；
3.4、生产部负责根据实际生产状况和生产能力评审数量、交货期，填写需求状况（如什么物料及到货期限）等相关事宜；
3.5、技检部负责特殊合同工装模具的评审；
3.6、采购部负责根据需求状况制订采购计划和资金需求计划；
3.7、董事办（销售部）负责特殊合同的协调、确定；
3．8、总经理负责销售订单评审的批准；
4、术语
4.1、常规订单：指公司已批量生产的产品，并按公司现行的技术质量标准、顾客要求未发生改变的情况下进行生产的销售订单；
4.2、特殊订单：除常规订单以外的产品销售订单(含临时订单)；
5、流程图（见附件一）
6、作业程序
6.1、合同条款的磋商
6.1.1、销售部的销售人员负责开发新客户及新的销售市场、并代表公司与客户进行合同条款的具体磋商。
6.1.2、在协商过程中，须对组成合同的基本条款（品名、规格、数量、交付期限、交付方式、结算方式、违约责任、仲裁与索赔等）逐条与客户明确，达成一致意见，对于电话交谈、面谈等形式形成的意见，需要进行书面整理，体现在合同中。
6.2、订单的接收
6.2.1、对于客户的实际订货要求，须以正式的公司《销售合同》或客户《订货合同》文字表达，用来作为销售和生产的依据；
6.2.2、对于客户以电话或口头订货时，销售内勤人员须记录订货内容，包括：产品型号、数量、交货期、交货方式、特殊要求等，形成《电话记录》，特殊情况下需要求客户进行书面确认；
6.2.3、所有订单（包括销售内勤所接）应首先转销售部审核，然后转销售内勤组织评审；
6.2.4、在接收到客户的订货合同时，或向客户出具公司合同时，销售人员逐条检查合同内容，以使合同双方在合同磋商时达成一致。对于不符合内容，销售人员须向客户提出并要求其改正不符内容。
6.3、订单的评审
6.3.1、在合同条款的磋商阶段，和在接到客户订货单后，统一由销售部对订单进行确认，然后转发销
售内勤组织相关部门人员共同评审，并填写《订单评审确认表》；
6.3.2、常规合同订单的评审
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属于常规合同的订单确认，由销售部组织评审，由物料管理部门对成品库存、物料库存状况进行评审，由生产部对交货期进行评审，并在《订单评审确认表》填写评审意见。如物料库存状况不能满足生产需要，应及时发出《采购申请单》，该订单应由采购部对物料供应进行评审。如有物料更改、代用应由技术部进行评审并得到顾客的同意。最后由销售内勤对评审意见进行汇总；

6.3.3、特殊订单合同的评审
属于特殊合同的订单确认，接到特殊合同订单后，除执行与一般合同订单的评审外，还应由技术部门进行评审。技术部评审顾客技术方面要求是否得到充分的识别，与以前表述不一致的要求是否已经得到识别和解决，是否有能力满足顾客的要求，对于新产品或显著更改的产品，技术部还应对涉及产品的制造可行性、风险分析进行评审，工程部对模具加工周期进行评审。各部门评审后，由销售内勤对各部门提出的评审意见进行汇总；
6.3.4、当合同订单评审意见与顾客要求不一致时，报总经理协调或由销售部与客户再协商，达成一致意见并重新评审，评审通过后方可正式通知顾客接受销售合同；
6.3.5、对不能达成意见一致的，销售内勤需在接单2个工作日内报董事办（销售部）协调确定；
6.3.6、总经理负责销售订单评审的批准；
6.3.7、销售内勤将批准后的销售合同或订单分别送交到各相关部门处各一份，存根登记到《合同登记台账》，明确订单或合同序号、接单方式、接单人、接单日期等。接单方式可分为：直接、邮件、传真、网络、电话、口头等。
6.4、订单的执行跟踪
6.4.1、销售部将评审通过后的《订单评审确认表》交生产部，生产部依据《订单评审确认表》制定《生产计划》。
6.4.2、当销售订单下发后，有下列情况时销售部需以《内部联络单》通知生产部。
a) 订单撤销
b) 订单更改
6.5、合同订单的更改/撤销
6.5.1、由于履行合同订单条件的变化，顾客需要对销售订单的某些条款提出更改要求时，销售部应组织与合同修改条款有关职能部门对相应的修改条款进行评审，填写《订单评审确认表》，当出现评审意见不一致时，销售部应与顾客进一步沟通、协商、达到一致意见后方可修订相应的合同条款。
6.5.2、订单的更改内容原则上应重新签定合同文本，或以《合同更改确认单》形式体现。
6.5.3、客户撤销合同时，销售部须需与客户协商，就公司已投入的物料、半成品和成品的处理意见达成一致。
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6.6、合同履行中的来往信函、传真、电话记录等法律凭证应予以保存，作为订单合同附件。
6.7、评审记录和合同的保存与管理
销售合同及相关评审资料由销售部做好保管，对履行完毕的合同，每月汇总移交公司文控中心存档。
7、记录
《订单评审确认表》、 《内部联络单》、 《销售合同》、《合同更改确认单》、《合同登记台账》
《口头、电话接单记录》、《销售月报》

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编制；
审核：
批准：

附件一、
合同评审流程
流程图 职责部门 使用表单
合同条款磋商
销售部、销售业务员

接收顾客订货信息
销售部 《销售订单合同》
定单评审
No 《口头/电话接单记录》
销售内勤、相关部门 《订单评审确认表》
Yes
接受定单/合同
销售内勤 《订单评审确认表》《合同登记台账》
定单/合同执行
定单/合同更改
No 销售内勤、生产部 《内部联络单》
Yes 《合同更改确认单》
合同/定单执行情况报告
销售内勤 《销售月报》