SAP财务系统-GL总帐会计教程.doc

总 帐

目 录

1．GL Master Data Maintenance 总帐科目创建
1.1 Create individual G/L account 创建总帐科目
1.2 Change individual G/L account 修改总帐科目
1.3 Display individual G/L account 查询总帐科目
1.4 Block individual G/L account 锁住总帐科目
1.5 Delete individual G/L account 删除总帐科目
1.6 Display changes of G/L account 查询修改记录明细

2. GL Documents Process 总帐凭证录入
2.1 Enter G/L account document 创建总帐凭证
2.2 Enter G/L account posting 通过Posting Key输入总帐凭证
2.3 Change accounting documents 修改凭证
2.4 Display individual accounting documents 查询凭证
2.5 Display accounting documents list 只显示自已做的凭证
2.6 Display changes of accounting documents 查询修改记录
2.7 Accounting document reversal 冲销凭证
2.8 Special Case: Foreign currency buy/sale 外汇业务凭证
2.8.1 Receive USD 收到美金
2.8.2 Pay RMB 支付美金
2.8.3 Clear exchange rate difference 核销外汇买卖汇率差异

3. GL Account Balance .总帐
3.1 Display G/L account balance 显示总帐余额
3.2 Display/Change Line Items 查询每笔总帐科目余额
3.3 Clear exchange rate difference 每笔差异核销

1．GL Master Data Maintenance 总帐科目创建
1.1 Create individual G/L account 创建总帐科目
TRANSACTION CODE：FS00

事务

菜单路径:
FS00
SAP menu>Accounting>Financial Accounting>General Ledger >Master records >Individual Processing>FS00

步骤
描述（一级）
输入内容
备注
1
G/L Account No（创建科目号）
输入总帐科目号
1资产，2负债，3所有者权益，4成本，5损益类。
Company Code(公司代码）
2030
苏州安特

点击 ((Greate)进入新增

步骤
描述（一级）
描述（次级）
输入内容
备注
2
Type/description
Account group(科目组)
选择新建科目所属组别
必填，否则会导致报表不平
P&L statenebt acct（利润表科目）
Balance sheet account（负债表科目）
新建科目是属于利润表还是负债表科目
按科目性质选择
Short text(科目名称缩写）
科目名称缩写
例，银行-工行
G/L acctiong text（科目全称）
科目全称
例，银行存款-中国工商银行

步骤
描述（一级）
描述（次级）
输入内容
备注
3
Control data
Account curency（币种）
填写所建科目原币

Only balances in local crcy(余额显示本位币）

打“!”表示余额只显示本位币，不选表示余额显示本位币与原币
例，银行科目不选，表示余额显示本位币与原币
Tax Category（税率种类）
一般选：“+”或
“-”
“+”或“-”表示包括所有类型
Posting Without Tax Allowed（是否设税）
打“!” 设税
打“!”以后每次使用该科目时，若不输入税金则会提示该凭证可能出错。
Recon.account for acct type（科目类型）
新建科目所属的科目类型
如资产，负债等
Open item management（核销管理）
打“!” 指需要核销明细帐
如AP，AR科目默认为需要核销，预提费用也可设为需要核销。
Line item display(明细）
是否需要明细
必打“!”， 否则不记录帐户发生明细
Sort key(排序）
排序方式，一般选择001
001表示按过帐日期排序

步骤
描述（一级）
描述（次级）
输入内容
备注
4

Greate/Bank/Interest
Field status group(科目组）
可点击清单选取
可参考以前科目的设置
Post automatically only（自动记帐）
打“!”表示 自动记帐
自动记帐的科目不得由手工录入，例库存类科目

步骤
描述（一级）
描述（次级）
输入内容
备注
5
Key word/Translation(语言及翻译）
Key words in chart of accounts(语言）
可点击清单选取
输入关键词便于以后查询

Translation(翻译）
一般输入中文名

以上步骤填写完成后点击 保存

注意，以下二点至关重要，操作时不要遗漏：
A. 以上设置完成后如是资产负债表科目，必须点击“Edit Financial Statement Version“进行编辑，将新增科目加入财务报表格式范围，否则资产负债表不会将该科目列入计算公式。操作步骤如下：

