国有企业股份有限公司会计档案管理办法模版.doc

附件4：
*股份有限公司会计档案管理办法

第一条 为加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，保证会计档案的安全完整，更好地为*的生产经营管理服务，根据《中华人民共各国会计法》（中华人民共和国主席令第24号）、《会计档案管理办法》（财政部财会字〔1998〕32号）和《*股份有限公司会计基础工作规范管理办法》（财字〔2007〕645号），特制定本办法。
第二条 本办法适用于*总部及其所属各级全资子公司、控股子公司、分公司（以下简称各单位）。
第三条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，包括贮存在磁盘（软盘和硬盘）上的电子文档及纸质的会计核算资料。具体包括：
（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。
（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
第四条 各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管，有序存放，方便查阅，严防损毁、散失和泄密。
各单位应建立会计档案库房，配置档案柜等设备。暂无条件建立档案库房的，要设置专用柜存放会计档案。
第五条 各单位每年形成的会计档案，应当由会计部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
第六条 采用电子计算机进行会计核算的单位，应当在保存打印的纸质会计档案的同时，采用光盘、磁盘等磁性介质对财务数据进行备份。备份介质必须贴上写保护标签，装入盘套，放进硬盒，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。按规定需双备份的会计档案应异地分别存放。
各单位应指定专人进行财务数据的备份，确保数据的安全。
第七条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后可暂由会计部门保管一年。如单位的经济往来频繁，也可适当延长时间，但最长不得超过五年，并指定专人保管。期满后由会计部门移交本单位档案管理部门统一保管。未设立档案管理部门的，由会计部门指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。
移交本单位档案部门保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装。个别需拆封重新整理的，档案部门会同会计部门及经办人员共同拆封整理，以分清责任。
第八条 各单位会计档案保管部门应积极配合本单位的档案使用工作，如外单位使用需履行相应的审批程序。本单位人员调阅会计档案，需经会计机构负责人（会计主管人员）同意；外单位人员调阅会计档案需提交调阅单位的介绍信，介绍信应注明调阅会计档案的目的、内容等，经会计机构负责人（会计主管人员）、单位主管领导批准后，办理调阅手续；在调阅过程中，不得调阅与介绍信规定内容无关的资料；档案原件原则上不得借出，也不得拆散卷册；外单位调阅会计档案，需抄录和复制的，由会计机构负责人（会计主管人员）签署意见，报单位领导批准。所有调阅的会计档案，均应进行登记，并限期归还。采用网络形式调阅的，应严格有关控制制度。
向外审机构提供本单位会计档案复印件的，必须实行领用人登记制度。
第九条 各单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当按规定手续移交给上级单位。法律、行政法规另有规定的，从其规定。
第十条 单位合并前各单位会计档案由合并后的单位统一保管。单位合并后与合并前各单位没有存续关系的，原单位会计档案移交给上级单位。
第十一条 工程项目竣工退场后的所有会计档案，应及时移交给上级主管单位，并按规定办理交接手续。
第十二条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
第十三条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。
第十四条 保管期限界满的会计档案，除本办法第十五条、第十六条规定的情形外，按下列程序销毁：
（一）由档案管理部门会同会计部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
（二）本单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见；
（三）各单位分支机构销毁会计档案应经上级单位批准；
（四）各单位销毁会计档案时，应当由本单位会计部门、档案管理部门共同派员监销。销毁前，监销人按会计档案销毁清册所列内容清点、核对所要销毁的会计档案。销毁后，监销人应在销毁清册上签名，并将监销情况报告本单位负责人。“会计档案销毁清册”应由本单位档案管理部门保管；
销毁会计档案应将纸质会计档案与其保存介质一同销毁。
第十五条 保管期限届满但涉及仍在使用的大宗固定资产（如房屋、土地、船舶等）相关的发票及其它原始会计资料，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管至该项固定资产报废处置时止。
第十六条 保管期限界满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的原始会计资料，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管至未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第十七条 各单位的境内会计档案不得携带出境。
第十八条 各单位境外的会计档案，如在境外设立公司（或办事机构）的，其会计档案在境外应当按照本办法进行管理；未设立公司（或办事机构）的，其会计档案原则上要求在项目竣工决算退场后运回国内主管单位保管，如受所在国相关法律法规限制不能运回国内的，按所在国的有关规定进行管理。
第十九条 制度、计划、预算等文件资料，应执行文书档案管理规定，不适用本办法。
第二十条 本办法由*财务部负责解释。
第二十一条 本办法自发布之日起施行。

附表： 会计档案保管期限表

序号
档案名称
保管期限
备注
一
会计凭证类

1
原始凭证
15年

2
记账凭证
15年

3
汇总凭证
15年

二
会计账簿类

4
总账
15年
包括日记总账
5
明细账
15年

6
日记账
15年
现金和银行存款日记账保管25年
7
固定资产卡片

固定资产报废清理后保管5年
8
辅助账簿
15年

三
财务报告类

包括各级主管部门汇总财务报告
9
月、季度财务报告
3年
包括文字分析
10
年度财务报告（决算）
永久
包括文字分析
四
其他类

11
会计移交清册
15年

12
会计档案保管清册
永久

13
会计档案销毁清册
永久

14
银行余额调节表
5年

15
银行对账单
5年

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