费用报销制度2012210.doc

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某某公司费用报销制度和流程
第一部分 总则
第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。
　　第二条 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、差旅费用、税费支出及专项支出等，以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。
　　第三条 本制度适用公司全体员工。
第二部分 借支管理规定及借支流程
　　第四条 借款管理规定
　　(一) 出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。
　　(二) 其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。
　　(三) 各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。
　　(四) 借款销账规定：(1) 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；(2)借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。
　　(五) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。
　　第五条 借款流程
　　(一) 借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致，不得涂改)、支票或现金。
　　(二) 审批流程：主管部门经理审核签字→财务经理复核→总经理审批。
　　(三) 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。
第三部分 日常费用报销制度及流程
　　第六条 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。
　　第七条 费用报销的一般规定
　　(一) 报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见发票管理制度)，且发票有经办人签名。
　　(二) 填写报销单应注意：根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致(不得涂改)；简述费用内容或事由。
　　(三) 按规定的审批程序报批。
　　(三) 报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。
　　第八条 费用报销的一般流程：报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→ 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字→财务经理审核→总经理审批→到出纳处报销
　　第九条 差旅费报销制度及流程
　　(一) 费用标准：
　职 务
地区
交通工具
住宿标准
餐费标准
市内交通费用
管理人员

一类地区
汽车/火车硬卧/普通动车　
150 -200元/天
50元/天
根据实际发票报销；特殊情况乘坐出租车，每天限额不超过30元，且发票背后写明原由。
其他地区
汽车/火车硬卧/普通动车　
100 -150元/天
40元/天
副总以上及其随行人员
所有城市
飞机/高铁/自驾车
实报实销
实报实销
实报实销
一类地区包括：省会城市、直辖市、沿海一线城市
(二) 费用标准的补充说明：
　　1. 住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。发票上无时间、无称呼、时间不相关、有涂改痕迹，或费用不明的一律不予以报销。
　　2. 伙食标准、交通费用标准依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴，对于费用去向不明的款项一律由其个人承担。
　　3. 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。另，出差时发生业务招待的，当餐不再补贴餐费。
4. 自驾车报销：公司所有员工因公务自驾车，报销必须凭燃油费发票，发票背后注明（附上）行程时间、路线和公里数。发票经财务经理审核、总经理签字确认。未按照规定要求和流程报销，产生的燃油费一律由其本人承担。
　　(三) 报销流程
　　1. 出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排（行程计划和客户招待等）、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准。
　　2. 借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》交财务经理处，按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。
　　3. 返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，财务经理审核（根据《出差申请表》明细）签字，总经理审批。原则上前款未清者不予办理新的借支。
　　第十条 招待费、参加会议和展会、资料费及其他报销制度及流程
　　(一)费用标准
　　1. 招待费：为了规范招待费的支出，所有招待事务和产生的费用应事前征得总经理的同意。
定点消费场所业务招待费的报销，除了董事长和总经理，其他公司员工原则上不允许签单消费，采取现付方式付款。结算时附消费清单（菜单）并在清单上注明消费日期、事由、对象、人数。报销时，消费清单经财务经理审核、总经理签字确认、财务部入账后予以销毁。未按照规定要求和流程报销，产生的费用一律由其本人承担。此项招待费包括在庆元及外地所产生的招待费。
招待事项必须提前到办公室备案——填写《招待登记表》。
　　2. 培训费：为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司行政办公室统一管理，各部门培训需求应及时报送行政办公室。办公室根据实际需要编制培训计划报总经理审批。（1）个人职业发展培训，按照一般差旅费标准报销课程费和住宿费用；（二）公司日常事务开展所进行的培训和会议，按照按照一般差旅费标准报销课程费、住宿费用和餐饮费。
3. 参加产品展览会，食宿由主办方统一安排的，按时报销。否则按一般标准报销。
　　4. 其他费用：根据实际需要据实支付。
　　( 二)报销流程：
　　1.参考一般报销流程。
　　2.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。
第四部分 专项支出财务报销制度及流程
　　(一) 费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用(含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用)支出。
　　(二) 费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示口头或书面报告(含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等)，经总经理签署审核意见。
　　(三) 财务报销流程
　　1.审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。
　　2.签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，(合同签订前由公司法律顾问的审核，合同应注明付款方式等)。
　　3.付款流程：(1)由经办人整理发票等资料并填写费用报销单(填写规范参照日常费用报销一般规定)；(2)按审批程序审批：主管部门经理审核签字→ 财务经理审核 →总经理审批；(3)财务部根据审批后的报销单金额付款；(4)若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。　
第五部分 费用报销审批流程
1、副总以上发生的支付：副总 财务经理 总经理
2、 部门经理发生的支付：部门经理 财务经理 总经理
3、 部门员工发生的支付：经办人 部门经理 财务经理 总经理
4、 业务招待费用的报销：经办人 部门经理 财务经理 总经理
5、 按合同或协议的正常采购付款：经办人 部门经理 财务经理 总经理
6、 预付款项：经办人 部门经理 财务经理 总经理
7、 购置固定资产之处：
经办人 行政办公室 财务经理 总经理（由使用部门提出申请并经审批人同意）
第六部分 报销期限
　　1. 形成费用在回到公司的5个工作日内报销。逾期报销，按报销金额的0.2%按日扣除，由财务部计算并执行。在报销期限内连续出差的，报销期限可以顺延。
2. 借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。
第七部分 附则
　　第十二条 本制度制定实施后请大家仍凭诚信、节约的原则报销。虚报费用者将按报销费用的10倍处罚，并在公司内通报，金额较大者可解除劳动合同。
第十二条 本制度解释权归公司财务部。
　　第十三条 本制度经总经理办公会议讨论通过后生效。

某某有限公司
二0一二年二月十日

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