B. 如是利润表科目，除以上操作外，还必须点击“Edit Cost Element”新增相应的成本要素，成本要素编号规则本公司是与科目编号相同。操作如下：

新增成本要素时只需编辑“Basic Data” 页面即可。

1.2 Change individual G/L account 修改总帐科目
TRANSACTION CODE：FS00

进入后点击 修改，根据自已需要进行修改，步骤同创建一致，修改后点击 进行保存。
注意：Open item management（核销管理）项目不建议改动，如要改动必会涉及到历史记录，手续繁杂。

1.3 Display individual G/L account 查询总帐科目
TRANSACTION CODE：FS00

FS00进入后点击 查询。

1.4 Block individual G/L account 锁住总帐科目
TRANSACTION CODE：FS00

FS00进入后点击 按钮，在 Block in company code 项目下打“!” 锁住 后保存；
如要重新开启，只要进入FS00把“!” 去除后再保存即可。

1.5 Delete individual G/L account 删除总帐科目（不进行物理意义的删除，仍旧保存历史记录）
TRANSACTION CODE：FS00

进入FS00后点击垃圾箱
选择Deletion flang in company code(公司代码标记删除)
标记删除- 系统将删除显示在屏幕该公司代码中的总帐账户数据。
点击 Save 保存。
一般不建议使用该命令

1.6 Display changes of G/L account 查询修改记录明细
TRANSACTION CODE：FS04

事务

菜单路径:
FS04
SAP menu>Accounting>Financial Accounting>General Ledger >Master Records > Display Changes>FS04

输入要查询的帐号，回车可看到所做修改的历史记录。

双击需要查看的项目可查看明细。

2. GL Documents Process 总帐凭证录入
2.1 Enter G/L account document 创建总帐凭证（即录入总帐凭证）
TRANSACTION CODE：FB50

事务

菜单路径:
FB50
SAP menu>Accounting>Financial Accounting>General Ledger >Document Entry > FB50

步骤
描述（一级）
描述（次级）
输入内容
备注
1

Basic data
Document Date（业务发生日期）
开票日期或输凭证日期
以此来计算信用期
Currency(币种）
根据发票币种输入

Posting Date(记帐日期）
输发票当天日期

Reference(备注）
发票号码

Doc.Header text(摘要）
根据自已需要写

2 Items (No entry variant selected)
G/L acct
总帐科目名称

D/C
选择借贷方向

Amount in doc.curr
金额

Commitment itm
现金流量表项目
银行和现金必需要根据业务性质进行输入

完成后按 预览查看帐目是否正确，借贷平衡则亮绿灯，不平则亮红灯。

确认后可在此页进行打印，点击保存。

2.2 Enter G/L account posting 通过Posting Key输入总帐凭证 （General Posting）
TRANSACTION CODE：F-02
事务

菜单路径:
F-02
SAP menu>Accounting>Financial Accounting>General Ledger >Document Entry > F-02

步骤
描述（一级）
描述（次级）
输入内容
备注
1

Document Date（业务发生日期）
开票日期或输凭证日期
以此来计算信用期
Posting Date(记帐日期）
输发票当天日期

Period
输会计期间隔

Currency/Rate(币种）
根据发票币种输入

Reference(备注）
发票号码

Doc.Header text(摘要）
根据自已需要写

First Line item
Pstky
科目方向
40借方 50贷方
Account
总帐科目名称

步骤
描述（一级）
描述（次级）
输入内容
备注
2
Item 1/Debit entry/40
Amount
发票金额

Commitment iten
借贷方向选择
105 借方 208贷方
Text
摘要明细
需输入摘要明细,否则在明细帐中就看不到
Next Line item
Pstky
科目方向
40借方 50贷方
Account
总帐科目名称

步骤
描述（一级）
描述（次级）
输入内容
备注
3
Item 2/Credit entry/50
Amount
发票金额
打*与借方金额相同
Commitment iten
借贷方向选择
105 借方 208贷方
Text
摘要明细
需输入摘要明细,否则在明细帐中就看不到

借贷方都输好后点击 预览

确认后可在此页进行打印，点击保存。

保存后屏幕下方提示凭证号码(100000136)，要求写在原始凭证上以便于对应装订。

2.3 Change accounting documents(修改凭证）
TRANSACTION CODE：FB02

事务

菜单路径:
FB02
SAP menu>Accounting>Financial Accounting>General Ledger >Document > FB02

双击要修改的一个ITEM到下一画面

只能修改“Assignment”和“text”两项，如果发现凭证金额错误，必须先Revese错误的那张凭证，重新输入一张正确的

点击帽子可以对上面显示的地方进行修改，然后打! 最后保存。

2.4 Display individual accounting documents 查询凭证
TRANSACTION CODE:FB03

事务

菜单路径:
FB03
SAP menu>Accounting>Financial Accounting>General Ledger >Document > FB03

2.5 Display accounting documents list 只显示自已做的凭证
TRANSACTION CODE:FB03

Own documents only打! 然后点击闹钟执行。

2.6 Display changes of accounting documents 查询修改记录
TRANSACTION CODE:FB04
事务

菜单路径:
FB04
SAP menu>Accounting>Financial Accounting>General Ledger >Document > FB04

2.7 Accounting document reversal 冲销凭证
TRANSACTION CODE:FB08

事务

菜单路径:
FB08
SAP menu>Accounting>Financial Accounting>General Ledger >Document >Reverse> FB08

步骤
描述（一级）
描述（次级）
输入内容
备注
1
Document Details
Document Number
需冲销凭证号码

Company Code
公司代码2030

Fiscal Year
会计期间

Specifications for Reverse
Posting
Reversal reason(冲销凭证方向选择)
一般选择03

详细如下
Reversal reason:一般选择03
01、02：表示在相反方向冲销
03：表示在同方向负数冲销。（当前会计期间）
04：表示在同方向负数冲销。（上一会计期间）

在各自视图中的数据输入完成后,点击Display Before Reversal可查看反冲后明细，
如无误点击保存。

保存后屏幕下方提示凭证号码(100000142)，要求写在原始凭证上以便于以后查找。

2.8 Special Case: Foreign currency buy/sale 外汇业务凭证
2.8.1 Receive USD 收到美金
TRANSACTION CODE:FB50

2.8.2 Pay RMB 支付美金
TRANSACTION CODE：FB50

以上两个凭证都用FB50做，步骤与总帐凭证输入一样。

2.8.3 Clear exchange rate difference 核销外汇买卖汇率差异
TRANSACTION CODE：F-04

事务

菜单路径:
F-04
SAP menu>Accounting>Financial Accounting>General Ledger >Document Entry> F-04

步骤
描述（一级）
描述（次级）
输入内容
备注
1

Document Date（业务发生日期）
结购汇核销日期

Posting Date(记帐日期）
当天日期

Period
输会计期间

Currency/Rate(币种）
本位币

Doc.Header text(摘要）
根据自已需要写

Transaction to be
Processed
Transfer Posting with clearing（核销方式选择）
做外汇时同时核销

First Line item
Pstky
科目方向
40借方 50贷方
Account
总帐科目名称
详细如下

如果是汇兑损失借方就是财务费用科目,贷方是过度科目10029998;
如果是汇兑收益借方就是过度科目,贷方是财务费用科目了.

步骤
描述（一级）
描述（次级）
输入内容
备注
2
Item 1/Debit entry/40
Amount
汇兑差异额

Cost Center（成本中心）
差异所属成本中心
CGFI(财务部)
Text
摘要明细
需输入摘要明细,否则在明细帐中就看不到
Next Line item
Pstky
科目方向
40借方 50贷方
Account
总帐科目名称
过度科目

借贷方都输好后点击 预览
确认后可在此页进行打印，点击保存。

保存后屏幕下方提示凭证号码(100000140)，要求写在原始凭证上以便于以后查找。

3. GL Account Balance .总帐
3.1 Display G/L account balance 显示总帐余额
TRANSACTION CODE: FS10N
事务

菜单路径:
FS10N
SAP menu>Accounting>Financial Accounting>General Ledger >Account> FS10N

点击闹钟表运行

3.2 Display/Change Line Items 查询每笔总帐科目余额
TRANSACTION CODE：FBL3N

事务

菜单路径:
FBL3N
SAP menu>Accounting>Financial Accounting>General Ledger >Account> FBL3N

在G/L account 输入要查询总帐科目然后点击闹钟运行,显示下图

在G/L account 输入要查询总帐科目然后点击闹钟运行
从上面屏幕显示100000138与100000139有20USD差异，然后进入下一步进行核销。

3.3 Clear exchange rate difference 每笔差异核销
TRANSACTION CODE：F-03

事务

菜单路径:
F-03
SAP menu>Accounting>Financial Accounting>General Ledger >Account> F-03

选择需核销的科目名称，进入下步。

点击全选 然后点击第二个火柴“Items”后进入下一个画面。

选中你要CLEAR的凭证(蓝色为选种的),Not assigned为0就可以了。
最后点击保存在 在画面下方有一个凭证号（100000165），请写在原始凭证上。

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